兴德汽修管理软件设计说明书Word格式文档下载.docx

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按车辆归属性质来分类的，默认有私家车、公务车两类。

●客户来源

对客户来源进行一个归类，默认有临修、熟客、广告、定点。

●客户重要程度

默认有VIP、重要、普通。

●套餐标准服务项目

设定套餐活动的各项标准，有服务项目名称、工种名称、工时金额三个设定项目，可根据汽修厂的活动情况自行进行设定。

●会员类别

可对会员优惠率进行设定。

◆其他数据维护

●配件仓库维护

仓库增减、仓库名称修改。

●标准配件名称

系统自带的大量标准配件名称。

●标准维修项目

该处有系统自带的大量维修项目名称，所属工种名称，可对工时金额进行设定。

●标准保险项目、常用输入、系统操作历史记录、工具名称

这些项目的设定方式与上面所提到的相同。

2、系统设置

◆当前单位（或站点）信息

　　在这里输入单位的相关信息，结算打印单上将显示有关内容。

◆各种单号设置

在该处可完成系统所有单号的格式设置。

可选择是否自动生成单号、是否允许手动修改、以及单号的前缀、样式及编号长度。

◆各种提醒消息设置

提醒消息分为客户信息提醒和内部员工提醒两类，客户信息提醒采用短信发送的形式，内部员工提醒有短信提醒和系统提醒两种形式。

设置的内容包括：

（1）消息处理方式：

自动处理或手动处理。

（2）消息产生时间：

可设置提示生效的时间范围（金额范围）。

（3）消息内容模版：

用于编辑短信的内容。

◆系统提醒

主界面右边有｛系统提醒｝的模块（如右图所示），该处显示了各种提醒消息的条数。

点击每一项都可弹出窗口进行短息编辑、发送、查询等功能。

各种提醒的操作方式均相似，下面以保养提醒来加以说明。

点击上图的保养提醒，系统将弹出以下窗口：

该窗口显示了需进行保养提醒的车辆信息。

可在查询窗口根据条件进行查询。

保养提醒信息行显示了车辆的保养提醒时限、消息内容等，点击消息内容栏内的

图标，可查看到编辑的短信内容。

点击【短信】【群发】按钮，将弹出｛发送短信｝窗口。

可对短信内容进行编辑修改，视情况选择【处理】【暂不处理】【不再提示】按钮

◆业务报修相关

在该处设置业务报修相关的默认值。

◆配件管理相关

此处设置的内容有

（1）管理费以及加价率：

配件默认加价率（X）：

进价＋进价*X＝系统默认售价

配件管理费率（Y）：

进价*Y＝系统默认管理费

售价反推进价率（Z）：

售价－售价*Z＝默认显示的售价（该价格是不真实的，为了避免客户看到汽修厂的真实进价而设定）

（2）配件仓库维护

点击该按钮，在打开的窗口内可进行仓库的添加、修改、删除和导出操作。

（3）配件利润比

配件利润比的设置是为配件利润比报表设定一个规定值。

也就是配件的利润比达到什么比率算高利润比，低于什么比率算低利润比。

◆结算相关

勾选是否允许跳过材料审核直接维修结算。

◆其他设置

可进行报表打印、结算打印、打印说明的设置。

3、单位信息维护

在该窗口可对往来单位的信息进行维护管理。

单位类别分为：

修车客户、配件供应商、材料购买单位、保险公司、车辆生产厂。

点击【新增单位信息】，在弹出的｛单位信息新增｝窗口录入该单位的资料。

｛结算条件｝分为无限制、按时间周期结算、按金额上限结算、按时间和金额上限结算四类。

选择时间周期结算，则必须选择上次结算时间和结算周期。

选择按金额上限结算，则必须选择欠款上限。

选择时间和金额上限结算，则必须选择上次结算时间和欠款上限。

▲注：

该处设定的结算条件和单位欠款提醒的条件是关联的。

若单位的欠款情况达到结算条件时，系统将生成单位欠款提醒，提醒消息有效的天数在系统维护——系统设置——各种提醒消息设置处进行设定。

｛单位信息新增｝中“合同单位”是勾选项，意指是否与汽修厂签有合同，打上勾表明是合同客户，并显示“出示委托单”可供勾选，打上勾，则需要前来维修的客户出示委托单才允许以该单位的名义维修。

