项目文档管理制度Word下载.docx

资源描述

项目文档管理制度Word下载.docx

《项目文档管理制度Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《项目文档管理制度Word下载.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

项目文档管理制度Word下载.docx

指令

竣工文件

发票

行政文件

信函

申请

手册

标书

备忘录

保函

其他

检查报告

计划

索赔

答复

澄清

报表

项目制度

会议纪要

合同

勘测报告

设计文件

发放对象：

表2：

文档接收对象字段对照

发放对象

业主Client

项目组内部Internal

合作方Co-operation

分包商Subcontractor

政府部门Government

采购供应商Supplier

华为公司Huwei

其他Others

文档日期：

本字段6位数字，表明文档的发生时间，以便于查询和统计。

顺序编号：

本字段4位数字，系文档的顺序编号，此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。

文档密级：

本字段1位数字，表明了文档的保密级别。

0级代表机密，项目经理及其指定人员阅读

1级代表秘密，项目组核心成员阅读

2级代表内部公开，项目组所有成员阅读（司机保姆等行政人员除外）

3级代表公开，所有项目组干系人均可阅读（包括合作方、分包商、代理商、采购供应商）

例：

与业主的第一份会议纪要的编码：

MI-CL-0001-030521-1

2.文档的存放

项目文档分别建立电子和纸面件档案。

电子档案目录如下，通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限。

表3：

电子文档目录

0级目录

一级目录

二级目录

三级目录

四级目录

文件名

**项目

招标

业主招标

招标广告

招标书

招标书附件

分包招标

征询书

附件

投标

分包投标

分包商1

分包商N

华为投标

工程

技术

商务

采购

主合同

合同主体

合同附件

变更补充

监理合同

分包合同

设计分包

工程分包

上同

来往信件（与项目组外部）

与业主

来信

去信

与分包商

通知

纪要

公司内部

汇报

协调

工程实施

项目启动

项目任命

项目章程

项目计划

进度计划

资源计划

成本计划等

施工记录

施工日志

分包商

给业主

质量检查

整改报告

复查报告

材料设备进场

变更

工程成本

挣值报告

工程付款

成本分析

项目报告

状态周报

包括研发、工程各小组的项目组的状态周报等

跟踪PIP

跟踪问题

内部会议纪要

竣工验收

竣工验收记录

竣工验收文档

竣工图纸

竣工验收证明

技术资料

主设备

土建工程

外线工程

外购产品

纸面文档按文件的属性、密级分类存放，并填写《文件存放和访问控制表》（附件一）进行存放、借阅登记。

3.文档借阅

文档借阅流程如下：

（1）借阅人查阅文档编号清单（内部公开），确定所需借阅文档。

（2）向文档管理员提出借阅申请。

（3）文档管理员根据其身份确定阅读权限。

（4）判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内，若有权限则转（6）。

（5）若所借阅文档超过其阅读权限，需经PM批准。

（6）文档管理员填写文档借阅记录表。

（7）借阅人签署文档借阅记录。

（8）根据阅读权限或临时授权，开放文档纸面复印件供其查看。

（9）借阅文档需在指定时间内归还、不得拷贝。

4.文档审批

分为技术审批权限（初步审批）和签发审批权限（最终审批）两种。

（1）技术文档

各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限。

（2）财务及对外文档

是法定的权签人，所有财务文档、对外文档（与业主、分包商等的文档）必须由项目经理审批。

（3）工程文档

现场的施工经理、督导对于现场的设计、施工、进度、质量等拥有技术审批权。

5.文档流向

文档流向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档、文档负责人及文档的主要流向。

详见附表二：

《文档流向表》。

四、其他

本文未尽事宜，将由项目核心组解释或补充附件。

附表一：

文档存放和访问控制

1.1

文档名称或类型

存储设备

（或文件夹）

密级.

借阅人

借阅日期

归还日期

附表二：

文档流向表

名称

责任人

时段

流向

一、启动阶段

中标通知

业主

中标

代表处

合同谈判

业主、项目管理部

合同评审表

合同签定

项目管理部、地区部、代表处

项目组任命（实施阶段）

项目管理部

项目经理

项目干系人列表

控制经理

项目组、项目管理部、地区部、代表处

项目组、分包商、分包合作部

分包合同评审表

项目组、分包经理

项目日常管理规定

项目组、项目管理部

项目勘测设计计划

勘测设计经理

项目状态周报

项目内部干系人

二、计划阶段

项目实施管理工作策划

实施经理

项目组

项目分包管理工作策划

项目副经理

项目经理、分包合作部

项目质量管理工作策划

WBS结构

项目基准计划

项目管理部、代表处

项目人力资源计划

项目风险评估分析报告

项目预算

项目沟通计划

项目计划评审表

项目现场施工管理规定

项目质量安全管理规定

项目文档管理规定

项目信息收集文档一览表

项目经理、业主

详细设计文件

项目问题汇总表

三、实施阶段

华为设备施工方案

分包工程施工方案

配套设备施工方案

供应商

项目整体实施方案

安装环境检查表

华为设备软件检查表

华为设备实施经理

实施经理、项目经理

华为设备硬件检查表

分包工程检查表

分包工程实施经理

项目变更申请

项目变更汇总表

项目变更审批表

项目问题报告

项目组核心成员

项目工程周报

项目财务状况月报表

财务部

项目管理部、项目经理

项目预算变更申请表

项目管理部、财务部

项目预算变更审批表

项目经理、财务部

项目经理述职报告

四、关闭阶段

项目关闭计划

项目组，项目管理部

项目关闭阶段沟通计划

竣工报告

设备安装报告

系统初验证书

分包工程验收报告

项目决算表

财务部门

项目经理、项目管理部

项目评估报告

项目总结报告

分包商评估表

分包经理

项目经理，分包合作部

项目组成员评估表

项目组成员所属职能部门

客户满意度调查

项目经理，项目管理部，代表处，地区部

遗留问题汇总表

项目经理，代表处

重大遗留问题汇总表

遗留问题干系人列表

项目移交报告

项目内部移交报告

项目移交CHECKLIST

无

项目关闭CHECKLIST

展开阅读全文