新三板上市之档案管理制度模版Word文件下载.docx
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第二章管理机构及人员
第三章
第九条公司综合部是档案工作的归口管理部门，其主要职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规；
（二）公司综合部负责制定公司档案管理工作的各项规定，包括文件材料的收集、整理、保管、鉴定销毁、保密、移交、科技档案补充更新等。
（三）对公司所属各部门档案管理工作进行指导、监督、检查、业务指导和验收；
（四）负责档案材料内容和相关资料输入计算机，实现档案的现代化管理；
（五）负责统一管理上级单位及本公司形成的档案，负责公司各部门文件材料的形成、收集、整理和归档工作，保证档案的齐全与完整，并积极提供档案利用，为公司的各项工作服务。
第十条档案归口管理部门的负及各级档案工作人员应政治可靠、遵纪守法、忠于职守、严守公司机密，熟悉和了解公司的各项管理活动。
第四章文件材料的形成及归档
第五章
第十一条公司文件材料的形成、积累应纳入到生产、经营、基建等各项活动的工作计划和管理程序，纳入到各部门的职责范围和有关人员的职责中。
第十二条凡各部门在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须定期交送综合部归档，各级领导和承办人员办理完毕的文件材料应及时交综合部整理、立卷，任何部门和个人不得据为己有。
第十三条归档范围
（一）上级颁发和针对公司职能活动要执行的各类文件材料。
（二）公司召开的大型会议及专业会议所形成的各种文件材料。
（三）公司党政工团在各项管理工作中形成的文件材料
（四）公司在生产技术、基本建设、科学研究、职工培训等技术管理中形成的科技文件材料。
（五）公司在会计业务活动中形成的各类凭证、帐薄和报表等会计文件材料和审计管理工作中形成的审计材料。
（六）公司在工作活动中产生的并具有保存价值的各种录音带、录像带、照片、底片、光盘、计算机磁盘等。
（七）公司在其它方面产生的有保存价值的实物、证书、奖杯、奖状等。
（八）各部门在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料。
（九）外出参观学习、考察及参加各种会议带回的文件材料。
第十四条归档文件材料要求
（一）归档的文件材料必须完整、系统、准确、层次分明，各项签字手续完备，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。
（二）归档的文件材料必须真实、准确、可靠、反映其全过程。
（三）归档的文件材料必须经过系统整理，组成保管单位，标出符合实际内容的名称或标题。
做到分类科学，排列系统，保管期限划分准确。
（四）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。
应使用优质统一的Ａ４用纸，文件书写和载体材料应能耐久保存（无圆珠笔、铅笔字迹）。
（五）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
（六）归档的案卷要做到装订牢固，整齐美观，编目齐全完备，标题书写工整，封面整洁。
（七）归档的声像材料必须是原版、原件，没有污染，未发生质变和磨损，要经过编辑整理，并要附文字说明。
（八）会计档案归档，原则上应当保持原卷册的封袋，个别需要折封重新整理的，应当会同财务部共同拆封整理，以分清责任。
第十五条归档份数
（一）在各项工作活动中形成的各类文件材料一般归档一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的，可视需要程度适当增加归档份数。
（二）基本建设工程归档份数，按照国家建委颁发的《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》办理。
（三）两个以上单位（或部门）合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位（或部门）保存全套文件材料，协办单位（或部门）保存与承担任务相关的正本文件。
第十六条归档时间
（一）公司大型会议和专业会议中形成的文件材料，会议结束后十五日内，由主办部门整理组卷后归档。
（二）公司在各项管理工作中形成的文件材料，由各部门兼职档案人员按其业务范围，在次年二月底前将归档的文件材料整理立卷经负责人审定后归档。
（三）公司在基建、大修、更改工程、科研项目、产品研制、设备安装等工作活动中形成的材料，在任务完成后一月内或告一段落时，由各职能部门负责积累、整理和立卷、经负责人审定后归档。
（四）公司在财务管理活动中形成的会计档案，由财务部门管理一年后移交档案室。
（五）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
（六）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。
（七）更新、补充的文件材料；
公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
企业产权变动过程中形成的文件材料；
其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。
（八）公司工作人员因公外出参观学习、考察或参加会议，带回的文件材料，应在一个月内归档。
第十七条归档工作要求
（一）科技成果鉴定、基建工程验收必须保证档案的完整性。
文件材料不完整、不准确、不系统的，不能通过鉴定、验收。
（二）新购重要设备仪器到货，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料，并及时归档。
（三）档案管理部门要对各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督。
第十八条文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移
交清单。
第十九条承办部门应将核对无误的《文件材料移交清单》随同归档文件一起向档案部门移交。
移交清册应一式两份，交接时双方应在移交清册上签字，各存一份。
第二十条重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。
第二十一条档案部门接收档案时，要认真核对《文件材料移交清单》，并检查文件材料的整理质量。
归档的文件材料如不符合要求，档案管理人员应当要求有关人员进行重新整理和补充。
第六章档案的分类整理
第七章
第二十二条对归档文件材料进行系统整理的分类方法，要符合国家有关标准和规范的要求。
第二十三条应以本公司全部档案为对象，依据公司管理职能，结合企业档案构成的内容特点，制定统一的分类方案，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发使用。
第二十四条分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明。
分类层次不宜过多，一般为三级。
分类方案应明确档案排列方法。
档案按分类方案分别集中、归类，类内档案按类目条款顺序依次排列。
第二十五条文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列。
具有成套性特点的文件材料按项目、专业等分阶段或过程排列。
图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列。
第二十六条根据分类方案拟定档号编制方案。
档号应指代单一，具有唯一性。
第二十七条声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，应编写时间、地点、事由、人物等文字说明。
第二十八条档案的编目与排架，按机构分类的，按照年度－机构－保管期限－件号盒号排架.