输入其他相关信息，勾选好单位类别。

点击【保存】，则单位信息新增成功。

在｛单位信息维护｝的大界面默认显示了所有单位的信息，可根据查询条件进行相关查询。

4、车辆信息维护

在该窗口默认显示了客户的车辆信息，可通过查询条件进行相关查询。

亦可通过【新增车辆】【修改】【删除】进行信息维护。

5、联系人信息维护

该窗口的操作方法与车辆信息维护的方法基本相同。

在此不做过多的讲诉。

6、公司部门维护

该窗口用于汽修厂内部部门的管理，

点击【添加部门】，弹出｛添加新的部门｝小窗口，在此处输入部门名称，选择上级部门，勾选是否允许基础上级部门权限，在权限明细窗口可以更明细的赋予部门权限。

点击【确定】，添加成功。

通过【修改部门】【删除部门】按钮可进行相关维护。

7、公司内部员工维护

员工的新增是建立在部门划分的基础上的，在该界面的左边显示了所设置的部门情况。

点击各部门的名字，右面界面将显示已属于该部门的员工资料卡，点击

，资料卡展开，可看到该员工的详细信息。

点击【添加人员】，弹出｛添加新员工｝小窗口，输入所属部门、员工姓名及其他信息。

若该员工是维修工则在｛工种设置｝处勾选其工种类别。

需使用软件的，输入登录密码，并在权限设置选项卡处赋予其权限。

▲允许继承部门权限

人员是按照部门进行管理的，勾选上允许继承部门权限，则该员工就具有了该部门人员共有的权限。

在此基础上还可以视情况赋予他其他的权限。

系统管理员

▲勾选系统管理员，则该员工就具有了系统管理员的所有权限。

在其他信息选项卡里，可设置结算优惠权限（按百分比）、登录状态、员工离职信息。

同样点击【修改人员】【删除人员】按钮可以进行相关操作。

8、短信设置

在该窗口的员工信息栏显示了所有的员工信息，每行员工信息的最右边有【短信设置】按钮，点击它将弹出｛短信设置经营情况｝窗口，可设置该员工是否接收短信、接收时间、接收频率、接收短信的内容。

