中电话交流的语言艺术汇总.docx

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中电话交流的语言艺术汇总中电话交流的语言艺术汇总电话交流的语言艺术电话交流注意事项电话交流是最能展示职场口才的方法。

许多人认识到了口才的重要性，在平时也格外注意。

但是，用电话交流的时候却常常忽视应有的礼貌和交流方法。

其实，打电话也是展示一个人口才的重要“窗口”，只要掌握了其中的技巧，你就可以轻松地在不与对方见面的情况下，让自己的语言充满情感魅力。

那么，电话交流应该注重什么？

1、电话交流应该以情感人不要认为在电话中交流时，谁也看不见谁，讲起话来就不注意带有感情和动作。

其实，这是不对的。

在电话里与对方说话也应该充满情感，激动时也能加上肢体动作，因为你讲出来的话是否是干涩而没有感情的，对方听到声音就知道你的心态。

对方想象到你毫无表情地与他谈话，心里也就没有热情了，这样，就会中断或阻隔两人的感情交流，失去感情上的契合，进而语言交流也就失去了意义。

假如现在很难过或正在考虑难题，你很不乐意有人来打搅你，可此时突然有你的电话，那你在接过电话之前，要先整理一下情绪，使自己高兴起来，不要把自己的烦恼和不快传染给对方，更不能因对方在不恰当的时候打电话来而发怒。

因为对方打电话时不知晓你在干什么，他打电话或许是为了让你高兴，或是想和你说一个重要的事。

你若一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪来，对方马上就会感觉到，他会很扫兴，想说的话也会不说了。

2、声音清晰，发音准确在电话中交流时，声音是你唯一的沟通介质。

所以，传到电话那端的必须是一个清晰、生动、中肯、让人感兴趣的声音，同时，嗓门音量要适中，要注意发音清楚。

很多人在打电话时倾向于大声说话，尤其是在打长途电话时，非得大喊大叫不可，好像是因为距离远怕对方听不清。

电话是一个现代化的通信工具，是敏感的，根本不用大喊大叫。

因为你大喊大叫时，对方也很难受，但又不好意思让你声音小点，只好在那里受罪。

再就是当你大喊大叫时，也会影响到其他人的工作，同时，这也是很粗鲁的表现。

3、尽量把话说明白在电话中交谈比不上面对面说话。

你看不到对方在做什么，不知道对方是否在听你讲话，对方也同样不知晓你是否对他说的有兴趣。

因此，这就要求你在打电话时一定要把话说明白，讲清楚，使两个人更好的交流。

同时，在打电话之前，要先整理好资料，这样可以使你的谈话更加精炼、准确，并且使你给对方留下有条理的印象。

4、形成互动、有效的沟通电话交流仅仅是双方互相回答、听说互动的过程。

如果你要同对方谈话的内容太长，应先问问对方方便不方便。

比如：

“您现在忙吗?

要五分钟才能讲完，您介意吗？

”对方说：

“不忙，请讲。

”这时，你可以按照计划说。

假如对方回答：

“对不起，我现在有点别的事儿。

”这时，你应再约一个时间并说出重点，再告诉他：

“以后再详谈。

”另外，当对方听你说话时，你要时不时地问问他，对你说的话有什么看法，让他发表些意见，假如一直是你在说，对方听多了就会分散注意力或不耐烦。

你问他一个问题或问一下是否同意，就是提醒对方认真听，同时也是一种交流的补充，使双方都精力集中。

对方和你交谈时，你要边听边说“对”“不错”“很好”，这些话不要长，就一两个字就行，目的是为了让对方知道你在很认真的听他讲话，他讲话就更有精神。

如果一方讲得很来劲，另一方不出声，讲者就会失去热情，认为对方不愿意听他讲话。

5、礼貌客气，注意礼仪在和别人打电话的过程中，不管接你电话的人是谁，你都应很礼貌很客气地与对方谈话。

你礼貌客气，对方才会乐意听你说。

特别是对拿起电话的那个人，你是在给他添麻烦，你会让他去找你要找的人，你不礼貌，对方就会不愿认真对待，不会很想为你服务。

即使你是个身份很高的人，或者是单位的主管或上司，但如果你打电话很不客气，最后也会被拒绝的。

因为对方并不知道你是谁，而且他在繁忙的工作中，接你的电话就已经很礼貌很热情了，你再不客气地与他讲话，他自然会很生气。

有时，尽管他知道你是谁也不会注意你。

一样的道理，如果你正在工作，突然有电话打进来，只要你拿起来电话，就要很礼貌地与对方谈话，不要不耐烦或很生气地与对方讲话。

因为不知晓对方身份，也不知他要找谁，有什么事情。

很有可能对方是你的上级，而等他告诉你自己是谁时，你后悔也晚了。

有时，对方身份不高，但他找的是你的上司，若你不客气不礼貌，他会把你的情况说给你的上司，那么，你上级会对你留下坏印象。

点金石：

打电话也是展示一个人口才的重要“窗口”，只要掌握了其中的技巧，你就可以轻松地在不与对方见面的情况下，让自己的语言充满情感魅力。

正确使用电话的基本用语毫无差错的使用电话用语，可以为职场中的你树立一个良好的形象，同时可以有效地促进沟通、交流。

那么，该如何正确使用呢?

