项目推介会详细策划方案文档格式.docx

1、十、会议前期筹备工作1、制定工作时间表（倒计时），该表有工作项目、完成标准和要求、完成时间、跟进责任人、审核审批人等栏目。2、由XXX部负责参会人员的邀约工作。（结合工委会员基础，安排活动）3、会议相关合作方签约。4、成立工作组，明确责任分工，具体职责分工如下：客户邀请组（主要跟进客户邀请，落实客户到会的准确信息，以及酒店档次确定和坐席的排位）客户接待组（主要跟进客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、VIP客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决）媒体邀请组（主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实，以及新闻报道通稿的落实）策划包装组（主要跟进与外包策划包装制作公司的流程对接、现场布

2、置方案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实）节目组（主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实）后勤保障组（主要跟进会场的确定、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的租赁、为会议服务所需物品的采购和运送，其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的采购、协助策划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障）工程保障组（主要跟进会议现场的电路保障、协助策划包装组会场布置及撤场保障）安保应急组（主要跟进会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做到会议活动提前申报）序号事项完成时间负责部门1会议时间最终确定会议召开

3、前30天最好具体到人2与会议活动合作单位签约3会议地点最终确定4请柬准备5发出会议前期邀请信息，初步统计参加会议人数6电话与酒店沟通，下订金预订场地和住宿房间7正式发出会议邀请会议召开前25天9礼品、接待服务项目筹备10邀请领导出席会议11招商说明会向客户公布的政策的确定会议召开前20天12招商说明会多媒体演示文件13邀请新闻媒体14摄影摄相人员邀请15新闻通稿、发言稿16电脑及视听设备17展架及展示内容18会议物料、项目宣传资料、会场布置物料筹备19礼仪人员及相关礼仪用品（胸花、胸卡、签字笔、合同书、香槟酒等）会议召开前10天20派发礼品准备结合需要进行布置十一、会议活动内容流程安排（按照时

4、间顺序，安排整个活动间的流程）签到环节会场门口设签到背景板、签到台；礼仪小姐接待来宾签到，来宾在签到簿上题名；签到完毕，礼仪小姐向来宾派赠精美礼品，留念本次活动。中场酒会（例）上午集中推介会议结束，主持人请来宾移步到酒会现场，参加奥莱酒会。名贵红酒、七彩鸡尾酒、精致西式糕点等礼遇来宾，让来宾享受芭蕾雨轻松快乐时刻，创造更多机会。现场整体布置构想酒会现场摆设圆脚高吧台，饰以纱绸，营造高雅氛围；酒会侧边安排座椅，供来宾稍作歇息；清晰的指示系统，方便来宾参加活动各个环节。十二、具体要求（例）项目统一印制请柬，并提前20天送至嘉宾，在会议活动前一天电话邀请确认。相关邀请人员须于会议开始前30分钟在进口

5、处迎接嘉宾并陪同。（为嘉宾佩带胸花、胸牌、并发放礼品领取证）所有受邀嘉宾的礼品发放由邀请人凭请柬领取嘉宾礼品为价值200元左右奥特莱斯公司的水晶纪念品（1个/人），项目宣传资料（1套/人）接待处设置在大堂进出口处注：对于比较重要关键的步骤进行要求提醒十三、部门协作与工作分解（例）（佛山项目负责，各部门密切配合执行，借用酒店的人力资源或和活动公司合作，共同完成会议活动）负责分管部门配备工作人员数目（各部门穿插换场使用）嘉宾接待宴席安排贵宾名单现场秩序与控制现场控制、请柬设计、宣传品设计发言稿防雨准备、请柬制作、礼品采购、文具、宣传品印刷8礼宾花现场保洁宣传资料车辆、水、饮料、香槟宴会厅、酒店布置

6、电器电源现场礼仪、布置、舞台、媒体、摄影师跟踪其它部门人员随时接受现场工作人员机动安排现场安全由酒店保安、物业部协同负责维持现场秩序十四、会议后期工作招商意向洽谈跟进跟进媒体会议新闻报道情况，提供相关资料会后总结十五、物料清单（例）需要数量企业宣传资料套装（项目专题宣传片、项目宣传资料）400套会议场地布置物料驱风清凉油、仁丹5盒十六、费用支出（例）种类名称说明单位数量单价小计备注餐饮、场租布场费用酒店方收取,项12500按4小时计算会议场租酒店方收取席25000餐费鸡尾酒会（每位168元）+自助餐（每位138元）400306122400此费用按400人用餐计算物料制作签到背板6*3.5MH,