其中，对于“禁用”勾选项，若打上勾，则该员工无接收短信权限；

若不打勾，则该员工有接收短信权限。

点击【修改】则保存成功。

9、系统操作日志

｛系统操作日志窗口｝可看到所有软件操作人员的操作记录。

记录详情、时间、日志类型、操作类型等信息。

加强了数据安全性，也为责任追究提供了依据。

主要流程篇

本软件是按照汽修厂的正规流程进行编写的，在车辆进厂后按照“车辆报修——配件领用——领料审核——结算打单——收付款登记”的主流程来进行。

注：

A.领料审核可选择是否跳过<

系统维护-系统设置-结算相关设置>

，其他的流程必须按照顺序进行。

B.若后序流程已经进行，要修改或删除前面的流程，必须先将后序流程删除。

某报修已结算打单，现要取消该车辆的报修，不能在车辆报修处直接删除此报修单，而要依次将结算、审核、配件领用单删除。

1、主要流程

◆车辆报修

进入车辆报修窗口

●新建

打开窗口，在默认的界面即可输入新建内容，也可通过【重填报修单】按钮，来新建单据。

工号：

工号可在【系统维护】—【系统设置】—【各种单号设置】进行初始设定。

选择是否自动生成，是否允许手动修改。

（1）在信息栏中填写相关的信息，如下：

注：

当输入已有的“车牌号”时，就会出现如图情况：

如果数据库里面有这个车的档案，那么它就会在下面的列表框里面显示出来，然后用鼠标双击该车，其它的信息就会自动填上。

当输完“车牌号”之后，请按【回车键】，光标就会自动跳至“车型”栏。

车型、车主姓名、驾驶员的与车牌号的输入方法：

若已有该信息，可输入汉字或汉字的首字母拼音，下面将弹出框显示符合条件的信息，点击该信息，它将自动在表格中生成。

若此前没有该记录，则

输入汉字点击回车键即可。

基本信息输入完毕，可根据情况填写附加信息。

（2）填写维修项目内容

在空格处输入“hqscp”，下拉菜单自动弹出该项目，鼠标左键点击该项目，它即出现在项目名称栏中。

确定主修人及其它信息。

新增维修项目

如果一个报修单有多个维修项目，当输入完一个项目时，将鼠标移至已输维修项目下面的空白处，单击鼠标右键，则生成一行空白栏，即可输入新的维修项目。

也可在输入完主修人信息时，点击键盘上的回车键生成空白项目栏。

信息输入完毕点击左上角【保存】按钮即可。

●查询、修改、删除

（1）点击窗口上方的【历史】或最左面的【报修单历史记录】按钮，窗口左边将展开｛报修单历史记录｝窗口

（2）通过车牌号/车型/单位的名称或拼音名、报修单号，可查看到该报修单的资料卡。

（3）点击资料卡上的【修改】，则系统返回到此单的详细界面，可进行修改操作，点击保存即可；

点击资料卡上的【删除】，则弹出“是否删除”的提示，选择“是”，则删除成功。

◆材料领用

进入材料领用窗口

打开窗口，在默认的界面即可输入新建内容。

亦可通过【新建配件领用单】按钮，来新建单据。

（1）通过输入领用工号、车牌号、单位/车主名称、联系人、联系电话检索到领用工号。

选择领用人、领用时间。

（2）在采购明细栏的配件编码处，通过配件名/配件名首字母，可找到该配件的信息，输入领用数量、领用单价（领用单价有一默认值，可根据情况进行修改）。

（3）新增领用项目

如果一个车辆要领用多种配件，当输入完一个配件信息时，将鼠标移至已输信息行下面的空白处，单击鼠标右键，则生成一行空白栏，即可输入新的配件出库信息。

如下图将信息输入完，然后点击左上角的【保存】按钮。

材料领用完成！

（1）点击窗口上方的【查看历史单号】或最左面的【配件采购入库历史记录】，窗口左边将展开｛配件采购入库历史记录｝窗口。

（2）输入供应商/采购入库单号进行查询，可查看到该入库单的资料卡。

（3）点击资料卡上的【修改】，则系统返回到此单的详细大界面，可进行修改操作，点击保存即可；

●查询配件领用单

进入维修配件领用窗口，单击左边的【配件领用历史记录】。

