OA系统培训内容Word文档格式.docx
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(二)如果浏览器上方出现黄色的插件条安装提示,里面含有“heer”、“北京希尔”、“金格”字样,可以点击该提示安装条进行安装。
(三)安装插件如果不顺利,与用户本机上的软件配置特别是防火墙类软件有关,与管理员联系。
注意:
1、下载需要一定的时间
2、有时需要再次点击办理的业务,系统才出现安装界面
(四)要求安装Word2003(含)以上、AdobeReader7.0(含)以上
三、待办事宜、已办事宜
(一)待办事宜
1、必须保证“待办事宜”栏目为空,如果其中有内容,说明用户还有事情未处理。
2、“待办事宜”中的每一个文件或者事项均需要处理,即使是前一位职工发错了,也要说明理由,然后或者代替别人处理了,或者给别人打回去。
对于打回来的公文,可以在查看了意见后,转为草稿,然后再删除。
对于公文,只能成为草稿后才能删除。
3、确实无法处理的、需要删除或废弃的公文,与管理员联系,由管理员来处理。
(二)已办事务
点击希望了解的、你处理过的公文,可以查看公文是使用什么流程处理的,可以随时追踪观察公文流转到哪一环节了(在公文稿纸下方“公文流转记录”中红色标注的岗位即是),应该由谁来处理了。
四、本单位发布校内公文方法
以(“校级发文流程(部门起草)”流程为例)
流程图:
(一)如何起草公文?
任何人均可以起草公文。
选择“公文处理|发文管理|发文草稿”,点击“新增”。
首先,选择“审批流程”,填写相关信息。
第二,选择“处理岗位”,要选择具体的岗位名称。
请注意,选择的处理岗位是指下一步审核该文件的人。
下一步进行审核工作可以是起草者自己,也可以是同事,也可以是处级领导。
第三,填写稿纸。
填写“标题”(即文件标题)。
填写“附件”,如有附件,按照附件的多少填写1、2、3等附件名称(如:
1、成员名单(换行后)2、大会议程(换行后)3、论文要求),只有一个附件,则可以不填写附件编号。
填写“主送单位”,必须写清楚该文件发给哪些单位收看。
一般有“校内各单位”、“校内各学院”,或者列出具体的单位,比如“校办、人事处、国有资产管理处、设备处”等。
第四,点击“正文内容”中的“上传正文”,把事先用户使用Word写好的文件内容上传到OA系统上即可,其他栏目由秘书科处理。
第五,如有附件(应与红色稿纸中的附件编号、顺序、内容一致,使用Word事先编辑好),点击“公文附件”中的“添加文件”,逐一把附件添加进OA系统。
1、一定要提交
2、稿纸中的其他项,由党办校办处理。
3、“-”符号的前面、后面
4、拟稿人催办
(二)如何审核公文?
任何人都有权审核公文。
在“操作桌面”的“待办事宜”栏,审核者点击需要审核的公文,出现红色稿纸。
审核文件正文。
点击稿纸下方“正文内容”(“+”号),可以点击“下载WORD”下载到本机再打开观看(如果下载后的文件不是Word格式,可以人工在该文件名后加上“.doc”即成为Word文档),也可以点击“编辑Word”直接修改后关闭Word时选择保存。
审核文件附件。
点击“附件内容”(“+”号),操作与“正文内容”相似。
1、同意发出该文件,审核通过。
从“下一步操作选择”中点击“部门审批”(前面的圆点),点击该行后面的“选择处理岗位”按钮,从弹出的界面中选择一位处级干部(根据各部门的分工),点击“确定”,界面上就可见下一步由谁来代表二级单位进行审批。
再点击“提交”,肯定回答即可。
2、不同意发出该文件,审核不通过。
认为该文件由于某种或某些原因暂时不能出台,可以打回去返还给拟稿者。
在“您的意见”栏,写上你的意见,在“下一步操作选择”中,点击“不通过”(前面的圆点),点击“提交”按钮,肯定回答即可。
3、同意发出该文件,但认为还需要其他同级部门会签。
,在“下一步操作选择”中,点击“相关部门会稿”(前面的圆点),点击该行后面的“选择处理岗位”按钮,从弹出的界面中勾选参加会稿的其他部门的处级干部,点击“确定”,界面上就可见下一步由哪些人来参加会稿。
(三)如何审批公文
只有处级以上干部才能审批公文。
在“操作桌面”的“待办事宜”栏,处级干部点击需要审核的公文,出现红色稿纸。
操作与审核公文类似。
查看文件正文,点击稿纸下方“正文内容”(“+”号),可以点击“下载WORD”下载到本机再打开观看(如果下载后的文件不是Word格式,可以人工在该文件名后加上“.doc”即成为Word文档),也可以点击“编辑Word”直接修改后关闭Word时选择保存。
查看文件附件。
1、同意发出该文件,审批通过,请秘书科审稿。
在红色稿纸的“部门审批”栏中,输入你的意见,比如“请各部门大力配合。
”,或者点击栏目中的“意见”,选择一个快速意见。
不需要签名,系统会自动把你的名字加上。
然后从“下一步操作选择”中点击“秘书科审稿”(前面的圆点),再点击“提交”,肯定回答即可。
在红色稿纸的“部门审批”栏中,输入你的意见,比如“现在条件还不成熟。
在“下一步操作选择”中,点击“不通过”(前面的圆点),点击“提交”按钮,肯定回答即可。
(四)如何“拟稿部门定稿”
当党办校办把中间程序走完,最后需要请拟稿部门定稿。
操作与上述步骤类似。
(五)需要说明的问题
1、下一步处理岗位、下一步处理环节
2、如何追踪查看公文处理到了哪一步?
