项目文件编码及管理手册Word下载.docx
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附录2招标阶段文件存档目录
附录3经济文件存档内容
附录4项目文件编号（编码）表
附录5项目参与单位编号（编码）表
附录6文件收进流程
附录7文件发放流程
1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。
建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。
1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。
1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。
1.4本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。
2.文件归档程序
全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。
这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。
这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。
在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：
每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。
一个文件需要按时间段保存的，需在标题中记录修改日期。
备案的正式招标文件、合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。
书面文件的归档原则：
2.2.1文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。
与对应合同有关文件，包括合同文件、收发文件、经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。
2.2.3内外存档资料：
对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。
2.2.4收文：
外单位来函要求有题目、编号、日期、盖公章或负责人签发。
收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；
咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。
2.2.5发文：
发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；
2.2.6收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。
2.2.7其他资料，如部门内部所用规范、书籍等另行立卷归档。
下面是预算合约部文件归档系统目录。
1.合同
1.1设计类
1.2咨询类
1.3工程类
合同
设计变更
工程洽商
现场签证
图纸会审
经济审批文件
工程款支付
主材调价文件
材料、设备审批单
材料设备品牌变更审批单
1.4采购类
1.5前期类
2.会议纪要
2.1咨询例会
2.2监理会议纪要
2.3其他例会
3.其他
3.1询价文件
3.2内部传阅文件
3.3招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。
）
。
2.2.3招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。
2.3书面文件检索
项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。
3.1缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。
3.2文件编号（编码）系统
3.2.1文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。
部门目前主要需编号的文件为工作联系单，编号方式：
YS-QS--09-001
“YS”为文件发出单位缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
询价文件需要单独编码，编码方式为：
X-QS-09-001
“X”为询价文件等内部单独归档文件的缩写，“QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
其他文件编码详见附录4
3.3项目参与单位编号（编码）
详见附录5
任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则预算合约部有权要求其修改后重新提交。
预算合约项目办公室地址
预算合约项目办公室传真号
“执行”、“传阅”或“抄送”。
通常，来件由一人负责跟进，需要时其余人员负责协办。
负责跟进的人进行以下操作：
（a）将该文件复印并立即发给指定执行人签收；
（b）将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。
4.3发函过程
4.3.1发函：
对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写《工作联系单》，打印后在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。
资料员在对方签收后将文件副件归档，并进行发文电子目录登记。
5.图纸管理
5.1图纸接收
5.2图纸发放
指定单位签字接收后方可取走。
5.3旧图存档
外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅单》，经部门领导签字同意，借阅人签字借出。
借阅人应妥善保管借阅文件，不得涂改、撕毁，并应按时归还。