弹出历史记录窗口，在空格处输入信息，便可找到此张报修单，点击【修改】，在主界面将返回具体信息，即可修改。

点击【删除】，此单即被删除。

◆领料审核

领料审核这个步骤加强了材料出库的准确性，能够大大减少工作人员在忙乱中出现工作失误的可能。

在该窗口，点击【查看维修项目】按钮，将出现｛维修项目明细以及预计配件｝小窗口，可查看此车辆该次维修的维修项目、预计材料、已经领用的材料。

通过这些信息，来审核出库是否正确。

●维修领料审核

在维修工号栏通过领用工号、车牌号、车型或单位/车主名称搜索到需审核的单子，输入辅料费、审核意见，单击[审核通过]即审核完成。

●取消审核

若审核通过的单子需要取消审核，则在维修工号处同样搜索到该单子，点击【取消审核】按钮即可。

◆维修结算打单

●维修结算

在结算工号处输入信息（领用工号、车牌号、单位或联系人）搜索到需结算的车辆，系统将自动显示该车本次维修金额、维修项目信息、所用配件信息。

维修结算明细栏可查看到具体的费用情况。

在材料审核意见和结算备注处可输入相关信息。

点击左上角的【保存】按钮则结算完成。

●查看已完成结算的单据

查看已完成结算的单据，需将右上角的维修结算单勾选上。

然后在结算工号栏即可搜索到此单。

●取消维修结算

单据完成结算后，若根据情况需取消结算。

首先将窗口右上角的维修结算单勾选上，然后点击左上方的【取消结算】按钮。

●商务打印

商务打印结算单比结算打单多了工时优惠率、管理优惠率项目。

◆维修收款

●维修收款

通过维修工号找到要收款的维修单，窗口将自动显示本单正常的款项情况，操作人员可根据实际情况记录本次实际收款金额、少收金额，并选择票据类别和支付方式。

点击【保存】，本次收款成功。

●取消收款

将窗口右上角的“显示已收款车辆”勾选上，通过维修工号检索到需取消收款的单子，点击收款历史记录选项卡，点击收款记录行最右边的X按钮，即收款被取消。

◆进程跟踪

进程跟踪菜单栏下有完工时间登记、维修项目查询、客户查询以及在厂车辆的查询四个功能。

●登记维修项目完工时间

用于汽修工人登记维修项目的开始和完工时间。

在每一维修项目行最右边有【开始】【完成】【取消】三个按钮，通过点击便可进行相应的操作。

左边罗列了维修工人的名字，点击姓名，则左边界面显示的是该工人的所有维修项目的起始时间信息。

●维修项目查询

可根据维修工人或其他查询条件<

车牌号、车型或报修工号>

查询到维修项目的具体情况。

●客户查询信息

用于客户查询自己车辆的维修情况。

可在查询条件栏通过车牌号、报修工号和报修日期找到自己的车辆报修信息和维修状态。

●在厂车辆查询

进入在厂车辆查询，系统将显示所有在厂车辆信息，并统计总车辆数、维修中的车辆数和材料结算的车辆数。

2、业务接待部

◆车辆报修

请见“主要流程篇”。

◆材料报价、工时报价

这两个窗口主要用于查询价格，在查询栏输入条件即可。

3、配件部

库房日常工作最主要涉及的是配件管理这一功能模块。

在这一模块下可以完成配件的入库、领用、审核；

领用退库、销售退库、采购退库；

库存的盘点、报警、采购计划；

库存的调拨与报价以及库存查询。

◆配件入库

进入配件采购入库单窗口，

首先，选择采购员、入库日期、配件供应商；

其次，在采购明细处，输入配件相关信息；

若要录入多种配件的采购信息，则在输入完信息后，在该信息行下面的空白处单击鼠标右键，可生成空白的信息行，即可输入新增的采购内容。

最后，点击【保存】按钮，入库单即保存成功。

若制定了入库采购计划，当汽修厂按照计划购进配件后，可将该计划单上的配件信息直接导入入库单，若实际购进与计划略有差别，可做手动修改，减少工作量。

操作步骤：

（1）点击【导入采购入库明细】按钮，系统将弹出配件采购计划历史查询窗口。

（2）根据查询/高级查询找到需导入的计划单信息。

（3）点击【确定】按钮，此计划单上的内容即显示在采购入库单的采购明细中。

