内网OA办公系统解决方案.docx

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内网OA办公系统解决方案

内网OA办公系统

解决方案

XXXX科技有限公司

2016年06月

1、系统简介

涉密系统OA办公系统是专门为涉密机构定制的办公信息上传下达、信息采集汇总等需求提供的办公管理系统，可以将领导班子、相关部门及下属单位等相互相联，实现公文、通知、公告、请示的上传下达，实现基层数据的采集与汇总，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息系统，逐步将党政机关的日常办公管理规范化、标准化、科学化。

2、系统功能介绍

2.1系统门户

系统门户是以门户形式为政府部门提供统一、丰富的各类公共信息的展现平台，减少信息反复加载，提高对政务门户的利用。

另一方面，本系统还可提供给各个部门一个共享信息发布的区域，为各个部门的展示，工作经验的交流，公告信息的发布等共享信息提供支持。

OA系统功能图

2.2公文处理系统

电子政务协同办公系统提供的政府公文管理平台主要包括收文管理、发文管理、内部请示管理等，实现政府部门对公文流转的规范化管理，提高内部公文处理的速度，进而提高机关单位的办公效率。

2.2.1收文管理

实现了来文登记、拟办、批示、传阅、承办、转办等功能，通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，支持OFFICE电子文件的处理，可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。

并采用收文和待办事宜配合使用的办法，用户查看工作台中的待办事宜即可进行日常收文办理。

2.2.2发文管理

根据预先设置的公文办理流程，各环节的办理功能定义，可以实现公文的各项办理工作。

可以实现单位内部发文拟稿、公文审核、发文痕迹保留、公文传阅、公文签发、公文办理、公文归档、公文印发等功能。

可以与OFFICE文档编辑工具进行嵌入整合。

可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能。

可以添加多个附件，附件大小不限，被授权修改的附件内容编辑时自动开启WORD的修订功能。

同时根据各办理节点的权限设置，可以进行相应的抄送、流程转向、修改设置后续流程等操作，极大地满足日常公文办理中对于操作灵活性的要求。

发送者与接受者能够实现组织关联。

催办跳转：

对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办通知、跳转操作等功能实现，对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的要求。

提高公文流转办理的工作效率。

并采用待批待阅公文和待办事宜配合使用的办法，用户查看工作台中的待办事宜即可进行日常收文办理。

2.2.3内部请示

系统提供多种固定模板供用户使用，用户也可以自定义设置工作流：

自定义请示流程、请示类型和请示模板。

主要用于内部事项的申请，提供流程监控、跟踪、催办和查询。

支持审批过程寻呼和短信通知。

2.2.4档案管理

工作流流转后直接预归档：

此功能与工作流管理系统结合，支持公文流转和由表单定制子系统定制的电子表单流转后的直接归档；按照部门归档，档案文件归档到归档人或者档案管理员所在的部门。

上传文件预归档：

上传文件预归档是对客户端的各种档案文件进行上传文件归档，按照部门归档。

档案文件的修改：

提供档案管理员对于本部门已经归档的档案文件属性等基本信息可以进行修改功能，但对档案的内容任何人都无权修改。

案卷管理：

给档案管理员提供通过组合查询对本部门的档案文件进行组卷、拆卷和案卷的基本信息的修改。

档案文件检索和申请借阅：

拥有档案借阅权限的用户可以对系统中所有档案进行检索，检索按照组合条件进行，然后用户可以对检索到的档案文件提出借阅申请，等待档案管理员的审批。

档案借阅审批：

提供拥有审批权限的人员具有对已经被借阅的本部门档案进行审批。

对于通过审批的借阅档案可以赋予借阅人“普通借阅”和“特殊借阅”的权限，具有普通借阅权限的借阅者只能查看此档案的最终正式档案文件，具有特殊借阅权限的借阅者可以查看同此档案文件有关的所有工作流流转中相关的内容，包括档案文件的各个版本和审批意见等有关电子文档的内容。

公开的档案文件：

档案管理员在进行档案文件预归档的时候可以对档案文件的查看方式进行选择，对于保密级别低的文件可以选择为可公开的文件，归入相应的类别中，使每个普通用户可以在前台直接进行档案文件的查看。

档案文件的备份和移交：

系统中档案文件按照保存时间自动保存在档案服务器磁盘中年、月、日相应的目录下，便于进行档案的备份、维护和移交，支持定期的自动备份。

与其他档案软件的接口：

档案内容可以通过接口导入到国家档案局要求的档案管理软件中。

2.3日常工作平台

系统主界面上方有为用户提供的日常工作菜单，功能包括网络寻呼、工作日记、日程安排、我的任务、计划总结、我的便签、通讯录。

2.3.1个人信息

主要功能是为每个用户提供办公系统的个性化设置，包括个人的密码、联系方式、习惯的工作环境、喜欢的页面显示风格和喜欢的照片，方便提高工作人员自身的工作效率，更显人性化。

