万科物业项目顾问册顾问书模版10入伙管理册文档格式.docx
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与业主的衔接主要是协助业主顺利完成入伙手续的办理，与发展商的衔接则主要是协助业主解决有关工程或其他方面的遗留问题，从而保证业主买的放心、住的舒心。
入伙工作主要包括入伙接待、资料管理、房屋验收、收费管理和钥匙管理五部分。
为确保入伙工作的品质，应确定相应的工作流程和责任人。
在管理处经理的统一协调指挥下，各部分人员既分工又相互协作，共同完成入伙工作的整体运作。
资料管理是入伙管理的重要内容。
《业户手册》、装修管理资料为管理处内部编制资料，该类资料内容应符合国家和地方政府相关政策、法规、条例等。
业主资料属保密资料，由资料管理员进行专项管理。
管理处经理以上人员或其授权人员因工作需要，办理相关借阅手续后方可查阅。
费用收取应符合政府物价部门的相关规定，各项收费应有明确依据以备顾客咨询。
（二）入伙工作管理程序
为保证小区业主的顺利入伙以及入伙后各项物业管理服务工作的正常开展，规范业主入伙时的各项手续办理工作，防止因疏漏造成入伙时物业公司工作的被动，特制定此管理程序。
一、管理职责
1、管理处经理负责物业的前期介入工作安排工作，并负责组织、协调、落实入伙前的各项准备工作及入伙时的各项工作安排。
2、客户服务中心负责入伙前相关资料的准备和入伙手续的办理工作，协助财务人员核定各类收费标准和报批工作，并接待顾客，解答顾客问题，建立住户档案，并妥善保管。
二、入伙前相关准备工作
1、在项目入伙前一个月，物业公司与地产公司营销、设计、项目等部门成立入伙工作小组，定期通报工作进展，相互配合，同时与营销部门一起收集前期客户反映的焦点问题，制定统一说辞或解决方案。
2、管理处经理制定入伙前的各项工作计划，包括：
工作内容、负责人及完成时间。
3、管理处经理负责管理处组织架构、岗位职责的制定；
确定办公室、培训室、仓库、宿舍、食堂等具体位置并安排人员进行装修工程施工的跟进。
4、物资采购：
由管理处经理指定专人负责办公用品、办公及维修设备/工具、保洁/保安用品的购置计划的制定、询价、报批及采购工作。
1）办公用品包括：
家私、各类文具等。
2）办公及维修设备/工具包括：
电脑、打印机、电话、电工工具等。
3）保洁/保安用品包括：
各类清洁工具、剪草机、对讲机、警棍等
5、根据物业的实际状况，完善闭路监控、停车场设施、信箱、康体娱乐设施、园林绿化等公用设施。
6、管理处经理指定专人记录入伙前后发生的清洁、返修及配套设施完善工程等所产生的各项费用，以便与相关单位结算。
7、对外公共关系的联络
1）由经理指定人员与政府相关部门建立公共关系，包括：
燃气、水、电、有线电视、派出所、街道办、居委会、工商、税务、物价、房管等。
2）管理处各类工商证照和收费许可证的办理。
3）停车场的营业执照、税务登记证和收费许可证的办理。
4）配合发展商用水/用电指标的申请、电话、电视、燃气、邮政的开通手续。
8、入伙前一周应准备好所有相关资料，必备的有：
1）《入伙须知》
2）《业主临时公约》
3）《委托银行代收款协议书》
4）《房屋交付验收表》
5）《业主（住户）资料卡》
6）《物品领用登记表》
7）《业户手册》
8）《停车场管理协议书》
9）《停车场车位租用协议书》
10）《装修管理服务协议书》
11）《装修申报表》
12）《商户管理协议书》
13）《商铺消防管理责任书》
14）房间的建筑平面图（备索）
15）其他与业主相关或需了解的资料
9、将《入伙须知》样本于业主办理入伙手续前递交至发展商，以便发展商将其与《入伙通知书》一并发放给业主，告知业主办理入伙手续时的应知事项。
10、管理处管理人员、技术人员提前一个月到位，安全员、保洁员提前半个月到位，并由客户服务中心负责员工作服的制作。
11、在入伙流程设计方面，以方便客户为导向，组织参与入伙人员演练，制定项目应知应会，培训到人。
三、入伙手续办理程序
1、顾客（业主或住户）按《入伙须知》中的规定，携带相应的各种资料前往管理处办理入伙手续。
2、入伙手续办理
1）入伙引导、检验《入伙通知书》
