第三章采购需求清单及技术规格Word文件下载.docx
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1.3.4易维护：
软件维护简便，可快速实现数据一键式导入、导出、人工备份、自动备份、打印模版上传等功能，使得日常的个性化调整、数据维护变得简单。
1.3.5扩展性高：
软件标准要配置预留数据接口，实现与内部OA系统、教务管理系统教学档案数据交互，与新增系统实现同一平台开发和集成，便于往后升级、维护和管理，避免多平台操作引起的不便、系统数据无法共享以及升级维护的困难。
1.3.6安全性高：
软件针对数据进行加密管理，确保数据安全。
同时针对数据安全要提供自动备份、手动备份两种方式，同时也要支持异地备份功能，为实现数据的安全提供最大保障。
1.3.7档案门类管理：
增加（复制、粘贴门类）、编辑（新窗口修改、修改、门类转移、字段配置）、删除、拖动功能；
1.3.8档案录入：
案卷/卷内/文件、字段管理、查询界面配置（列表配置）、复制数据、粘贴数据功能；
1.3.9档案统计：
条件统计案卷/卷内/文件信息，可选择只显示有数据或全部显示、可对统计出的数据进行Excel表格的转换、保存功能；
1.3.10档案打印：
提供多套标准的报表模版供用户使用，同时用户通过下载报表插件可自定义打印模版。
1.3.11档案查询：
简单查询、一站式查询、全文检索、组合查询、附件查询。
1.3.12个人信息修改：
个人基本信息修改、密码重设功能。
1.3.13系统配置：
需根据用户行业特点及实际需要对本部门机构、部门、人员、权限进行灵活配置。
2.建设的原则
2.1规范性和标准性
须遵循国家档案局最新制定的各项著录标准、数据交换标准和各业务规范。
高校数字档案室管理系统是依据国家档案局《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交和接收办法》和《数字档案馆建设指南》等指导文件来设计建设。
2.2实用性
系统应能够充分满足高校档案室计算机档案管理中的档案文件的条目录入、查看检索、原件扫描、文件数据管理以及档案开发利用的需要，能够充分满足档案调阅、信息资料检索、科研、对外交流、技术开发以及信息管理等方面的需求。
2.3灵活性和通用性
系统应能根据不同的情况保持足够的弹性，并在灵活通用的同时又不缺乏其标准性，即可满足现行业务要求，又可适应将来业务的变化。
2.4可扩展性和开放性
系统应能通过开发接口实现与办公自动化系统（OA）以及其它业务系统实现无缝连接，充分保证数据的完全共享和利用。
2.5安全性
存储的安全性：
档案数据的数据量大且需要长期保存，系统应提供备份和恢复机制以保证数据的安全。
存取的安全性：
对各类档案原件按安全秘密级别应以及重要程度进行分类，并为之设定不同的利用权限和利用范围，让不同权限的人可查看编辑相对应的档案信息。
2.6检索效率
检索方式：
系统需提供多样的、灵活的检索途径和方式。
检索速度：
随着时间的推移，档案会逐步积累到巨大数量的文书档案、会计档案等，检索速度在系统应用中是核心问题。
系统需在必要硬件的支持下对查询的秒级响应。
2.7易用性
系统应保持操作的易用性和统一性，同时符合档案工作人员的一般习惯。
3.档案管理系统要求
3.1系统集成要求
系统集成参数：
系统投标厂商应完成与学校数字校园的认证集成和数据集成（数据集成内容包括从学校数据中心获取和共享给学校数据中心的数据两部分）。
涉及与第三方公司参与集成的费用不包含在投标价格中。
3.2技术要求
系统的技术架构需采用Browser/Server（B/S）的网络结构和系统运行模式。
系统必须采用J2EE的B/S多层架构体系，使前端的表现与应用逻辑、数据存储相分离，通过组件式的开发与部署策略，使整个系统的架构清晰灵活，方便部署和扩展。
上图为J2EE体系中典型的多层应用体系结构，划分的五层分别是：
Ø
ClientTier（客户层）：