◆配件出库与配件审核

配件出库与配件审核请见“主要流程篇”。

◆领用退货、销售退货、采购退货

领用退货：

用于记录在库房领用配件后又退还配件的情况

销售退货：

用于记录将配件销售给客户，客户又退回配件的情况

采购退货：

用于记录汽修厂购进配件后，又将配件返还给供应商的情况

这三种窗口的操作方式基本相同，将基本信息输入完，在配件编号处选择配件，输入退货（库）数量和退货（库）单价，点击【保存】按钮，则退货（库）成功。

◆配件库存报警

可设置库存下限和库存上限值，当配件库存数量低于下限或者高于上限时，软件会自动生成系统提示，在状态栏也可查看到配件的库存状态。

保证库存数恰当，避免库存不足以及不必要的资金积压。

◆库存盘点

在库存盘点界面，可根据需求选择盘点的仓库、时间及其盘点范围，账面数量为系统自动生成，实物数为盘点人员实际清点货物所得数量。

在软件的下方会出现总盘点项目数、已盘点数、完成百分比。

盘点完成后点击【保存】按钮，则该此盘点单保存成功。

在库存盘点的界面有一个【导出到配件盈亏报告】的按钮，在盘点中若出现配件实物数与系统数有差别，即可点击此按钮，该配件的盈亏情况将自动导出到盈亏报告中。

例如上图的界面中，点击【导出到配件盈亏报告】，出现数量差别的配件ＰＰＡ则出现在盈亏报告中，点击【保存】，则该盈亏报告单制作成功。

◆损益报告

损益报告即配件盈亏报告，用于登记配件数量出现误差的情况，方便汽修厂分析原因，采取措施减少工作中的疏漏。

▲注意：

损益报告需要财务管理部通过损益审核后，系统配件数才会进行调整。

◆采购计划

用于登记配件采购计划，输入基本信息，在配件编码处选择预采购的配件名称，输入数量、单价，在合计处系统会自动生成该单配件统计金额数。

点击【保存】按钮，则采购计划单制作成功。

◆库存调拨（调拨入库|调拨出库）

用于汽修厂之间的配件借入、借出登记。

选择配件仓库，在配件编码处选择调入（出）的配件，然后输入数量、单价等信息，点击【保存】按钮。

◆配件报价

　　用于制作针对不同客户的配件报价单。

选择客户名称，在报价项目栏，根据配件编码选择配件，输入数量、单价等信息。

将所有配件信息填入完后，点击【保存】按钮，则报价单制作成功。

◆配件库存查询

在该窗口可根据配件编码、配件名称、车型、库存数量、库存仓库、仓位来找到符合相关条件的配件信息。

在窗口的下面系统自动生成记录数、库存总数量、库存总金额的统计数据。

在配件信息栏每一配件行均有名为【日志】的按钮，点击该按钮，将显示该配件的配件日志窗口，可根据时间进行进一步查询。

配件日志信息中出现的是符合该查询条件的配件入库、出库明细。

4、工具管理

◆工具入库

　　用于汽修厂购进新工具的登记。

在该窗口输入配件供应商、采购员、采购日期等信息。

在入库项目栏输入入库的工具名称、数量及单价，若该单还需增加其他工具，在最后一条记录的单价处按回车键盘，出现新增行，即可输入新内容。

入库单信息栏的“入库金额”显示的是所有工具的总金额。

信息输入完毕，点击【保存】按钮即可。

◆工具借出登记、工具退还

　　这两个窗口分别用于工具外借、归还的登记。

选择借具人（归还人）、借出日期（归还日期）、工具名，数量、说明等信息，点击【保存】即可。

◆工具报损

该窗口用于工具损坏的登记，操作方法同“工具借出登记、工具退还”。

◆库存工具查询

可查看到库存里所有工具的信息，通过查询栏可进行相关检索。

5、维修结算

本软件的结算模块下包括了：

维修结算打单、二次维修结算、维修结算统计三个功能。

基本操作请见“主要流程篇”。

●虚增维修项目和配件

在维修结算打单的窗口可以增加维修项目和配件，但需注意这种增加是虚增，实际并不存在这个项目的维修和配件的出库。

真实和虚增的可以区分，如下图，前面有★的即是虚增的内容。

◆二次维修结算

二次维修结算用于满足客户报假账的需求，二次结算的数据既不影响库存也不会影响财务。

