管理体系文件的编制规定.docx
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管理体系文件的编制规定
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管理体系文件编写规定
文件编号
修改码
0
版本号
前言
本规定主要规定了文件的基本结构，编写要求和印制要求。
给出了有关表述的一些样式，提供了文件发布的格式和字体字号。
本规定代替了《质量体系文件编写规定》，扩展了适用范I制，改变了文件封面和各页面的要求。
增加了职贵的要求。
增加了文件的编排格式和印制要求。
本规定代替文件《质量体系文件编写规定》于年月口发布第1版。
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管理体系文件
编写规定
文件编号
修改码
0
版本号
1目的和适用范围
为统一规范质量管理体系文件编制工作，特制定本规定。
本规定适用于质量管理体系管理性文件的编写、印制。
其他文件的编写亦可参考本规定有关内容。
2规范性引用文件
3术语
3.1概述性要素
标识标准、介绍其内容、背景、制定情况以及该文件与其他文件的关系的要素，即标准的封面、目次、前言和引言等。
3.2规范性要素
要声明符合文件规定而应遵守的条款要素。
3.3必备要素
在文件中必须存在的要素。
3.4补充要素
提供附加信息，以帮助理解或使用文件的要素，即文件的资料性附录、参考文献和索引等。
3.5可选要素
在文件中不是必须存在的要素。
其存在与否视文件的具体需求而定。
3.6要求
表达应遵守的准则的条款。
3.7条款
规范性文件内容的表述方式，一般采取陈述、指示、推荐或要求等形式。
4职责
4.1集团公司办公室是文件编制的归II管理部门。
负贵制定文件编制的规定，并组织实施，对文件编制的规范性进行检查和指导。
4.2文件编制单位对文件编制的规范性负贵。
5管理内容和要求
5.1文件的基本结构和内容要求
文件一般由概述性要素、必备要素和补充要素构成。
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管理体系文件编写规定
文件编号
修改码
0
版本号
｛
封面
目次
前言
引言
厂范围（也可以是：
主题内容和适用范闱或目的和适用范闱）
规范性引用文件
术语、定义
规范性要素K职贵
管理内容和要求
规范性附录
J修订状况记录表
补充要素资料性附录
5.2文件各部分的内容要求
5.2.1封面的构成及要求
5.2.1.1每个文件均应有封面。
封面由单位名称、文件类别、文件标题、文件编号、版本号，文件编写人、审核和批准人，审核和实施口期、发放号、受控标识等组成。
5.2.1.2单位名称：
质量手册、程序文件、集团公司级作业文件，使用“钢铁集团有限贵任公司”。
二级单位的作业文件使用“XXXXX（本单位全称）”，如“第四轧钢厂”等。
5.2.1.3文件类别分为：
程序文件、作业文件。
5.2.1.4版本号采用从1开始的阿拉伯数字顺序编起。
5.2.1.5标题见5.2.5条款。
5.2.1.6受控状态标识使用红色“受控”印章标注。
5.2.1.7审核和实施口期标注形式为：
XXXX（年）一XX（月）一XX（口）。
年月口均使用阿拉伯数字表示。
5.2.1.8发放号采用从1开始的阿拉伯数字顺序编起。
5.2.1.9封面的示例见附录Ao
5.2.2目次
目次为可选要素。
如果需要，可设置目次。
目次所列的内容和顺序为：
—刖言；
章；
一一带有标题的条：
“术语和定义”一章中的条不在目次中列出。
附录。
一一目次的标注形式：
左边为目次内容，右边为页码，内容与页码间用“”相连。
5.2.3前言
前言为可选要素。
前言表述本文件的主要内容。
说明与前一版本相比的重大变化。
说明本文件与其它文件的关系。
说明历次版本的修改发布情况。
前言不应包含要求、图和表。
5.2.4引言
引言为可选要素。
需要时，用来说明编制文件的目的或依据。
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管理体系文件
编写规定
文件编号
修改码
0
版本号
5.2.5标题
标题为必备要素。
由管理对象和业务特性两部分组成。
标题应力求简练，准确表示出文件的主题。
注：
若文件为文件修改单，标题则为''关于《XXXXXX（原文件标题）》的修改单第X号”，其中，第X号表示该文件的修改次数。
5.2.6范围（主题内容和适用范围或目的和适用范围）
范围为必备要素。
“范围”或“适用范I制”应明确表示文件的对彖和所涉及的各个方面，由此指明文件的适用范I制。
必要时，可指出文件不适用范闱。
范鬧的文字简洁，不应包含要求。
“主题内容”应指明文件的主要内容。
“目的”应说明编制文件要达到的目的。
5.2.7规范性引用文件
规范性引用文件为必备要素。
应列出文件中引用文件的目录。
引用文件可以注口期引用，也可以不注口期引用。
一一如果引用文件其中特定的要素，则应注明口期引用，应给出文件的发布年号和准确名称。
一一不注口期引用应视为包拾所引文件的所有修改单和修订版。
引用文件不引用非公开性及在文件编写过程中参考过的标准和文件。
上层文件不应引用下层文件。
5.2.8术语、定义
术语、定义为必备要素。
应给出为理解文件中某些术语所必需的定义。
应包含行业用语、符号和缩略语。
5.2.9职责
职贵为必备要素。
应明确文件所描述的事项的负责和配合单位，明确职贵、权限和工作接II。
5.2.10管理内容和要求
“管理内容和要求”为必备要素，是文件的主体部分。
详细规定该事项所涉及的全部内容和应达到的要求，以及采取的措施和方法。
要分步展开该事项的各细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容，以及与其他活动接II处的协调措施。
明确每个环节、转换过程中各因素由谁、何时、何地、如何做、做到什么程度、应达到的要求；所依据的文件，使用的设备、工具、原材料；如何控制和记录，记录的传递方式等。
