AccessWord文档格式.docx

1、熟悉Access 2003Access是个数据库管理程序，主要用于管理某个特定主题的信息的集合。比如维护和管理若干个人的档案资料，管理和维护某一个单位全体人员的工资管理和维护同学通迅录等等。在Access数据库中，在到管理某一企业集团的人事、财务、营销、库存等，建一个集成化综合信息管理系统。小到应用到家庭，建立家庭财务管理，通信录等。1.启动Access 2000（1） 开始|程序|Microsoft office Access|（2） 双击桌面上的快捷方式（3） 开始|运行，弹出一个“对话框”，然后输入“msaccess”命令，后按“回车”键（4） 一个打开任意一个“数据库”文档2.退出Ac

2、cess 2000（1） 单击“X”（2） 文件|关闭（Alt+F4）（3） 双击“标题栏”上的“控制图标”（4） 单击“标题控制图标”|“关闭”3.基本操作3.1创建新的数据库（1） 文件|新建，右边弹出“新建”的“任务窗格”（2） 单击一个“新建项目”提示：关于“任务窗格”里的“项目介绍”，这里不再介绍，如同Word、Excel一样。3.2打开数据库： （1） 文件|打开，弹出一个“打开”对话框。（2） 单击一个以前保存的数据库3.3保存数据库：（1） 文件|保存（2） “常用”工具栏中的“保存”钮3.4关闭数据库文件|关闭（Ctrl + W）4.了解Access窗口4.1浏览Access

3、窗口（1） 标题栏：在标题栏上显示的是当前执行的应用软件名（Microsoft Access）和当前数据库（默认文件名为“db1”）。（2） 菜单栏：显示可用下拉菜单的名称。（3） 工具栏：包含几个图标、按钮和下拉列表，提供到常用命令和特性的快速访问（4） 状态栏：显示有关当前活动的信息，提供有关选中命令或操作进程的信息。（5） 数据库窗口：对数据库进行设计的界面（6） 对象栏:4.2 浏览数据库窗口：Access数据库程序是由若干个对象组成的，每种对象完成一种功能 ，这些对象包括：表、查询、窗体、报表、页、宏、模块，设计Access数据库程序，实际上必须首先从设计这些对象开始。以下图显示了这

4、些对象：（1） 表：是一种特定实体的数据的集合，例如人事档案和通信录。每一种实体使用不同的表，表用行（记录）和列（字段）来存放数据。（2） 查询：是数据库的基本操作。通过建立查询对象，可以从数据库中找到满足某一条件和某几个条件的记录，来为我们使用。查找数据库中的满足条件的记录，是数据库的基本功能之一。（3） 窗体：是人体交互的界面。是用户输入数据和显示记录、信息和查询结果的屏幕。窗体功能很多，通过窗体建立菜单、命令菜单，数据录入窗口，使数据从窗体中直接输入到数据库表中，也可通过窗体显示基本查询的表记录信息等。（4） 报表：是使用打印格式显示数据的最有效的方法。可以在报表中控制每个对象的大小和显

5、示格式，并从打印机上输出其报表。5.菜单操作5.1使用菜单鼠标直接单击要执行的菜单命令Alt+F、E、V5.2菜单介绍：说明能弹出一个对话框能弹出一个子菜单选择与不选择说明显示与隐藏有此线的说明是一组有此按钮的说明一组中选中一项Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V：执行命令的快捷键6.使用Access的工具栏 Access 2000具有新的个性化工具栏，只显示最近使用过的工具，本节主要学习如何使用Access的工具栏来节省工作时间。5.1 使用工具栏 工具栏中包含带图像的按钮，也可包含菜单以及按钮和菜单的组合，Access 2000中含有许多内5.2 工具栏按钮1） 为当前数据库创建自定义

6、工具栏2） 显示与隐藏工具栏3） 移动工具栏7.使用帮助信息帮助|创建数据库1.数据库的基本概念1什么叫数据库数据库是关于某个主题成目的信息的集合，数据库的应用范围很广，比如记录维护一个通信录，记录一个客户订单，管理某一部门的人事档案，管理某一部门的财务，以及某一企业的生产、销售、库存等信息，都可以创建一个数据管理系统。Access数据库系统是基于对象的它所包含的主要对象有：表、查询、窗体、宏、模块。因此，设计一个数据库系统。实际上，也就是，要设计数据库的对象。2计数据库的原则：（1）明确数据库要完成的功能，数据库是做什么用的，怎样用。（2）确定数据库中需要哪些表，确定表中需要的字段。（3）确

7、定各个表之间的关系。一般情况，完成某一个特定功能的数据库系统，可能会由几个表组成，表之间是有相互关系的，因此要建立表之间的关系。（4）根据所建立的表，设计其他的数的库对象。如查询，查询是基于一个或几个表所建立起来的；建立窗体，窗体是基于表或查询而创建的，是用于输入和维护数据的界面；如果需要打印输出数据库表格，就要创建报表；在开发数据库系统期间，可能要用宏或Visual Basic开发程序。（5）使用Access的分析工具：用“表分析向导”和“性能分析器”来优化数据库的设计。2.数据库的基本操作1.创建一个空数据库。文件|新建，弹出“新建”的“任务窗格”，再单击“空数据库”项目单击“常用”工具栏

