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仅仅对年龄分布进行一维分析,只能看出员工的年龄层次结构。
只有当把年龄分布和其他相关的指标结合起来,才可以从数据中看出问题,例如将年龄分布和学历分布结合,或者将年龄分布和人员职位层次结合,组成一个二维的人员结构分析表,才能从双重指标中所显示的数据中,看出人员结构所折射出的具体情况。
企业的员工理想的年龄分配,应呈三角形金字塔为宜。
顶端代表45岁以上的高龄员工;
中间部位次多,代表36岁-45岁的中龄员工;
而底部位人数最多,代表20岁-35岁的低龄员工。
分析:
3学历结构
学历分为五类:
博士、硕士、本科、专科、专科以下。
可以对比历史数据对学历结构进行分析,看出变化。
也可通过平均受教育年限指标,比较不同公司的人员受教育水平。
平均受教育年限=(博士人数*22+硕士人数*19+本科人数*16+专科人数*15+专科以下人数*12)/总人数
(1)博士代表受学历教育年限为22年,硕士代表受学历教育年限为19年,本科代表受学历教育年限为16年,大专代表受教育年限为15年,大专以下代表受教育年限为12年。
其中,大专以下中的初中、小学文凭也按照12年处理。
(2)一般情况下,平均教育年限与员工的素质水平成正比。
员工平均教育年限越高,企业(部门)的员工素质水平越高,反之,员工平均教育年限越低,企业(部门)的员工素质水平越低。
同时,平均教育年限间接反映了企业(部门)的人员工作能力的潜力。
4工龄结构
工龄分为3年以下、3-5年、5-10年、10年以上。
5职称结构
职称分为高级、中级、初级三类。
可分析单一公司不同时期职称结构或者对比不同公司的职称结构。
四、2011年1-5月人员变动情况分析
1员工人员总量
可分析1-6月每月员工总量变化或近几年人员总量变化。
2员工流动情况分析
流入人数指调入和新进人数,流出人数指退休、内退、调出、辞职、辞退和合同到期不再续签人数。
由于人力资源流动直接影响到组织的稳定和员工的工作情绪,必须加以严格控制。
若流动率过大,一般表明人事不稳定,劳资关系存在较严重的问题,而且导致企业生产效率低,以及增加企业挑选,培训新进人员的成本。
若流动率过小,又不利于企业的新陈代谢,保持企业的活力。
但一般蓝领员工的流动率可以大一些,白领员工的流动率要小一些为好。
离职率可用来测量人力资源的稳定程度。
离职率常以月、季度为单位,如果以年度为单位,就要考虑季节与周期变动等影响因素。
一般情况下,合理的离职率应低于8%。
五、人力资源管理状况分析
可结合检查过程中了解到得情况,从招聘、培训、绩效、薪酬等各个方面进行分析。
六、质询和建议
通过对公司人力资源整体状况的分析,对公司的人力资源管理提出建议和质询。
XX有限公司
人力资源管理问题分析报告
前言
为了更好地深化XX有限公司的人事制度改革,协助XX公司走向规范化、科学化管理之路,完善管理体制及调动员工积极性,2002年10月—2003年5月,XX大学MBA人力资源课题组本着真实性、系统性、直接性和保密性的原则对XX公司人力资源管理方面的情况作了全面的诊断。
本次诊断主要采用了资料分析法、问卷调查法、观察法及访谈法。
课题组通过一系列调查、分析,掌握了大量的第一手资料,基本摸清了XX公司人力资源管理的现状,并对XX公司在人力资源管理各个环节中出现的问题进行了重点分析,形成了以下报告。
本报告分为两大部分,第一部分分析XX公司人力资源现状;
第二部分着重分析XX公司在人力资源管理方面存在的问题。
第一部分:
人力资源状况综述
1.1公司背景
略!