如涉及纯技术问题或已有文件规定的可以引用技术标准或相关文件。
5.2.11附录
附录分为规范性附录和资料性附录。
一一规范性附录为可选要素。
为文件不可分割的部分。
一一资料性附录为可选要素，是给出的附加信息。
一一附录应按条文中提及的先后次序编排附录的顺序。
每个附录应有一个编
号。
附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写英文字母组成。
字母从“A”开始。
附录编号下方应标明附录的性质，即：
规范性附录或资料性附录，再下方是附录标题。
5.2.12修订状况记录表
修订状况记录表为必备要素，用于记录文件修订历史。
一一修订状况记录表格式见附录Be
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管理体系文件编写规定
文件编号
修改码
0
版本号
一一修订状况记录表中，页码栏记录被修改条款所在的页码；修改记录被修改的条款编号；审核、批准栏若以撤换修改页的形式进行的最近一次修改，由审核、批准人签名，以往的修改审核批准人的姓名采用打印形式。
当采用修改单形式对文件修改时，修改状况由文件持有单位标注。
5.3编写要求
5.3.1通则
5.3.1.1文件所规定的条款要符合IS09001标准要求和上一级文件的规定，保证与同级文件间相互协调一致，接口清楚、严密。
5.3.1.2每一个文件在其所规定的事项，应力求完整。
条款应明确而无歧义，具有可操作性、可检查性。
5.3.1.3文件中应使用规范汉字、法定的量和单位，正确使用标点符号。
5.3.1.4为清晰起见，数和数值相乘时，应使用“X”，而不使用圆点。
5.3.1.5文件中使用的组织机构名称应为全称。
若使用简称，则在第一次使用简称时，应在简称后给出全称，并加上圆括号。
5.3.2表格
文件如果使用表格更有利于理解，则可以使用表格。
表格应有名称和编号，表的编号由''表”和从1开始的阿拉伯数字组成。
表的编号与文件的章条号无关。
5.3.3图例
文件如果使用图更有利于理解，则可以使用图。
图中所使用的符合应符合相关规定。
图应有名称和编号。
图的编号由“图”和从1开始的阿拉伯数字组成。
图的编号与文件的章条号无关。
5.3.4计算公式
公式应以正确的数学形式表示，由字母和符号表示的量，应随公式进行解释。
当公式为2个以上时，为便于引用，应对公式使用从1开始的带圆括号的阿拉伯数字进行编号。
公式的编号与文件的章条号无关。
5.3.5章条划分
5.3.5.1章是文件内容划分的基本单元。
在每个文件中，应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。
编号应从“范围”一章开始，一直连续到附录之前。
当某一章没有要求时，保留其章的编号。
每一章均应有标题。
标题应置于编号之后，并与其后的条文分开。
53.5.2条是章的细分。
应使用阿拉伯数字对条编号。
章与条的编号中间用隔开。
第一层次的条可分为第二层次的条，需要时，一直可分到第五层。
同一层次中有两个以上的条时才可设条。
第一层次的条宜给出标题。
标题应置于编号之后，并与其后的条文分行。
第二层次的条可同样处理。
在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。
5.3.53段是章或条的细分。
段不编号。
尽量不出现“悬置段”。
53.5.4附录的章条编号前应加上附录编号中表明顺序的字母，字母后跟下脚点。
女口，附录A中的章用“A.1”、“A.2”等表示。
53.5.4章条划分的示例见附录Co
5.3.6页码
页码由两部分组成。
前部分为本页页码，后部分为文件总页码，两者用“/”隔开。
页码从封面开始，使用从1开始的阿拉伯数字顺序编码。
5.4印制要求
5.4.1文件幅面A4纸型。
4个边距统一为25mm。
在特殊情况下，幅面允许根据实际需要延长和
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管理体系文件
编写规定
文件编号
修改码
0
版本号
加宽，倍数不限。
5.4.1附录A应另起页。
各个附录通常另起一页，如果有多个较短的附录，可以接排。
附录编号和标题各占一行。
5.4.2正文的格式见附录Do修改码采用从0开始的阿拉伯数字顺序编起。
“0”表示本版本尚未修改，其他数字表示本版本文件本页码被修改的次数。
5.4.3章条编号顶格起排，编号与标题或文字之间空1字的间隙。
章的标题占两行。
条的文字回行时顶格排。
示例见附录C。
5.4.4各项前面的破折号、圆点或字母编号均空两个字起排。
其后的文字以及文字回行均应距顶格五字距离。
5.4.5前言、引言单独另起页起排。
5.4.6字体字号应符合附录E的规定。
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管理体系文件
编写规定
文件编号
修改码
0
版本号
附录A
（规范性附录）封面格式示例
钢铁集团有限责任公司
文件编号
XXXXXX
程序（作业）文件
版本号
X
页码
x/x
XXXXXXXX（文件标题）
受控标识:
编写
批准日期
审核
实施日期
批准
发放编号
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文件编号
修改码
0
版本号
附录B
（规范性附录）
修订状况记录表格式
版本号
页码
修改码
修改条款
审核
批准
批准口期
实施口期
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管理体系文件编写规定
文件编号
修改码
0
版本号
附录C
（规范性附录）
条文编排及层次编号示例
1目的和范围
2规范性引用文件
3术语、定义
4职责
5管理内容和要求
5.1XXXX（小标题）
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