ISO TS22163标准程序文件参考01成文信息控制程序930.docx

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ISOTS22163标准程序文件参考01成文信息控制程序930

Q/BD

XXXXX有限公司企业标准

BD-CXWJ-01

成文信息控制程序

2011-04-20发布2017-07-01换版后实施

广东标顶技术股份有限公司发布

部门

审阅意见

签名

日期

编制

综合管理部

会签

质量管理部

会签

项目管理部

会签

财务管理部

会签

供应链管理部

会签

研发部

会签

营销中心

会签

质检部

会签

生产部

会签

客服部

会签

审核

管理者代表

批准

总经理

成文信息

历史状态

记录

2.0

换版

杨艳平

2017-09-01

换版升级TS22163

2017070101

1.5

换版

罗婵娟

2016-06-01

组织架构变更

2016060101

1.4

换版

杨艳平

2014-09-01

增加环境、职业健康安全标准

20140901

1.3

换版

罗婵娟

2013-06-01

组织架构变更，增加5.4内容

2013050601

1.2

换版

罗婵娟

2012-12-24

修改5.7内容

2012122401

1.1

换版

罗婵娟

2012-03-19

增加5.9内容

2012031901

1.0

新发布

罗婵娟

2011-05-03

/

版本

状态

编制

实施日期

更改原因

更改单号

1.0目的

防止成文信息误用、错用，确保质量/环境/职业健康安全管理体系及日常经营中使用的成文信息能迅速、正确流通并处于受控状态，保证相关部门能适时得到有效版本成文信息。

2.0适用范围

本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系及日常经营中所有成文信息的管理（包括外来成文信息的控制）。

3.0术语和定义

本程序成文信息采用GB/T19001:

2016IDTISO9001:

2015、ISO14001:

2015、OHSAS18001:

2007和ISO/TS22163技术规范的术语、定义及缩略语。

4.0职责

4.11综合管理部负责全公司成文信息控制的归口管理，包括人事、行政及政府机关公文等各类外来成文信息，并对与公司战略、目标、人事、环境、职业健康安全、行政管理有关的内、外部成文信息控制。

4.12质量管理部负责对质量管理体系和质量控制相关成文信息的管理及质量档案的整理归档，并负责外发相关方外部机构的相关成文信息。

4.13营销中心负责销售合同和顾客成文信息的控制,并负责外发外部相关方（客户）的相关成文信息。

4.14研发部负责与产品有关的技术成文信息的控制、相关标准的收集、提供。

4.15供应链管理部负责与采购物流相关的成文信息控制，并负责外发外部供方的相关成文信息。

4.16各部门负责本部门有关的支持性成文信息编制以及各下发成文信息的使用和保管，部门存档的成文信息，需将成文信息目录汇总至综合管理部，每半年更新一次。

5.0程序

5.1成文信息的分类：

一级成文信息：

质量手册、环境安全管理手册。

二级成文信息：

程序成文信息、RAMS/LCC手册、焊接手册、技术标准。

三级成文信息：

检验成文信息、工艺成文信息、技术条件、试验大纲、管理办法制度、作业规定。

四级成文信息：

表单、记录。

外来成文信息：

1）图纸或相关的技术资料，技术协议、说明书等外来成文信息由研发部、营销部进行识别，经部门主管审批后，移交档案管理，登记于〈外来成文信息一览表〉中，按5.6.1分发；若不需发行，由识别接收部门自行建档保存。

2）有关公司环境、职业健康安全的法律法规，当地政府环保要求的成文信息和客户有关环境要求的资料，及铁道部下发批号成文信息，各接收部门统一交档案管理登录于〈外来成文信息一览表〉，适用时分发相关部门，并保存于档案管理。

3）相关部门及时跟踪处理外来成文信息的更改和换版情况，并交由档案管理分发于各相关部门。

5.2成文信息的管理权限：

详见《保密管理制度》Q/BD-GL29

5.3成文信息编号：

5.3.1质量/环境/安全手册：

公司名称代号-质量手册的英文缩写-手册的序号（Q/BD-QM/EM/OHSAS-XX）。

5.3.2RAMS/LCC手册：

公司名称代号-（可靠性、可使用性、可维修性、安全性和生命周期成本）的英文缩写-手册的序号（Q/BD-RAMS-XX）。

5.3.3焊接手册：

公司名称代号-焊接的拼音首个字母-序号（Q/BD-HJ-XX）。

5.3.4二级成文信息：

公司名称代号-程序成文信息的拼音首个字母（涉及环境、职业健康安全）-顺序号（Q/BD-CXWJ/ECXWJ/HCXWJ/EHCXWJ-XX）。

5.3.5三级成文信息：

1）公司名称代号-成文信息类别的拼音首个字母（GL管理类，ZY作业类）-顺序号（Q/BD-GL/ZY-XX）。

2）质量检验成文信息：

BD-QC（质量代码）-JXX

5.3.6质量、环境、职业健康安全记录：

1）格式由部门自定,记录的编号为公司名称代号-程序成文信息的拼音首个字母（涉及环境、职业健康安全）－程序成文信息编号－本程序表格顺序号BD-CXWJ/ECXWJ/HCWXJ-XX/XX2）通用表格：

BD-TY-XX

5.3.7公司红头成文信息：

格式见附录6，编号：

广东标顶[年份]XXX（顺序号），每年编排。

5.3.8技术设计类成文信息:

