简析办公自动与电子公文处理文档格式.docx

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1.2办公自动化的作用3

1.2.1有利于提高秘书人员拟办公文的效率3

1.2.2有利于秘书人员收集资料的及时性、准确性和广泛性3

1.2.3秘书人员沟通信息的重要渠道4

1.2.4有利于提高秘书人员的业务素质4

2.电子公文3

2.1　电子公文的基本内容3

2.1.1电子公文处理的组成部分3

2.1.2电子公文系统应具备的功能3

2.2电子公文的应用领域4

2.2.1电子公文在政府部门的应用4

2.2.2电子公文在企业以及金融机构中的应用4

3.结论6

参考文献7

致谢8

办公自动化技术应用以及电子商务的发展给政府部门的工作带来深远的影响。

但由于技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，建立面向社会的政府办公自动化。

办公自动化，电子商务，电子公文

前言

办公自动化是现代科学技术发展的成果之一，它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。

对秘书工作而言，办公自动化的内涵是办公室秘书人员利用先进的计算机技术、通信技术、信息技术和软科学技术，通过各种办公设备和人机信息系统来完成领导交办的任务和职能部门之间的联系工作。

它的实现不仅使办公室秘书人员的工作流程规范化、标准化，提高了工作效率，而且要求秘书人员必须具有现代化科学管理方面的知识和相应的办公室业务知识，这就促使秘书人员在工作的同时要不断积累经验，提高业务素质。

1.办公自动化

1.1办公自动化的含义

多年来，办公自动化尚无一个确切的定义，人们对办公自动化的看法和理解各有不同。

对于办公自动化的调查得到此结论认为：

办公自动化本身就不是一个有确定界定的概念，它是一个过程、一种境界。

它随技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。

功能方面：

广义面言，办公自动化应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。

它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现：

对于企业高层领导而言，办公自动化是决策支持系统（DSS）。

办公自动化运用科学的数学模型，结合企业内部／外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；

对于中层管理者而言：

办公自动化是信息管理系统（IMS），办公自动化利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；

对于普通员工而言：

办公自动化是事务／业务处理系统。

办公自动化为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确高效，愉快地工作。

1.2办公自动化的作用

1.2.1有利于提高秘书人员拟办公文的效率

拟办公文是办公室秘书最基础的一项工作。

通常，办公室要收到来自上级不同单位的发文，这些文件需要秘书及时、准确无误地传给领导批阅，并立即遵照领导指示向.各部门传达文件精神。

在传统的方法中，秘书人员要通过拟办单，登记收文时间、收文流水号和拟办时间后，再传到领导手中，这样文件在“路上”逗留的时间就显得长一些，还有一些文件到了领导手中已经过期。

而采用办公自动化，秘书人员可以在扫描上网后，利用特定的办公软件发送给领导。

这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，并且最大的优点是不会因为文件过多而造成丢失情况，同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，方便查阅和最终的电子归档，提高了秘书人员的工作质量。

1.2.2有利于秘书人员收集资料的及时性、准确性和广泛性

秘书人员去花大量的时间和功夫去查阅，查阅到后，再输入到计算机中进行模版的设置，直到达到要求为止，而如果秘书人员利用计算机直接获取所需公文的模板文件，输入公文的要素，如发文字号，签发单位等，再根据需要输入正文内容，这样即节省了时间，又保证了公文的规范性和正确性，为秘书人员减少了大量不必要的繁杂事务。

办公自动化是一种综合性的多功能技术，它不仅可以收集资料，传递文件，还可以建立内部邮箱，因业务需要往往要在部门与部门之间进行信息传递，例如一些紧急通知能在几秒钟之内就能让对方收到，这就体现了办公自动化传递信息的方便，为秘书工作的及时性提供了保证。

办公自动化是知识经济、现代化办公室工作和较高素养办公室工作人员的综合效应，是办公室进行一场思想、工作、技巧三大结合的革命，它对办公室秘书人员的业务素质提出了严格的要求，时刻要求秘书人员进行业务知识的学习，不断提高业务素质，否则就会应为不能适应办公自动化的要求而被淘汰。

因此，为了更好地完成工作，秘书人员要经常参加一些相关业务知识的学习和培训，提高自身业务素养，这样才能更好地适应现代办公自动化的需要。

1.2.3是秘书人员沟通信息的重要渠道

办公自动化是一种综合性的多功能技术，它不仅可以收集资料，传递文件，还可以建立内部邮箱，.因业务需要往往要在部门与部门之间进行信息传递，例如一些紧急通知能在几秒钟之内就能让对方收到，这就体现了办公自动化传递信息的方便，为秘书工作的及时性提供了保证。

1.2.4有利于提高秘书人员的业务素质

作为办公室的一个秘书人员，不仅要具备所在部门和行业的专业知识和秘书工作知识，而且还必须具备现代化科学管理方面的知识，并熟练掌握自动化的办公设备和技术。

2.电子公文

电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

2.1　电子公文的基本内容

2.1.1电子公文处理的组成部分　

公文的处理包括收文处理和发文处理和公文管理。

收文处理是指收进外部送达本单位的公文和材料，一般有文件、电报、信函、内部刊物、资料等文字材料。

收文可分为阅件、办件二种。

阅件处理包括签收、登记、分发、存档过程;

