会议筹备工作备忘Word格式.docx
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酒店的选择星级、价格，能否餐宿一处，与接待方和主要活动的安排场所的距离是否便捷等。
注意有否按照职位级别安排套房、单人房、双人标准房不同的房型，除夫妻关系等特殊因素注意性别千万不能混搭。
酒店要及时做好预约和尽量在客人到达前办理好入住手续，使客人一到酒店即可拿卡入住。
4、安排就餐
就餐地点的选择要考虑兼顾风味特色、性价比、美誉度、与主活动场地的交通、停车便捷。
确定就餐人数，男女、老少比例，主客比例。
一般情况下10人左右一桌就餐为通行安排。
超过12人就餐,尤其是要安排15-20人之间同一桌就餐的，一般要事先联系好酒店包厢。
了解客方的地区饮食口味，民族饮食习惯，如回民信奉伊斯兰教禁忌食用猪肉等。
座位安排除特别的领导和长辈外，一般情况下由招待方出席宴请的最高领导或长辈落座主位。
主位一般都是正对宴会厅正门的位子。
主位的右手位为主宾位，主位的左手位为副客宾位，主宾位的右手位为副主位，副客宾位的左手位为第二副主位，其他位子安排以此类推。
主宾及其他客宾的顺序安排一般按照职位高低或年长辈分来确定。
不了解客方人员情况时可以事先交由客方有关负责人员来确定。
掌握就餐标准一般综合客人规格、酒店档次、领导意见来掌握就餐标准范围。
菜肴数量一般情况下，冷菜数量为就餐人数的二分之一。
热菜数量为就餐人数加1-2个。
以10人一桌为例，冷菜一般安排5个左右，荤素各半。
热菜一般安排12个左右。
荤素及烹饪方法的搭配及比例和当地特色菜肴的安排菜肴的荤素比例要协调安排，尤其是在宁波安排10人以上的宴请，荤菜中海鱼、螃蟹、虾、螺类基本可以每样安排一个。
肉类至少一个，其他蔬菜5-6个。
同一桌的菜肴一般情况下不要重叠，尤其是水产品。
除客人在十几个人时鱼类可以安排2-3种，如黄鱼、石斑鱼、带鱼、鲨鱼等，其他一般不能出现蟹、虾、螺类重叠。
一桌菜肴中，还要注意清蒸、清炒、红烧、盐水、腌卤、炸烩、煲汤、羹汤等烹饪方法的搭配。
一桌中如有来自不同区域的，要兼顾不同口味的搭配。
酒水、饮料、烟品、主食的安排红酒要及早醒十几分钟，鲜榨饮料也要提早安排。
招待贵宾必要时预先安排好菜单呈领导过目点头。
5、制定活动工作方案
在得到有关需要安排接待工作的信息后，或及时向领导请示汇报，或根据不同活动先草拟接待及工作方案后向领导请示汇报。
拟定活动及接待工作方案的要点
时间节点
活动项目名称
相应工作安排具体内容
各项工作的负责人及经办人
完成时间要求
场地的大小、形状要求，
会议桌的摆放形式，
空调温度控制
水果及饮用水一般公务场合食用的招待水果可以考虑三方面的因素。
一是尽量考虑本地特产；
二是时令性；
以上两点如杨梅、水蜜桃之类。
三是食用方便，食用后最好不用洗嘴、洗手。
首先是水果本身，如香蕉、橘子、车厘子、葡萄之类。
其次是像西瓜之类要预先加工切分好。
三、不同类型接待工作的重要节点：
会议筹备工作要点
工作项目 落实时间 经办人
一、确定会议
1、会议名称：
2、确定时间：
3、落实地点：
4、确定参会对象人员：
5、确定会议主要议程、主持人
及各位领导的文件宣讲内容
6、确定邀请参会人员
二、文字材料
1、制发会议通知
2、有关讲话报告材料
3、会议议程表
4、会议主持词
三、奖品制备
1、奖状、奖牌制作
2、证书
3、奖金确定领发
四、人员统计
1、核准参会人数，落实回执工作
2、会场人数