BD-RD（部门代码）-S（设计）XX，工艺类成文信息：

BD-TD-GXX

5.4成文信息/图纸版本号、格式：

5.4.1版本号：

第一次制订的初版以1.0表示，1.0版第一次修订以1.1表示，修订至1.9版本上升为2.0,依此类推。

当成文信息经多次更改或需进行大幅度更改时版本可直接上升为2.0版，依此类推。

5.4.2成文信息格式：

字体：

宋体字。

封面和修订履历采用统一格式（见附件格式），封面成文信息名称一号字，封面公司名称为二号字，发布、实施日期小四号。

修订履历会签为小四号字，修订履历历史状态记录为五号字。

正文标题字号为四号字，正文内容为小四号字，行距为1.5倍。

页边距:

上下1.7厘米，左右2.0厘米。

5.4.3成文信息格式顺序：

1.0目的，2.0适用范围，3.0术语和定义，4.0职责，5.0程序，6.0相关/支持成文信息，7.0相关记录。

5.5成文信息的权限：

5.5.1成文信息的编制、审核、批准：

成文信息类型

编制

审核

批准

手册

体系负责人

管理者代表

总经理

程序成文信息

过程所有者/部门长

管理者代表

总经理

技术作业指导类

部门指定专人

部门长

总监

5.5.2成文信息的修订：

各质量、环境、职业健康安全成文信息在实际作业中，若有不符合项或有缺页、破损、文字须增减的或成文信息需修订时由原编写部门提出修订并填写《成文信息动态申请表》，若涉及到多个部门的与相关部门研讨修改订，申请后交管理者代表进行核准，审批后将申请表提交至档案管理，档案管理根据《成文信息动态申请表》表调出原版成文信息附订在申请表背面，申请部门进行修订，成文信息经审核批准后交档案管理统一发放。

5.6成文信息的分发、回收：

5.6.1经审核批准后的成文信息原稿，交由档案管理列帐管理统一分发，成文信息/图纸发放前应在成文信息/图纸首页上加盖红色“受控/试制”印章予以标识，填写分发号。

试制转换为受控以客户首件通过后为界定，当客户首件通过后转换为受控成文信息/图纸。

每份成文信息的分发号必须是唯一性，按《成文信息、图纸的分发/回收登记表》要求并请接收部门签收，受控成文信息分发号按以下执行。

部门

总经理

管理者代表

研发部

生产部

营销中心

质量管理部

综合管理部

档案管理

项目管理部

财务管理部

副总经理

供应链管理部

投资管理部

驻外机构

分发号

01

02

03

04

05

06

07

08

11

12

13

15

16

17

5.6.2成文信息回收：

依据《成文信息、图纸的分发/回收登记表》原件由档案管理回收并盖“作废保留”章，必须注意要进行分类登记。

各部门作废成文信息由部门指定专人负责成文信息替换并将旧版成文信息自行作废。

5.7成文信息的保存：

5.7.1各部门必须设立一名人员负责管理本部门使用的各类受控成文信息，其职责包括协助修订本部门受控成文信息记录，妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时收回；成文信息修订后及时发放新成文信息并回收作废成文信息等。

除档案管理依规定复印发行外，任何部门/人员不得复印任何受控成文信息。

5.7.2公司内部、客户、第三方监管单位需要借（调）阅成文信息时，由档案管理填写《成文信息借阅登记表》，经管理者代表核准后，再向档案管理借（调）阅，必须在限期内归还。

5.7.3公司红头成文信息的发放，由部门提出申请向综合管理部登记并由综合管理部授权红头成文信息编号，同时备份一份档案管理保存。

5.7.4成文信息原件由档案管理归档保存，归档的成文信息应存放于成文信息资料室成文信息专柜里，防止受潮、虫蛀鼠害及盗失。

5.7.5成文信息常规的保存期为叁年，有特殊要求的除外，另作保存期，如质量档案为永久保存。

成文信息记录按照法律法规、合同和标准的要求记录记录类型和保存期限，在《成文信息记录一览表》中规定。

5.7.6人员离职、部门合并或撤消的，原分发的受控成文信息应由成文信息归口部门及时回收。

5.7.7档案管理部门应对电子版的受控成文信息及时更新，避免因更新不及时而带来的混乱。

5.8成文信息的评审

5.8.1成文信息的评审期限为两年一次；评审按ISO9001、ISO/TS22163及ISO14001:

2015OHSAS18001:

2007标准为依据评审。

5.8.2公司对成文信息的评审方式采取会议形式或各部门人员对成文信息的学习反馈的方式进行，评审成文信息的有效性、符合性、实用性、适宜性。

5.8.3质量、环境安全管理手册由管理者代表组织各部门负责人通过会议的方式进行评审；二级成文信息、三级成文信息由相关部门负责人通过会议或各部门人员对成文信息的学习反馈的方式进行；各部门的外来成文信息由各部门负责评审。

5.8.4对成文信息的评审应形成相应的评审记录，评审记录由管理者代表审核，总经理批准。

5.9成文信息的复制：

各部门如因成文信息破损、遗失，或因实际需要须增加使用份数，或须向客户、供应商提供成文信息时，需填写《成文信息动态申请表》提出申请,经相关人员批准后,交档案管理办理补发。

5.10成文信息的废弃/销毁：

5.10.1成文信息的废弃：

成文信息废弃申请、核准程序同5.5.2提出成文信息废弃申请，成文信息废弃后，原成文信息的编码不可重复使用，作废成文信息需加“作废保留”印章，由档案管理记录保留。

5.10.2成文信息的销毁：

旧版成文信息、损坏成文信息由档案管理回收统一销毁，原件加盖作废章后保存，并记录于《成文信息销毁一览表》。

5.11外发受控成文信息管理

5.11.1对于外发给供应商或相关方的图纸、受控成文信息及铁路总公