药业销售业务需求分析报告Word文件下载.docx
《药业销售业务需求分析报告Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《药业销售业务需求分析报告Word文件下载.docx（17页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
客户对应的业务员、业务部门等。
在这个环节中，可以根据实际业务的特殊性加入一些销售的检查控制，
比如客户的信誉额度控制、销售价格控制。
✓价格体系。
价格体系是企业销售业务中的一项重要容，所以应由企业制定出明确可行的价格体系再由系统实现。
具体的控制方法及目前系统的解决能力见后面特殊问题。
✓信誉额度控制。
对于挂帐交易的客户，系统可以计算在开票当时的欠款额，可以与给这客户预先设定的信誉额度进行比较并提示或控制开票。
具体控制方法见后面特殊问题。
✓批号。
现在要求在销售清单上明确打印批号及批号数量，并且应服从GSP的批号先进先出原则。
系统在销售开票时可以让操作员看到以批号效期由前到后的同货品的所有批号（包括失效期）及数量。
由业务员确定选择销售哪个批号。
在选择批号时应注意，在遵从批号先进先出原则的同时，应尽量发一个批号。
✓出库仓库。
由于企业在合并后的一段时间会存在多个仓库的情况，销售开票时应只从一个仓库（即保管帐）销售，这样便于仓库为客户一次发货不会从多个地点出货。
系统可以做相应的检查及提示。
✓储备药品检查。
国家要求企业常备一定数量的储备药品，当销售此类药品时如出现储备药品数量低于标准数量时，可以做相应的记录，以便使采购部门迅速进行采购。
储备药品的管理也做专题分析。
销售开票后要确定销售单，作用是业务员确定这笔销售，复核销售品种、数量、价格是否正确。
对于先结后配流程，在确定销售单时系统部自动生成临时的销售结算单。
销售结算单是传递给财务人员处理的。
在保存销售单时可以打印出销售单（可称为销售复核单），作用一是对所开品种进行复核检查。
二是传递到财务人员，财务人员依销售单找到相应的销售结算单确认销售。
目前的情况是，销售开票人员直接打印销售清单，如果是需要给客户开普通发票，直接用销售清单做为发票附件，财务结算收款员依据销售清单的一联
开票。
如果是开增值税发票，要依据销售清单打印增值税发票及发票清单。
所以销售清单起到了销售复核单的作用，可以不打印销售复核单。
销售结算管理：
财务人员依据收到的销售清单查到相对应的销售结算单。
打印销售清单或发票，确定销售结算单。
确定销售结算单的目的在于从财务角度确认销售业务，即记应收帐或收现款，记销售商品帐；
签发库房的配货指令，即只有财务认可销售（记应收、商品帐）仓库才能开始配货发货。
财务确定销售结算单后，销售业务完成。
后面为仓库配货发货流程和回款
流程。
目前一致采用给客户开发票清单和汇总发票的方式。
发票清单的容见单据说明。
在实际业务中，在一段比较短的时间对同一客户会有多笔销售业务，每笔业务都开发票清单。
为了节省发票，可以将多笔业务合起来开一汇总发票，汇总发票的金额为这几笔销售的总金额。
这种做法带来一个问题：
目前财务是以销售发票做为记帐凭据的，如果将多天的销售合在一起开发票，意味着有几天的销售不能在当天反映在财务的应收帐及销售收入、销售税金上。
所以这个需否可行，需要财务人员确认。
1.1.4单据说明
✧销售清单
数据项：
销售单号、销售细单号
客户名称、编号
开票时间
商品名称、规格、产地、单位、货品GMP标志
销售数量
批价、实价
单品金额
批号及效期、货位
每页合计金额
第几页/共几页
现在为五联：
仓库联：
仓库发货、留存
随货同行联：
随货
顾客联：
交顾客
财务联：
公司财务记帐
制单联：
制单留存
✧普通发票
汇总发票：
客户名称、编号
开发票时间
合计金额
备注及摘要
✧增值税发票及增值税发票清单
增值税发票：
由税控机打印
增值税发票清单：
（现在打印三联）
增税发票清单上是否打印批号？
1.1.5报表说明
日销售额报表（按品种分、按客户、按业务员分）
月销售额报表（按品种分、按客户、按业务员分）
月利润额报表（按品种分、按客户、按业务员分）等
1.1.6岗位职责
1.1.7岗位操作规
1.1.8特殊问题