管理处指定专人引导业主到入伙手续办理现场，由专人检验业主的《入伙通知书》以及应携带的相应资料。
2）验房
由管理处技术员、发展商相关人员共同陪同业主验房，抄录水、电、燃气表底读数，并共同确认，在《房屋交付验收表》上记录，验房后若顾客提出质量问题，由管理处将《房屋交付验收表》复印件交发展商处理，发展商处理完毕后，交顾客签字确认存档。
3）填写资料
管理处经理指定专人发放入伙手续的相关资料，工作人员指导和协助业主填写各种相关资料。
4）验收资料
管理处经理指定专人检验并收回业主的《入伙通知书》及填写好的各种相关资料。
属业主需带走的资料交由业主带回。
5）缴费
管理处财务人员负责收取入伙相关费用并开具相应的票据。
6）顾客凭入伙交费收据领取房门钥匙等相关物品、礼品，并在《物品领用登记表》中签收。
7）如需返修，管理处留存一把房间的入户门钥匙，以便返修施工。
3、入伙资料整理完毕后，由管理处资料员将住户房屋、业主及常住人员的详细资料录入电脑中。
4、业主资料的管理：
1）管理处资料员负责保管业主（住户）提供的资料。
业主和租户的资料应分类保管。
2）业主（住户）的资料属保密资料，管理处经理以上人员或管理处经理授权人员因工作需要办理相关手续后方可查阅。
3）有关业主（住户）持有IC卡的电脑资料等其他资料同属保密资料，未经管理处经理批准，保管人员不得随意给人查阅。
四、入伙手续办理流程图
（三）装修管理程序
为规范装修手续办理，保障顾客利益，确保房屋正常、安全使用，维持小区共用部分统一美观的外部形象，特制定此管理程序。
一、装修手续办理
1、顾客需要进行室内装修工程，须会同其委托的装修者向管理处进行申报登记，交验装修单位的《承建资格证书》原件，填写《装修申报表》和《装修施工人员登记表》，提交装修合同复印件、装修图纸、承建资格证书复印件、营业执照复印件（加盖公章）。
装修施工人员还须提交有关身份证复印件，并张贴在《装修施工人员登记表》的背面。
2、如需改变建筑物主体或承重结构，由申请人向管理处提交建筑物原设计单位或有相应资质的设计单位提出的设计方案及政府设计审批部门的审批证明材料。
3、管理处与顾客、装修者三方共同签订《装修管理服务协议书》。
4、管理处经理负责对装修方案进行审批（也可以书面授权的形式指定主办以上人员办理），并对施工人员进行审核，包括人员身份、技术状况、装修资质证明、施工时间（最长不得超过三个月）、机械设备工具情况及负责人联系办法，于三日内做出批复。
5、管理处经理指定人员将批准意见知会装修申请人，同时知会管理处各部门予以留意和配合，并建立装修管理档案。
6、管理处财务人员按装修收费的标准收取相应的费用与装修保证金。
7、管理处签发《装修许可证》、《装修现场监控记录表》。
二、装修现场管理
1、安全管理员负责对照《出入卡》对装修施工人员进出小区进行管理。
2、装修施工队将《装修许可证》张贴在装修户门外，《装修管理服务协议书》和《装修现场监控记录表》张贴在装修户门内，以便于装修工人对照执行和管理处监管。
装修管理人员及各班巡逻安全员负责对以上工作监督执行。
3、如装修工程延期，应知会业主会同装修队负责人到管理处办理延期手续。
4、在整个装修过程中，安全巡逻员每天至少检查一次各装修队的《装修许可证》、《出入卡》及必要上岗证是否齐全有效，消防措施、材料堆放、垃圾处理、装修时段是否符合要求，有无违章留宿、生火做饭及违法违纪行为等；
管理处技术人员应每两天至少检查一次各装修队是否按经批准的方案、格式装修，是否有乱接、擅改管线，是否有违章打墙、钻孔、破坏防水层，装修材料、用电用水等是否符合要求。
检查情况记录于《装修现场监控记录表》。
装修时进行物资搬运应填写《物资搬运放行条》。
如装修过程中有违规行为，管理处开具《装修违章通知书》要求业主和装修队及时整改。
6、装修队撤离时所搬物品应填《物资搬运放行条》，在安全管理员监督下清除垃圾并打扫干净现场环境卫生时，方可予以撤离。
7、装修施工作业时间为每天7:
00-12:
00，14:
00-19:
00。
安全管理员在每日12:
00负责检查装修户施工人员停止作业情况，每日19:
00负责督促施工人员离开大厦或小区。
特殊情况要留宿的应到管理处办理有关手续。