见“三
(二)”
五、收到校内公文的处理方法
流程图
当本单位信息员(办公室主任)收到校内公文后,按照领导们的分工,把该公文分送到主管领导账号,由主管领导审批。
(一)主管领导审批
主管领导在“操作桌面|待办事宜”中,点击待办事宜。
如果主管领导认为该文件自己阅读了就可以了,点击该文件后面的图标,阅读后,选择结束。
如果主管领导认为还需要交给其他人办理,或者还需要送交其他领导阅览,则选择“办文”,并勾选由哪些人阅览或办文。
(二)办文
当处级领导收到该文件,发现没有签署意见的地方时,即意味着是其他领导请你阅览的文件。
阅读后,选择结束。
注意,一定要选择结束,否则,一律视为你没有处理。
当其他职工收到该文件,要仔细阅读主管领导签署的意见,并点击该文件后面的图标,阅读后,选择结束。
六、校外来文处理方法
(一)部门信息员(办公室主任)处理
1、部门信息员——选择请“部门领导阅示”
部门信息员收到校外来文后,一般均应根据领导分工,请分管领导阅示。
从“操作桌面|待办事宜”中点击校外来文,在打开的界面上选择“部门领导阅示”,勾选具体哪一个领导,然后一律正面回答即可。
2、部门信息员——选择“办文”
如果部门信息员知道应该由谁来办理,可以直接选择哪些人来阅读文件并办文。
这步操作根据二级单位的具体情况而定。
(二)部门领导(处级干部)处理
处级领导收到信息员转来的校外来文后,需要分清是自己阅读就可以了,还是由自己来决定哪些人阅读该文件?
如只需自己阅读,直接打开文件阅读,然后选择“返还机要秘书”。
一定要返还机要秘书,否则视为没有阅读该文件。
如还要其他人阅读或办文,选择“办文”,具体勾选哪些岗位阅读,然后一律正面回答即可。
(三)办文者(任何人)处理
办文者可能是一般职工、科级干部,也可能是办公室主任、处级干部。
办文者没有任何选择,只可以阅读领导签署的意见和该文件内容,然后根据领导意见和文件内容办事。
阅读完后,必须选择“返还机要秘书”,否则机要秘书一直收不到反馈,一律视为还没有办文。
七、如何发通知公告
(一)向全校发通知公告
1、起草者(可以是任何人)
在“操作桌面”上,选择“办公自动化系统|信息发布|我的草稿”,点击“新增”,在“发布栏目”中勾选“西南石油大学”下的“公告通知”,“确定”。
在“类型”栏,选择“对外信息”。
在“审批人”栏,勾选分管处级领导。
在“标题”栏,输入或者粘贴通知公告的标题。
把事先使用Word编辑好的通知公告内容,点击“上传已有文件”上传到OA系统。
如有附件,逐一把点击“添加附件”,把事先编辑好的附件文件上传到OA系统。
点击“送审”,送呈分管处级领导审阅。
容易误点“保存”。
2、处级领导审阅
处级领导在“待办事宜”栏点击开该通知公告后,阅读其内容,如果同意发布,直接点击“提交”,内容就被传送到校级信息员了。
不在“审批意见”栏重新写意见,即意味着该通知公告需要在校园网首页的“通知公告”栏上面向全球发布。
如果需要限制成只供校内师生阅读,请在“审批意见”栏中写明。
如果不同意发布,则在“审批意见”栏输入意见,然后在“选择下一步”栏选择“初审-不通过”,点击“提交”即可返回给拟稿者。
3、校级信息员处理(略)
(二)向某部门发通知公告
在
(一)中,把“类型”栏修改成“对内信息”,在“信息安全”栏点击“普通设置”,在“选择访问部门”栏点击“
”图标,展开各个“+”号,勾选需要收到该通知公告的部门。
点击“确定”。
其他操作与
(一)同。
八、不能登录
使用IE浏览器。
清除浏览器的cookie和临时文件。
关闭浏览器,重新打开。
找管理员修改密码。
可能本机DNS服务器的设置有问题,可以尝试把首选DNS设置成:
南充校区用户为“210.41.240.33”,新都校区用户为“172.16.245.2”。
如还不行,则只留下首选DNS,其他DNS一律删除。
找管理员咨询。
九、其他流程
(一)应用技术学院学生处分(记过及以下)流程
(二)应用技术学院学生处分(留校查看及以上)流程