第八章档案保管
第九章
第二十九条应采取有效措施对档案进行安全保管。
档案保管的基本要求：
（一）接收档案要认真验收并办理交接手续。
对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹，应以复印或加膜等方式保护
（二）存放档案有专用柜，排架方法要科学和便于利用
（三）已经归档的文件材料不得修改，底图除外。
修改后的底图入库要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。
（四）存放胶片、照片、磁带等需用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜内。
胶片库房设置在没有有害气体和物理性污染的地段。
对有不同保管要求的档案材料要分库保管。
（五）要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符。
对破损或载体变质的档案要及时进行修复。
库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因并保存记录。
（六）磁带、录音带、录像带等磁性材料应存在防磁柜中。
（七）光盘、缩微胶片和底片应存放于专用的装具内。
（八）重要档案应备份保存。
第三十条档案管理人员办公室、阅览室、档案库房三分开。
档案库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间。
第三十一条无关人员不得入档案库房，综合部负责人监督实施，定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。
第三十二条库房要采取防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防尘、防虫等措施。
区分载体控制库房温度和相对湿度。
第三十三条档案库房内外，应整齐、清洁。
档案柜架排列合理科学，便于查找利用。
走廊、通道不得堆放杂物，使之畅通无阻。
第三十四条档案库房要远离污染源，防止电磁、射线和有害气体（臭氧、氧化硫、硫化氢、氯等）物理与化学污染源的侵害。
库房楼面应满足档案及其装具的承重要求。
第三十五条应配置满足档案工作需要的档案装具、库房保护设备、日常管理设备。
第一十章档案的鉴定与销毁
第一十一章
第三十六条公司应成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案小组，负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。
第三十七条根据国家档案局有关规定，编制《档案保管期限表》。
档案保管期限分为永久、长期和短期。
永久一般为３０年以上，长期一般为１０年以上至３０年以下（含３０年），短期一般为１０年（含１０年）以下。
第三十八条鉴定或小组依据《档案保管期限表》对已到保管期限的档案进行直接鉴定，写出鉴定报告要逐卷逐件审查，判定其保管期限，一个保管单位中部分文件已失去保存价值需抽出，应在备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。
第三十九条档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，案卷质量达到标准规定；
发现档案不准确、不完整，要及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
第四十条超过保管期限的会计档案，对其中未了结的债权债务的原始凭证，涉及对外事务和产权转让收支凭证，离退休、退职、公私伤亡、职工调资名册，落实政策、处理历史遗留问题的支付凭证，均应抽出另行立卷，补充到有关档案内排架保管。
第四十一条销毁档案必须严格、严肃、慎重，对保管期满经鉴定确无保存价值的档案材料，进行造册登记，并写出销毁报告，经公司主要领导批准后销毁。
销毁的会计档案经主要领导审查，报上级主管机关批准后销毁。
销毁清册永久保存。
第四十二条销毁档案时要严格执行保密规定，到指定的地点销毁。
为防止档案的遗失和泄密，销毁档案时，应指定两人监销；
销毁会计档案时，必须有主管部门派员参加监销；
监销人员对销毁的档案必须认真清点、核对，严格履行职责，销毁人和监销人均应在销毁清册上签字，销毁报告和销毁清册要归档保存。
第一十二章档案的提供利用
第一十三章
第四十三条档案管理部门应及时有效地提供档案，并结合企业生产和发展需要，大力开发档案信息资源为企业各项工作服务。
（一）对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。
（二）对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、设备的更新换代、市场的变化等。
（三）对档案信息进行分析研究，形成有一定深度的编研成果，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
（四）举办档案陈列或展览，通过档案展示企业业绩和形象。
第四十四条档案工作机构对室藏档案必须编制必要的检索工具，如档案总目录、分类目录、底图目录、声像档案目录、专题目录等。
