项目管理与监控过程说明Word文件下载.docx
《项目管理与监控过程说明Word文件下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《项目管理与监控过程说明Word文件下载.docx(9页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
角色
主要职责
项目经理
1)对项目的需求、沟通、变更、风险、配置等方面进行管理
2)监控项目执行过程与计划的匹配性
3)对项目管理问题组织分析并制定解决措施
技术经理
1)负责项目过程中技术问题和风险的管理及解决
技术总监
1)对项目技术问题提供技术指导和资源支持
2)对项目严重技术风险进行识别和解决支持
PMO项目经理
1)对项目中问题和风险进行识别与跟踪,并提供指导和支持
2)监控项目进展情况,向重要干系人汇报
PMO项目总监
1)对项目中严重问题和风险的预警、跟踪及解决支持
2)对项目变更进行审核/审批
部门副总
1)对项目重要变更进行审批
质量保证人员
1)对项目管理和监控活动进行检查,记录风险和问题并跟进解决
2)对项目管理和监控活动提供指导和协助
4项目管理
4.1需求管理
(1)需求评审
1)需求开发完成后,项目经理根据已确认的用户需求说明,组织编写《需求规格说明书》,并组织人员进行评审,依照下述评审准则:
●需求内容描述是否清晰明确?
●需求内容描述是否准确完整?
●需求之间是否存在相互矛盾?
●需求内容是否是可以实现的?
●需求内容是否是可以测试验证的?
2)需求评审的方式包含:
会议评审、邮件评审。
3)需求评审参加人员有:
技术经理、开发人员、UI设计人员、测试人员、质量保证人员以及其他相关人员。
4)评审过程中,项目经理安排人员对评审意见和问题进行记录,形成评审会会议纪要。
5)根据评审意见,项目经理对需求规格说明书进行修订,修订时应保持与用户需求说明的一致性。
项目经理将修改后的需求文档发布至项目相关人员。
(2)需求跟踪
1)需求文档发布后,项目经理应建立并维护《需求跟踪矩阵》。
对每个需求点进行全生命周期的跟进和维护,确保需求实现和验证的全覆盖。
2)在需求实现过程中,如果发现与需求评审准则不一致的问题,应当记录下来,根据需要,与客户确认一致并执行变更流程。
3)当需求文档或后续工作产品发生变更时,应及时更新《需求跟踪矩阵》。
(3)需求变更
1)因客户方原因或者项目人员提出需求变更后,项目经理评估需求变更对项目目标、里程碑时间及投入工时的影响,如果对项目计划任务、计划时间造成了影响,则项目经理应填写《项目变更表》,经销售经理签字确认后,按项目变更管理的要求进行流程审批。
2)变更审批完成后,项目经理应将变更后的需求文档发布至项目相关人员。
4.2沟通管理
(1)沟通计划
项目启动时,项目经理应明确项目过程中计划使用的沟通方式、沟通频次和参与沟通的角色人员等,确保项目信息及时、准确的传达和交互。
(2)沟通方式
项目沟通方式有:
1)面对面沟通
主要包含:
当面一对一的交流、多人现场会议。
在条件允许的情况下,推荐使用当面沟通。
通常情况下,面对面交流的沟通效率更高,便于快速达成一致理解。
2)非面对面沟通
视频会议、电子邮件、网络聊天工具(微信、QQ等)、电话等。
各类沟通方式的沟通频次和适用的情形有一定差异,详见下表。
项目经理根据项目具体情况和实际需要,选择适当的沟通方式。
沟通方式
沟通频次
适用情形
会议
项目启动会
1次
仅项目启动时召开1次,用于项目整体情况的介绍和发布,实现相关人员对项目的一致理解
项目每日站会
每天
适用于项目团队内部,沟通每个人任务完成情况,及下一步工作任务,采用站立的方式开会,时间一般在20分钟之内
项目周例会
每周
每周的固定时间,沟通汇报项目总体情况、当前存在的困难及下一步工作安排,确保相关人员信息一致
项目月例会
每月
每月的固定时间,沟通汇报项目总体情况、当前存在的困难及下一步工作安排,保障项目整体可控
项目评审会
按需
按项目需要,对某个具体的对象,例如需求文档,邀请相关人员进行评审
里程碑评审会
一个里程碑阶段完成后,对上一个阶段的成果进行确认,发布下一个阶段的工作任务安排
阶段汇报会
按项目需要,对相关干系人汇报项目进展情况,收集相关干系人的意见和反馈,及时纠偏
专题沟通会
针对项目过程中出现的某个具体问题,邀请相关人员一起交流讨论解决办法
质量问题分析会
通常由质量保证人员组织发起,针对项目中发现的质量问题,由项目经理和相关人员一起分析,明确下一步改进措施,保障项目质量
项目结项会
仅项目结项时召开1次,用于总结项目成果,汇报项目整体完成情况
电子邮件
随时
对于重要信息的传达、确认,或正式交互,应使用邮件方式沟通,便于留痕和存证
即时通讯工具
可以用于项目日常沟通工作,便于信息及时、准确地传达
电话
在不便于当面沟通且需要尽快开展沟通的情况下,可以使用电话沟通方式,电话沟通之后,应将达成的一致理解使用工作备忘的方式记录下来,通过邮件与对方确认后留存
(3)沟通记录