8、如业主与装修者因装修问题产生争议，管理处有义务劝阻争吵行为，但不能代其中一方对另一方履行约束或代追缴行为；
出现纠纷情况应立即通知公安部门出面处理。
三、装修验收
1、装修工程结束，业主验收合格后，由业主向管理处提出验收申请，管理处指定专人根据《装修申报表》对装修工程进行验收。
主要验收装修施工是否对共用部分产生影响。
2、对于验收中发现的不合格项目，在《装修申报表》中予以记录，并责令装修施工队进行整改和返修。
整改完毕后，管理处进行复验。
3、管理处验收合格后，10个工作日内办理装修保证金退还手续。
四、装修手续办理流程图
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（四）入伙手续办理相关资料与表格
1.《入住指引》
2.《欢迎函》
3.《业主资料袋》
4.《业主资料卡》
5.《业户手册》
6.《房屋交付验收表》
7.《物品领用登记表》
8.《委托银行代收款协议书》
9.《常规服务项目表》
10.《装修申报表》
11.《装修许可证》
12.《装修施工人员登记表》
13.《装修管理服务协议书》
14.《装修违章通知书》
15.《管理费收费通知单》
16.《工程遗留问题处理记录表》
17.《物业入伙意见调查表》
（项目名称）入住指引
尊敬的（项目名称）业主：
您好！
欢迎您及您的家人入住（项目名称），您已成为****物业大家庭的新成员，我们将竭诚为您提供完善的服务。
为方便您办理入住，现将办理手续时需携带的资料、办理程序及相关注意事项知会如下：
一、如果您是个人或家庭购房，办理入住时，请您携带以下资料：
1.入伙通知书（原件）1份；
2.业主身份证原件及复印件5份；
3.家庭成员身份证复印件各1份；
4.已填妥的《业主（住户）资料卡》（背面粘贴业主及家庭成员1寸照片1张/人）；
5.行/行/行任一银行存折原件及复印件5份（需活期存折，用于缴付管理服务费等费用）。
二、如果您是公司或集体购房，办理入住时请您携带以下资料：
2.公司法人代表身份证复印件及授权书各1份；
3.营业执照复印件（加盖公章）1份；
4.已填妥的《业主（住户）资料卡》（背面粘贴居住人员身份证复印件各1份、一寸照片各1张）；
5.行/行/行任一银行存折原件及复印件5份（需活期存折，用于缴付管理服务费等费用）；
6.存折开户人身份证原件及复印件5份。
三、如果您委托他人代办入住手续，请您的被委托人携带以下资料：
2.业主委托书原件1份；
3.被委托人身份证原件及复印件1份；
4.业主身份证复印件5份；
5.家庭成员身份证复印件各1份；
6.已填妥的《业主（住户）资料卡》（背面粘贴业主及家庭成员1寸照片1张/人）；
7.行/行/行任一银行存折原件及复印件5份（需活期存折，用于缴付管理服务费等费用）。
四、入住办理程序：
1.验证：
请您交验《入伙通知书》、《业主（住户）资料卡》、业主身份证原件以及入伙相关资料。
2.验房：
管理处、发展商将派人陪同您验房，并抄录水、电表底数。
验房后，请您填写《客户保修意见征询表》。
3.签订有关协议：
为了给您带来方便，管理处将在入伙时为您代办煤气、有线电视开户及水电费、管理服务费银行托收等手续，请您填写并签订相关协议、小区《业主临时公约》。
4.交纳入伙有关费用。
5.领取门禁卡、户门钥匙和《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》。
五、装修指引：
1.装修工程开工前，请您携同您选择的装修单位到管理处办理申报手续。
非业主的住宅使用人对住宅室内进行装修，应取得业主的书面同意。
办理申报手续须携带以下资料：
（1）装修施工图纸和施工方案1份；
（2）装修单位营业执照复印件（加盖公章）、承建资格证书原件及复印件（加盖公章）、税务登记证复印件（加盖公章）、装修合同复印件各1份；
（3）装修单位负责人身份证原件及复印件（包括联系电话）1份；
（4）施工人员身份证复印件各1份；
（5）装修负责人、施工人员一寸照片2张/人。
2.装修手续办理程序：
（1）业主填写《装修申报表》，装修单位填写《施工人员情况登记表》、《纳税登记审核表》（税务部门未委托代征装修税时无此项），提交施工图纸和施工方案等相关资料；