一般为浏览器或其它应用，以及在这些浏览器上运行的程序。
客户层普遍地支持HTTP协议，也称客户代理。
WebTier（Web应用层）：
在J2EE中，这一级由Web容器运行，包括JSP和Servlet等Web部件。
EJBTier（组件层）：
组件级由EJB容器运行，支持EJB技术。
EAITier（系统集成层）：
包括JDBC、WebServices、JavaMail、JINI、JMS及JTA，制，如WebServices注册服务器、邮件服务器等。
这一层要么在两端有相应的联络站，要么中间设一个系统负责协调、集中数据和控制，如WebServices注册服务器、邮件服务器等。
EISTier（信息系统层）：
包含单位内其他信息系统，如办公自动化系统以及数据库系统等。
3.2.1网络拓扑图
1、功能强大，实现档案动态到静态全程管理
要求系统涵盖文书处理和档案管理全过程，集文件登记、公文处理、自动组卷、自动编目、智能检索、统计编研等功能于一体。
用户只需要录入文件或档案的基本信息，系统将自动完成处理、传阅、查询、组卷、打印乃至销毁等档案室基本业务工作，真正体现了“一次登记，无限次使用”的管理模式。
2、完善的权限管理，确保数据安全性
实行系统分级的安全策略，原文加密处理，对用户、原文进行权限控制，确保数据的安全性。
同时采用原文MD5码验证技术，HTML方式存取，有效防止错误操作和泄密，更兼具自动备份功能和事务追踪功能，让系统管理员全局掌握，随时查询数据处理信息。
3、组件式设计，功能扩充更随意
系统管理对象可扩充，用户可以任意增加各门类的文件、档案及相关信息，也可按自己需要实施分类方案，对管理对象逐级划分，充分契合用户业务变化的需要。
4、量身定制和通用标准相结合，优化档案管理
全面符合档案管理国家标准（GB）和行业标准（DA），系统在追求通用性的同时，满足用户的不同需求，实行量身定制，将最先进的档案管理理论与实际操作有机融合，站在专业角度提升用户档案管理的科学性。
5、开放型的系统结构，有效保证使用周期
提供数据导入导出功能，用户用任何软件录入的历史数据均可转入本系统，同时为与第三方软件的完美集成提供接口，不仅使软件的维护与扩展变得更为容易，也使应用系统的客户化和二次开发变得简单。
6、人性化的设计理念，让用户完全自定义
以人性化为设计理念，为用户营造一个轻松自在的工作氛围。
用户可根据实际情况和个人喜好随心所欲选择和设计界面、报表格式。
7、对软硬环境极强的适应能力
系统必须可跨Windows/Unix/Linux等各种操作系统上运行，不会受到操作系统的限制。
系统必须支持MSSQLServer、Oracle等各类数据库。
3.3总体性能需求
3.3.1系统应具有良好的可扩展性。
在增加新的档案类型、档案报表、档案统计等功能时不需要重新开发，系统通过简单的设置（通过应用系统的自定义功能来完成）就能够继续运行和管理档案。
3.3.2项目建设需提供完善的安全保障体系。
确保应用系统与档案信息数据运行安全可靠。
应具有身份认证、功能权限管理、数据权限管理、类别权限管理、日志管理、访问控制等安全措施，保证应用层安全。
3.3.3项目设计需支持多种结构与格式的档案数据管理。
3.3.4系统应提供档案数据各种标准化转换接口。
按照档案室提供的相关数据格式交换标准，进行大批量的数据格式转换功能。
3.3.5系统应支持包括全文检索在内多种检索手段。
系统提供的搜索引擎支持包括txt,word,ppt,excel,pdf等文件,百万数据单次检索客户端响应时间应≤5秒。
3.3.6在网络稳定的环境下操作性界面单一操作的系统响应时间应≤2秒。
3.3.7系统需支持并发用户数大于50人，同时在线人数大于200人；
3.3.8目录数据查全率应达到100%；
3.3.9目录数据查准率需大于98%。
3.3.10全文检索查准率需大于98%。
3.3.11完成招标方原档案系统（南大之星）的数据无损导入。
3.3.12实现与学校OA系统的无缝对接（其中2万支付给第三方OA对接服务费），实现电子公文在线采集和归档。