1．信誉额度控制
由于实行分公司销售方式，企业为需要控制信誉额度的制定统一额度（营业部制定），并在各分公司间分配。
同一客户在各分公司控制各自的信誉额度，如不足将不能销售，即使在别的分公司仍有信誉额度可用。
当客户的信誉额度不足时，系统的处理有以下三种方式：
✓销售单不能保存，不能继续销售；
✓销售单可以保存，但不能确定；
财务不能确认，库房不能发货；
有两种方式可以使用这笔销售业务继续下去：
a）领导审批；
b）营业部为这个客户增加附加信誉额度
经这两种之一的处理后，可以重新确定销售单。
✓销售单可以保存，提示已超信誉额度，但不做其他控制，销售业务可以继续进行；
2．销价体系
商品的销售价格关系企业的销售额和市场竞争，价格不仅对外要合理，对部各分公司也要公平，还应考虑独家代理品种的优惠等。
这个题目可做为专题讨论后再由系统实现。
后面对系统中的价格体系做介绍。
3．销售发票
系统现在提供四种打印方式：
汇总发票一票一货、汇总发票一票多货；
明细发票一票一货、明细发票一票多货。
可根据企业实际情况选择一种。
目前采用的是先开具发票清单，再开汇总发票的形式。
无论是开普通发票还是增值税发票，在销售开票操作员确定销售单时打印销售清单，传递给财务人员。
财务人员在系统中找出相应的结算单，确定记帐。
如果是开普通发票，则打印普通发票。
如果是开增值税发票，则将销售清单财务联传递到财务发票打印员。
财务发票打印员按照销售清单打印增值税发票清单，两联留存，两联给客户（和增值税汇总发票的联次传递方法一样）。
同时在税控机上开据增值税汇总发票。
库房出库继续按照目前的出库清单流程出库。
建议：
可以将出库清单和增值税发票清单合并，将联次增加到7联，这样的话可以减少第二次开据发票清单的流程。
4．是否有税控接口
如果企业开具增值税发票使用税务要求的税控机，可以不使用业务系统打印增值税发票。
如果需要，税务机并提供接口说明及文件格式，系统可以做数据输出到税控机的接口程序。
1.1.9配置说明
1.2销售退货业务处理
1.2.1销售退货业务处理
1.2.2业务说明
销售退货业务一般由仓库收到退货开始，收货后进行质检等必要工作，信息传递给销售业务人员。
业务人员填写销售退货单（可以由库房的收货单生成），确定退货价格。
信息传递到财务人员，由财务人员确认并借记应收帐红字，记商品帐销售收入红字及销售税金红字。
仓库人员对销售退货产生的入库单做入库记保管帐。
对于退货产生的退款，一般与其他销售欠款一同开发票、一同做收款，而不做单独退款。
回款流程与正常销售回款相同。
后续的库房处理同入库流程。
1.2.3流程图
1.2.4流程图说明
销售退货与销售在业务环节基本相同，只是数量与金额为负数。
在销售退货时，一般要求必须找出一原销售单与其对应，在勾对原销售单时，系统默认以原销售单的单价作为退货价格，但也可以修改。
销售退货不使用销售开票时使用的价格控制，因为退货的价格可能是原价，原价可能会低于退货时的实价。
销售退货不检查信誉额度控制，因为销售退货是负金额。
当销售退货是由收货单生成时，销售退货的批号、货位等为收货时填写的批号货位，与原销售单的批号货位无关。
如果销售退货不是由收货单生成，
退货的批号货位
在仓库环节，与销售相反，执行入库流程。
确定销售退货单时，自动生成销售退货的结算单，打印红字出库清单，确定销退结算单，记应收帐红字。
不单独打印销退的红字发票，在给客户开其他销售交易发票的时候，将这笔销售退货一同合并打印销售发票。
1.2.5单据说明
销售退货单
1.2.6报表说明
报表与销售报表汇总在一起。
1.2.7岗位职责
1.2.8岗位操作规
1.2.9特殊问题
1.2.10配置说明
1.3销售业务专题分析
1.3.1销售价格体系
在PM系统中，将销价分为：
协议价、一般价格。
Ø
协议价
协议是与客户就某个货品达成的销售价格。
这个价格是双方的协议，所以在销售开票时，如果销售给这个客户这个货品，使用这个协议价作为销售价格。
协议价格可以定义到客户货品一级，也可以定义到某类客户某类品种级，即：
符合某一特征的客户可以对某一货品或符合某特征的一类货品制定统一的价格。
当销售时，客户和货品符合协议价的规则，系统就会缺省使用协议中制定的价格。
一般价格
