会计报表处理系统教学教材Word格式文档下载.docx
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是指通过对指标数据进行运算的方式将不同会计期间的报表汇总为一张报表，以反映若干会计期间的总括情况。
7．1．2会计报表系统的特点
会计报表的特点可概括为以下几个方面：
（1）准确性。
利用报表系统可迅速处理大量的会计数据而不出现任何偏差，使复杂的指标运算和数据关联得到正确的处理，保证了所输出的报表指标的准确无误。
（2）灵活性。
可对大量数据进行快速查阅，可在不同年度不同会计期间的系统数据库中根据需要随意提取其中有用的内容，并依照需要进行任意组合。
（3）及时性。
计算机能高速处理大量数据的特点决定了会计报表编报的及时性优势。
只要日常业务一入账，期末报表便能即时编制出来。
（4）多样性。
用户能够按照自己的特殊需要设计报表格式，并在系统允许的范围内自主定义报表指标的数据来源。
（5）延续性。
会计报表通过一次性的定义与设置后，每次编报时就可自动生成，在操作上可以“一劳永逸”。
（6）方便性。
可通过菜单或系统命令查询不同时期不同种类的报表，甚至能够借助于系统的模拟记账功能查询到尚未编制的报表，可即时生成报表的汇总或分析指标，能将报表数据以各种图示方式直观地显示出来。
7．1．3会计报表处理流程
完成整个编报程序的基本流程为：
（1）确定报表基本结构与栏目名称。
根据报表应该列报的数据项目来确定报表指标，并按照清晰易读的原则设计指标排列方式，同时确定这些指标应该提供的数据栏目及其栏目名称。
（2）注册报表。
经过注册的报表才能按照系统所提供的处理程序进行下一步的处理。
（3）空表制作。
采用了类似于表处理软件Excel的操作界面，在屏幕显示的网格上可以直接填充文字、设置格式。
（4）表头表尾定义。
指定义报表报头部分和表尾部分的标题、单位、日期和签注人等内容。
这是一项与指标数据来源类似的对多个函数进行设计与运用的过程。
（5）报表数据来源的定义。
报表内需要填制的数据可以分两类，一类是常数，可以在定义表格时直接逐个填入；
另一类是变动数据，通常是在报表生成时从账（表）中获取数据，或根据获取的数据进一步加工生成。
通用报表软件用公式（或函数）来定义报表的数据来源。
通常按以下程序设置：
①确定数据源。
②明确取数条件。
③输入运算公式（或取数函数）。
通用报表软件中的公式主要有运算公式和审核公式两类。
运算公式是指为获取报表指标数据而设置的数据来源公式，有时也称为报表单元公式。
审核公式是对报表指标之间的数据关系进行算术校验的公式，这类公式是对报表数据间的勾稽关系进行审核和验证。
（6）报表生成。
根据定义的报表模板生成指定会计期间的报表。
（7）报表输出。
显示或打印已生成的会计报表。
7．2报表格式设置
7．2．1报表登记与制作
会计报表操作是从报表格式设置开始的。
1．报表基本结构
一张完整的会计报表包括以下几个部分：
（1）表头。
通常将报表表格线以上的部分以及用来匡定报表主体结构内容的报表栏目名称（即列标题）。
有些报表软件直接将表头和栏目标题视作一个整体，并将这个整体称为表头。
报表栏目和栏目标题决定了报表中每一栏目的类型、宽度等基本格式属性。
一般报表的栏目只有一层，称为基本栏，只有一个层次栏目的报表称为简单报表。
具有多个层次栏目的报表称为复合报表。
（2）表体。
即报表的主体。
表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。
纵向表格线和横向表格线将表体部分划分为相对独立的小方格，称为报表单元。
①单元，又称表元。
单元是由报表的列和行交织构成的基本报表单位。
任何一个报表单元均拥有列号和行号。
通常用英文字母（A，B，C，……）表示报表栏目的列号，阿拉伯数字（1，2，3，……）表示报表栏目的行号，用列号与行号的组合来表示报表单元。
如第5行第5列的单元用“E5”表示，第15行第8列的单元用“H15”表示。
