MBA管理辅导之控制.docx

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MBA管理辅导之控制

2003MBA管理辅导（11）控制

 　　控制

所谓控制，就是按照计划标准衡量计划的完成情况和纠正计划执行中的偏差，以确保计划目标的实现，或适当修改计划，使计划更加适合于实际情况。

第一节控制的基本概念和类型

控制是监视各项活动，保证组织计划与实际运行状况动态适应的管理职能。

控制工作就是按照计划标准衡量计划的完成情况和纠正计划执行的偏差，以确保计划目标的实现，或适当修改计划，使计划更加适合于实际情况。

在现代管理活动中，管理控制工作的目标主要有两个：

（1）限制偏差的累积。

（2）适应环境的变化。

（1）限制偏差的累积。

一般来说，工作中出现偏差是不可避免的。

但小的偏差失误在较长时间里会积累放大并最终对计划的正常实施造成威胁。

因此管理控制应当能够及时地获取偏差信息。

（2）、适应环境的变化

制定出目标到目标实现前，总是需要相当一段时间。

在这段时间，组织内部的条件和外部环境可能会发生一些变化。

需要构建有效的控制系统帮助管理人员预测和把握这些变化，并对由此带来的机会和威胁作出反应。

管理控制的特点都有哪些？

１、管理控制具有整体性。

这包括两层含义：

一是管理控制是组织全体成员的职责，二是控制的对象是组织的各方面；

２、管理控制具有动态性；标准、方法不能固定不变，应动态，提高适应性及有效性；

３、管理控制是作为人的控制并有人来控制：

首先是对人的控制，要靠人来完成执行；

４、管理控制是提高职工能力的重要手段：

不仅是监督，更重要的是指导和帮助。

除了目的性这一突出的特点外，管理控制还具有以下几个特点：

（1）管理控制具有整体性

（2）管理控制具有动态性

（3）管理控制是对人的控制并由人执行控制（4）管理控制是提高职工工作能力的重要手段

控制的类型

根据控制获取的方式和时点的不同而将管理控制划分为前馈控制、现场控制和反馈控制三类：

前馈控制是在工作正式开始前对工作中可能产生的偏差进行预测和估计并采取防范措施，将可能的偏差消除于产生之前。

简述前馈控制的优点及其困难

答：

前馈控制的优点有：

由于在工作开始之前进行，避免了事后控制对已铸成的差错无能为力的弊端。

由于是在工作开始之前针对某项计划行动所依赖的条件进行控制，不是针对具体人员，因而不易造成对立面的冲突，易于被职工接受并付诸实施。

前馈控制的困难在于：

需要及时和准确的信息，并要求管理人员充分了解前馈控制因素与计划工作的影响关系。

一、预先控制：

工作开始前对偏差进行预测和估计，并防范（如规章制度的制定）

１、优点：

1）可防患于未然；2）适用于一切领域所有工作；

3）针对条件的控制，不对人，易于被接受并实施；

2、缺点：

1）大量准确信息；２）对过程了解；3）及时了解新情况及问题；

在工作正在进行中所施与的控制，叫现场控制，也称为同步控制或同期控制。

简述现场控制及其类型

答：

在工作正在进行的过程中进行控制，叫做现场控制。

它有监督和指导两项职能。

监督是指按照预定的标准检查正在进行的工作，以保证目标的实现。

指导是指管理者针对工作中出现的问题，根据自己的经验指导下属改进工作，或与下属共同商讨矫正偏差的措施以便使工作人员能够正确地完成所规定的任务。

二、现场控制：

工作进行中（管理者亲临现场）主要职能：

监督：

按预定标准检查；指导：

据自己经验指导，或共同商讨解决；

优点：

有指导职能，可提高工作能力及自我控制能力；

缺点：

1）受管理者时间、精力、业务水平的制约；2）现场控制的应用范围较短；

３）易形成心理上的对立；因此不可能成为日常性的控制办法，只能是其他方法补充。

简述现场控制的弊端。

答：

1）容易受到管理者时间、精力、业务水平的制约。

2）应用范围较窄。

3）容易在控制者和被控制者之间形成对立。

反馈控制是在工作结束或行为发生之后进行的控制，故常称为事后控制。

（传统的控制方法多属于事后控制！

）

三、事后控制：

工作结束之后进行的控制（不合格产品进行修理）注意力集中于结果上，矫正今后活动。

优点：

总结规律，为进一步实施创造条件，实现良性循环，提高效率；

最大弊端：

实施措施前，偏差已产生。