1.2公司的人力资源现状
根据公司前期提供的人员情况表分析,公司现有员工683人,其中,中高层管理人员21人,占3.1%;
一般管理人员(包括职能部门员工、各制造部干事及生产管理室主任、调度员、计划员等)58人,占8.5%;
技术人员112人,占16.4%;
一线生产人员391人,占57.2%;
生产辅助人员72人,占10.5%;
检验人员29人,占4.2%。
人员表面结构基本符合公司设计、工艺方面一定程度的科技含量,制造方面劳动密集,以及相应管理需求对人才的基本要求。
XX公司人员结构如图1-1所示:
1.2.1中高层管理人员
中高层管理人员是指包括公司总经理、副总经理、党委书记、工会主席、各职能部门经理及制造部门经理、副经理在内的21人。
XX公司中高层管理队伍的年龄结构较为合理,管理人员大多年富力强,平均年龄只有42岁,结构缺陷主要是较多人技术出身从事管理,缺乏专业的管理方面的训练,且学历水平偏低。
专业方面虽然以管理类(43%)最多,但大部分属于经济管理类,真正学企业管理的只有2人,仅占中高层管理人员总数的9.5%。
中高层管理人员的年龄、学历、专业及职称结构分别如图1-2、1-3、1-4及1-5所示:
1.2.2技术人员
技术人员是指在综合技术室、设计一室、设计二室、工艺一室、工艺二室、工艺三室及冲压工艺室从事设计及工艺等工作的112人。
XX公司技术队伍年龄结构基本合理,平均年龄32.7岁,25-35岁的年轻人占65%。
这种年龄结构的优势在于年青人拥有更多新知识、掌握更多新技术、新技能,如计算机辅助设计技能,劣势是较为缺乏经验丰富的技术人员。
技术人员的教育层次偏低,绝大多数(52%)是大专毕业,硕士以上学历的技术人员仅有1人。
职称水平偏低,半数以上的技术人员是助理工程师及以下职称。
技术人员的年龄、学历及职称结构分别如图1-6、1-7及1-8所示:
1.2.3一线生产人员
公司从事一线生产工作的人员,包括各制造部各工段的工长和工人,共计391人。
XX公司的生产人员在公司所占的比例最大(58%),公司的盈利能力很大程度上取决于他们的技能水平。
总体上看,公司的工人队伍比较年轻,35岁以下的青年工人占了绝大部分(78%),平均年龄32.7岁。
工人的文化水平偏低,28%的工人是初中及以下文化程度,技能水平也较为低下,高级技工及技师的比例仅占到3.6%。
一线生产人员的年龄、学历及职称结构分别如图1-9、1-10及1-11所示:
第二部分人力资源管理现状诊断
2.1概述
总体上,公司具有一定的人力资源管理观念,管理水平也在不断改善,但是由于历史沿革、企业文化、体制等企业自身的原因,人力资源管理仍然存在着观念滞后、结构不全、功能不到位、职能未充分发挥的问题,且已严重影响和制约着公司未来的发展。
2.2公司人力资源管理方面存在的问题
2.2.1公司领导观念滞后,对人力资源管理的重要性认识不足
公司领导层缺乏战略性人力资源管理观,尚未将公司人力资源管理与公司战略发展紧密结合起来规划公司人力资源管理功能的完善和发展。
公司领导也没有对公司人力资源管理部门提出战略管理的要求。
对人力资源管理的认识基本上还停留在传统的人事管理上,人力资源管理与公司的发展战略尚处于行政事务性结合阶段,尚未起到为企业高层战略决策提供依据、充当助手的作用。
人力资源管理活动被视作低档的、技术含量低的、无需特殊专长的工作。
公司长期忽视或轻视人力资源管理部门完善、岗位设置、人员配备工作,现有人力资源管理部门和所设岗位及人员配备不足以胜任战略性人力资源管理的重任。
在人力资源投入方面,公司领导尚未完全树立人力资本投资观,表现为常常在投资观与费用、成本观之间游移。