7、桁架绷高精喷绘3000尺寸待最后确定红地毯布置全场走道铺设红地毯舞台主背景10*4MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置LED15000采访背景板晚宴主背景6*3.5MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置投影8000签到物料签到本、笔一套， 1000签约本签约本20本本40800签约笔签约笔10支支1201200领导胸花胸花30朵个30360重要领导佩戴胸花台花台花七盆盘2201540台花为签到台一盆；领导席三盆；主持台一盆；签约台盆花2盆证件工作证、停车证各30张等套608.5510 邀请函份2007.51500只给重要领导，其他给电子邀请函租赁物料舞台LED6*3.4MH,高清屏幕，租赁平

8、方24180043200晚宴投影180寸投影幕+10000流明投影仪10000人员费用主持人男女主持各一名人30000赵荣+俎江涛 或者罗洁+王鹏 摄影现场拍照人员2000摄像全程录像，现场同步，高清摄像机120003人摄像 礼仪含服装35028002名礼仪为领导佩戴胸花，2名引导；2名在嘉宾休息室；2名在会场工作人员工作人员劳务费工作人员有：统筹、跟主持、催场、音频视频播放、物料统筹等工作人员餐饮其它运输费含2台大巴，从珠江新城接送嘉宾到会场包括现场设备运输等313310活动公司费用会议活动整体设计、活动执行费总费用15%143410 21511.5税费总费用10%10.0%33482 总

9、合 计368303.5以上费用未包括住宿费 备注：由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整，特此知会。1、由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整，特此知会。附件：安保预案为保障会议活动的顺利举行，有需要对会议的准备、召开、善后各项工作进行全面的人员保护和会场安全保障。我们始终坚持“安全第一，预防为主”的方针和“谁主管，谁负责”的原则全面加强安保岗位责任制。围绕防断电、防火灾、防外勤车辆交通事故、会场内外正常秩序维护为重点，充分考虑各种可能

10、的突发状况，认真制定应急预案 ，确保能高效完成此次大会的安保工作。一、认真落实安保责任制 按照“谁主管，谁负责”的原则，明确各岗位责任，把各项责任目标进行量化、细化、深化，层层分解，目标到人，并纳入到会后总结考核之中。二、人员编制根据此次会议的内容和规模，分成工作内容不同的若干小组：1、防断电、火灾小组职责：联系会场物管方和电力局，确定会议当天供电情况（有无断电安排）。会议召开前一周，再次与供电局确认有无供电变化。会议召开前十天，进入现场查看电源总开关有无安全隐患。并与会场方协商会议当天，派专人看管会场电源总闸，防止意外或人为原因造成断电情况。会议召开前十天，查看会场备用电源情况，如配电房、备

11、用电能、后备发电机、以及安全通道、应急照明灯等设备设施完好情况（获得会场室内平面图）。会议召开前十天，现场查看安全火灾安全隐患，现场有无易燃、易爆、有毒等化学品。现场灭火器材配置数量是否短缺，是否过期，消防栓、消防斧等是否损坏。安排一位工作人员负责坚守安全通道大门，正常情况下可配合维持现场秩序，紧急情况时负责安全通道的畅通及人员疏散时的秩序。（在该名工作人员顺手处放置一台干粉灭火器）2、会场外围秩序疏导组公司邀请交通管理部门，在会场四周主干道路口增设交通安全管理人员。组织2-3名同事协助会场方保安，保证参加会议活动的车辆能够安全、及时地停放至指定停车位，最好能人车分离。严防车辆擦刮、碰撞、甚至

12、人员伤亡事故，以免现场拥堵或混乱。3、人员安保组分人群、分时间段提供各类客户的安全保障服务。三、宾客住宿期间的保护范围赴会的各界嘉宾，根据宾客级别，安排不同档次的房间居住。 安保人员遵从以下几点保障宾客的住宿安全：与酒店保安部门建立联系，保证宾客在住宿期间在宾馆内发生突然意外时即时获得消息互通（如：心脏病、高血压）。在每间嘉宾房间显著位置挂置事先打印出的该宾馆紧急通道路线图，以及指定后勤人员的联系电话，方便宾客在有特殊情况时联系我们。四、招商会现场的安全保护工作处于本次会议的安全级别评估，会议期间会场内发生恶性伤人的可能性很小，故食物、饮料、酒水等不在监管范围。如有安全需要，公司会在主入口处设置安检装置。在会场内设置2-4名游动或假扮宾客的安保人员，便于及时处置突发事件。