无锡滨湖区万达广场招商大会执行方案文档格式.docx
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商务局、工商、税务等
局长、副局长
集团相关领导
集团高级总裁（副总裁）
集团商管公司总经理
集团商管公司常务副总
万千百货总经理
无锡公司领导
项目公司总经理
项目公司副总经理
无锡报业集团、
无锡广电集团
由企划部负责邀请
领导、主编、记者
商管目标商家
由招商部负责邀请
320人
万千目标商家
由万千百货负责
300人
主持人
公关公司负责邀请
1人，女
合计：
2、活动议程：
14：
00之前所有准备工作到位、工作人员到场准备；
00-15：
00媒体及嘉宾、贵宾签到。
签到期间，主席台循环播放万达商业广场形象VCR，贵宾、嘉宾、客户可凭请柬内附的礼品券至签到处领取礼品。
（嘉宾进入会场休息，贵宾引入贵宾休息室），工作人员与万达广场及万千百货意向商家洽谈。
15：
05开场节目（开头片20s，鼓舞12人）；
05-15：
10主持人开场、会议正式开始，主持人介绍到场嘉宾；
10-15：
15集团副总裁致欢迎辞，对万达集团品牌做概述；
15-15：
25滨湖区政府领导发言，对滨湖区的投资环境和区域发展做简明阐述，赞同无锡万达广场的规划和发展前景；
25-15：
40万达商业管理有限公司领导阐述万达广场及步行街概况；
40-15：
55万千百货股份有限公司领导对万千百货做全面介绍；
55-16：
05商家代表发言（万达广场和万千百货商家各一、每家5分钟）；
16：
05-16：
10文艺节目（活泼、时尚、有品位，如现代芭蕾舞等）；
10-16：
20标杆性品牌现场签约仪式；
（每批10-12家分两批签约）；
20-16：
25祝酒仪式；
25-16：
30文艺节目（大气喜庆歌舞类）；
30-17：
00商务洽谈及媒体采访
六、活动物料：
■预计物料：
公关公司
现场布置制作---活动当天
路旗
环湖路路旗
只
100
升空气球
升空气球，酒店大门口，红色灯笼球
8
升空气球，门楼外，红色灯笼球
12
酒店门口
背景板2个
个
2
气模拱门
红色气模拱门，15米跨度
1
酒店内路旗
40
横幅
道路上方横幅
大楼墙面喷绘
大型墙面喷绘
平方
300
两侧文化墙
转弯后两侧文化墙加门楼内侧文化墙
400
路顶头主题墙
顶头主题墙
门楼
西楼入口门楼
现场地毯
红色全新地毯，铺设会场及通道
平米
1000
鲜花罗马柱
通向主会场道路两侧，提升档次，营造气氛
套
端头
主题墙
文化墙
右侧隔断文化墙
30
一楼半喷绘
一楼半墙面
20
贵宾室背景
贵宾室背景
会场文化墙
会场内、外文化墙
平米
500
会场内主题墙
150
舞台
舞台长24，深度14，高5，背景80平方LED
室外导向设备
停车处，主会场的导向，引导作用，画架制作
3
演讲台
含高档讲台花，LOGO制作，仿红木讲台
现场绿化
各个区域的绿化布置，含一叶兰，绿喽等
现场布置
含树木包裹及装饰
其他费用
休息处桁架效果图，导向等
祝贺花篮
三层高档花篮飘带文字
签到部分
签到背景
特装
60
签到处布置
签到桌子2张，含红色桌布，红色台围，名片托盘等
张
签到本笔
水晶签到本，金色签到笔
AV设备
专业音响
专业音箱,含功放,话筒,专业调音师
外请礼仪
摄影
专业相机及专业人员拍摄，制作影集
位
摄像
专业机及专业人员拍摄，制作DVD光盘
无锡电视台主持人
礼仪小姐
专业礼仪，身穿红色旗袍，统一身高，面容靓丽，身材苗条
18
迎宾表演
小提琴
6
开场表演
鼓舞
祝酒后表演
女子新民乐团
其他
胸花
双支洋兰制作，嘉宾飘带
朵
80
其他相应东西
无锡商管公司负责部分
酒店场地预定
用于活动场地（1个大会议厅，2个贵宾厅）