有效的控制工作一般由三个方面的工作组成：

（1）建立控制标准

（2）衡量偏差信息（3）采取矫正措施

控制工作的基本要素有哪些？

１、控制标准：

是前提，依据和尺度；

２、偏差信息：

与标准要求偏离的信息，是工作的重要环节；

３、矫正措施：

据信息分析原因，采取行动；目的：

纠正偏差，保证计划顺利进行

从逻辑关系上说，制定计划本身实际上构成控制过程的第一步。

但由于计划相对来说都比较概要，不可能对组织运行的各方面都制定出非常具体的工作标准。

一般来说，计划目标并不可能直接地用作控制的标准。

因此，需要将制定专门的控制标准作为管理控制过程的开始。

第二节制定控制标准

一制定控制标准是控制工作的起点。

什么样的控制才是有效的，它应满足如下基本特征的要求：

（1）简明性

（2）适用性（3）一致性（4）可行性

（5）可操作性（6）相对稳定性（7）前瞻性

简述工业企业常用的控制标准。

答：

1）时间标准。

如工时、交货期等。

2）数量标准。

如产品数量、废品数量等。

3）质量标准。

如产品等级、合格率等。

4）成本标准。

如单位产品成本等。

二制定控制标准的过程和方法

（一）确立控制对象

（二）选择关键控制点（三）制定控制标准

（一）确立控制对象：

进行控制首先遇到的问题是“控制什么”，一般地，影响组织目标成果实现的主要因素有：

（1）环境特点及其发展趋势

（2）资源投入（3）活动过程

（二）选择关键控制点

对关键点的选择，一般应统筹考虑如下三个方面：

（1）会影响整个工作运行过程的重要操作与事项。

（2）能在重大损失出现之前显示出差异的事项。

（3）若干能反映组织主要绩效水平的时间与空间分布均衡的控制点。

（三）制定控制标准

控制标准可分为定量标准和定性标准两类。

任何一项具体工作的衡量标准都应该从有利于组织目标实现的总要求出发来加以制定，制定控制标准常用的方法有：

（1）统计计算法

（2）经验估计法（3）工程方法

简述控制标准的制定要求

答：

1）便于对各部门的工作进行衡量。

2）有利于组织目标的实现。

3）应与未来的发展相结合。

4）应尽可能体现出一致性。

5）应是经过努力可以达到的。

6）应具有一定的弹性。

制定标准的方法有哪几种？

１、利用统计方法来确定预期结果：

统计性标准，也叫历史性标准，是以分析反映企业经营在各个历史时期状况的数据为基础来为未来活动建立的标准。

历史性标准统计资料作为某项工作确定标准具有简便易行的好处，但是据此制定的工作标准可能低于同行业的卓越水平，甚至是平均水平

２、根据经验和判断来估计预结果，根据评估建立标准：

要注意利用各方面的管理人员的知识和经验，综合大家的判断，列出一个相对先进合理的标准。

３、工程（工作）标准：

工程（工作）标准是根据通过对工作情况地形客观地定量分析来制定的。

第三节衡量实际工作

假如企业经营活动中的偏差都能在产生之前就被发现，管理者就可以预先采取必要的措施，并取得良好的效果。

这是一种理想的控制与纠偏的方式，但并非所有的管理人员都有卓越的见识能预估出问题，在客观条件的限制下，最满意的控制方式就是：

必要的纠偏行为能在偏差产生之后迅速采取。

为此，要求管理者及时掌握能够反映偏差是否产生并能判定其严重程度的信息。

一、确立适宜的衡量方式

（1）衡量的项目

（2）衡量的方法（3）衡量的频度（4）衡量的主体

信息要能有效的服务于管理控制工作，需要符合以下三项基本要求：

（1）信息的及时性

（2）信息的可靠性（3）信息的适用性

（对信息的这三个基本要求要深入体会）

简述管理人员获得控制信息的方法。

答：

1）亲自观察。

2）分析报表资料。

3）召开会议。

4）抽样调查。

衡量工作成效是以预定的标准为依据来进行的，这就出现了一个问题：

偏差到底是执行中出现问题还是标准本身存在问题呢？

检验标准的客观性和有效性，是要分析对标准执行情况的测量能否取得符合控制需要的信息。

第四节鉴定偏差并采取矫正措施

对实际工作成效加以衡量后，下一步就应该将衡量的结果与标准进行对比。

如果有较大的偏差，则要分析造成偏差的原因并采取矫正措施；如果没有偏差，则宜首先分析控制标准是否有足够的先进性，在认定标准水平合适的情况下，将之作为成功经验予以分析总结，以用于今后的或其他方面的工作！