一是对人力资源管理方面的投资犹豫,包括人力资源管理部门完善、岗位设置、人员配备,各类人员的专业知识、技能培训;
二是在生产任务与培训开发方面重生产任务,轻培训开发,生产任务挤培训开发、培训开发为生产任务让路。
2.2.2公司管理层未形成全员参与人力资源管理的理念
人力资源管理不仅仅是人力资源管理部门的工作,而应该是所有直线主管的一项日常性工作,但目前公司管理层对此认识不足。
公司高层领导除总经理因兼管人事工作而不得不管外,其他副总少有人力资源管理意识,难能主动将主管工作与人力资源管理结合考虑问题。
非人力资源管理部门的经理认为人力资源管理非份内之事,认为人力资源管理就是人力资源管理部门的事情,错将人力资源管理部门的指导、辅导、督导、制度、政策制定工作误作人力资源管理的所有工作。
由于缺乏全员人力资源管理意识,他们在行动上更难协调公司人力资源管理部门搞好人力资源管理的各项职能工作。
典型的,公司各制造部门的领导就不能准确提供有关员工工作分析、培训需求、绩效指标方面的准确信息;
缺乏与员工沟通的意识,极少将人力资源管理理念贯彻于日常生产管理之中。
2.2.3人力资源管理部门存在问题
公司人力资源管理部门的员工,全部来自集团公司原技术或财务部门,缺乏人力资源管理方面的专业背景。
除部门经理外,其他人均没有受过相关的专业培训。
人力资源管理部门的员工大部分精力仍放在传统的人事管理上。
他们熟悉和掌握的是国家颁布的有关人事制度、条例等,从事的大多是发工资、处理档案和人事关系、办理社会保险等事务性的工作,而对现代企业人力资源管理的基本理论和操作实务却不太了解,更无法有效开展人力资源规划、工作分析、职务评价、绩效评估和薪酬设计、员工激励、文化建设等人力资源管理的职能工作,更谈不上进行战略性人力资源管理工作,为公司高层决策服务。
凡此种种,大大制约了公司人力资源管理职能的发挥,难以调动公司员工的积极性、主动性和创造性。
2.2.4组织结构
企业组织结构应为企业战略服务,它又受企业所处环境、技术、任务类型性质、人员情况等因素制约。
企业组织结构应通盘考虑相关因素的系统作用并随相关因素的变动进行设计、调整。
依此设计思想衡量,公司在进行组织结构设计的时候没有树立权变的思想,未能根据企业所处环境、技术、战略、任务类型性质、人员情况等因素的变化随时进行组织结构调整。
表现为:
公司体制尚未明确定性;
原有的直线职能制组织结构已经不能适应公司的发展和市场化的需要;
事业部制结构尽管已经构建起来,但尚未完善和规范运作;
公司管理系统尚不健全,人力资源管理、公共关系、市场营销、审计、证券等重要职能部门功能不全或缺失;
部门职能界定不清、岗位职责界定不清,存在多头领导、多头管理或推诿扯皮现象;
部门协调机制不健全、部门之间缺乏交流和合作;
缺少监督,
2.2.5人力资源规划
1、缺乏发展观、动态观
人力资源规划是一项持续的、动态的工作,必须和公司的发展战略紧密结合,随着公司战略目标的改变,不断地进行调整和完善,平衡人力资源的供给和需求,使企业对环境的适应能力更强,更具有竞争力,从而保证企业目标的实现。
但从XX公司目前的情况来看,尚未进行人力资源的中、长期战略规划,常常“头痛医头,脚痛医脚”,依据职位空缺或临时紧急任务招人、聘人,缺乏发展观和动态观。
2、缺乏人才市场观、竞争观
对于公司所需要的技术、工艺、设计人员、高级技工,公司在人事政策规划、薪酬政策规划方面未按人才市场竞争规律奉行倾斜性政策,致使公司在相关人才的获取、保留方面缺乏竞争力。
3、战略规划缺失、业务规划未上路、政策规划无谋划
首先,公司人力资源管理部门尚未能根据公司的外部环境的变化、市场竞争的要求分析和预测公司未来对人才类型、数量需求的情况,制定激励人、留住人、开发人的系统目标。
