集中采购资料归档以及管理方案Word文档下载推荐.docx
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1.目的
为了贯彻落实《集中采购管理规定》,加强对公司采购工作中所形成的文件、资料进行规范化管理,确保采购决策、执行全过程有据可查,符合公司相关制度流程,发挥采购资料为采购管理工作服务的功能,特制定本方案。
2.范围
适用主体:
本方案适用于广汇汽车服务股份公司总部以及各区域采购部门。
适用对象:
本方案适用于公司采购相关的文件资料的归档管理。
采购管理的各项活动记录备案后形成各种形式的资料,予以归档保存。
3.权责
采购经理负责供应商资料、采购合同以及合同执行过程中相关文件资料的收集;
采购资料保管员负责将上述采购文件资料集中归口存档管理、信息采编以及日常调阅。
4.采购资料归档制度
采购归档资料是指全面系统记录反映采购活动的且具有查考保存价值的公司、各供应商和采购部门的收发文电、会议文件、会议记录、电话记录、图表、登记簿册、磁性介质以及反映部门工作活动的录音、录像、照片等。
4.1
采购资料归档范围
4.1.1
产品资料：
a）供应商报价单;
b）产品样本.
4.1.2
供应商资料：
a）供应商资质证明资料;
b）供应商招标、调查、评估、考核评鉴过程记录及文件;
c）与供应商日常业务往来函件以及相关情况反馈.
4.1.3
其他资料:
a）采购需求申请以及采购计划资料
采购申请单;
商务/技术附件;
采购计划资金预算及执行资料;
b）采购合同签订过程资料
询价/比价/议价/定价等相关记录;
招标及其他方式采购过程记录文件;
c）采购合同执行过程资料
验收证明报告/工作联系函/质疑答复/问题投诉/问题解决过程及结果;
d）采购相关会议资料
有关采购的各种会议资料，包括部门周例会/总部及区域月度会议/供应商落地会议/国内外大型展会等.
4.2
采购资料归档要求
4.2.1
归档时间
a）采购合同签订过程资料
应在采购合同经双方签字盖章且寄回至总部后即时归档;
上述资料形成后，应在30日内交采购资料保管员进行归档整理
b）采购合同执行过程资料
收到验收证明报告/问题投诉解决后2个工作日内;
c）供应商资料
采购实施过程中发现供应商异常状况,相关人员应在2个工作日内提供详细报告;
4.2.2
保管期限
a）签约供应商提供的标书、标样、资质类资料至少保存3年;
重要级别的集中采购资料档案保管期限从采购结束之日起至少保存5年,期满有历史资料价值的继续保存:
b）公司内部采购资料至少保存2年;
c）未中标供应商的投标文件原件作为资料自采购结束之日起保存1年.
4.2.3
其他要求
a）卷内文件应当排列有序,按照文件价值以及保管期限依次编写页码;
集采供应商及投标供应商/潜在供应商的资质证明文件等资料按照一户一档原则建档并编制档案目录。
b）供应商资料的收集范围以及内容依据供应商管理流程规定收集整理并核实无误;
c）每年年底应当及时更新与集采供应商相关的评鉴考核等信息;
d）所有归档资料均应当有承办人签名确认或单位盖章确认,采购部领导及采购资料保管员应当复核.
4.3
采购资料归档流程
4.3.1
职责分配
采购经理收集供应商资料、采购合同以及合同执行过程中相关文件的收集;
采购资料保管员将采购经理收集的相关文件资料按4.3.2所列顺序进行编码后集中归口存档整理。
4.3.2
整理顺序
采购资料先装入档案袋,标明文档编码&
文档名称&
归档日期等,首页放置《采购资料归档目录》&
《采购资料台账》;
如成套资料,须在目录上注明份数/页数
采购资料保管员依据资料来源、时间、题目、内容、字母顺序等分成若干层次和类别，进行编码登记以及按类别和顺序存入档案盒
一类资料装入一类档案盒,档案盒首页放置《采购资料归档清册》,包括:
序号&
盒号&
备注等内容
档案盒内放置的清单与档案资料顺序一一对应，按时间顺序，后存的档案资料置上，先存的置下
（编码参照附件一）
5.采购资料保密制度
5.1采购资料涉密权限如下:
●表示可以涉及;
〇表示只涉及相关部分
涉密范围
涉密职位权限
总部
集采副总
采购经理
系统专员
对账专员
区域
产品样本
●
产品报价单
〇
采购需求申请单
询价/比价/定价记录
招标及其他采购记录
供应商资料
采购存档资料
资金计划表
项目采购汇总表
各类工作计划
员工业绩考核表
公司管理制度
采购相关会议资料
5.2公司其他部门对采购资料的涉密范围按公司保密管理规定执行
6.采购资料调阅制度
6.1
采购资料
调阅申请
审批流程
6.1.1采购部门内部申请人须向集采装饰副总书面邮件或者口头请示后将领导回复的批准邮件转发保管员或者领导以口头通知形式批准的
6.1.2其他部门申请人须向保管员转发其部门领导回复的批准邮件或者出示其他书面形式的签字确认凭证