（2）管理处审核资料及现场查看符合要求后与业主、装修单位签订《装修管理服务协议书》；
（3）业主及装修单位交纳装修保证金、公用设施修缮费、临时出入卡工本费、税金（税务部门未委托代征装修税时无此项）；
（4）签发《装修许可证》和《装修现场监控记录表》，办理施工人员临时出入卡（三天内）；
（5）装修检查合格7个工作日后退还业主和装修单位装修保证金。
3.装修注意事项：
（1）从事住宅室内装修应遵守建设部《住宅室内装饰装修管理办法》和本市的相应法规，保证建筑工程质量和安全，符合工程建设强制性标准。
（2）所有房屋装饰、装修活动必须事先到管理处办理申请手续，获备案后方可施工。
（3）住宅室内装修活动禁止下列行为：
A.未经原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出设计方案，变动建筑主体和承重结构，超过建筑设计标准或者规范增加楼面荷载（如超负荷吊顶、安装大理石和大型吊灯等）；
B.将没有防水要求的房间或者阳台改为卫生间、厨房；
C.扩大承重墙上原有的门窗尺寸，拆除连接阳台的砖、混凝土墙体；
D.其他影响建筑结构和使用安全的行为。
以上所称建筑主体，是指建筑实体的结构构造，包括屋盖、楼盖、梁、柱、支撑、墙体、连接接点和基础等。
以上所称承重结构，是指直接将本身自重与各种外加作用力系统地传递给基础地基的主要结构构件和其连接接点，包括承重墙体、立杆、柱、框架柱、支墩、楼板、梁、屋架、悬索等。
（4）未经政府相关部门批准，禁止下列装修行为：
A.搭建建筑物、构筑物、遮雨（阳）蓬，在院内搭建葡萄架、棚等；
B.改变住宅建筑外立面，在非承重外墙上开门、窗；
C.拆改燃气管道和其他公共设施。
（5）如要重贴卫生间、厨房地砖而改动防水层，应当按照防水标准制订施工方案，并做闭水试验，以免造成渗漏水。
（6）请选择具有承建资格证书的装修单位，并签订书面装修合同，合同应包括以下主要内容：
A.装修委托人和被委托人的姓名或者单位名称、住所地址、联系电话；
B.装修的房屋间数、建筑面积，装修的项目、方式、规格、质量要求以及质量验收方式（验收合格应出具装修质量保证书）；
C.装修工程的开工、竣工时间；
D.保修的内容、期限（正常情况下，室内装修工程最低保修期为二年，有防水要求的厨房、卫生间为五年,自装修工程竣工验收合格之日起计算）；
E.工程价格，计价和支付方式、时间；
A.合同变更和解除的条件；
F.违约责任及解决纠纷的途径；
G.合同的生效时间；
H.双方认为需要明确的其他条款。
（7）装修使用的材料和设备必须符合国家标准，有质量检验合格证明和有中文标识的产品名称、规格、型号、生产厂厂名、厂址等。
请勿使用国家明令淘汰的建筑装修材料和设备。
（8）装修工程竣工后，空气质量应当符合国家有关标准。
您可以委托有资格的检测单位对空气质量进行检测。
检测不合格时，应要求装修单位返工，并由责任人承担相应损失。
（9）为防止您的房屋财产遭受白蚁侵害，请您在装修时做好白蚁预防，具体事项请咨询白蚁防治专业公司，咨询电话：
。
（10）装修单位负责采购的装修材料及设备，在装修工程竣工后，应当向业主提交说明书、保修单和环保说明书，请您注意查收。
（11）为减少装修对邻里造成较大影响及产生不必要的纠纷，装修前请您告知您的邻里。
（12）根据政府法规规定，由物业管理处按照《装修管理服务协议书》对住宅室内装修实施管理，装修人不得拒绝和阻碍物业管理处对室内装修活动的监督检查。
发现装修人或者装修单位有上述第（3）条行为、未经有关部门批准有上述第（4）条行为，或违反上述第（5）条规定的，应当立即制止；
已造成事实后果或者拒不改正的，应当及时报告政府有关部门依法处理。
对装修人或者装修单位违反装修管理服务协议书的，应当追究违约责任。
（13）装修应自开工之日起三个月内完成，超期装修应重新办理申请手续，并须交纳超期装修管理费。
（14）每天装修施工时间为：
上午7：
00-中午12：
00，下午14：
00-19：
00，周末及法定节假日的装修时间以管理处的规定为准，并避免有噪音的施工项目。
为避免装修施工给邻里生活造成影响，请在自开始入住起半年内完成装修，入住半年后管理处将会对装修施工时间予以限制。