其次,公司人力资源管理部门缺少对各层次、各部门人才梯队的规划和人才储备计划,没有制定人员补充和接续计划,导致无法形成适合公司发展的人才梯队,关键岗位缺乏对接班人的培养或缺乏适配人员。
例如,公司在成立之初就准备上市,可是直到现在仍缺乏证券方面的人才。
同时,由于人才梯队规划作得不好,员工不了解企业中各个层次的人力资源需求情况,自身发展方向不明确,缺乏竞争意识和紧迫感,工作积极性不高。
最后,公司人力资源管理部门缺乏对人力资源激励的配套政策规划的谋划,相关政策规划缺失或不明确,具体措施不能落实,无法吸引和保留优秀人才、难以调动员工积极性。
2.2.6工作分析
现代人力资源管理的基础性工作是工作分析。
企业战略目标一旦确定,围绕战略目标必然依赖一系列的部门和岗位的工作链去实现目标。
各个岗位具体的工作内容、工作应达到的指标和标准、工作环境条件及岗位任职者资格成为必须首先考虑的问题。
工作分析是招聘、培训员工的标准基础,是对员工进行绩效考核的依据,也是工作评价和薪酬设计的依据。
通过查阅XX公司现有的《岗位职责》,审视各部门的工作流程,结合访谈的结果,我们发现XX公司尚未进行规范、科学的工作分析,具体表现在:
1、对工作分析的重要性缺乏认识
XX公司在理论上不清楚工作分析的基础性作用,实践上未利用(也无法利用)工作分析的信息于人力资源管理实践。
由于XX公司没有认识到工作分析是人力资源管理的一项基础性工作,更没有认识到工作分析是一项科学性、技术性很强的工作,因此公司从未进行过规范、科学的工作分析。
XX公司原有的《岗位职责》并未依据工作分析的科学规范进行,故其内容无法应用于各项人力资源管理职能工作。
2、缺乏对部门职责的科学界定
部门职责是工作分析的基础之一,先对部门职责进行科学界定,然后将部门职责分解到部门中各位任职者,才能制定出科学的岗位职责。
XX公司只对九个大部门(企划部、行政管理部、人力资源部、财务部、市场部、质量部、生产部、技术中心、制造部)制定了比较粗略的部门职责,缺乏科学性:
比如,生产部已经取消,而部门职责未做及时调整;
又如,四个制造部的产品、生产方式各不相同,部门职责却不加区分地统一概括;
还有,制造部、技术中心还下设了不少二级部门,却没有为其界定相应的部门职责。
可见,XX公司应重新科学地界定部门职责,才能制定出客观、合理的岗位职责。
3、对工作职责的描述不明确
首先,公司原有的岗位职责描述过于笼统、程式化,未能明确地界定任职者的权力、责任、义务,在实际工作中已经发生了责任不明,遇到问题相互推诿的现象。
其次,公司原有的工作职责描述缺乏针对性,表现在对于不同制造部的同名称岗位,其工作职责实际上大相径庭,而公司对它们的工作职责的描述却是一样的。
例如,虽然都是钳工岗位,但在实际工作中制造一部的钳工又称“工具钳工”,主要工作任务是对零件的精加工;
而制造三部的钳工又称“型架钳工”,主要工作任务是负责装配型架。
XX公司的《岗位职责中》却未对此加以区分,这显然无法客观地反映它们的工作性质和职责。
此外,XX公司编写的《岗位职责》,用语笼统、含混、不清晰或用语同一,不能清楚明白地区分出任职者的工作职责;
对某些不同岗位职责的描述使用了几乎完全相同的语句,缺乏针对性、特异性、差别性。
例如,公司编制的《岗位职责》,对磨工、刨床工、车工、电切削工的岗位职责描述几乎完全一样,这已违背了工作分析的根本目的。
我们对XX公司员工完成的507份有效PM问卷的调查结果进行了分析。
在公司员工对PM问卷第17题“你认为你的职责范围是否清楚”的回答中,可以清楚地看出有接近两成(19%)的员工对自己的工作职责不清楚或不太清楚,而对自己的工作职责相当清楚或非常清楚的员工还不到六成(59%)。