一、找出产生偏差的主要原因

实际上并非所有的偏差都会影响企业的最终成果，有些偏差可能是由于计划本身和执行过程中的问题造成的，而另一些偏差则可能是由于某些偶然、暂时、局部性的因素引起的，从而不一定会对组织活动的最终结果产生重要影响。

因此，在采取纠偏措施之前，必须首先对反映偏差的偏差的信息进行评估和分析。

二、确定矫正措施实施的对象

在管理控制过程中，需要予以矫正的可能不仅是企业的实际活动，也包括指导这些活动的计划或事先确定的衡量这些活动的标准。

矫正措施的实施对象可能是组织所进行的活动，也可能是衡量的标准，甚至是指导活动的计划。

三、选择适当的矫正措施

在控制措施的选择与实施的过程中，管理者需要注意的问题主要如下：

1、保持矫正方案的双重优化

2、充分考虑原有计划实施的影响

3、注意消除组织成员对矫正措施的疑惑

简述纠偏方案的双重优化。

答：

第一重优化：

纠偏的的成本应小于纠偏可能带来的损失。

第二重优化：

在第一重优化的基础上，通过对各种纠偏方案的比较，找出其中追加投入最少，成本最小，解决偏差效果最好的方案来组织实施。

调整计划目标或控制标准的原因是什么？

答：

1）计划本身问题：

原先的计划或标准制定得不科学，在执行中发现了问题。

2）环境发生变化：

由于客观环境发生了预料不到的变化，原来被认为是正确的计划不再适应新形势的需要。

四、有效控制的原则

为了使控制工作做的更加切实有效，这里对管理控制中一般需要注意的几条原则概括如下：

1、控制应该同计划与组织相适应2、控制应该突出重点，强调例外

3、控制应该具有灵活性、及时性和经济性的特点4、控制过程中应避免出现目标扭曲的问题5、控制工作应注意培养组织成员的自我控制能力

（一）、控制应该同计划与组织相适应：

１、不同计划不同特点：

控制所需信息各不相同；

２、控制应当反映组织结构类型和状况，并有健全的组织结构来保证；

控制必须由健全的组织结构来保证的含义是什么？

答：

1）渠道畅通：

要能在组织中将反映实际情况和工作状态的信息迅速地上传下达，保证联络渠道的畅通。

2）责权分明：

要做到责权分明，使组织结构中的每个部门、每个人都能切实担负起自己的责任。

（二）、控制应当突出重点，强调例外：

１、控制要突出重点：

不可能面面俱到，找出最能反映体现成果的关键因素控制；

２、控制应强调例外：

１）、着重于意外：

可集中精力解决问题；２）、对例外的重视程度：

不仅依大小而定，要考虑实际情况；３）、必须与关键问题结合起来；

（三）、控制应具有灵活性、及时性和经济性的特点：

１、灵活性：

控制系统能适应主客观的变化，持续地发挥作用，与计划一同变动；

２、及时性：

要注意信息收集和传递必须及时，才能及时纠偏，否则不起作用，甚至消极作用

３、坚持适度性，注意成本：

投入也大未必导致计划更顺利地实施是；

控制应具有客观性，精确性和具体性的特点：

客观性只是实事求是，精确性指信息无误，具体性指尽量具体说明；

五、控制工作应注重培养组织成员的自我控制能力：

控制工作注重培养组织成员的自我控制能力有哪些好处?

优点：

1）、有助于发挥职工积极性及创造性；

2）、减轻管理人员负担；减少企业控制费用的支出

3）、有助于提高控制的及时性和准确性；这并不意味对职工放任自流，工作目标应服从于总体目标，