3.3.13实现照片、音频等档案格式转换功能。
3.3.13系统需提供档案数字化全文数据批量挂接工具。
4.系统功能要求
档案管理系统包需含五大子系统，包含信息接收子系统、档案管理子系统、档案利用子系统、业务指导子系统、系统管理子系统。
4.1信息接收
需实现对室藏数字档案信息的电子档案、学籍档案、传统档案文件等的综合采集管理。
（1）文件登记：
用于实现办公自动化系统与数字档案管理系统的在线归档。
可通过开发接口能够直接将各办公自动化系统办理完毕的文件归档到档案系统中，再通过档案系统的功能对档案进行综合的管理。
（2）批量归档：
可对不同类型的档案进行筛选，通过批量选择将档案归档入临时库。
（3）文件导出：
可对档案文件进行导出，并且支持字段选择。
导出格式支持XLS和DBF。
（4）预归档管理：
文件归档后须自动转入到预归档管理的临时库中，在预归档管理模块中兼职档案员可对档案进行规范化整理、编辑、修改、打印报表、档案调整（拆卷、组卷、案卷顺序调整、卷内顺序调整等）等操作。
4.2档案管理
档案管理应提供对馆藏档案正式库的综合管理过程，需包含档案管理、库房管理、档案鉴定、基本年报、档案统计、移交接收、EEP封装、全宗卷管理、数据管理、系统设置等涉及数字档案管理全过程的模块。
（1）档案管理
需实现对馆藏正式库档案目录、电子原文的综合管理功能，应包含各种馆藏档案类别管理、目录权限管理和目录清单管理等，也可实现对电子文件、扫描影像文件、数码照片、音频视频文件等信息的管理。
同时也可按照各类数字档案资源库来源、时间、数据类型、开放程度、保管期限等要求实施分类管理。
（2）库房管理
用于记录、控制、统计库房相关情况。
库房温湿度：
应对每日库房温湿度数据进行登记，从而自动生成月库房以及年库房温湿度数据。
档案检查：
应可对档案进行检查，并且对检查结果进行记录。
病档检查：
应登记统计库房内各类病档情况；
病档抢救：
需实现病档的登记、病档抢救情况跟踪等功能，实现对病档的综合管理。
档案抽查：
需登记库房内档案的抽检情况
（3）档案鉴定
应实现对保管期限、密级已到的文件级/案卷级档案进行鉴定，以决定是否有继续保存的价值，如果有则修改保管期限及记载修改情况，继续保存，否则进行销毁。
系统应可以销毁当前记录，由用户填入销毁原因、原保管期限、销毁日期、小组意见、负责人签章、监毁人签章等信息，也可以批量销毁。
（4）基本年报
应统计档案保存、利用档案的情况，并将统计结果以相关标准格式打印出来。
档案统计主要是为了完成档案馆需要的基本情况年报而设定的，档案员可以在此输入档案相关的人员情况、设备情况和档案馆现存档案情况等信息，通过系统可以自动统计出档基二表，完成档案的工作需要。
（5）档案统计
应实现对档案馆各类馆藏档案的统计服务，包括档案移交统计、接收统计、利用统计等功能。
（6）移交接收
应用于兼职档案管理员向档案馆移交档案数据。
档案管理员首先选择移交数据的范围，然后点击移交按钮，系统自动将这些数据生成报送文件离线移交至档案室。
（7）EEP封装
需可封装电子文件全部数据及其元数据的数据单元，为了维护电子文件及其元数据的完整性，保障两者之间的可靠联系，实现电子文件自包含、自描述和自证明。
（8）全宗卷管理
需实现对档案馆的全宗动态管理，内容包含全宗管理8个方面相关信息的统计、分析和管理工作。
可对各种全宗的整理类信息、综合类、鉴定类信息等，提供了对档案馆实体的管理，并能自动打印出全宗卷目录和全宗卷封面。
（9）数据管理
需提供数据综合管理，应支持各种目录和原文信息的导入导出；
支持字段信息选择；
提供灾难恢复和备份功能等。
需可以导入XML、DBF、XLS格式的数据。
需可以导出成DBF、XML、XLS格式的数据。
（10）系统设置
全宗信息：
需在此模块中输入相应的本院基本信息。
字典维护：
数据字典应提供本系统的字典类目，可根据需求增加字典信息，数据字典可以提高录入的速度，减轻录入人员的工作量。