3、主桌人数
4、就餐人数
五、会场布置
1、会议横幅
2、主席台领导座次及姓名牌、鲜花、话筒、证书放置
领导的文件及奖牌、
3、各单位、部门人员座位区域分布安排
4、花木、红灯笼、中国结等点缀品
5、参会领导入场前休息场地及果品的落实
六、住宿安排
七、餐饮安排
1、菜单及标准核定
2、烟酒饮料购置及服务费谈定
3、就餐场地
4、餐桌区域分划和桌号分配
5、主桌的落实安排
6、司机、会务人员就餐安排
八、音像器材
1、会场灯光
2、音响
3、国歌及颁奖等乐曲的选定
4、录音机、录音笔
5、摄像设备及人员落实，镜头分组编制
6、照相机、电池、磁带等
7、集体照、场地、座次
8、照相相片的分组镜头编制
9、空调温度的控制
九、车辆安排
1、自备车辆人员的落实
2、落实会议地点的停车场地及车位
十、经费及其他
1、会议经费预算
2、备用金领用
举办专项活动筹备工作要点
一、确定活动项目
1、活动名称：
3、落实地点场地：
4、确定参加活动对象人员包括邀请参加活动人员：
5、确定活动主要议程、主持人
1、制发活动通知
2、有关讲话发言材料
3、活动议程表
4、活动主持词
2、参加活动人数
五、场地布置
1、活动横幅、背景制作
4、花木、花篮等点缀品
5、参加活动领导入场前休息场地及果品、饮用水的落实
1、活动场地灯光
8、照相相片的分组镜头编制
2、落实活动地点的停车场地及车位
1、活动经费预算
2、备用金领用
十一、活动安排在室外的要注意天气情况，预先安排好各类遮阳及雨具
商务洽谈筹备工作要点
一、确定洽谈项目
1、确定时间
2、落实地点
3、确定各方参谈对象人员：
4、确定洽谈主要议程、主持人
1、制发洽谈联系函
2、有关洽谈文字材料
3、洽谈议程表
三、人员统计
1、核准参谈人数，落实回执工作
2、主桌人数
3、就餐人数
四、会场布置
1、会场横幅或屏幕
2、人员座位区域分布安排
3、花木、等点缀品
4、水果等果品安排
5、参会领导入场前休息场地的落实
6、空调温度的控制
五、住宿安排
六、餐饮安排
七、音像器材
1、会场灯光\音响
2、空调温度控制
3、录音机、录音笔、照相机、摄像设备及人员落实，
4、集体照、场地、座次
八、车辆安排
2、落实洽谈地点的停车场地及车位
九、经费及其他
1、经费预算
考察参观接待工作要点
一、确定考察参观活动
1、确定时间：
2、提前与考察参观所在单位和部门联系，确定考察参观地点线路：
3、确定考察参观对象人员：
4、确定陪同考察参观人员，包括考察参观所在单位和部门的陪同人员
二、文字、影像材料
1、拟制考察参观接待方案
2、准备好有关文字、影像介绍材料
1、参加考察参观人数
四、考察参观现场布置
1、欢迎标语或屏幕
2、考察参观人员休息场地的落实
3、水果及饮用水的安排
五、住宿安排
照相机、摄像设备及人员落实，
1、车辆及司机的落实
2、人员和车辆较多时，要安排专人指挥调度，注意人车相对对应固定，安排熟悉行驶线路的司机作为打头车和殿后车辆，打开车后闪光灯。
3、落实考察参观地点的停车场地及车位
商务出差接待工作要点
一、确定商务出差活动
1、确定商务出差时间：
2、确定商务出差对象人员
3、确定接待陪同人员
二、拟制来客接待方案
1、来客人数
四、住宿安排
五、餐饮安排
6、司机及服务人员就餐安排
六、音像器材
七、车辆安排
1、自备或外借、外租车辆及司机的落实
八、经费及其他
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