7.1工作联系单
7.2内部传阅单
7.3公司文件传阅表
7.4借阅登记簿
7.5发文登记簿
7.6收文登记簿
7.7资料销毁记录
7.8档案标签
预算合约部文件归档系统结构图
说明：
收文：
按来文编号顺序存档，无编号按对方发文日期的先后顺序存档。
发文：
按发文编号顺序存档。
业主指令：
业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形式下发的）。
顺序：
存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放。
附录2招标阶段文件存档内容
招标阶段文件存档目录
阶段
序号
文件名称
资格预审
1
工程招标图纸及技术说明（工程部发函）
2
资格预审文件初步定版（内部文件传阅表）
3
资格预审文件初步定版（外部文件传阅表）
4
资格预审文件招标工作小组决议（附:
文件传阅表（资格预审文件）;
资格预审文件编制说明）
招投标阶段
5
招标文件初步定版（内部文件传阅表）
6
招标文件初步定版（外部文件传阅表）
7
招标文件及资审结果招标工作小组决议（附:
招标报名情况;
资格预审评审报告；
文件传阅表（招标文件）;
招标文件编制说明——由测量师提供
8
招标文件及资审结果招标领导小组决议
9
备案招标文件1正1副（求实提供,有备案号）
10
答疑文件和招标文件补充文件1正1副（有备案号）
定标阶段
11
中标人招标工作小组决议（附:
招标投标情况报告）
12
中标人招标领导小组决议
合同签署阶段
13
项目公司内部请示、报告
14
合同文件内部流转会签单
15
项目公司合同会签表
保函
16
预付款保函
17
支付保函
18
履约保函
19
保修保函
20
调试保函
其他
21
承诺函（对外存档）、补充协议
22
授权委托书
招标代理机构提供资料
一
招标公告阶段
招标公告表
招标公告发布单
招标人委托登记表
招标方式登记表
招标公示网页打印页
二
资格预审阶段
资格预审文件
资格预审文件备案表
资格预审评审专家登记表
资格预审评审报告
资格预审情况书面报告
招标资格预审结果登记表
三
招标阶段
招标文件
标底（如果有）
招标文件备案表
北京市建设工程评标专家抽取申请表
评标专家抽取通知单
工程专家名单
评标报告
中标公示网页打印页
中标通知书
招标答疑（如果有）
四
其他文件
投标资料（除中标人的资料外，其他投标人所有的资审文件和投标文件在项目竣工验收后统一移交）
23
业主发放的所有图纸归还业主
对内存档
承诺函
经济文件存档内容
1.合同变更报价文件
2.材料设备认价文件
内容
经济文件审批表
变更工程报价汇总表及变更工程报价清单
材料/设备价格审批单
组价明细
业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效确认文件
变更指令
业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效文件
用于计量的有效图纸
获批准的材料价格审批单（如果有）
其他相关文件
3.工程款申请支付文件
4.工程款付款审批文件
合同付款审批表
工程款支付申请表
资金请款单
工程形象进度表
经济文件审批表（已签批的）
工程款支付评估报告（造价咨询公司出具）
合同中关于付款条款复印件
工程进度款报审表（采购货物的供应商不适用）
其它资料（如有，预付款保函、置业内部请示等）
工程部确认函（如有）
监理审核意见
5.材料品牌变更审批文件
6.材料价格调差审批文件
材料、设备品牌变更审批单
分部分项工程量清单钢筋混凝土等合同约定调整价格的材料价格调整明细表
经监理、设计单位或业主工程部签署的有效确认文件
其他合法有效的证明文件
7.材料/设备审批文件
合同类别
代号
合同编号
付款编号
发文编号
设计类
S
JH-S-001
S-001-01
YS-MCC-09-001
咨询类
Z
JH-Z-001
Z-001-01
YS-QS-09-001
工程类
G
JH-G-001
G-001-01
YS-TR-09-001
采购类
C
JH-C-001
C-001-01
YS--09-001
其他类
QT
JH-QT-001
QT-001-01
招标准备阶段文件
收发文件单位
工作联系单编号
询价等内部存档文件
X
求实
X-QS-09-01
工程部
X-GC-09-01
询价单位
单位缩写
参与单位
项目角色
JH
北京弘泰基业房地产有限公司
业主
QS
北京求实工程管理有限公司
工料测量师
JY
中国京冶工程技术有限公司
设计院
YGQY
北京俞龚琪元机电设计事务所
机电顾问
XHY
北京新恒元工程监理咨询有限公司
监理公司
TR
北京天润建设工程有限公司
总包单位
ZJS
中建三局建设工程股份有限公司
MDF
北京米多芬建筑设计咨询有限公司
室内设计单位
其他待定
流程
流程说明
所有送交预算合约部的书信文件，包括：
手递、传真、邮寄等
文档控制员将拆开文件，并将每页盖上收到日期，同时审察来件内容是否按规定格式提交及是否齐全。
所有承包商、监理、造价顾问必须按要求的格式和程序来提交文件，
如未符合规定，预算合约部有权要求其重新提交。
该有关单位将按规定提交修正内容，重新送交给文档控制员
文档控制员将按规定的格式登记该来件
预算合约部门经理在传阅章上注明处理人员和传阅人员的名字，及“执行”和“传阅”的批示。
文档资料控制员将复印副本按批示分发，并将原件按文件主题给予相应归档。
附录7文件发放流程
预算合约部成员如对外发放正式文件，需先将内容编制，然后使用合适的标准文件件格式，填妥文件编号后，提交给资料控制员发放。
预算、合约部门负责人将审查文件内容并签字发放。
所有预算合约部往外发放的正式书信文件，包括：
手递、传真、邮寄等，将全部送交予文档控制员统一处理。
文档控制员将审查内容是否按规定格式提交及是否齐全。
所有预算合约部成员必须按部门规定的程序、格式和编码来提交文件，如未符合规定，文档控制员有权要求其重新提交。
文档资料控制员将原件及副本按指定发送，并按统一的归档编码系统按文件主题将副本归档。
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