AccessWord文档格式.docx

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熟悉Access2003

Access是个数据库管理程序，主要用于管理某个特定主题的信息的集合。

比如维护和管理若干个人的档案资料，管理和维护某一个单位全体人员的工资管理和维护同学通迅录等等。

在Access数据库中，在到管理某一企业集团的人事、财务、营销、库存等，建一个集成化综合信息管理系统。

小到应用到家庭，建立家庭财务管理，通信录等。

1.启动Access2000

（1）开始|程序|MicrosoftofficeAccess|

（2）双击桌面上的快捷方式

（3）开始|运行，弹出一个“对话框”，然后输入“msaccess”命令，后按“回车”键

（4）一个打开任意一个“数据库”文档

2.退出Access2000

（1）单击“X”

（2）文件|关闭（Alt+F4）

（3）双击“标题栏”上的“控制图标”

（4）单击“标题控制图标”|“关闭”

3.基本操作

3.1创建新的数据库

（1）文件|新建，右边弹出“新建”的“任务窗格”

（2）单击一个“新建项目”

提示：

关于“任务窗格”里的“项目介绍”，这里不再介绍，如同Word、Excel一样。

3.2打开数据库：

（1）文件|打开，弹出一个“打开”对话框。

（2）单击一个以前保存的数据库

3.3保存数据库：

（1）文件|保存

（2）“常用”工具栏中的“保存”钮

3.4关闭数据库

文件|关闭（Ctrl+W）

4.了解Access窗口

4.1浏览Access窗口

（1）标题栏：

在标题栏上显示的是当前执行的应用软件名（MicrosoftAccess）和当前数据库（默认文件名为“db1”）。

（2）菜单栏：

显示可用下拉菜单的名称。

（3）工具栏：

包含几个图标、按钮和下拉列表，提供到常用命令和特性的快速访问

（4）状态栏：

显示有关当前活动的信息，提供有关选中命令或操作进程的信息。

（5）数据库窗口：

对数据库进行设计的界面

（6）对象栏:

4.2浏览数据库窗口：

Access数据库程序是由若干个对象组成的，每种对象完成一种功能，这些对象包括：

表、查询、窗体、报表、页、宏、模块，设计Access数据库程序，实际上必须首先从设计这些对象开始。

以下图显示了这些对象：

（1）表：

是一种特定实体的数据的集合，例如人事档案和通信录。

每一种实体使用不同的表，表用行（记录）和列（字段）来存放数据。

（2）查询：

是数据库的基本操作。

通过建立查询对象，可以从数据库中找到满足某一条件和某几个条件的记录，来为我们使用。

查找数据库中的满足条件的记录，是数据库的基本功能之一。

（3）窗体：

是人体交互的界面。

是用户输入数据和显示记录、信息和查询结果的屏幕。

窗体功能很多，通过窗体建立菜单、命令菜单，数据录入窗口，使数据从窗体中直接输入到数据库表中，也可通过窗体显示基本查询的表记录信息等。

（4）报表：

是使用打印格式显示数据的最有效的方法。

可以在报表中控制每个对象的大小和显示格式，并从打印机上输出其报表。

5.菜单操作

5.1使用菜单

鼠标直接单击要执行的菜单命令

Alt+F、E、V……

5.2菜单介绍

：

说明能弹出一个对话框

能弹出一个子菜单

选择与不选择说明显示与隐藏

有此线的说明是一组

有此按钮的说明一组中选中一项

Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V：

执行命令的快捷键

6.使用Access的工具栏

Access2000具有新的个性化工具栏，只显示最近使用过的工具，本节主要学习如何使用Access的工具栏来节省工作时间。

5.1使用工具栏

工具栏中包含带图像的按钮，也可包含菜单以及按钮和菜单的组合，Access2000中含有许多内

5.2工具栏按钮

1）为当前数据库创建自定义工具栏

2）显示与隐藏工具栏

3）移动工具栏

7.使用帮助信息

帮助|……

创建数据库

1.数据库的基本概念

1．什么叫数据库

数据库是关于某个主题成目的信息的集合，数据库的应用范围很广，比如记录维护一个通信录，记录一个客户订单，管理某一部门的人事档案，管理某一部门的财务，以及某一企业的生产、销售、库存等信息，都可以创建一个数据管理系统。

Access数据库系统是基于对象的它所包含的主要对象有：

表、查询、窗体、宏、模块。

因此，设计一个数据库系统。

实际上，也就是，要设计数据库的对象。

2．计数据库的原则：

（1）明确数据库要完成的功能，数据库是做什么用的，怎样用。

（2）确定数据库中需要哪些表，确定表中需要的字段。

（3）确定各个表之间的关系。

一般情况，完成某一个特定功能的数据库系统，可能会由几个表组成，表之间是有相互关系的，因此要建立表之间的关系。

（4）根据所建立的表，设计其他的数的库对象。

如查询，查询是基于一个或几个表所建立起来的；

建立窗体，窗体是基于表或查询而创建的，是用于输入和维护数据的界面；

如果需要打印输出数据库表格，就要创建报表；

在开发数据库系统期间，可能要用宏或VisualBasic开发程序。

（5）使用Access的分析工具：

用“表分析向导”和“性能分析器”来优化数据库的设计。

2.数据库的基本操作

1.创建一个空数据库。

文件|新建，弹出“新建”的“任务窗格”，再单击“空数据库”项目

单击“常用”工具栏的“新建”钮

2.模板创建数据库：

文件|新建，弹出“新建”的“任务窗格”，再单击“本机上的模板”项目

3.打开数据库：

文件|打开

单击“常用”工具栏的“打开”钮

4.保存数据库

文件|保存

单击“常用”工具栏的“保存”钮

5.保存备份 

（第二份）

文件|另存为（更改“文件名”）

5．关闭数据库

文件|关闭

“X”