②组合单元（合并单元）。
由若干个基本单元构成的作为一个部分处理的单元称为组合单元。
在对报表进行格式编辑或属性设置时，将组合单元看作是一个基本的操作单位。
组合单元通常以组合前的左上角单元的名称来命名。
③单元区域（表元块）。
所谓区域是由多个单元组成的一个长方形单元阵列，
单元区域包括从起点单元到终点单元的全部方格。
单元区域通常用开始单元至结束单元组合名称来表示。
如自第2行第2列至第20行第2列的一个单元区域可表示为“B2：
B20”。
（3）表尾。
指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。
一般报表都有责任人签章和报出日期，有些报表表尾还有一些实质性或说明性的内容。
2．新表登记
报表登记项目中有两项重要的内容，一项是报表编码（或序号），另一项是报表名称。
报表编码通常是报表在系统内的惟一标识。
例如，在《安易》软件中，报表编号由系统自动生成，编号由大写字母“B”打头，后跟三位数字，其中后三位数字在001至999之间。
报表名称是报表的外部标识。
报表附注是报表的附加说明信息，通常是可有可无的。
7．2．2报表单元属性设置
几个基本概念：
1．固定表和可变表
固定表是指输出报表不随经济业务或统计数量的变动而改变表格长度的报表，如《资产负债表》、《利润表》等，这类报表不仅栏目是确定的，其表体内容的行数也是固定的。
可变表是根据业务统计与管理的需要可改变报表格式或表格长度的报表，如《商品销售明细表》、《商品盘点表》等，这类报表输出的表的长度是不固定的。
2．格式状态和数据状态
软件提供对报表进行格式设计的格式状态和对报表进行数据编辑的数据状态两种界面模式。
在格式状态下，用户可以对报表尺寸、报表标题、表头结构、表体内容、单元属性等进行一系列设置与调整。
在数据状态下，用户能够通过系统允许的方式管理报表的数据，如输入数据、编辑公式、舍位平衡、报表汇总等。
3．单元属性和单元风格
单元属性主要指单元内容的性质，反映单元中存放的是数字还是字符。
单元风格是指单元内容的格式，包括字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等格式特性。
定义一张报表的具体方法。
1．设置表格线
通过对报表单元的边线属性定义来实现。
有的会计报表需要设置成两边开口的账户式报表格式，这时应将报表的两条边线定义为虚线或无线类型。
2．设置报表单元格式与单元数据属性
表元格式指表元的边框线式样、对齐方式、字体字号类型和数据打印格式。
表元数据属性是指表元内容的性质，一般有数值型、字符型、日期型等几种。
3．精确定义行列格式
这是对报表尺寸所进行的定义。
系统为用户提供改变行高列宽，以及增加、删除表行或表列的功能。
4．组合单元定义。
可以将横向或纵向几个相邻单元组合为一个单元。
其格式设置与基本单元的设置方法相同。
7．3报表数据处理
报表中的数据一般不由手工从键盘输入，而是通过设置报表单元取数公式的方式，由计算机根据公式自动从指定数据库或指定文件中调取。
极少数无法用取数公式表示的指标数据，只能通过手工方法直接输入；
合理地利用报表指标的取数功能，能将大量重复、复杂的劳动简单化，大大节省编制报表的时间，减少或消灭编报错误，从而提高工作效率。
7．3．1报表取数公式的设置
从基本数据库提取某一特定数值这一数据关系的描述，在多数会计软件中称之为函数。
账务取数函数是会计报表取数公式设置中最为常用的基本函数。
不同的会计软件为实现同一操作功能所作的描述（取数函数）可能会有较大差别。
对于报表取数公式的设置，将从报表数据来源、报表取数要素和报表取数公式的一般语法规则三个方面加以阐述。
1．报表数据来源
各类账簿数据的汇总和提取变得非常便利，任何存放于机内数据库的凭证、账簿数据或各种临时数据都可以在需要时立即被利用。
电算化会计系统中会计报表的取数渠道可以有以下几种：
（1）从机内账簿提取数据。
