莱芜莱城区人民法院电子档案扫描项目要求Word格式.docx

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三、质量要求

1.投标人必须使用具有自主知识产权数字化加工平台软件进行生产，保证加工质量及可追溯性。

2.扫描图像格式为JPG。

3.彩色扫描，扫描分辨率不低于300dpi，对于案卷中出现的字迹较小、较密集或其它招标方认为有必要的情况，须将分辨率提高到600dpi。

4.图像清晰，无歪斜、黑边。

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度。

图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

5.对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。

处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。

6.对扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

7.扫描图像无错页、漏页。

8.著录信息和扫描图像必须一一对应。

9.档案拆卷和装订还原不得损坏、遗失原始档案。

10.采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

对于不适合拆卷扫描的卷宗（包括胶装的书本类证据卷宗），要采用零边距扫描仪不拆页扫描，要保持原貌，扫描图像无扭曲、变形，图像与原件一致。

11.扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

12.对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描；

折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

13.成品格式要求：

只有满足招标方要求，挂接在招标方档案管理系统中能正常使用、并通过目录索引系统能正确调用的档案才能认定为成品。

经技术处理后的图像文件除以JPG格式上传到档案管理系统中外，还应封装为双层PDF格式文件，并存储到相应文件夹中。

中标方应使用主流OCR转换软件，经过校对要求识别正确率达到100％。

14.对年代久远的破损卷宗在数字化前进行修补应满足以下质量要求：

（1）修裱所用材料应具有最适宜延长档案寿命的强度和特性，修裱材料和技术方法不得对档案制成材料产生副作用或损害。

（2）根据不同破损档案的纸张强度状况、字迹洇褪状况采用不同的方法进行托裱。

在托裱中，裱件应达到宁薄勿厚、宁软勿硬；

配料颜色宁浅勿深；

浆糊宁少勿多。

（3）修裱成品应保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造成文字等信息洇褪扩散。

（4）修裱成品应具有较高的耐折度和撕裂度，以利于延长档案寿命。

（5）修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。

裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不得形成空壳。

（6）需要装订的档案裱件，在修裱、整裁后应留有装订边，以便成卷成册装订。

四、加工设备、人员及其它要求

1、中标方在本项目中投入的设备、人员需满足项目实施质量及工期要求。

中标方须指定一名固定的项目负责人，与投标方进行定期联系，并接受投标方对加工进度、加工质量的质询，根据投标方的要求，调整档案数字化加工进度，提高档案数字化加工质量。

2、本项目配置人员均须为中标方本单位员工，其中有3年以上类似工作经验者不低于本项目配置人员的15%。

项目工作人员需具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

为保证招标方档案的保密性及安全性，中标方配置人员在工作期间不得调换，特殊情况须经投标方同意后再做调整。

3、本项目中，投标方除了提供档案数字化加工场所、部分办公桌椅、工作人员储物柜、服务器、监控设备、计算机硬盘、光盘刻录机、备份光盘，打印机及耗材、打印纸、装订线、胶水，封条外，本项目所需的其他设备、家具、耗材（包括扫描设备、临时存档案放用的货架、交换机、计算机、条形码等）、软件及中标方档案数字化工作人员的食宿等均由中标方自行提供。

中标方提供的条形码上的胶要求足够粘，能保证30年不掉。

4、投标方负责提供监控主机并安装摄像头，确保工作现场没有死角，以便对档案数字化扫描过程进行实时监控，确保案卷安全。

5、中标方应免费向招标方提供一整套自动检测软件，供招标方进行质量抽检。

6、中标方应有完整的售后服务方案，质保期为项目验收合格后不少于3年。

质保期内，中标方应免费提供日常维护、培训、性能优化及数据迁移服务。

7、本项目所有的加工数据成品知识产权为投标方所有。

中标方在实施本项目时不得侵犯他人（法人）合法权益，所使用的开发工具以及软件，所采用的插件、控件不得有侵犯他人（法人）知识产权的行为，否则由此产生的纠纷及相关责任均由中标方全部承担。

第三部分、项目实施要求

1、数字化流程要求

数字化流程至少应包括：

前处理、拆卷、扫描、图像质检、录入、录入校对，复检、还原装订、数据备份、数据挂接。

2、档案版权要求

档案数字化入库后可设置选择加入或去除版权水印，水印不能影响档案内容，在打印时一并打印到纸张。

3、扫描工作环节与质量要求

（1）前处理

对进行档案数字化的纸质档案清点整理、核对与完善目录信息。

对于档案严重破损、污染或字迹褪变等情况应与招标方沟通后在《扫描档案登记表》相应栏中标注清楚“此件只录不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。

对档案破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行平整处理再进行扫描。

（2）拆卷、装订

拆卷和装订不能损害档案原件。

拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应尽可能保持原貌，按原有顺序装订，案卷不掉页、右边和底边整齐。