实体分类定制：
实体分类应指根据本院管理职能，以及档案形成的特点编制一个具有若干层次和类别，且适应计算机识别的文件归档实体分类表的过程。
它由上、下级类目序号、类目名称组成。
组合字段配置：
需提供方便而标准的组合字段定义方式。
针对不同门类的档案，可以定义出所需要的组合格式。
4.3档案利用
应提供对档案的综合利用，系统需包含虚拟库房规划、档案检索、全文智能检索、电子档案借阅、实体档案利用、档案编研等功能。
（1）虚拟库房规划
虚拟库房应实现对档案室库房的图形化管理，精确显示库房中每个密集架所存放的档案类型、数量等、实时监控每个密集架的饱和度，便于科学管理档案存储。
同时，需提供档案定位查询功能，根据全宗、档号等相关信息，系统自动定位档案存放位置，并显示获取档案的正确路径，大大提高管理人员的工作效率。
库房设置：
需对档案馆每个库房进行设置，包含对库房名称、库房数量等内容。
密集架设置：
需设置每个库房密集架的数量，每个密集架的名称等信息，还应置每个密集架的排数、列数、排架长度和计划存放档案数等内容。
档案盒设置：
应实现对各种不同类型档案盒脊背的设置，通过图形化直接模拟档案盒脊背信息。
档案上架：
应模拟档案实体上架的功能，通过档案上架操作自动生成档案的存放地址，需实现档案实体与档案数据的自动关联。
可自动对档案进行批量上架，上架后自动生成档案的存放位置索引。
档案移架：
存放在库房中的档案，需根据接收和鉴定情况，定期需要对其位置进行调整，档案调整应包含库房间调整、密集架间调整、列间调整、同列内调整和同排内调整。
档案定位跟踪：
需提供了档案检索功能，可根据查询的关键字对档案进行查询，在查询到所要查找的数据后，可对档案进行定位跟踪，并通过点击查看档案目录和档案原文。
库房统计：
1）应自动统计每个库房已存放档案总量、还可存放档案数量、库房空置率情况等，也能自动各库房存放档案情况明细，如档案种类、全宗、保管期限、密级等，同时还可以将各个密集架的空置情况进行自动统计汇总；
2）需自动统计每个密集架已存放档案总量、还可存放档案数量、密集架空置率情况等，也应自动各密集架存放档案情况明细，如档案种类、全宗、保管期限、密级等，同时还可以将密集架内各列、各排的空置情况进行自动统计汇总。
3）应具有自定义统计功能，可根据需要自定义各种条件进行分组统计，并将统计结果进行输出。
（2）档案检索
包含数据库检索、跨类检索等各种检索方式。
数据库检索要包含精确检索、模糊检索、复合检索、渐进检索、分类检索等各种检索方式。
（3）全文智能检索
针对系统接收的电子文件，以及数字化后经OCR处理的文档，应提供全文检索功能。
覆盖尽可能多的文件类型（如DOC、XLS、PDF等主流的电子文档格式）。
全文智能检索是系统后台服务，在关系型数据库数据量很大时，使用数据库本身的查询方法已经不实用，系统反应时间过长，而利用全文检索系统可大大的提高检索的速度。
（4）电子档案借阅
实现对电子档案借阅、审核、浏览等功能。
对要利用的电子档案可以先提出申请，然后经过审核才能查看电子文件的原文，实现利用的流程性管理。
借阅申请：
当用户需要查阅其权限范围外的数据时，必须提出借阅申请。
本模块应实现管理员对各种申请，包含申请利用天数、利用目的等内容。
借阅审核：
借阅审核应实现电子文件管理员对借阅者进行审批的功能，电子文件管理员可以做出同意或拒绝的批复。
当管理员做出同意批复时，同时应指定允许其利用的天数，系统将在指定天数以后自动回收其查阅权限。
我的借阅夹：
申请借阅需通过此模块查看借阅情况的查看，如果通过申请则可以直接浏览电子原文。
电子档案借阅统计：
系统需可自动统计出电子档案的借阅情况，并可按借阅档案类型、利用目的、借阅时间进行统计。
（5）实体档案利用
应科对实体档案的借出、归还进行登记。
能查看借阅明细，并且可以填写利用效果。
（6）学籍档案利用
需可对学生的学籍档案以及各科目成绩情况做查询，并且支持报表的打印。
（7）档案编研