常用会计报表的主要数据仍然来源于机内会计账簿。
（2）从本表表内栏目取数。
这是所有报表系统均提供的最基本的取数方式之一，极大多数会计报表都需要提取表内的基本栏目数据参与合计项或相对数的计算。
（3）从凭证库取数。
这是通过对记账凭证数据库的各个要素项目的描述来达到直接从凭证库内获取报表指标数据的方法。
（4）从本表其他会计期间的报表内取数。
这是本表表内栏目取数功能的一种扩展。
（5）从其他报表栏目取数。
异表取数的描述方法可能会比较复杂，需要通过系统相应功能模块借助于对不同报表和报表栏目的表示来完成。
（6）从辅助核算模块中取数。
某些特定报表以及个别基本报表的附注项资料就来源于辅助账，其取数公式的表示方法一般都比较复杂。
（7）提取操作系统或会计软件的日期与时间。
这是为会计报表表头表尾的设计制作服务的。
通常有提取计算机系统日期和提取会计业务日期两种类型。
（8）其他特定取数途径。
一些软件提供了更多的取数渠道，如提取预算数、提取数量值、提取外币汇率等等。
2．报表取数要素
构成报表取数函数和报表数据来源表达式的要素有以下几种类型：
（1）会计科目代码。
科目代码都是取数函数中最基本的一个描述要素。
不同级别的会计科目的引用原理和表示的含义是一样的。
（2）账簿种类标志。
电算化系统中的账簿通常有基本账簿和辅助账簿两大类。
不同的软件系统对会计账簿的分类不太一致。
（3）凭证账簿栏目标志。
账簿栏目代码通常用栏目名称中的关键字的汉语拼音头一个字母组合而成。
（4）发生额或余额方向标志。
，软件中对余额方向有两种不同的定义方法。
第一种方法是，在新建会计科目时就明确指定该科目的余额方向。
第二种方法是，按照科目的期初余额与发生额计算结果自动判定余额方向。
（5）会计期间代码。
每个报表取数函数都需要标注是从哪一会计年度的。
（6）货币代码。
当函数中包含外币科目时，就需要用币别代码来区别货币种类，系统一般都借用账务处理系统中所设置的货币编码。
一般软件都将默认货币确认为本位币。
（7）报表代码（或报表名称）。
用代码表示一张特定报表，能使函数式变得比较简洁，同时代码能准确指向某一报表，避免出现名称重叠。
（8）账套代码。
当需要在不同账套的不同报表或不同账套同一报表的不同指标提取数据时，需要借助于账套代码来区别账套。
3．报表取数公式设置的一般语法规则
（1）账务取数函数的设置
主要通用软件的报表系统都设有账务函数。
账簿取数函数中通常包含函数名、科目代码、栏目标志、币别代码、期间标志等内容。
以下是几个通用软件为《资产负债表》中“短期投资”项期末数设置的取数公式，其中等号左边是需要提取数据的报表单元名，等号右边是取数函数：
《安易》软件：
D7=ZW（MJ,C,R1101）
《金蝶》软件：
D3=<
1101>
$RMB．JY@（0．0）
《用友》软件：
D3=QM（“1101”,月，，001）
《AC990》软件：
L3C2=Y&
M#S1101I25
每一报表系统都有其构成函数的特定的语法规则，这些规则是由系统开发人员设计并固化在程序中的。
常用会计软件的一般语法规则介绍。
①《用友》UFO报表系统账务函数的基本格式为：
函数名（“科目编码”，会计期间，“方向”，账套号）
上述函数式其中相关参数的含义为：
科目编码：
账务系统中的科目代码，也可以是科目名称。
会计期间：
可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是具体数字表示的年、季、月。
方向：
指会计账簿中栏目数据的方向，即“借”或“贷”。
账套号：
用数字表示，如0001，0002等。
缺省时系统默认数据来源为第一套账。
例：
《资产负债表》“货币资金”项期末数（D6单元）的取数公式为：
D6=QM（“1001”，月，“借”，0001）+QM（“1002”，月，“借”，0001）+QM（“l009”，月，“借”，0001）
其含义是：