6.1.3非本公司调阅申请人须凭其公司或单位出具的正式介绍函，公安、司法等有关政府部门执行公务情形除外
6.2
调阅登记
采购资料调阅申请人按涉密权限实行登记借阅，提前填写《采购资料调阅申请登记》；
公安、司法等有关政府部门执行公务情形除外
6.3
调阅期限
6.3.1采购部本部门申请人调阅期限应当不超过5个工作日；
6.3.2公司其他部门申请人调阅期限应当不超过3个工作日；
6.3.3非本公司调阅申请人原则上应当即日归还;
政府部门执行公务除外
6.4
6.4.1采购资料调阅申请人应当爱护资料,不得涂改、损坏、丢失资料
6.4.2采购资料调阅申请人应当严格遵守安全和保密制度，不得泄密
7.采购资料销毁制度
7.1采购资料保管期限届满或者采购资料信息失效而需要销毁时，采购资料保管员须提交《采购资料销毁审批申请》；
领导签字同意后，由保管员进行集中销毁同时编制《采购资料销毁清册》，该清册应当永久保存；
7.2采购资料保管期限届满，但其中存在未终止的债权债务关系或其他合同等相关文件，应当单独抽出、另行立卷、重新编码，归入相应档案盒中，由采购资料保管员保管至债权债务关系结束或者合同履行完毕为止；
二、采购资料管理
1.产品资料管理
1.1集采/区采产品编码
凡是在总部集采产品目录以及总部推荐产品目录里的产品均可以根据产品类别和特性分类。
1.2非集采/区采产品编码
其他产品先依据集采/区采产品编码规则分类后再在代码前加e。
请详见附件一《采购资料产品编码目录》
2.供应商资料管理
2.1供应商编码制度
2.1.1集采/区采供应商编码
本方案保持以产品等级作为划分广汇汽车服务股份公司供应商的依据。
2.1.2潜在供应商编码
2.1.3供应商代码等级
代码
等级
供应商类别
备注
I
总部指定供应商
产品分类中A产品必须由总部指定供应商在指定区域导入
II
总部推荐供应商
产品分类中B产品由区域选择集采范围内供应商进行导入
III
区域指定供应商
产品分类中C产品由区域总部选择供应商后,总部认可导入
IV
总部试点供应商
产品分类中AB产品需经过总部试点判断后提升总部供应商
V
区域临时采购供应商
店面根据特殊要求自采的供应商须由区域总部采购经理授权
2.1.4
供应商
基本资料
a）基本信息资料
供应商编码/供应商名称/地址/开户银行/开户账号/税号/联系人/电话/邮箱/传真/手机
b）资质证明资料
供应商调查表/营业执照（执照到期日期）/生产许可证（许可证到期日期）/质量体系证书（证书到期日期）/3C认证（3C认证到期日期）/产品标识/行业检测报告及有效期/企业简介/配套主机情况
c）合同相关资料
供应商质量保证协议/配套产品服务协议/采购合同及合同编号/技术协议
d）产品相关资料
物料编码/产品名称/产品编码/产品价格/企业行业标准/产品执行标准
e）流程相关资料
样品小批鉴定表/供应商综合项目评估/供应商审批表格
f）一般文件
往来邮件或者传真等留底备案
2.2采购资料【台账制度】
为每种集采产品及其相应供应商建立专门的台账,以便明晰集采产品的进销存情况。
【台账】内容:
目录代码/供应商编码/其他上述供应商基本资料
产品编码/产品名称/品牌/产品型号/产品描述/规格/容量
进货量/进货价格/销售价格/建议销售价格
销售额/累计销售额/毛利率
2.3供应商资料管理要求
2.3.1供应商名称要求
供应商名称必须是全称且是注册或登记所使用的名称;
供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼
2.3.2联系方式要求
联系人资料包括全名/常用座机/手机/邮箱/传真;
电话尽可能收录该供应商业务主管级以上联系人的手机;
若供应商的联系方式、地址发生变更,采购员应该及时将相关资料更新保存
2.3.3资料保存要求
a）对于合格供应商和潜在供应商分别以电子文档形式保存于电脑,其纸质资料保存于档案柜作为备用以便需要时进行开发
b）供应商合作各项要求都符合公司发展需要且通过审核的:
应备注资料已审核字样,及时录入合格供应商资料目录;
c）终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用并做相关的备注说明
三、采购资料归档以及管理流程
如下图所示：
附件一:
《采购资料产品编码目录》
附件二:
《采购资料归档目录》
附件三:
《采购资料台账》
附件四:
《采购资料归档审批申请》/《采购资料销毁审批申请》
附件五:
《采购资料归档清册》/《采购资料销毁清册》
附件六:
《采购资料调阅申请登记》
附件七：
《采购资料归档以及管理流程图》
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