一般价格可以理解为一些价格类型或价格待遇，即某个客户购买时对所有的品种享受相同的价格待遇，如批发价98扣，医药实价等；
在给货品定义价时，我们除了定义货品定义牌价，还要定义货品的批发价98扣是多少、医药实价是多少。
实际上是对不同的客户定义了不同的价格待遇，客户买什么货，就用什么货的这个待遇的价格出售。
对于价格类型，可以定义这个价格类型的价格在开票时是否可以修改。
如果可以，开票时使用此价格类型，还可以修改单价；
否则不能修改单价，如要改变销价，只能选择其他的价格类型价。
价格类型可以依据企业的实际情况定义一些价格类型，为货品的这些价格类型定价。
根据企业对客户的划分，为每个客户确定一个通常使用的价格类型，称为缺省价格类型。
在销售开票时，一旦确定的客户，就明确了要用哪种价格类型，选择要销售的货品后就可以得到这个货品的这种价格类型价是多少。
价格类型不只可以用于在销售中尽快确定下来价格，也可以将某些价格类型做为控制价格类型。
比如可以定义一个价格类型名为最低限价，意味着在销售过程中销售价格不能低于这个价格。
销售开票中系统可以将开票价与货品的最抵限价进行比较，销售低于限价则不能形成销售。
在销售开票时，系统首先查找该客户该货品是否有协议价，如果有，就使用协议价，不再找客户的缺省价格类型；
如果没有协议价，用客户的缺省价格类型得到或计算出销售货品的开票价格。
明确开票价格后，开票价格还可以修改，可以人工选择其他的价格类型价。
1.3.2储备药品管理
2回款管理
2.1回款管理
2.1.1业务说明
回款是企业资金回笼的过程，即应收帐款的回笼。
回款管理涉及收款的流程、应收帐款的明细查询。
对于一致药业，由于采用分公司销售，客户在每个分公司都有各自的应收帐款。
企业对客户的应收帐款总体掌握。
当销售业务发生时，借记分公司应收款，回款发生时，贷记分公司应收款，所以每笔业务只会影响本分公司自己的应收帐款，而不会影响其他公司。
2.1.2流程图
2.1.3流程图说明
在销售流程中，财务人员确定销售结算单。
对于先结后配流程，销售结算单是自动产生的。
如果是现结（现款现货），在确定销售结算单时产生应收帐一借一贷两条分录，没有欠款发生，销售回款流程自动结束；
实际业务中，财务人员应该收到了等额的货款。
如果是欠款销售，在确定销售结算单产生应收帐借方分录。
管理人员及业务员定期分析应收帐明细，指导回款工作。
销售业务员从客户处收回欠款或支票后，交与财务人员，财务人员勾出对应的那笔销售欠款（销售结算单、发票）生成收款单。
确定销售收款单，贷记应收帐，回款过程完成。
实际业务中如出现预收款，可以启动预收款流程。
业务员收到客户的现款或支票交与财务人员，财务人员填写预收款单，借记预收帐。
用预收款抵款有两种方式：
✓该客户以后有销售业务发生，在确定销售结算单时，系统显示客户有几笔预收款、金额是多少，财务人员可选择勾对预收款抵款或不使用预收款抵款。
当勾对预收款抵款且预收款不足以抵销售款时，不足部分仍挂应收。
✓用预收款抵以前的欠款。
直接挑出以前的欠款，生成预收款抵款明细。
2.1.4单据说明
2.1.5报表说明
提供功能：
查询应收帐明细帐
查询应收帐明细
查询应收帐汇总表
报表：
销售回款统计表等
2.1.6岗位职责
2.1.7岗位操作规
2.1.8特殊问题
2.1.9配置说明
3
客户关系管理
3.1新增客户业务流程
3.1.1业务说明：
销售业务员发现新客户后填写审批单交有关部门审核后录入系统。
3.1.2流程图：
3.1.3流程图说明
销售部业务员发现有新客户时填写首营审批单，交由营销中心审核、识别、批准后，
录入PM系统并启用。
3.1.4单据说明
3.1.5报表说明
3.1.6岗位职责
销售业务员：
发现新客户，收集客户资料，填写首营审批单交财务，营销中心审批合格后录入系统。
3.1.7岗位操作规
3.1.8可以简化的业务流程
3.1.9可能遇到的特殊问题
1、在定义一个新客户时，有一些基本的信息项是不能少的。
比如：
缺省发票类型、缺
省价格类型、送货方式，送货地点等。
这些在实际业务中，对计算机中的操作起参
考或控制作用。
2、信誉额度不只要确定这个客户在一致部总的信誉额度，而且要确定信誉额度在各
分公司的分配。
具体见下节。
3.1.10配置说明