(见图2-1)
从图2-2可以看出:
在制造部门的基层领导中,有22%对自己的工作职责不清楚或不太清楚,这对公司整个生产的正常运转危害极大,因为我们难以想象一个对自己的工作职责都不了解的基层领导能够带领本部门员工去实现组织目标。
目前许多员工反映公司生产活动组织得不好,这恐怕也是一个关键因素。
另外,值得注意的是,在公司的中高层领导中,也有10%的领导对自己的工作职责不清楚或不太清楚。
这一方面反映出公司对部门职责的界定缺乏科学性,另一方面可能是因为公司高层经常给部门中层领导指派临时性的工作任务,使他们无所适从。
如果整个公司的员工都习惯于按照领导指示工作,而不是按照既定的岗位说明书文件来开展工作,那么员工将蔑视公司规章制度,服从领导权威,长此以往,公司的各项改革都难以深入。
4、缺少对工作环境和条件的分析
依据人力资源管理的原理,工作环境和条件对劳动保护、员工绩效的实现、薪酬设计具有制约作用。
而XX公司原来制定的《岗位职责》中,只关注任职者的工作职责,缺乏对工作环境和条件的分析,不能为生产一线员工的劳动保护、绩效的提高和改进、薪酬设计提供相应的科学依据。
5、缺少对工作联系的描述
现代工作分析注重任职者之间的工作协调,研究工作任务之间的相互依存关系,有利于增强工作团队的集体绩效。
公司的单件生产性质及项目管理模式也决定了必须在工作分析中研究任职者之间的工作联系以加强团队协作、提高生产效率。
这意味着不能对工作岗位进行孤立分析,而应从岗位联系中进行岗位分析,分析该岗位与其他岗位之间的联系,包括信息联系、产品联系、人员联系等。
然而,在公司制定的《岗位职责》中,却缺少对任职者工作联系的描述,没有确定任职者的纵向和横向工作联系;
而且岗位职责界定的信息来源单一,缺少任职者团队成员间的反复沟通和认可,造成书面职责与员工心目中实际认可、接受的职责脱节的现象。
致使在工作中部门之间、员工之间工作协调出现困难和问题。
同时,也造成部门之间、员工之间工作职责不清,任职者遇事互相推诿。
6、未对工作流程进行科学分析
公司未对工作流程进行科学分析,这是当前公司生产组织比较混乱,时常不能按时交付产品的重要原因之一。
公司的生产方式是单件生产,一套模具从设计到安装调试,需公司内部多个部门共同参与。
由于设计、生产环节较多,怎样合理地组织、协调整个生产,是关系到降低产品成本、提高产品质量、缩短生产时间的重大问题。
现实的情况是,公司的生产组织得不科学,各个孤立的生产环节没有很好地串接、协调起来,各部门只关注部门生产任务的完成,忽视公司整体目标的实现,缺乏全局意识。
更为关键的是,公司没有不断审视当前的生产流程是否合理,没有研究改进生产流程、提高生产效率的方法。
公司当前在实施ERP项目,如果不对当前的生产流程加以优化,ERP项目的实施效果必将大打折扣。
要优化公司的整个生产流程,必须召集生产、技术部门组成项目攻关小组,对生产的每个环节都认真加以研究,找出其不合理的环节,制订改进措施,有必要发动全体员工参与改进生产流程的活动,借鉴日本Kaizen(改善)的思想,即“每个人都积极参与不断改进”。
7、任职资格的制订不科学
公司原有的任职资格不是建立在对职位进行科学分析基础之上的,而是由撰写人凭经验或根据在岗人员的情况制订的。
结果是对有的职位的任职资格要求偏高,既无必要,实际任职者又不可能达到,例如,司机要能“看懂一般机械装配图,绘制简单的机械零件图并加工”;
有的却明显偏低,例如,项目负责人负责整个项目谈判、立项、资源调配组织、团队管理、生产与交付,不仅应精通生产、技术,还应具备很强的沟通、谈判、团队管理能力,但在该职位的任职资格中却忽略了对沟通、谈判、团队管理能力的要求。