2.3.2个人建议

个人建议模块可以由系统管理员设置一些建议的类型，每个用户都可以在各自已经设定好的建议类型版面上提出自己建议，系统还提供了匿名提建议的功能，做到内部意见交流民主化、大众化。

2.3.3网上调查

主要功能是可以由系统管理员设置需要大家投票的内容，可以单选也可以多选。

大家投票后，可以用饼图显示统计出的投票结果。

2.3.4代办设置

委托代办功能是当用户碰到外出，出差等情况无法及时办理文件，则可以采用流程委托代办的方式指定其他用户代替自己办理。

代办的流程中会记录哪些步骤是某某人代替办理的。

当用户外出结束后可以自己撤消流程委托。

2.3.5网络寻呼

网络寻呼是一种方便的即时沟通和管理工具。

它以树状组织结构图形式显示寻呼列表。

实现在线实时交流，离线留言，工作任务提醒等功能。

可点击每人的名字了解到他（她）的照片和部门、职务、电话等基本信息。

发消息时可在列表中直接点人员或选择按组发送，并可挂若干文件作为附件。

不论对方在何地，数秒钟内在其屏幕上就会自动弹出窗口，显示您发的消息。

如对方不在线则可以同时发短信息到对方手机上，对方可以直接用手机回复短信到寻呼里。

方法和用普通手机回复短信一样，回复的内容会自动在收寻呼人的桌面上弹出寻呼窗口。

2.3.6电子邮件

电子邮件是日常工作中与外界交流的重要部分，系统提供了将任何支持POP3/SMTP的邮件集成至系统中的方式，可以不用登录各个邮件系统来查看邮件，简化了操作。

而且与系统特色之一―网络寻呼结合在一起，能够方便的将收到的外部邮件转发成寻呼至政务系统内部用户，实现内外信息的互联互通，提高了信息内外交流的效率。

同时还能实现将内外有价值的信息转至知识系统，加入到知识地图中，实现知识的积累和信息共享的目的。

2.3.7工作日记

用户每天可以随时记录当天的工作情况，还可方便的将工作任务、日程或便签生成工作日志，记录工作中出现的问题、汇报工作进展结果、总结工作心得，并可通过明天提示来提醒自己第二天的工作安排。

日后用户可以查询历史工作记录，并可将工作日志进行汇总，形成工作周报、月报等，方便进行工作总结。

领导可以查看所管辖范围内的用户的工作日志，并可作出批示、指导工作。

2.3.8日程安排

用户可以在我的日程中预定工作安排，并可预先设置固定提醒或循环提醒时间，通过系统或短信提醒自己重要的工作安排，使工作能够井井有条。

用户还可将自己的日程公开给设置好的公开范围内的人员，方便其他人了解当天的日程好进行相关的工作安排。

系统还提供了日程查询和汇总功能供用户对历史日程记录进行了查询和汇总总结。

2.3.9我的任务

实现上级管理部门/领导进行任务、工作分配和布置，承办人员/部门可随时汇报任务进展情况，领导即可随时动态掌握事情执行进度和情况，并可随时指导和批示。

系统还提供系统自动提醒、手机短信、人工催办等提醒方式实现对任务承办人员的催督，促使任务及时办理。

系统中“日志”、“日程”、“计划”、“任务”有效结合，可以通过工作任务自动生成工作计划和日程安排，也可以通过工作日记自动生成工作总结，并将工作总结作为任务执行结果进行汇报，领导可以通过汇总下属的计划形成任务。

2.3.10计划总结

计划分部门计划与个人计划。

可以按周、月、季、年四个时间段来做。

如果是职员则只需要做个人计划，做好后提交给领导审批。

领导还可以汇总职员的计划生成本部门的工作计划，并和个人计划一起上报更高级的领导。

领导可以修改下属计划中不合理的地方，系统自动通知对方，对方同意后计划开始生效。

当计划生效时将自动转化为任务，在执行时布置者和执行者中任意一方如要有变化：

例如修改内容、推迟时间、终止任务等，都需要另一方同意，系统会自动通知另一方。

另一方必须点击“同意”，该修改才能生效。

计划完成一项就填写进度为100，系统自动通知上级检查。

2.3.11我的便签

类似于日常使用的便签条，可以随时记录临时的事情或者有用的信息，并可导入到日记、日程，支持模糊查询，避免信息丢失或不容易查找。

2.3.12通讯录

电子通讯录实现各种联系信息的增加、删除、修改、导入、查询功能，其中导入功能可以接收由Excel等多种格式的通讯录文件，并能自由创建联系人组管理，将联系人设置为是否共享，方便单位内部联系信息共享。