万达商管宣传片
用于说明万达商业成功经验
万达广场新闻通稿
用于记者见面会
邀请函
800
用于招商大会时发出邀请
政府领导讲演稿
集团领导发言稿
（PPT文件）
万达商管公司领导发言稿
发言人待定
商家代表发言稿
发言人待定，稿子由无锡商管招商部写稿（3分钟内）
七、媒体计划及费用预算：
1、推广手段：
以现场活动为主，利用报纸软文投放。
注重后期软广深度报道（商家互动访问），制造舆
论，通过媒体放大活动辐射力和影响力。
2、媒体组合：
以报媒宣传为主，以现场气氛布置为辅，以媒体记者互动，延续报道为补。
前期媒体预热
媒体名称
形式
主题内容
执行日期
备注
江南晚报
半版
招商火热进行中
无锡日报
招商大会盛大启幕
当日及持续宣传
报广
整版
新闻报道加软文
千余品牌商户齐聚万达广场，无锡商业进入新格局
无锡商报
现代快报
整版软文
千余品牌商户齐聚万达广场，业态介绍
电视
无锡新闻频道
新闻报道
无锡经济频道
广播
无锡交通台
无锡经济台
网站
太湖明珠网
二泉网
现场直播、专题软文
记者接待
报社、电视台15人
招商大会活动报道
3、物料预算：
八、工作分工及时间节点安排
企划类
计划报批阶段
制定活动策划方案、提报、跟进审批
12.12前
制定媒体计划方案、提报、跟进审批
制定费用预算方案、提报、跟进审批
4
进行公关公司招标并定标、提报、跟进审批
组成招标小组
5
签订公关公司、媒体广告公司合同
前期准备阶段
制定活动执行细案
7
制定媒体组合执行方案
联系酒店、洽谈、签订合同
9
拟定活动文案
（1）
万达集团及商管领导讲话稿
（2）
无锡商管现场PPT演示稿
（3）
政府领导现场讲话稿
（4）
现场主持人串词
（5）
活动新闻通稿
（6）
媒体采访提纲
（7）
报纸广告设计
（8）
报纸广告软文稿
（9）
媒体人员邀请名单
（10）
设计户外广告媒体平面广告方案
（11）
设计活动现场内部气氛布置方案
10
活动相关物料准备
场内、外形象展板展板文字内容
场内、外形象展板设计、制作
舞美设计、主背景板设计
邀请函设计、印刷、发放
企划部设计、制作招商部负责发放
发言台包装
电子显示屏横版和竖版各一款）
签到簿封面、签到处桌牌设计及制作（10.4cmX19.6cm，横版）
贵宾指示牌1款（画架+KT板金属包边）
指示牌
舞台两侧的耳板
签到处背景板
（12）
集团领导、政府领导、VIP商户桌牌
（13）
现场拱门布置
11
现场音频、视频资料
万达集团宣传视频资料
万达商管宣传视频资料
节目音效、领导登场音效、签约音效、主持人登场音效、活动结束音效
其他事项
签约桌椅及红色绒布
签约文本、签字笔（数量根据商家数量而定）
签约商家（请确认数量）
签约桌牌（数量根据商家数量而定）
托盘、红酒、酒杯（数量根据商家数量而定）
13
媒体投放
报纸媒体投放
14
活动现场舞美布置
投影仪2台及相关联接设备
会场用电专用电缆（用于现场各种设备供电）
舞台及台步（酒店和公关公司各提供一部分）
舞台红地毯
TRUSS舞台架
背景板及两侧耳板
音响设备
现场灯光
架设追光灯（舞台架做支撑面）
灯光师4名（两名追光专用）
特效音响播放1人
摄影师1人
音视频播放人及协作人员
（14）
会议开始前设备检查人员
（15）
无线对讲机4台
（16）
场内、外形象展板布置
15
大会议厅布置
电子指示牌画面1款（3：
4比例，横版）
签到处桌椅一套及红色绒布
酒店
签到处签到簿、签到桌牌及签字笔、签到背板、签到盆花
16
现场观众区布置
活动布场摆台
领导及嘉宾的座次安排
发言台台面鲜花（1盆）
发言台、发言台画面包装及桌麦
演员、礼仪更衣室一间
三个无线麦克
项目推介使用的笔记本、鼠标、电源线等共2套（一台备用）
商业洽谈区桌台、桌椅及红色绒布、茶水