第四十五条公司员工借阅档案应遵守以下要求：
（1）公司员工借阅档案原件应办理必要的手续。
经主管档案的公司领导批准，填写“借查登记单”后，方可在阅文室查阅档案，一般不得借出或复制。
（2）
（二）查阅档案应在阅文室进行，如需摘抄应通过档案管理人员同意，如需复制应通过综合部负责人同意。
原则上不予查阅与本人业务无关的档案，不准复制与本人所查内容无关的档案。
（三）档案借出一般不得超过七天，如遇特殊情况，应经综合部负责人同意。
借出、归还档案都应严格清点，履行签证手续。
（四）借查人应妥善保管、爱护档案，不得删改、勾画、加注、拆散、损坏、不得转借他人。
（五）因公外出需带档案时，一般档案可带复印件或副本，涉密档案应通过保密渠道传递。
（六）因工作调动、离职、因事外出，应立即将档案归还档案工作机构。
第四十六条公司档案原则上不提供给外单位。
确需提供时，应提供复制品，并按规定履行批准手续。
第四十七条凡借出档案发生遗失或损坏时，应立即报告综合部负责人或档案管理人员，采取弥补措施，对所产生的后果借查人员负全部责任，并按《档案法》等有关规定处理。
第一十四章档案的保密
第一十五章
第四十八条档案的保密范围
（1）凡涉及国家安全和利益，在一定时间内只能让一定范围内的人员熟悉的文件材料，均属保密范围。
（二）档案保密工作要内外有别。
对外必须坚持保密，对内则应在遵守国家保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。
第四十九条涉密档案的管理
（一）保管涉密档案的库房和门窗要坚固，必须有防盗设施。
（二）档案装具要牢固严实。
（三）档案柜钥匙要专人专柜保管。
（四）要建立档案安全检查制度。
每年年底对全部涉密档案进行逐一清点。
第五十条涉密档案的利用
（一）属于涉密范围的档案，都应标明密级，对不同密级的档案，应按规定由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。
（二）利用涉密档案，一般只能在档案阅文室查阅，如因特殊情况需要外借者，须经公司主管领导批准，借阅时间一般不能超过七天。
（三）利用涉密档案，一般不准摘抄、复制、翻印，如因工作特殊需要，须经企业负责人批准，同时，要限期收回销毁。
第五十一条对档案人员保密要求
（1）档案人员要认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》、《保密法》和上级有关保密规定，以此来检验、指导自己的工作和言行。
（二）档案人员要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄露公司秘密。
对违反保密制度的人和事，要坚决抵制并及时向有关领导反映。
（三）对已经失去保密意义的档案应按照有关程序和规定，及时进行解密工作，并在档案上去掉密级标记。
第一十六章检查与考核
第一十七章
第五十二条公司档案管理人员和全体员工应严格执行本制度，凡有违犯情形的，有综合部提出考核意见，经公司月度绩效奖评定会审定后执行。
第10章附则
第11章
第12章第五十三条本制度自下发之日起施行。
第13章
第14章
第15章
第16章二0一二年八月
第17章
第18章附件：
归档范围
第19章
第20章
第21章
第22章
第23章
第24章归档范围
第25章归档单位
第26章归档范围
第27章综合部
第28章公司董事会纪要;
公司办公会记录;
年度工作计划和总结;
本公司的请示、报告等文件;
上级重要来文、批复;
与外单位签订的各类协议;
规章制度；
干部任免通知;
党团员关系介绍信存根；
技术职务任职审批表;
工资待遇、津贴等有关规定;
职工奖惩决定;
职工调出入介绍信存根;
退休审批表
第29章发电部
第30章上级下达的技术性文件；
本厂设计、施工、制造科研、试验等单位重要来往函件；
重大技术问题的请示报告、批复和决定，技术性会议总结；
经济活动分析；
全厂运行系统图、接线图；
机、炉、电设备出力鉴定试验报告；
设备更新改造总结等有关资料；
各专业结合生产进行的重大测量试验、技术总结报告；
制造厂家供给的设备图纸说明书、本厂改建、技术改造工程竣工图、验收记录；
改建或技术革新的施工图；
设计单位图纸；
发电设备大修、验收记录、技术革新等材料；
生产日报；
机组上网电量表；
生产操作记录，典型运行日志；
设备、人身事故报告，安全事故通报；
值长记录；
月度生产任务计划书、机组生产情况综合年报
第31章财务部
第32章与有关单位签订的合同、协议；
检修费用计划及总结；
财务报表（年报、月报）、帐册、凭证；
工资表、奖金、津贴表；
第33章燃料部
第34章典型日志、典型质量分析报告等
第35章其他
第36章基建工程计划任务书、审批意见；
工程设计、选厂址勘测报告、土地证、图纸等资料；
与基建有关的合同协议、土地征购文件；
基建工程设计任务书、出版设计、技术设计和审批意见；
基建工程施工样图、竣工图；
与外单位协作进行的科研试验、记录
第37章
第38章
第39章
第40章
第41章
第42章
第43章
第44章
第45章
第46章
第47章
第48章
第49章
第50章
第51章
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