因此,公司原有任职资格对招聘人、用人、培训人缺乏指导价值。
8、没有根据环境变化,适时进行工作再分析
通常,高科技制造企业所面临的内外部环境是动态变化的,市场经济、引进外资、技术工艺流程的更新、新设备的采用、员工素质水平和需求层次的变化均可导致企业内部组织变革、部门重构,引发岗位消失、新置、归并或工作内涵、外延发生变化。
所有这些变化都使原先的工作分析结果不再能适应企业变化的实际情况,必须进行适时调整。
据此,公司所处制造业竞争日益加剧、技术更新加快,使得工作分析的成果应用周期也越来越短,这就要求公司必须根据变化情况,适时进行工作再分析。
但公司原有《岗位职责》自制定以来一直未做改动,显然已不适用于公司人力资源管理。
由于公司从未进行过科学、规范的工作分析,因此其各项人力资源管理的职能工作均很难建立在工作分析结果的科学依据之上。
2.2.7招聘与选拔
通过访谈和对公司现有有关资料的分析,发现公司在人员招聘和选拔方面存在以下主要问题:
1、公司尚未形成规范的招聘制度
公司缺乏系统的招聘制度,只是在《用工制度》第四章中提及了招聘的原则、途径及程序;
而且虽然制度中要求“用人部门根据实际需要,向人力资源部书面申请并附上需招聘岗位人员的任职条件,岗位职责要求等”,但实际并未严格执行。
加上公司脱胎于老国有企业,照顾职工子女进人,根据领导“面子”、“条子”进人的现象更是难以避免。
公司内部近亲繁殖、人员同质现象严重,缺乏异质互补和竞争活力。
2、招聘方法缺乏科学性
首先是缺乏招聘的科学依据。
由于未进行科学的工作分析,工作职责和任职资格的确定无法客观反映岗位的要求,无法为招聘工作提供科学的依据,导致招聘存在一定的盲目性,招来的人往往不能满足岗位的要求。
其次是缺乏科学的招聘方法。
表现为没有依靠科学的程序去淘汰、筛选应聘者。
在方法上,往往是先根据简历筛选,再作一般性面试,而真正科学的“量”才方法和能够测量应聘者真实能力的方法,例如利用现代心理学的方法测量人才的智力、能力、个性、情商、价值观以及情境模拟测验方法和评价中心技术从来就没有采用过。
3、招聘渠道单一
公司目前招聘渠道主要集中在大中专、技校毕业生分配和内部选拔方面,外部招聘做得较少,其弊端在于:
一方面难以吸收到经验丰富的优秀人才,新员工培训投入增加;
另一方面,组织内人才同质化程度越来越高,缺乏异质冲击、不利于形成竞争意识、危机意识,不利于创新性组织氛围的产生。
4、公司未形成有效的内部选拔机制
总体上公司尚未从长期性、整体性、系统性、科学性、规范性、公正性、利于员工职业发展上构建有效的内部选拔机制。
首先,公司缺乏人才队伍的长期、整体、系统规划,缺乏中长期人才培养规划,未形成合理的人才梯队和后备人才库;
岗位工作纵向、横向关系不明,缺乏人员替代规划,这使公司内部选拔缺乏基础,缺乏选人依据。
其次,公司的内部招聘工作在程序、方法上缺乏科学性、规范性、公正性。
尤其是程序的科学性、规范性、公正性尚未引起公司重视,没有形成有效的竞争机制,竞聘上岗成为空谈。
目前公司内部发生岗位空缺时的内招,主要由领导安排、调剂。
员工则处于较为被动的地位,缺乏获得相关用人信息和公平竞争的机会。
引发员工诸多不满和不公平感受。
从公司PM调查结果也可看出,员工尤其生产部门员工对公司竞聘上岗制度的公平性作了较负面的评价。
此外,内招未与员工职业发展有机结合起来,使员工能看到自己职业发展的前景和希望。
一方面公司整体上缺乏员工职业发展的管理规划。
另一方面人力资源管理部门尚不具备职业指导能力,缺乏对员工进行职业咨询的档案资料的积累。
结果是内部招聘不仅没有发挥应有的作用,反而激起员工不满,打击了员工的