8、的“新建”钮2.模板创建数据库：文件|新建，弹出“新建”的“任务窗格”，再单击“本机上的模板”项目3.打开数据库：文件|打开单击“常用”工具栏的“打开”钮4.保存数据库文件|保存单击“常用”工具栏的“保存”钮5.保存备份（第二份）文件|另存为（更改“文件名”）5关闭数据库文件|关闭“X”创建表和查询1.浏览表窗口表是Access数据库的基础，所有窗体、查询、报表等都是以表为基础的。当在表的窗口中，新建|设计视图，则打开一个表的设计视图。表标题：就是当前表的名称字段名称:字段名称最长为64个字符，可以为英文、中文 。字段类型：数据类型决定用户能在该字段中所存储的数据类型的种类。数据类型有；文本、

9、备注、数字、日期/时间、货币、字动编号、是/否OLE对象、超级连接、查阅向导。输入关于字段的说明：说明是可选的，可在其中输入说明该字段的描述性语句，来说明当窗体运行该字段时，在状态栏上也显示该描述性语句。当前行：行选定器：字段属性：指明字段类型、大小、有效性和默认值等一系列属性。2.创建表:使用设计器创建表使用向导创建通过输入数据创建表3.管理表:（1） 编辑表:1） 在设计视图中修改表2） 选择行的方法 3） 在表中插入一个字段4） 删除表中的字段5） 在表中移动字段6） 调整字段大小（2） 为表命名为主关键字:所谓主关键字是指表中包含的一个或几个字段.用来区分有一条记录,且该字段是表中所保

10、存的每一条记录的惟一标识.也就是说,当设置了主关键字之后,作为主关键字的字段不能有重复的值或空值。设置主关键字的方法：（1） 在表的“设计视图”中，选择作为关于主关键字的字段。（2） 编辑|主键4.使用查询：所谓查询是把一个表或几个表，或表和查询中满足某些条件的记录通过建立查询，并其查询出来。（1）创建查询： 在设计视图中创建查询：通过指定输入表/查询、字段名称、过滤器、排序等属性所创建的查询。 使用向导创建查询：向导提出问题，回答问题来创建查询。（2）保存查询: 文件|保存（3）编辑查询:1）编辑查询的步骤如下:在数据库窗口中，选择待编辑的查询的名称（用单击的方法选择）。选择数据库窗口中的“

11、设计”按钮，出现该查询的设计视图。在设计视图的QBE格线中，更改“字段”、“排序”、“准则”等。2）插入字段:3）删除字段:4）调整字段的大小：（4）打开查询:在数据库窗口中，单击对象栏的“查询”对象。单击查询名称，来选择某一个查询。单击数据库窗口中的“打开”按钮，则屏幕上出现了查询窗口。（5）关闭查询:文件|关闭或单击“X”钮创建窗体和报表窗体是指数据库中用来输入和维护数据的人机交互的界面，而报表是指数据库中用来打印输出的窗体。1.创建窗体（1）创建窗体的三种方法：使用自动窗体：根据所给定的表或查询，自动创建窗体。在设计视图中创建窗体：通过指定记录源、控件和控件属性，手动的方法设计窗体。使用

12、向导创建窗体：按照向导提出的问题并回答这些问题而自动地创建窗体。（2）编辑窗体当创建了一个窗体后，仍可以对其进行编辑。编辑窗体的步骤如下：在窗体窗口中，选中某个窗体名称。单击数据库窗口的的“设计”命令，或选择菜单的“视图”|“设计视图”命令，则打开设计视图。在设计视图中，编辑窗体的主要方法有： 利用窗体、主体节、控件按钮的属性进行修改。 利用菜单的“编辑”等命令进行修改。 使用鼠标拖动来改变控件按钮的位置等。 使用“格式”工具栏来改变字体的格式等。（3）保存窗体保存窗体的骤为：1 单击“窗体视图”或“设计视图”上的“关闭”按钮，出现“保存窗体”消息框。2 单击“是”。3 或选择菜单“文件”|“

13、保存”命令。提示 如果仅用原来的窗体名称，保存窗体，采用菜单“文件”|“保存”命令是一种快速的方法，它不用提示任何保存消息框。（4）打开窗体1 在数据库窗口中，单击对象栏的“窗体”对象。2 单击窗体名称，来选择某一个窗体。3 单击数据库窗口中的“打开”按钮，则屏幕上出现了窗体窗口。2.创建报表1.创建报表：使用自动报表：根据所给定的表，自动创建报表在设计视图中创建报表:通过指定记录源、控件和控件属性，手动的方法设计报表。使用向导创建报表：按照向导提出的问题并回答这些问题而自动创建报表。2.打印报表：（1） 打印预览报表1 在数据窗口中，选择一个已经存在的报表。2 选择菜单“文件”|“打印预览”

14、命令，或选择报表窗口中的“预览”命令，则出现报表的预览窗口。3 在打印预览窗口中，选择“关闭”按钮返回主页面。（2）打印报表:1 在数据库窗口，选择一个已经存在的报表。2 选择菜单“文件”|“打印”命令，则出现“打印”对话框。3 在“打印”对话框中设置打印参数，单击“确定”3.编辑报表:选中要编辑的报表,然后单击“设计”钮,在设计视图中编辑报表。（1）修改报表的布局用键盘和鼠标改变报表的布局、增加、删除报表中的控件。4保存报表：1 单击报表视图上的“关闭”按钮，出现“保存信息”消息框。2 单击“是”5.打开、关闭报表。在数据库窗口中，单击对象栏的“报表”对象。单击报表名称，来选择某一个报表。单击数据库窗口中的“预览”按钮，则屏幕上出现了报表预览视图。