D6单元（货币资金期末数）的数值来源于账务处理系统第0001套账中“1001”（现金科目）、“1002”（银行存款科目）以及“1009”（其他货币资金科目）当月期末余额之和。
②《金蝶》报表系统账务函数的基本格式为：
栏目名=<
科目代码1：
科目代码2>
[$币别][．SS]@N
或者是：
[$币别][．SS][@（Y，P）]
上述函数式中各参数的含义为：
科目代码：
“代码1”和“代码2”在这里表示的是一个范围，也可以省略“代码2”而只列单个科目代码。
币别：
与系统内部定义的货币代码一致。
SS：
为取数标志代码。
省略时指本期期末余额。
N：
是一个不大于一个年度的会计期间数（通常是12）的数，表示指定年度的某一会计期间。
P：
指会计期间。
Y：
指会计年度。
《资产负债表》中“货币资金”项期末数（D6单元）的取数公式为：
D6=<
1001：
1009>
$RMB．JY@（0，0）
D6单元（货币资金期末数）的数值来源于账务处理系统中1001（现金）科目至1009（其他货币资金）科目间所有科目的当年当月期末人民币借方余额之和。
（2）表内单元取数公式的设置
不同软件系统对表内单元的表示方法较为一致，即用以字母表示的列号和以数字表示的行号的组合来表示报表单元。
对表内单元可以直接引用在由“+”、“-”、“*”、“/”、“=”等符号连接构成的等式中。
表内单元取数公式常用于计算报表中的合计栏。
例如，对于“流动资产合计”（D19单元）项目期末数，《用友》软件设置的取数公式为：
D19=D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14+D15+D16+D17+D18或
D19=PTOTAL（D6：
D18）
流动资产合计数（D19）等于自货币资金（D6）项至其他流动资产（D18）项的累计数。
（3）同一报表不同会计期间取数公式的设置
同一报表的不同会计期间取数，是指在一个报表文件中，某张报表的数据需要从另一会计期间的报表（表页）中获取。
不同软件表间函数描述的复杂性与取数功能的完善性方面的差异较大。
在《金蝶》报表系统中，同一报表不同会计期间的数据传递是通过账务函数实现的，即同一报表不同会计期间取数与账簿取数的表示方法是结合在一起的。
《金蝶》软件的两个基本账务函数：
[$币别][．SS][@N]或
其中的[@N]和[@（Y，P）]与其他参数的配合运用就能方便地从本表的以前各期报表中获取指标数据。
（4）不同报表间取数公式的设置
《金蝶》软件在异表取数函数设置中，其表间取数函数的基本模型为：
本表单元=表名！
单元
B10=利润表！
D18或B10=[利润表]！
D18
B10单元的数据来源于《利润表》的D18单元。
（5）表头表尾要素函数的设置
一张报表的表头表尾须标注报表日期、制表人、报出日期等内容，这些内容的标注也是以取数函数的形式来实现的。
表头表尾函数通常有以下几种：
①报表时间函数。
包括会计年度函数，会计期间函数和会计日期函数。
在《金蝶》软件中，用于提取日期的函数有四个：
&
[会计年度，n]：
用于提取当前报表年度值。
其中n表示从当前年度往前第几年。
[报表期间，n]：
用于提取当前报表期间值。
[报表日期，y，m]：
用于提取当前报表日期值。
[日期]：
用于提取计算机系统当前日期。
②编报单位函数。
用于提取会计报表的注册名称。
在《金蝶》软件中以“&
[报表]”表示。
③操作员函数。
有时需要将特定操作员（如会计报表模板的设置人）签注在报表的适当位置，这时可以使用报表的操作员函数来设置。
在《用友》软件中，表头表尾的变量设置是通过关键字的形式来处理的。
关键字实质上是一个计算机的取值函数，它在报表系统中的主要作用是：
通过用户的设置，由系统自动在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期，也可标注报表的编制单位名称。
（6）报表取数公式设置的两种方式
①手工录入方法。
即按照报表系统设定的语法规则，在报表数据来源设置界面直接输入取数公式。
