零售店新版GSP操作说明Word文档格式.docx
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药品的红色的是必填项,其中第一次购进的品种都要做首营品种并填写GSP管理—采购进货—《首营品种审批表》审批,见图2。
如果是基本药物还要选择电子监管项。
中药饮片还要标明产地,超范围经营自动锁定。
1.2建立基本资料--质量基础数据—往来单位信息,附图
在录入信息前,首先要企业进行首营审批,查验加盖公章原印章的以下资料,确认真实有效:
1、《药品生产许可证》或《药品经营许可证》复印件;
2、营业执照复印件;
3、GMP或GSP认证证书;
4、相关印章、随货同行单样式;
5开户户名、开户银行及帐号;
6、《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件。
认真填写红色表示相关内容,见图3、图4、图5。
录入完信息后在填写《首营企业审批表》见图6,在图5中,证照任一项到期,系统自动锁定。
图3
图4
图5
图6
1.3供货单位销售人员信息
核实并留存销售人员合法资格:
1、销售人员身份证复印件;
2、加盖供货单位公章原印章和法人代表印章的授权书,授权书应载明:
被授权人姓名、身份证号及授权销售品种、地域、期限;
3、供货单位及供货品种相关记录。
根据资料填写《供应商授权委托书》,见图7,并要和供货企业签订质量保证协议,见图8。
图7
图8
2采购管理
2.1采购记录
药品到货后,企业认真核对票帐货相符,并在软件中逐条填写采购订单,如图9,红色标示必填项。
图9
填完订单保存后,GSP历程—采购进货—药品采购记录相应生成并保存。
见图10
图10
2.2验收记录
药品到货时,收货人员核实药品实物,做到票、帐、货相符,并在软件中做药品收货单,冷藏药品必须在冷藏药品收货单进行收货,重点是温度记录和运输时间要重点检查并记录,不符合温度要求的应当拒收。
如图11
图11
药品收货后,逐批索取加盖同批号质检报告单,供货企业为批发企业的,检验报告书应加盖其质量管理专用原印章。
特殊药品按相关规定进行验收。
按规定逐批验收后,填写药品验收单逐项录入,如果是基药,软件系统会自动提示录入电子监管码,扫描录入即可,如图12
图12
药品验收保存后,GSP历程—采购进货—药品验收记录相应生成并保存,见图13。
中药饮片验收记录,如图14。
图13
图14
3养护管理
3.1养护计划
每月定期生成陈列药品检查计划,如图15
图15
3.2近效期管理
近效期提前预警提示,如图16。
近效期药品并以色标警示,超过有效期的自动锁定和停销。
如图17
图16
图17
3.3停售通知单
养护人员发现可疑药品,应存放于标志明显的专用场所,进行有效隔离,并在软件系统中进行停售通知单,如图18,同时报质管部门确认。
图18
3.4不合格药品处理
发现不合格药品是,要按照不合格处理过程进行手续办理及记录,如图19
如图19
4销售管理
4.1处方药管理
在基础信息中,如果是处方药要勾选处方药选项。
在零售开票是,系统自动判断是否是处方药,如果是会提示需输入处方号,如图20
图20
4.2电子监管品种管理
如果是基药,在零售开票是系统自动需录入电子监管码,如图21
图21
4.3含麻黄碱药品管理
含麻黄碱药品在购买是需要系统自动提示输入身份证号,如图22,并且需要系统进行限量控制,如图23,防止药品过量销售。
图22
4.4药品限量设置
对于特殊药品的管理,在系统中提前设置好哪个药品需要限量,如图23,然后在零售开单时超量了就自动提示,如图24。
图23
图24
4.5销售记录
软件系统对每笔销售都会自动生成销售记录,如图25,如果是拆零药品,系统单独建立拆零药品销售记录,如图26
图25
图26