1)无论使用什么样的项目沟通方式,对沟通过程中形成的内容应当进行记录和存档,尤其是一起达成的一致性的意见和结果,将作为后续工作行动的重要依据。
2)沟通记录可以是《会议纪要》或《工作备忘录》的形式,应通过电子邮件的方式发布给参与沟通的人员留存备忘。
4.3变更管理
(1)变更申请
1)当项目无法按计划实现,需要发生变更时,则按下述变更类型,由项目经理填写《项目变更表》,按规定的流程进行审批。
当一次出现多个变更类型时,可以合并使用一个变更单,在“变更类型”处,勾选多个变更类型即可。
变更类型
变更说明
需求变更
当项目需求发生变化时,由项目经理评估需求影响范围,如果影响到二级功能或关键功能点的,则需要项目经理发起变更申请。
工作量变更
当出现项目工作量预估不足,或因需求变更导致工作量增加时,应由项目经理填写《项目变更表》,按要求的流程进行变更审批。
里程碑时间变更
当项目里程碑时间无法按计划实现而需要延后时,项目经理填写《项目变更表》,按要求的流程进行变更审批。
人员变更
当项目团队成员发生变化时,项目经理应组织安排工作交接事宜,并对工作交接结果进行确认,以最大程度减小对项目的不利影响。
交接人员应填写《项目交接单》,经接手人员和项目经理签字确认后,提交至PMO项目经理审批。
2)当项目状态发生变化,需要暂停或终止时,项目经理填写《项目状态变更表》,按规定的流程进行审批。
当项目暂停后需要重新启动时,不需填写变更表,项目经理将项目启动信息通知给销售经理、技术经理、项目成员、技术总监、PMO项目经理、PMO项目总监、质量保证人员、IT资产管理员等,重新进行项目策划。
3)对于可能影响项目目标质量的,项目经理应组织相关人员对变更事项进行评审,分析影响范围和风险,以确保变更可控。
(2)变更审批
1)当项目的需求、里程碑节点或工作量发生变化时,项目经理需重新制定计划表或成本估算表,并填写《项目变更表》,按下述要求进行审批。
变更事项
变更审批流程
项目工作量变化,变更项目成本
根据变更的工作量大小,审批流程为:
1)单次变化工作量≤10人天,销售经理审批;
如果此时项目累计变化工作量超过10人天,应由分公司总经理审批;
如果超过30人天,应由事业部总经理审批;
2)10人天<单次变化工作量≤30人天,销售经理审核,分公司总经理审批;
如果此时项目累计变化工作量超过30人天,应由事业部总经理审批;
3)单次变化工作量>30人天,销售经理审核,分公司总经理审核,事业部总经理审批。
重大需求变化,导致项目目标出现较大偏离
销售经理审核,分公司总经理审批
里程碑节点变化,影响最终交付时间
其他情况的变更
2)当项目状态发生变更时,例如:
项目暂停、项目终止,需要销售经理进行审核,分公司总经理进行审批。
3)项目变更审批完成后,项目经理向项目成员、PMO项目经理、PMO项目总监、质量保证人员、IT资产管理员发布变更通知。
4.4配置管理
(1)文档配置
依据项目配置管理要求,项目经理和项目人员将项目中形成的过程文档及时上传至指定的SVN中,项目经理对项目过程产物的配置情况进行监督管理。
IT资产管理员对SVN中的配置项进行审计,对发现的问题进行记录并跟进解决。
(2)代码配置
在项目的设计实现过程中形成的程序代码,由开发人员依据源代码库管理相关要求,上传至指定的源代码配置库中。
IT资产管理员对源代码库的配置情况进行审计,记录问题并跟进解决。
4.5风险与问题管理
(1)风险与问题识别
项目经理负责对项目开展过程中的风险和问题进行识别、分析,对风险和问题的发生的概率及影响程度进行判断,根据需要制定风险规避措施,对出现的及潜在的风险采取适当的应对措施。
(2)风险与问题跟踪
对于识别出来的风险与问题,项目经理应建立跟踪表或项目管理问题清单,跟踪风险和问题的处理结果,确保项目质量可控。
5项目监控
5.1监控内容
项目经理对项目的监控内容包含不限于:
进度计划、过程产物的质量、系统质量、工作量投入情况、客户满意度情况、问题的原因分析及解决情况等。
通过对项目进行监控,项目经理充分掌握项目情况,从而确保项目满足预期要求,按计划进行顺畅交付。
5.2监控方式
项目经理对项目的监控方式包含不限于下述方式,可以采用多种监控方式并用。
(1)项目内部沟通
项目团队内部之间的沟通交流。
(2)项目外部沟通
与客户的沟通交流,与供应商的沟通交流,客户满意度反馈信息,公司高层的意见表达等。
(3)项目过程产物
SVN配置库中项目文档情况,源代码库中系统代码情况。
(4)QA检查记录
质量保证人员对项目的检查记录、问题报告。
(5)项目工时填报
项目团队成员的工时填报信息。
5.3监控结果
项目经理通过对项目全面监控,获知项目整体进展状况,编写《项目周报》,按要求提交给PMO项目经理,汇报项目情况。
项目经理应根据风险与问题管理要求,识别项目中出现的问题及潜在的问题,对问题情况采取纠正措施或规避措施,建立《项目管理问题清单》并进行维护。
6相关文件
文档类型
文档名称
模板
1)会议纪要
2)工作备忘录
3)需求跟踪矩阵
4)项目变更表
5)项目状态变更表
6)项目周报
7)项目管理问题清单