其制单方法与正常结算的相同。

●二次结算单和正常结算单的区分

在结算单的右上角带*的，是二次结算单；

不带*号的，是正常结算单。

如图：

该单是二次结算单。

◆维修结算统计

该窗口显示了所有正常维修结算的信息，可根据查询条件进行查找。

系统在下方自动生成符合条件的车辆数、应收金额、优惠金额、实收金额的统计数据。

6、财务管理

财务人员一般用到的功能都在财务管理功能模块内。

该模块具体功能包括：

单车维修收款、配件销售收付款登记、配件采购收付款登记、单位收付款登记、配件损益报告审核、工具报损审核、日常开支登记管理、单位往来账查询、工人工时统计。

◆单位维修收款

◆配件销售收付款登记

该窗口用于配件销售收款和配件销售退库付款

打开窗口默认情况为配件销售收款。

将窗口右上角的配件销售退库付款勾上，如图：

，则窗口自动转换为配件销售退库付款。

在配件销售单处通过销售单号或购买单位搜索到要收款的单子，账单栏将自动显示应收、已收、优惠、未收金额等信息。

点击【费用明细】即弹出费用明细小窗口，可看到销售的配件具体情况。

收款明细窗口工作人员即可根据具体收款情况填写金额数据、票据类别和支付方式。

点击【确定】按钮，则收款单保存成功。

配件销售退库付款的方法同配件销售收款。

◆配件采购收付款登记

该窗口用于配件采购收款和配件采购退库付款

打开窗口默认情况为配件采购付款。

将窗口右上角的配件采购退货收款勾上，如图：

，则窗口自动转换为配件采购退货收款。

该窗口的使用方法同“配件销售收付款登记”窗口。

◆单位收付款登记

该窗口用于登记往来单位收付款情况。

通过输入单位名称，找到需查询的单位，账单窗口将显示该单位与汽修厂所有的资金往来信息。

该窗口可通过打勾选择显示配件采购、工具采购、配件销售、维修结算账单中的一类账单或几类账单，亦可勾选仅显示未完款的账单，来检索到所需的信息。

●收/付款操作

在收付款明细栏下工作人员可根据实际情况填写收/付金额、少收/付金额，选择票据类型和付款方式。

●收/付款记录的删除

点击【收/付款历史记录】选项卡，可查看到该单位的款项历史记录，选择要删除的收/付款记录行，点击该行最右边的X按钮，出现删除确认信息，选择“是”，则删除成功。

◆配件损益报告审核

配件损益表需进行配件损益审核。

审核通过，系统会对出现误差的配件数量进行调整，使系统数与实物数保持一直。

审核未通过，则系统数量不会变更。

通过查询条件找到要审核的盈亏单号，在盈亏信息中将显示符合条件的信息。

通过点击按钮【通过】或【不通过】，审核状态栏便转换成相应文字。

◆工具报损审核

该窗口用于工具报损单的审核，其操作方法同配件损益报告的审核。

◆日常开支登记管理

用于汽修厂日常开支的登记管理。

点击【新增日常收支】按钮，弹出｛日常收支新增｝小窗口，选择收支类别，输入收支费用、单据号、经手人、收支日期等信息，点击【保存】，弹出保存成功提示，再按【确定】。

新增收支记录成功，且小窗口自动关闭。

回到｛日常收支管理｝大窗口。

在大窗口可按查询条件找到相关的收支信息，显示在收支信息栏。

每一行收支信息栏后有【修改】按钮，点击它可对相关信息进行修改操作。

系统会在窗口下面生成统计数，统计的即是收支信息栏中的所有金额情况。

◆单位往来账查询

该窗口可查询到所有单位的账目情况，默认情况显示的是所有往来单位的信息。

可在查询栏输入相关条件进行检索。

点击单位信息行最右边的【明细】按钮，即可弹出｛单位账单明细｝小窗口，在小窗口中也可通过查询条件，进行该单位财务信息的进一步检索。

◆工人工时费提成

在该窗口可查询到工人工时费提成情况，在查询栏输入相关信息进行检索，下面的工时统计信息栏显示的即是符合条件的信息。

工时汇总栏可看到汇总的客户工时费、工人工时费、工时成本和利润。

7、售后服务

售后服务模块包括：

客户回访（维修售后回访、客户