装订后由招标方负责检查，不符合要求的退回重新装订。

要求一次性完成装订，并认真做好档案页码、页数的登记。

对于未加盖页码的厚卷，须加盖页码。

给没有目录或原为手写目录的档案编写目录，将编写好的目录打印附卷。

未入库档案扫描加工后须打印案卷封面、卷内目录、卷内备考表。

（3）扫描

扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。

对纸张质地脆弱的老档案，扫描时应加衬纸。

遇小张纸质材料时粘贴编页后进行扫描。

如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装的，在与招标方协商后可采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描（投标单位须提出具体扫描方案、扫描设备参数和功能介绍）。

扫描时应认真登记扫描的页码和页数，并核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

同页有两个以上文件，需分别扫描或图像分割处理，并进行合页处理。

彩色扫描分辨率采用300dpi或以上。

扫描时保证放纸端正，不压边，不漏扫、错扫，严格确保图像质量。

扫描中漏扫、压边的要即时补全、补正。

（4）图像处理

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。

扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。

不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

每页影像左右端正度控制在1度以内，视觉上基本无偏差。

对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。

不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。

厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。

去污：

在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。

处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。

纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

（5）格式封装

扫描图像格式为JPG。

同时 

图像处理后的图像文件应根据要求封装为双层PDF文件，并将封装好的文件存储到相应文件夹中。

（6）著录

著录字段包括条目字段和图像信息字段。

字段著录应严格按照规范进行，关键性字段在著录中应确保100%正确。

字段著录应存放在数据库中统一管理。

每个图像的信息字段包括文件日期、责任者、题名、页号等内容。

为减少档案在加工中的流转，要求能根据扫描图像进行字段著录。

（7）数据挂接

确保数据挂接准确，必须保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，不得错挂、漏挂。

须按照案号、卷别、目录、文件的顺序进行挂接，不能出现错页、错目录的情况。

边扫描边挂接，每完成10万页前必须把上批数据挂接到位。

诉讼管理系统中没有相应案件数据的，中标方应在投标方软件数据完善后，完成数据挂接工作。

（8）质检

为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环节进行全面自检，具体质检目标如下：

档案装订：

全检，检查所有档案的装订还原情况，要求合格率为100%。

扫描图像检查：

全检，要求漏扫率为0。

图像质量检查：

全检，检查所有图像的质量情况，优质率达到99%以上。

格式封装检查：

全检，要求图像文件的命名差错率为0。

著录检查：

要求100%正确。

条目与图像挂接检查：

全检，挂接正确率要求100%。

（9）刻录光盘

制作档案数字化原始数据光盘，并编制纸质目录。

光盘外观无划痕、污染等物理化学损伤，光盘信息中严禁带有计算机病毒及黑客程序等有害信息和与档案无关的信息。

光盘盒必须加贴标签，标签的内容与招标方协商确定，加贴标签必须完整、准确。

（10）数据备份与提交

在数字化加工过程中，中标方应自行做好半成品数据（特别是原始扫描影像文件）和成品数据的存储备份工作。

等项目验收数据提交完成后，方可将数据从备份载体中删除。

六、安全保密要求

投标单位项目实施应严格遵循招标方保密要求并建立严格的保密制度，投标单位在投标书中必须详细描述保密措施。

中标单位所有工作人员上岗前必须经过保密培训。

在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由中标方承担全部责任。

1.数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

（1）档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。

（2）档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

（3）用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质包括手机等数码设备严禁带入数字化加工场所。

（4）档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。

招标方指定专人负责移动存储介质的清点，中标方完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给招标方指定的人员，并办理交接手续。

（5）档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应向招标方办理书面审批手续，并由招标方人员现场监督。

（6）处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。

2.档案实体的安全管理

（1）招标方对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。

涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。

（2）招标方按照工作计划分批调档，并与中标方的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。

（3）档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。

需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。

（4）档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

（5）档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，中标单位应停止该档案的数字化加工，在登记目录后立即将档案移交招标方。

（6）数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。

对于离库时间较长或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。

3.档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理

（1）用于数字化处理的设备进行维修和报废时应按涉密设备对待和处理。

（2）档案数字化任务完成后，招标方组织专业人员按照相关要求，对中标方向招标方移交的数字化加工介质、加工监控视频回放记录、档案实体出入库交接记录、加工人员变更记录等进行安全保密专项验收。

（3）档案数字化成果必须通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。

（4）档案数字化任务完成后，加工操作终端上的数据须在招标方的现场监督下销毁，招标方组织专业人员对中标方所用的设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。

（5）档案数字化任务完成后，中标方应会同招标方拆除其自带加工设备中的硬盘等存储介质，并将其与数字化过程中使用过的其他移动存储介质一起无偿移交给招标方，并办理相关移交手续。

（6）中标方应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交招标方，作为项目档案内容进行管理。

4.信息安全

（1）中标方应严格遵守有关保密、档案法律法规和招标方的有关规定。

数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。

不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。

（2）中标单位在签订合同时成立项目组，中标单位项目负责人必须为中标单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

（3）项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

（4）中标单位应与项目实施人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

（5）中标单位应建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

（6）不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。

（7）中标单位在扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。

在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

（8）中标单位应保证加工现场不出现移动存储设备，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。

（9）加工过程中的废弃光盘和纸张必须销毁，在指定地点处理。

（10）在数据调用接口程序中必须有保证信息安全的设计。