同时通讯录与网络寻呼、短信平台、电子邮件实现紧密的结合，方便用户对各类联系信息的管理。

2.4公共信息

公共信息管理平台可以发布政府机关单位新闻、通知和内部期刊，要通过规定的审批流程进行审批才能发布在办公平台上显示。

各用户可以根据自己的实际需要自行进行栏目的分级设置，并根据管理规定设定各栏目相关的发布、管理权限，实现区人民政府内部新闻、通知公告、电子期刊等公用信息的综合管理。

2.4.1热点问题

可以发布热点问题供有关用户参阅、讨论。

有审批权限控制。

2.4.2领导动态

办公室可以把领导的重要活动发布到系统中让指定人员及时了解，有审批权限控制。

2.4.3政府新闻

可以发布本单位的有关新闻，有审批权限控制。

2.4.4内部事项

提供机关发布各种内部通知等事项的空间。

面向指定用户，并能提供完善的快速查询手段。

有审批权限控制。

2.4.5政策法规

可以建立本单位各种类别的规章制度和法律法规库，例如：

交通法、办公室管理、岗位责任、保密制度等。

再分类公布给指定用户人员，用户人员也可通过规章制度的查询功能进行查询，同时可统计阅读情况。

有审批权限控制。

2.4.6信息管理

信息发布平台可根据信息来源和分类自由定制信息栏目、发布信息，实时或滚动显示新闻动态、通知公告、电子期刊、制度、简报、公共信息等，并且涵盖了所有信息从起草、审阅、查询到统计的各个环节，信息发布之后会在政务门户和个人工作台上实时显示，用户能够快速获取最新的信息。

有审批权限控制。

2.4.7公告管理

可以帮助办公室或指定人员把有关新闻或简报整理编辑完毕，经过领导批准后发布给指定人员，也可以发布快讯，让内部工作人员及时了解到有关自己单位的信息和动态，发布的新闻内容格式可是Word、Excel、Html、各种图片，便于以后个人的再整理和收集。

有审批权限控制。

2.5行政管理

2.5.1会议管理

会议管理实现对会议室、会议及会议类型的自定义设置及管理，方便根据单位实际情况对会议室及内部会议等数据进行有效设置，并通过会议申请可实现资源预定、会议冲突检测、会议申请审批等，这样可以解决常见的会议室资源使用冲突和参会人员时间冲突；会议审批通过后可以以系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知参会人员，用户也可设置多种查询条件来模糊查询会议及会议详细信息；系统还提供图形化的资源占用示意图，会议室在什么时段被占用一目了然，方便管理。

2.5.2车辆管理

车辆管理实现对车辆类型、车辆档案、车辆归属的自定义设置及管理，方便根据单位具体情况对车辆的详细情况进行有效设置，并可通过用车申请实现资源预定、车辆使用冲突检测、车辆申请审批等；领导在派车调度中审批通过后即可通过系统提醒、寻呼、短信等多种形式通知司机和申请人员；工作人员或司机将出车详细情况通过出车记录录入至系统中，以便有备可查，而且在司机补贴统计中也可根据出车记录统计司机的出车补贴；单位使用私人车辆时，也可在系统的私车公用登记中录入使用的情况；车辆管理人员通过部门用车统计中可以很方便的根据时间段或部门等多种条件来统计司机或车辆的出车记录、里程、油耗等数据，便于统一管理。

2.5.3资产管理

实现对单位的各种资产及其使用周期进行有效的管理。

通过资产的种类、折旧年限等各种参数自由设置，方便多种资产登记入库管理；申请领用资产时通过时间冲突检测后，按照预定义的审批流程通过后，系统即会以多种提醒方式提醒申请人；申请人资产使用完毕，管理员通过资产归还来登记资产的使用结束；资产发生故障需要维修时，管理人员可通过维修管理记录资产的维修的具体情况，为折旧做参考；资产的归属权发生转移时管理人员可通过变更管理来实现。

2.5.4人事管理

建立内部人才管理库，保存内部各分中心机构人员基本信息。

提供人事调动、变动等相关的人员变动功能，并自动将工作变动经历记入人员的工作经历。

2.5.5用品管理

通过用品仓库管理、用品类别管理、用品详细资产管理对用品的存放、分类及详细信息进行有效的管理，并对用品从入库到出库一系列的登记入库、申请领用、调拔、库存查询、流水查询统计等实现全过程的控管，使管理人员轻松管理。