3.2
信誉额度管理
3.2.1业务说明：
我们这里谈到的信誉额度管理分为两个层面：
一是确定信誉额度的层面；
一是
在销售业务中怎么控制的层面。
首先是确定客户的信誉额度。
对于首营的客户，在确定这个客户时就应该确定下
来这个客户在整个一致药业中总的信誉额度是多少。
总的信誉额度在各销售分公司是
如何分配的。
这几个值要录入系统，这样系统才能在销售过程中时时进行检查控制。
在销售业务过程中，如果销售金额没有超过信誉额度，则一切顺利通过。
当信誉
不足以满足这次销售时，系统可以提示超出信誉额度。
具体控制有以下几种方式：
不能保存；
可以保存但不能确定；
只提示不控制。
3.2.2流程图：
（略）
3.2.3流程图说明
3.2.4单据说明
3.2.5报表说明
3.2.6岗位职责
3.2.7岗位操作规
3.2.8可以简化的业务流程
3.2.9可能遇到的特殊问题
3.2.10配置说明
4调价业务流程
4.1.1业务说明：
进货部门对新增货品进行调价，填写调价单审批后录入系统。
4.1.2流程图：
调价业务流程如下：
4.1.3流程图说明
进货部门根据相关原则，对新增货品进行调价。
填写调价单后交有关部门审批，审批通过则在系统中执行调价。
执行调价单后，系统部凡涉及调价单上的品种的调价类型的价格会自动改变，以所调价格为参考价的价格也自动调整。
4.1.4单据说明
调价单：
由进货部门根据调价原则对新增货品进行调价，交相关领导审批，审批通过后录入计算机。
单据样式：
数据项说明：
4.1.5报表说明
调整后价格低于进价商品价格表
要求在报表中反映调价时刻库存数量。
4.1.6岗位职责
4.1.7岗位操作规
4.1.8可以简化的业务流程
4.1.9可能遇到的特殊问题
4.1.10配置说明
5其他需求
5.1储备药品管理
5.1.1业务说明
国家要求一些大的医药流通企业对一些规定的品种应有一定的存货量，以备调用。
企业按正常渠道采购药储备药品，存放于库房中，与正常经营品种无异。
为不造成浪费，所以这些药品也参与企业商品的正常流通，但前提是库存量必须保持在库存量之上。
5.1.2系统处理
制定储备药品目录及库存量
由相关部门在系统中填写储备药品目录，储备药品明确到品种厂家规格。
确定每种储备药品在库存中的最低下限（或报警线）。
可以根据实际情况调整储备药品目录或调整库存报警量。
一但调整了，目录中被去掉的品种就不现受储备药品相关要求的控制，库存下限数量以调整后为准。
采购
储备药品在采购时没有特别的处理。
在平时应关注这些品种的库存量。
在销售时，发生储备药品不足时，系统记录药品品种及低于下线数量，由销售人员传于采购，采购依据情况采购补货。
销售控制
销售的品种有储备药品时，如果开票保存时储备药品的剩余数量低于库存下限数量，提示开票员什么货品销售后低于储备药品的下限库存，询问是否销售。
如否：
销售单不保存，返回由开票员修改；
是：
保存销售单，记录开票低于库存下限，每天汇总后提供给采购部门。
5.2销售业务
相同品种不同产地应提示哪个产地效期近（批号）
说明：
可以依据指定的一个货品，找出同品种同品规的所有货品的所有批号，并找出其中效期最近的货品提示。
问题：
这种处理方法会使用比较长的时间，影响开票的速度，建议不用。
储备药品开票应提示超出储备数量，是否继续开票。
每天下班打印一份储备开票报表
见上节储备药品管理
停用品种退货（销售）勾对时应提示是停用品种。
现系统销售退货可以退停用的货品，
销售时缺省货品是非停用的，但可以选择出停用的货品销售。
进价高于批价时勾对退货应有“提示”
销售退货的价格只是对收款的反映，而对货品的成本不会产影响。
所以在销售退货时不用考虑进价问题。
平均进价问题：
开票时毛利显示不准确。
毛利不准确时由于成本计算方法导致的，成本核算方法见成本核算专题。
清单开发票应有选择打印（同一单位多次开票可以开同一发票）
可以处理，前提是应是同一天开的发票，否则财务当天无法做帐。
调拨品种的扣率设定，开票时不要用人工改。
电脑自动跳出
见销售的价格体系。
5.3调价业务
调价后出现的批发价比进价低的品种统计，在录入调价单和执行调价单之间出。
系统出相应的报表
全年或某个时间段，整个公司药品价格平均下降多少个百分比的报表
升级会员 