下面我们举一些例子来说明一下（表示不妥用词，为正确用语）。

例一：

“喂！

”“您好！

”例二：

“喂，你要找谁啊？

”“您好！

这里是公司，请问您找哪一位？

”例三：

“给我找一下。

”“请您帮我找一下可以吗？

非常感谢！

”例四：

“先等会儿。

”“请您稍微等一下。

”例五：

“这没有这个人。

”“他在另一处办公，请您直接给他打电话，电话号码是”例六：

“他出去了。

”“抱歉，他不在。

假如您有急事，我能否帮您转告？

”“请您待会儿再打电话。

”例七：

“你谁啊？

”“抱歉，请问您是哪一位？

”例八：

“有事吗？

”“请问您有什么事情？

”例九：

“还有吗？

”“您还有其他事吗？

”或“您还有其他吩咐吗？

”例十：

“那可不成！

”“对不起，无法照您希望的办。

”例十一：

“我记住了！

”“请放心，我一定照办！

”例十二：

“什么，没听清！

”“抱歉！

您可以再说一遍吗？

”例十三：

“把您的号码、姓名留下。

”“抱歉，您能否将您的姓名和电话留给我。

”例十四：

“听不清啊。

”“对不起，我听不大清楚。

”不管是哪个企业，都有可能接到抱怨电话，此时，接电话的人更要注意自己的礼貌用语。

点金石：

毫无差错的使用电话用语，可以为职场中的你树立一个良好的形象，同时可以有效地促进沟通、交流。

在电话里也能塑造自我形象使用电话时，一定要照谈话那样进行，电话中的声音是你唯一的使者，你必须通过电话给对方一个良好的印象。

那么，应该如何塑造呢？

1、恰当地进行自我介绍电话中的自我介绍有两个目的：

一是让对方知道你的姓名及工作单位，二是通过介绍使对方对你产生初步印象。

前者是必需的礼貌行为，后者是为了使事情更顺利地发展。

人们一般很看重最初印象，如得体的服饰，彬彬有礼的言谈举止等，都能给对方留下一个不错的印象。

但是，打电话受条件的制约，一切都是通过声音来判断，因此，能否给对方留下一个好印象，完全依赖于谈吐技巧。

倘若缺乏这一技巧，要给对方留下好印象就很难。

自我介绍一定要注意这些问题：

（1）语言简洁明了，准确无误。

（2）讲究语言艺术。

同样的话用不同的讲述方式，其结果有着很大的差别，语言技巧高的人，讲出的话更容易使对方接受。

（3）在自我介绍过程中，如果对方发问，就不可打断，应当尽量给予满意的回答。

（4）把握好谈话节奏，给对方留有充分的倾听及发问的时间。

2、以亲切友善的语言传递信息拿起电话听筒时，一个打招呼的“喂”字，就能传递很多信息。

它能说明你的心情，如果是随意、放任，说明你正在空闲；如果你皱着眉头说话，电话中的声音绝不可能洋溢着温暖。

同样，如果你说话时面对微笑，你的声音就能传递你的笑容。

你愈友善，听起来就愈亲切。

因此，要坐直身子，打起精神，充满信心与对方交谈。

同时，电话内容一定要精炼。

这可以提高沟通效率，还可以节省电话费。

在会议期间如果打进来电话，接听者常会不注意地说：

“他正在开会，待会儿再打。

”接着不等对方说话，“咣”的一声放下话筒。

对方满怀信心或焦急地打电话来，却遭到这样的待遇，肯定是难以忍受的。

若这样的话，轻则对公司留下坏印象，严重的以后则不再往来。

正确的方法应该是这样：

当客户的电话打进来时，应回答说：

“对不起，他正在开会。

我可以替您转达吗？

”或“您有什么事吗？

”总之，无论是谁都不会拒绝一个音色悦耳、态度友善的声音。

如果在通话中你能做到这样，肯定会为自己的职场生涯带来很多便利和意外的惊喜。

点金石：

使用电话时，一定要照谈话那样进行，电话中的声音是你唯一的使者，你必须通过电话给对方一个良好的印象。

通话时间需谨慎选择选择正确的通话时间，是电话交流中必须掌握的原则。

稍有常识的人都知道，选择不同的通话时间，将会收到不同的效果。

大多数情况下，由于性质不同、作息时间不同以及个人生活习惯不同，通话时间的选择分别确定。