办件处理包括办件的签收、登记、分发、拟办、领导批示、办理、催办、存档过程。

发文处理系统实现单位内部发文的审批、签发过程的自动化，提高公文流转效率，是实现各级政府部门、企事业单位无纸化、自动化办公的重要环节。

发文包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、排版、用印、打印、发送、统计、查询、归档等环节。

具备发文权限的人可以进行发文拟稿，在拟稿的过程中具备修改功能。

在发文过程中还有公文监督和控制，即每个公文在办理过程中，都有一个指定的监控人员负责整个公文的办理流程，并可以随时对公文进行监控:

a）可以从用户的待办公文表中撤回尚未办理的公文，撤销整个公文的办理过程。

b）对尚未办理完毕的公文进行催办和督办。

公文管理包括公文整理、归档、保管、撤销等。

2.1.2电子公文系统应具备的功能　

电子公文设计系统应该具有如下功能：

（1）电子公文办理及传输管理一体化，即将电子公文的传输交换系统直接内置在公文办理系统软件之中，简化电子公文处理操作流程。

（2）体系完整，符合档案管理的要求。

电子公文处理系统应该涵盖公文处理的全过程，包括公文的办理、传输交换、归档和安全保障体系等，而且公文办理过程所产生的相关信息，应该符合档案管理的要求。

（3）必须具备完整的事件日记和痕迹记录系统。

能够将公文处理过程中的所有事件，以及修改痕迹完整地记录下来。

（4）基于电子签名技术的用户认证和电子公文传输交换系统。

建议尽量采用动态密码技术和实物密码技术来建立用户认证体系，建立规范的传输交换标准解决不同单位之间的电子公文传输交换过程。

（5）基于浏览器技术的B/S/D结构，具有高度仿真的应用系统界面。

公文处理信息管理高度归纳统一，易于学习和使用，这是未来的发展方向。

2.2电子公文的应用领域

2.2.1电子公文在政府部门的应用

电子公文在政府部门的应用主要体现在以下几个方面:

（1）政府对社会的应用，各级政府及其他公共管理部门面向全社会提供的服务性信息发布，这是电子公文应用最多的一部分。

（2）各级政府各个部门之间的应用。

（3）政府部门内部应用等，政府部门内部应用就是我们所说的办公自动化。

办公自动化是对现代办公进程和组织重新组合、完善和数字化的再造过程，它提高决策的科学性、客观性，增强民主意识。

保证不同层次的管理人员都可以获得全局信息。

传统中间层的信息角色弱化，使管理效率提高，管理成本下降。

2.2.2电子公文在企业以及金融机构中的应用

在企业和金融机构为了提高效率和节省资源成本，电子公文已经受到了广泛的重视，各部门之间业务分工不同，职能不同，但有许多业务往往是由多个部门共同来完成的，这样就涉及到政府各个部门之间互联互通、资源共享。

有纸化办公转变为无纸化办公，人工处理降低、自动化处理提高，大大减少人力劳动，提高工作效率;

信息的垂直历时性传递转变为信息的水平共时传递，信息共享程度大大提高，大大缩减信息传递的周期;

突破部门内信息沟通与工作协同的传统界限与范围。

减少中间环节，节省费用、时间与精力，更方便、更快捷地企业、居民服务。

同时，电子公文的出现，使传递方式从单一的“直线”传递变为“网状”传递。

3.结论

各单位部门的办公自动化是国民经济信息化和国有信息化的基本单元。

在信息化建设中，需要给办公自动化赋予一种真实生命力的广泛的现代化的心理基础，自身从思维方式、心理素质、思想意识、行为准则、社会观念、生活态度、管理决策等方面都经历一个向现代化的转变。

这种转变是深层次的、全面性的、革命性的，是进入二十一世纪所必须的，电子政务作为政府行政管理信息化的具体方式已是大势所趋，它应该引起全社会的广泛关注与支持。

参考文献

[1]彭义文.论办公自动化在现代秘书工作中的地位，甘肃科技纵横，2007，36（4），117－118

[2]汤明.办公自动化在现代秘书工作中的职能，现代农业科技，2007，12，203－204

[3]崔占福.在全国政府系统办公自动化工作会议上的讲话.信息化建设，2000

（1）：

3-5

[4]张成福.电子化政府：

发展及其前景.中国人民大学学报，2000（3）：

4-11

[5]顾丽梅.大众传媒与行政发展.理论与改革，2001

（1）：

14-17

[6]徐绍史.加快政务信息化步伐，创新和规范行政行为。

信息化建设，2001（8）：

1-3

[7]曲成义.电子政务面临的挑战.信息化建设，2001（11）：

12-15

[8]祁延莉.中国政府网站：

差距与思考.图书情报工作，2000（12）：

32-35

致谢

在我大学的四年里，特别是在撰写论文的过程中，我得到了----老师的悉心指导。

他花费了大量的时间，倾注了许多心血。

----教授渊博的学识、严谨的治学态度让我受益匪浅。

在写作过程中，无论从题目的确定，资料的收集，还是论文的结构及关键问题的理解都得到----十分具体的指导，在此我谨向----教授表示衷心的感谢。

此外，我还要感谢我的----的热心指导。

我还应感谢----老师，他们在我的学习和论文撰写过程中给与了我很大帮助

对此我表示深深的谢意。

在本文撰写的过程中，我深感理论功底尚浅，文中会有错误和疏漏，敬请指正和赐教。