直接录入取数公式，便于把握会计报表中每一指标的数据来源含义，必要时可方便地修改指标数公式，从而使所提取的数据符合报表指标对取数的要求。
②函数向导方式。
这是利用系统提供的“函数向导”或“公式向导”功能来定义取数公式。
最大好处是，用户不需要详细掌握函数编写的规则，而只要能指明所设计的报表指标数据的来源即可。
其缺点是，报表系统所生成的函数或公式往往使用某些参数的默认值，使用户对公式的理解与修改变得比较困难。
7．3．2报表审核公式的设置
1．报表审核的意义
在各类会计报表中，每个指标数据都有明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种关联关系，这种关联关系称为报表指标间的勾稽关系。
譬如，《资产负债表》的资产合计数应等于负债与所有者权益合计数，这个关系就是存在于《资产负债表》中的一个勾稽关系。
用户只要将报表数据之间的勾稽关系用审核公式表示出来，计算机会在生成报表时自动按照审核公式对指标间的勾稽关系进行验证。
2．勾稽关系的定义
勾稽关系定义是指以表达式的形式把所有勾稽关系表示出来，并在设置报表时将其存入计算机系统。
通常以报表单元间的比较关系式来表示。
例如，在《用友》软件中，对《资产负债表》的“资产总计”年初数和“负债和所有者权益总计”年初数的平衡关系审核公式可定义为：
C42＝G42MESSAGE“资产总计年初数与负债和所有者权益总计年初数不相等”
其中：
C42单元为“资产总计”项年初数，G42单元为“负债与所有者权益总计”项年初数；
“C42＝G42”是勾稽关系条件表达式，参数“MESSAGE”后面的字符串是当条件不满足时出现在屏幕上的提示信息。
整个公式的含义是：
报表C42单元的值必须等于G42单元的值，否则，在屏幕上显出“资产总计年初数与负债和所有者权益总计年初数不相等”的提示信息。
审核公式中不仅可以使用等号，还可以使用其他比较符。
如《金蝶》软件报表系统提供以下六个合法的审核公式比较符：
=（等于）、>
（大于）、<
（小于）、>
=（大于等于）、<
=（小于等于）、<
>
（不等于）
7．4报表输出与维护
7．4．1报表编制
报表编制的基本原理是，系统调用载有设置好的报表结构的文件，使其中的运算公式能从相应的数据源中提取数据并填人相应的报表单元中，从而得到完整的数据表。
系统将按照用户的事先设置自动生成一个用来保存得到的数据表的文件。
在报表编制过程中，系统将对取数公式的格式进行检查，如发现语法或句法错误，将以某种方式给予警示。
报表编制的操作过程：
（1）选择“编制报表”命令或执行报表“编制”命令。
（2）选择所要编制的报表。
如果需要编制的不是当期报表，或者在设置报表时预留了与生成报表相关的报表参数，则需要同时选择或输入参数值。
（3）生成或输出报表。
系统按照用户指令编制报表，一般会将编制的报表在屏幕上显示输出。
7．4．2报表输出与汇总
1．报表输出
报表输出有两种基本方式：
一种是屏幕显示输出；
另一种输出是打印输出。
系统还可以打印空白报表和报表指标取数公式清单，以供用户检查格式或公式。
2．报表汇总
报表系统的汇总是指将结构相同而数据不同的两张报表经过简单叠加后生成一张新的报表。
主要用于同一报表不同时期的汇总以便得到某一期间的总计数据，或者对同一单位不同部门的同一张报表的汇总，以得到整个单位的合计数字。
报表汇总功能不能用于编制合并报表。
7．4．3报表的维护
报表维护的基本项目有报表备份、报表恢复、报表删除、报表结构复制等。
报表系统所提供的其他维护功能有：
1．报表删除功能
为了系统的正常运行，需要定期（一般系统中只需保留1-2年数据即可）从系统中删除以前年度的旧表。
2．报表结构复制功能
用户可选择已定义的结构类似的报表进行复制，对复制过来的报表结构按需要进行修改即可使用，从而减少用户对报表进行初始设置的工作量。
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