（15）装修时应按照规定采取必要的安全防护和消防措施，装修现场每户至少须配置两台两公斤以上灭火器，并遵守施工安全操作规程，不得擅自动用明火和进行焊接作业。
焊接作业须事先向管理处申请，并由持有效上岗证的人员操作。
（16）装修前，请先检试屋内所有地漏、下水管是否畅通，装修时须防止装修垃圾堵塞地漏，以免造成管道堵塞。
（17）因室内装修造成相邻住宅的管道堵塞、渗漏水、停水停电、物品毁坏等，装修人应当负责修复和赔偿。
（18）装修垃圾不得放于公共楼道及其他公共场所，应入袋并按照管理处指定的位置、方式和时间堆放和及时清运。
（19）所有阳台均不能封闭。
（20）安装底层和顶楼遮阳棚、阳台遮阳棚、花架、窗台遮阳棚等影响小区整体外观与规划的设施必须取得政府相关部门的批准文件，报管理处备案，并按管理处规定的统一款式（包括材料和颜色等）安装。
（21）防盗门须按管理处统一款式（包括材料和颜色等）安装。
为维护物业整体美观，保证物业的价值，本小区禁止在外立面（原有阳台门、窗的外面）安装防盗网。
您可以选择在阳台门或窗户内侧安装管理处统一款式（包括材料和颜色等）的拉闸门或窗花。
（22）复式房装修隔层时，楼板结构建议采用钢结构，表层铺装混凝土，厚度不超过3CM，隔墙请勿用实心砖，建议采用轻质材料。
（23）为保证安全，请选择强排式或平衡式热水器，并须找专业人员或在管理处技术人员的指导下安装，避免扭裂墙内铜接口造成漏水。
（24）在铺木地板前一定要弄清水、电管线走向及开关的位置，采用钢钉的长度不能超过2.5CM，墙脚线、墙面等处打孔时应注意错开卫生洁具水管位和电器插座开关位，以免打破水管造成渗水或损坏电气管线，不明之处请向管理处咨询。
（25）室内暗埋冷、热水管为PPR型塑料管，业主在装修时如要改动管道，需配置同样管材及配件。
（26）为了维护物业整体美观，请勿在窗户、外墙及公共地方竖立任何标志及广告牌。
空调须按管理处技术人员指定的位置安装。
（27）为保持小区安全、清洁、文明的居住环境，避免对他人人身、财产造成损害，请务必告戒装修施工人员及您的家人（包括保姆等）遵守小区安全管理规定，切勿从室内向户外抛弃任何物品，或将杂物置于阳台、窗台，否则将对造成的一切后果承担法律责任。
（28）装修时不得侵占公共空间，不得损害绿化、公共设施。
（29）居家报警、对讲系统已被安装在室内最佳位置，请勿另做改动，如因打墙确需改动，请与管理处联系。
（30）居家报警系统只有通过电话线才能将信号传播到小区控制中心，请您在开通电话后及时与管理处联系，管理处会安排专业人士为您开通并现场告之您操作方法。
（31）装修施工用电请备临时电源箱，严禁乱拉、乱接电源和其它违章用电。
（32）煤气管道改造必须由煤气公司施工，煤气公司咨询电话：
（33）有线电视线路改造请咨询有线电视台，咨询电话：
（34）电话插座改造请咨询电信局，咨询电话：
（35）网络改造请咨询管理处并要求提供施工指导，咨询电话：
（36）因装修工程发生纠纷时应尽可能按合同、协议内容协商解决，或向市、区消费者委员会申请调解、按仲裁协议仲裁，调解、仲裁不成可采取诉讼方式。
（37）为保障您的利益，请您在装修检查合格后，与装修单位负责人一起到管理处办理装修保证金退还手续。
为了保证足够的资金，管理处定于每周退还装修保证金。
如您室内装修时改动了原有的各种隐蔽管线，为了今后的维修和使用，应请施工单位提交隐蔽工程施工图，并留一份给管理处存档。
六、费用收取：
1、办理入住收费：
序号
收费内容
收费标准
备注
1
预交三个月管理费
房屋建筑面积×
管理服务费单价（元/M2·
月）×
3个月
注：
如有多项收费标准，应分项列出。
（1）管理处按季度/月收取管理服务费。
因本次新入伙的业主将从第四个月开始（年月日）通过银行托收管理服务费，故入伙时预收三个月管理费。
（2）由于水、电尚未抄表到户，在抄表到户之前水电费是由管理处垫付，因此管理处预收1000元水电费。
待预收款抵扣完后，管理处才会向您收取水电费。
2
预交三个月水电费
1000元
3
煤气开户费
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