洽谈区红地毯
茶歇区布置及糕点饮料
17
参与人员安排
主持人邀请
迎宾人员安排
媒体记者邀请
现场场地布置检验
现场物料检验
现场音效检验
现场视频播放检验
现场灯光检验
现场摄像检验
贵宾区、茶歇区、洽谈区布置检验
19
活动排练预演
主持人现场排练
建议下午13：
节目排练
演员下午13：
30左右到场
现场媒体记者接待
21
现场流程确认
22
现场流程最终确认
活动现场协调
23
现场协调
现场物料协调
现场音效协调
现场视频播放协调
现场灯光协调
现场摄像协调
贵宾区、茶歇区、洽谈区布置协调
24
组织媒体采访
媒体采访政府领导
媒体采访万达领导
媒体采访品牌代表
活动结束
25
现场撤展
招商类
前期
26
整理客户名单
初次电话联系
确认参与意向
发送邀请函
二次电话跟进
确认收到邀请函
三次电话确定
确认是否能来
最终确认现场签约仪式品牌名单、人数
最终确认到场具体人数
VIP客户名单（进入贵宾厅）
摆放桌牌的客户名单
上台发言商家名单
参与现场发言的商家代表前期沟通
确认参与商家名
参与媒体见面会指定商家前期沟通
活动进行中
27
现场客户接待
门口接待4
招商部组织安排
签到处接待4
人员1名提前提醒礼仪贵宾到场时间
会场接待人员4
工作人员引导嘉宾领导入场
洽谈区域人员安排、与商家互动
28
落实人员协调商户离场
29
汇总招商大会意向名单及效果反馈
表单制作
行政后勤类
确认领导名单
确认与会政府领导名单
确认与会集团领导名单
31
领导接待
协助指挥部接待政府领导
接待集团领导（接机、住食安排）
32
招商手册、碟片、宣传片物料整理运现场、安排装袋、管理、发放
33
现场茶歇果汁购买
34
签到区接待人员安排、安保人员安排
35
接洽酒店，准备好所需提供会议所有设备
物业工程部协助
36
根据现场情况，落实酒店停车位
37
设备调试
笔记本电脑准备2台
所有设备试运行
38
组织活动前试场、彩排
全体参与
39
引导礼仪人员为领导、嘉宾佩戴胸花
领导讲话PPT操作
41
现场拍照
42
协调酒店进行茶歇布置
43
把控、拨付现场临时开支
现场记者招待费（需提前预支）
44
协助领导公关组接受媒体采访
45
组织离场
协调领导组落实政府代表离场
落实集团领导离场
落实VIP商户离场
落实现场媒体记者离场
46
现场进行酒店余款拨付
晚宴
47
参加宴会领导名单
协调领导组落实政府代表
协调领导组落实集团代表
汇总商户代表
48
晚宴接待
49
九、组委会名单及联系方式
组委会小组
职务
联系电话
职责
指挥组
组长
负责活动整体把控及监督
副组长
执行各组工作
执行策划组
企划部门
负责活动的全程策划执行（会议现场和媒体见面会现场）
文字内容拟定、现场气氛布置、活动流程把控、媒体记者的邀请
组员
领导公关组
行政部门
负责滨湖区区政府、集团领导的邀请
协助滨湖区区政府、集团领导的邀请
协助进行滨湖区政府、集团领导的邀请
现场及后勤组
物业保安
1、来宾的接机和下榻酒店住宿、用餐安排；
2、活动现场全程把控论坛相应物资筹备及供应、装袋，嘉宾接和送、交通工具的调配、现场接待引导、用餐、次序维护、安保工作
3、签到处人员安排
4、现场拍照
财务组
财务部
负责把控活动进行的所有费用开支（现金预支管理，酒店租赁、记者车马费等费用）
接待组
招商部
1、全程把控品牌商家代表邀请；
执行商家代表等活动现场陪同，项目现场接待工作。
2、洽谈区工作安排、管理、执行
公关公司执行人员
工作范畴
活动整体策略把控、策划活动监督、指导与执行
客户服务、音效及视频播放
活动现场协调、灯光、摄影摄像工作安排
礼仪工作调配及安排、节目催场
现场灯光、音效及视频播放
活动文字资料
创意指导、活动物料设计
现场音响、物料设计
物料制作及安装
升级会员 