2.6系统管理

系统管理作为电子政务协同办公系统最为核心的模块，不仅能够实现常用的用户、组织、权限等管理功能，还提供了大量图形化、可视化的操作界面、菜单、首页、表单、查询等功能的定制，以及多种模板供管理员根据政府需求进行选择，满足系统管理的灵活设置、操作简单、方便易用的要求，减轻了系统管理员的工作负担，真正实现“高效管理、快乐工作”。

2.6.1用户管理

用户管理是用来维护用户基本信息和添加、删除组织机构中用户的功能模块。

管理员可以任意添加、修改、删除用户个人信息，还可以对用户进行所属组织机构（部门）和担任角色（职位）进行分配。

2.6.2组织管理

组织管理是用来维护系统中的组织机构信息。

组织机构以树型目录树的方式显示，一般以局机关或最高管理部门为根结点，下面设置各职能部门和分支机构。

在“组织管理”中系统管理员可以方便地添加、修改或删除一个部门节点及其相关内容。

2.6.3职务管理

系统管理员通过职务管理可以自由定义、添加、删除系统中的相关职务信息，在给组织机构分配角色时可以与用户实际情况一一对应，也可以给用户对应一个或多个已定义好的角色，系统支持身兼多职。

2.6.4权限管理

系统管理员根据用户不同级别在权限设置中设置用户可以访问系统的权限，只有赋予用户相关权限后才能在系统中进行与用户相关的操作。

2.6.5系统设置

系统设置主要是方便系统管理员对系统进行个性化设置，主要包括：

条件设置、链接设置、标志设置、IP限制、身份认证、登录页面、门户信息、系统模块等相关设置。

2.6.6日志管理

统计登录到系统的用户相关情况，记录系统登录用户的编号、姓名、所属部门、访问页面、访问IP、登录时间、退出时间等，并可按部门、人员、时间段等条件查询统计，方便系统管理员能够快速查询系统的各种操作，以便追踪非法入侵，提高系统使用的安全性。

2.6.7短语管理

在系统使用过程中，领导经常需要填写“同意”、“不同意”、“请某某阅”、“请某某部门办”等常用的意见。

为了减少用户的文字输入量，提高方便性，系统管理员可以把用户常用到的短语添加至短语管理中，并且每个用户也有自己的一个短语库，可以从系统管理员建立的总库中挑选一些自己常用的导入到自己的短语库里，用户在使用系统中任何需要输入文字的地方，都可以调出自己的短语库，然后在其中选择需要的短语，极大地提高了系统的使用效率和个人办公的工作效率。

2.6.8短信管理

短信管理是对网络寻呼中的短信发送情况的管理模块。

系统管理员可以对系统中的短信发送详细信息和费用情况进行查询、统计、查看，方便进行费用管理。

2.6.9公文设置

公文设置通过对公文类型、模板、字段、红头、稿纸以及使用手写批注用户范围的设置，使公文规范化管理，并且用户使用时可直接调用，提高了办公效率。

2.6.10回收站

与Windows里的回收站功能类似。

系统内的删除操作都只是逻辑删除，并没有真正将数据清除，只是保存在回收站中。

当数据需要恢复时可以通过恢复功能进行恢复；也可通过清空回收站对数据进行物理删除，数据就不能够再恢复了。

3、技术架构规划

涉密内网的OA系统需要和其他单位或者下属机构进行数据交互，OA系统既要从其他系统接收数据，也要向其他系统下发数据。

考虑到涉密系统的特殊性，特设定以下数据交互系统，如下图所示：

涉密内网OA系统与其他系统数据交互图

Ø数据上传服务器：

用于接收其他系统的数据，并对数据进行解密和密级比对，对于不适合传入OA系统的数据要进行丢弃和销毁处理。

Ø加密链路：

专门用来进行数据传递的加密链路。

Ø远端设备：

部署在远端系统一端，专门用来对用户数据的加解密使用。

3.1数据上传流程

数据上传，由远端系统发起，首先将数据加密，进入专门的加密通道，由涉密内网的数据上传服务器接收并进行数据解密和密级比对，不符合进入的数据在这里进行销毁和丢弃，可以进入的数据，由此传送至涉密内网OA系统。

数据上传流程图

3.2数据下发流程

数据下发，由涉密内网OA系统发起，首先将数据进行密级比对，不适合下发的数据不能下发。

可以下发的数据进行加密，进入专门的加密通道，由远端设备接收并进行数据解密，然后由此传送至远端其他系统。

数据下发流程图