创建表和查询

1.浏览表窗口

表是Access数据库的基础，所有窗体、查询、报表等都是以表为基础的。

当在表的窗口中，新建|设计视图，则打开一个表的设计视图。

表标题：

就是当前表的名称

字段名称:

字段名称最长为64个字符，可以为英文、中文。

字段类型：

数据类型决定用户能在该字段中所存储的数据类型的种类。

数

据类型有；

文本、备注、数字、日期/时间、货币、字动编号、是/否OLE

对象、超级连接、查阅向导。

输入关于字段的说明：

说明是可选的，可在其中输入说明该字段的描述性

语句，来说明当窗体运行该字段时，在状态栏上也显示该描述性语句。

当前行：

行选定器：

字段属性：

指明字段类型、大小、有效性和默认值等一系列属性。

2.创建表:

使用设计器创建表

使用向导创建

通过输入数据创建表

3.管理表:

（1）编辑表:

1）在设计视图中修改表

2）选择行的方法

3）在表中插入一个字段

4）删除表中的字段

5）在表中移动字段

6）调整字段大小

（2）为表命名为主关键字:

所谓主关键字是指表中包含的一个或几个字段.用来区分有一条记录,且该字段是表中所保存的每一条记录的惟一标识.也就是说,当设置了主关键字之后,作为主关键字的字段不能有重复的值或空值。

设置主关键字的方法：

（1）在表的“设计视图”中，选择作为关于主关键字的字段。

（2）编辑|主键

4.使用查询：

所谓查询是把一个表或几个表，或表和查询中满足某些条件的记录通过建立查询，并其查询出来。

（1）创建查询：

◆在设计视图中创建查询：

通过指定输入表/查询、字段名称、过滤器、排序等属性所创建的查询。

◆使用向导创建查询：

向导提出问题，回答问题来创建查询。

（2）保存查询:

文件|保存

（3）编辑查询:

1）编辑查询的步骤如下:

①在数据库窗口中，选择待编辑的查询的名称（用单击的方法选择）。

②选择数据库窗口中的“设计”按钮，出现该查询的设计视图。

③在设计视图的QBE格线中，更改“字段”、“排序”、“准则”等。

2）插入字段:

3）删除字段:

4）调整字段的大小：

（4）打开查询:

①在数据库窗口中，单击对象栏的“查询”对象。

单击查询名称，来选择某一个查询。

③单击数据库窗口中的“打开”按钮，则屏幕上出现了查询窗口。

（5）关闭查询:

文件|关闭或单击“X”钮

创建窗体和报表

窗体是指数据库中用来输入和维护数据的人机交互的界面，而报表是指数据库中用来打印输出的窗体。

1.创建窗体

（1）创建窗体的三种方法：

使用自动窗体：

根据所给定的表或查询，自动创建窗体。

在设计视图中创建窗体：

通过指定记录源、控件和控件属性，手动的方法设计窗体。

使用向导创建窗体：

按照向导提出的问题并回答这些问题而自动地创建窗体。

（2）编辑窗体

当创建了一个窗体后，仍可以对其进行编辑。

编辑窗体的步骤如下：

①在窗体窗口中，选中某个窗体名称。

②单击数据库窗口的的“设计”命令，或选择菜单的“视图”|“设计视图”命令，则打开设计视图。

在设计视图中，编辑窗体的主要方法有：

●利用窗体、主体节、控件按钮的属性进行修改。

●利用菜单的“编辑”等命令进行修改。

●使用鼠标拖动来改变控件按钮的位置等。

●使用“格式”工具栏来改变字体的格式等。

（3）保存窗体

保存窗体的骤为：

1单击“窗体视图”或“设计视图”上的“关闭”按钮，出现“保存窗体”消息框。

2单击“是”。

3或选择菜单“文件”|“保存”命令。

提示如果仅用原来的窗体名称，保存窗体，采用菜单“文件”|“保存”命令是一种快速的方法，它不用提示任何保存消息框。

（4）打开窗体

1在数据库窗口中，单击对象栏的“窗体”对象。

2单击窗体名称，来选择某一个窗体。

3单击数据库窗口中的“打开”按钮，则屏幕上出现了窗体窗口。

2.创建报表

1.创建报表：

使用自动报表：

根据所给定的表，自动创建报表

在设计视图中创建报表:

通过指定记录源、控件和控件属性，手动的方法设计报表。

使用向导创建报表：

按照向导提出的问题并回答这些问题而自动创建报表。

2.打印报表：

（1）打印预览报表

1在数据窗口中，选择一个已经存在的报表。

2选择菜单“文件”|“打印预览”命令，或选择报表窗口中的“预览”命令，则出现报表的预览窗口。

3在打印预览窗口中，选择“关闭”按钮返回主页面。

（2）打印报表:

1在数据库窗口，选择一个已经存在的报表。

2选择菜单“文件”|“打印”命令，则出现“打印”对话框。

3在“打印”对话框中设置打印参数，单击“确定”

3.编辑报表:

选中要编辑的报表,然后单击“设计”钮,在设计视图中编辑报表。

（1）修改报表的布局

用键盘和鼠标改变报表的布局、增加、删除报表中的控件。

4．保存报表：

1单击报表视图上的“关闭”按钮，出现“保存信息”消息框。

2单击“是”

5.打开、关闭报表。

在数据库窗口中，单击对象栏的“报表”对象。

单击报表名称，来选择某一个报表。

单击数据库窗口中的“预览”按钮，则屏幕上出现了报表预览视图。