应具有对档案内容进行二次加工，能对已经过OCR识别原文图片提供编辑，利用导出或复制的手段，收集、积累、编辑选定的档案内容，并汇编成册，为档案的深入研究和广泛利用提供素材。
编研材料：
需对各种编研材料进行集中管理，可以进行录入、修改、删除、查询。
同时能实现方便灵活的专题汇编功能，打破档案类别、全宗单位的限制，组成各种综合性专题并提供专题查询，可以将检索出来的相关专题下载至本地并制作成光盘发布。
可以通过可视化信息编辑工具，实现在不破坏图片、常见格式表格等原始状态情况下的插入，具有信息添加、复制、粘贴、导入、导出、编辑、审核、多人合编等功能。
通过选择导出功能很方便的将档案内容导出成WORD、EXCEL、TXT等格式文件。
专题名称维护：
应可以新建专题名称并填写相关说明。
专题档案选取：
应可以通过选择专题内容来设置相关专题。
专题档案著录：
应支持专题内容录入功能。
（8）统计分析
需通过系统的自动统计功能统计档案利用情况，输入需要统计的起始时间和终止时间便可得出所需的统计结果。
4.4业务督导
档案业务督导系统应包含在线指导和档案年检两部分。
档案年检中需包含内容年检、年检意见和年检反馈意见3种类型。
4.5系统管理
应可对整个档案室管理子系统进行综合管理，包含系统的各个环节。
包含全宗管理、权限管理、开放设计、报表维护、索引维护、工作流管理以及日志管理几部分。
（1）全宗管理
需实现全宗的浏览和修改工作，同时应可以给“协作小组”指派“小组组长”，也可以授权“业务指导人员”作为某个小组的指导人员。
（2）权限管理
用户管理：
应能够对角色下的不同用户进行管理，包含增、删、改等基本操作。
用户的权限包含两个部分：
一是对各个模块操作的权限；
另外一个是对各类资源库的操作权限，用户可以根据实际工作需要，需灵活组合各种权限，系统对资源库的管理达到“字段级”控制。
角色管理：
角色管理是指具有相同权限的一组用户，系统需根据实际需要自定义各种不同角色，每个角色可包括多个用户。
（3）原文密码
应通过该功能直接对上传的原文进行密码设置。
（4）开放设计
系统应实现以下几方面的软件元数据自定义功能：
表结构自定义：
用于定义每个档案类别中所包含的数据字段信息；
录入自界面定义：
用于定义各种档案类别的数据录入窗体；
显示网格自定义：
用于自定义网格显示的项目；
档号格式自定义：
用于定义各种档案类别的档号组成字段；
下属关联表定义：
用于定义各种档案数据表之间的关联关系。
（5）报表维护
本模块应实现对各个模块的各种表自定义的功能，可以对原先的档案报表、统计表进行修改等操作，完全实现无需二次开发而实现报表的随意增加、修改、删除的维护功能，能自动提取各种数据库中的数据，并能自动实现各种统计功能。
报表设计器应采用类似XLS设计风格，提高报表设计的可操作性。
需具有自定义单元格格式设计界面，数字、对其、字体和边框功能。
（6）索引维护
应含跨表索引及全文索引功能。
需提供对所有档案数据的条目检索功能，可以不需要选择相应的档案类别，系统应自动对所有类别的档案数据进行检索。
同时提供了对所有档案数据原文信息内容的检索功能，可以查找原文附件中包含某一特定内容的档案数据。
（7）工作流管理
需实现业务整体和局部工作流程自定义功能，如现行文件审批流程、鉴定流程等，在自定义流程时无需通过修改程序完成，能够灵活设置流程环节、环节对应的操作人员以及详细的操作权限。
（8）日志管理
需包含登录日志和操作日志：
系统登录日志：
需可记录用户登录本系统的全宗单位、登录时间、登录IP和用户姓名；
系统操作日志：
需可记录用户登录本系统的操作时间、登录IP和操作者。
5.项目实施要求
项目自合同签订之日起15日内派实施人员上门安装，60天内完成项目建设并投入运行。
6.培训
应根据项目实施的进度要求，及时安排有关培训。
培训对象：
我校档案管理人员以及信息中心运维人员。
培训目标：
掌握软件的安装部署、系统结构、功能特点和使用方法。
培训时间、地点：
我校指定。
升级会员 