但不可以以自己的时间或需要来确定给对方打电话的时间。

另外，打电话时，你要先思考下面的问题。

1、注意轻重缓急如果不是非常紧急的事，职场中的电话沟通要尽量避开正常的作息时间。

如用餐时间，以及餐后一个小时之内，再就是晚上十点之后，没有特殊的事情，最好不要打扰对方。

2、因人而异很多的业务主管、公司经理都有夜间工作的习惯，给他们打电话最好避开上午九点之前的一段时间。

因为上班后他们需要一些时间来处理信件，布置当天的工作，时间会很紧，这会使通话效果受到影响。

理想的时间可选择在上午十点至十一点之间。

如果是下午通话，在两点到四点之间是最好的。

3、适时征求他人的意见假如你对对方还不太熟悉，可以征求对方意见，提出以下问题：

“一天之中哪个时间给您通电话最好？

”“什么时候找到你更方便？

”一般情况下，对方会根据自己时间来告诉你最好的通话时间。

点金石：

大多数情况下，由于行业性质不同、作息时间不同以及个人生活习惯不同，通话时间的选择应依据上述情况来分别确定。

但不可以以自己的时间或需要来确定给对方打电话的时间。

接听电话注意事项当代社会生活中，电话已成为商业联络的一个重要工具。

在职场中正确地利用这一工具，可以给工作带来许多便利，减少很多麻烦。

那么，在接听电话时应注意哪些呢？

1、不能以随便的态度通话虽然电话交流的媒介是你的声音，但你的情绪、语气和姿势都可能透过声音的变化传达给对方。

所以，千万不要觉得接听电话是很随便的。

2、不要应失礼而造成误会由于电话中没有肢体语言的辅助，因此要确定你得到的信息是否正确不是易事，因为这将全靠听力。

为了避免一知半解、遗漏信息，听电话之前准备好纸笔，以便随时摘记要点。

听的时候不光要听对方说，还要注意他的说法，从声音之中收获一些信息。

同时，接电话时一定要礼貌。

职场上许多不愉快和纠纷就是来自于失礼的电话应答。

由于电话中不认识的双方无法看到对方的表情、手势，也没有办法把握氛围，因此，常会导致许多误会的发生，造成意外的麻烦。

假如在电话中产生了误会，应该直接见面道歉。

例如，接线的人忘了转达主管人员必须回的电话，客户等了好久，却始终没有接到对方打来的电话，只好再打一次，而这回刚好是主管接的电话。

假如你是主管，一旦知道对方生气的原因，就应该立即前往道歉，说声：

“真是对不起！

秘书工作疏忽了，竟然忘了告诉我。

”然后你可以再加上几句：

“希望你能常打电话指教，诚心欢迎啊！

”诸如此类的话，可以解释清楚没回电话的原因，客户一定会理解你的。

3、不要因粗鲁怠慢他人接转电话其实是一场隐形的商谈，切不可厚此薄彼。

假如你正好接了某个电话而客户要找的人又不在，则应该负责转达。

对待客户的态度一定要耐心细致，和蔼有礼，不要毫不专心，粗鲁无礼。

一个客户打电话找经理，打了三次，都没能联络上。

客户第四次打电话进来，接电话的人只是漫不经心地看了看经理的座位就回答客户说：

“出去了！

不知道什么时候回来！

”说话口气一点都不礼貌，很不耐烦。

这时，对方往往会火冒三丈：

“你想我打多少次电话？

刚才就不在，现在又说不知道上哪儿了，又让我等着，你们到底想干什么？

”事实上，这并非全是接电话者的错，因为前三次电话并不是他接的。

但是对方打前三次电话，都没有找到经理，接电话的人又没有转告经理，对这件事也没有进行处理。

客户第四次打电话又受到冷遇，认为接电话的人缺乏诚意，自然火冒三丈。

正确的方法应该是这样：

接到电话，应首先客气地问一问：

“请问有什么事？

”或“要不要请他给你回电话？

”等表示积极负责的礼貌用语，对方才会心平气和和你交谈。

因为电话中的失误造成客户流失是不值得的。

因此，每接一个电话，都应该将对方看做自己的朋友和客户，态度恳切，言语中听，使对方乐于同你交谈。

例如出现上边的情况时，你确实不知经理的去向，则应向客户道歉，而且说出自己的姓名和职务：

“抱歉