研究报告工作报告类文档的编写与排版.docx
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研究报告工作报告类文档的编写与排版
第一章文档的层次结构
1.1层次划分和编号
标准文档的结构应按章、节、条、款和项五个层次划分。
章的编号应在一个文档中自始至终连续;节的编号应在所属章内连续;条的编号应在所属节内连续;款的编号应在所属条内连续;项的编号应在所属款内连续。
章的编号采用汉字,即第一章、第二章、第三章......。
节、条、款编号采用阿拉伯数字,层次之间用圆点隔开;项的编号采用阿拉伯数字。
示例如下:
节:
X.1、X.2、X.3……
条:
X.1.1、X.2.1、X.3.1……
款:
X.1.1.1、X.2.1.1、X.3.1.1……
项:
1、,2、,3、,……
其中:
X代表“章”的编号,用阿拉伯数字表示。
1.2附录的编号
所有附录应采用阿拉伯数字顺序编号,即附录1、附录2、附录3等。
附录应设标题,标题在附录号后空一字居中书写。
附录中的节、条、款和项的编号与正文相似,例如附录1的节编号为1.1、1.2…,条编号为1.1.1、1.1.2…等。
不好分节、条的附录也可用大写中文数字排序。
第二章文档的编写
2.1正文的编排格式
正文的章、节应设标题,章标题的排列格式为章号后空一字加标题居中;节标题的排列格式为节号后空一字从左起顶格书写。
条号的排列格式从左起顶格书写;款号从左起空二字书写;条、款的内容应在编号后空一字书写,换行后左起顶格书写。
项号从左起空二字书写,换行后左起顶格书写。
若文档分段书写,每一段第一行均左起空二字书写,换行后左起顶格书写。
在正文描述中若需要表示并列要素,可用破折号(或其它符号)接写各要素的方式表达。
文字应在破折号(或其它符号)后对齐,各破折号(或其它符号)也应对齐,破折号(或其它符号)前左起空二字。
在正文中若需要对一些术语进行定义,可视所在层次按条、款、项编号。
术语名称应在编号后空一字书写,术语名称后空二字书写英文译名,术语定义应在英文译名所在行的下一行左起空二字书写。
2.2表格
文档中出现的表格应有表号和表名,它们列于表格上方。
表的编号采用所在章节号加顺序号的方法描述,前面再加“表”字。
例如第一章第二节的表一,编号为表1.2.1。
表的编号后空一字列出表名,并居中排列。
排版时,可根据具体情况放置表格,但应尽量靠近所属正文,与正文的内容相呼应。
表中的栏目和数值可根据情况横列或竖列。
当遇到需跨页的大表格时,则应在续页重复表号和表名,并在续排表号前加“续表”二字。
表内数值部分,整数以个位数向右对齐,带小数点的数字以小数点为基准左右对齐。
表格中文字或数字相同时,应重复写出,不允许出现“同上”或“同左”等字样。
当表格中因故缺少数字时,允许留空白。
表中各栏数值的计量单位相同时,应将计量单位写在表名的右方或正下方;若计量单位不同时,则应将其分别写在各栏标题或各栏数值的右方或正下方。
表名和表栏标题中的计量单位宜加圆括号。
附录中表的编号方法与正文相似。
但当附录中仅有一个表格时,可以不加节号,直接用附录号作表号即可。
例如附录1中仅有一个表,其编号为“表1”。
2.3公式
正文中的公式应按节或条号编号,并加以圆括号,列在公式右侧顶格。
当在同一条内出现多个公式时,则应再加顺序号,顺序号前用短横线分隔。
例如在3.2.1条内出现两个公式,则可分别编号为(3.2.1-1)和(3.2.1-2)。
公式应居中书写,并排在涉及正文的下方,与涉及正文内容相呼应。
公式中各个符号的含义和计量单位,应在公式下方“式中”二字后注释。
公式中多次出现的符号,只需在第一次出现时加以注释,以后出现时不必重复注释。
“式中”的注释中不得出现公式。
当“式中”某项符号注释内容较长时,可另立条或款编写。
“式中”二字应左起顶格,空一字后接写需注释的符号。
符号与注释之间加破折号。
若注释内容较长需要回行时,文字应在破折号后对齐,各破折号也应对齐。
每条注释均应另起一行书写。
公式应只给出最后的表达式,不应列出推导过程。
在公式符号注释中,可包括简单的数值规定,例如圆周率π等,这些符号不得作其它定义。
附录中公式的编号方法与正文相似。
当附录仅有一个公式时,可直接用附录号作为公式号。
例如附录1中仅有一个公式,其编号为
(1)。
2.4图
文档中出现的图应有图号和图名,它们列于图的下方居中。
图的编号与表格相似,即“图”字后加章节号。
当一节中出现多个图时,可在节号后再加顺序号。
例如第三章第二节中出现三张图,则可分别编号为图3.2.1、图3.2.2、图3.2.3。
在文档中若出现层次结构的图,即某个图需派生成若干个分图的情况,则可共同使用一个图号,并分别在分图正下方追加(a)、(b)、(c)……等顺序号,并空一字后书写分图名。
若需要加图注,则应紧接在图号、图名下方书写。
排版时,可根据实际情况将图布置在适合的位置,但应尽量靠近涉及它的正文,以便与有关正文相呼应。
2.5计量单位和符号
文档中出现的计量单位一律采用《中华人民共和国法定计量单位》,有关物理量和符号应执行《有关量、单位和符号的一般原则(GB3101-86)》。
2.6数值
数值应采用正体阿拉伯数字表示,但在叙述文字段中出现10以内的数字,根据习惯也可使用汉字表示,例如“星期三”、“由五部分组成”等。
分数、百分数和比例数的书写,应采用数学记号,如:
四分之三、百分之四十、一比一点五,应分别写成3/4(或0.75)、40%和1:
1.5。
对于标明量的数值,应根据精度要求将数值的有效位数全部写出。
带有偏差范围的数值要注意规范书写,例如:
20±2℃不应写成20℃±2℃;0.65±0.05不应写成0.65±.05。
带有参数范围的数值要注意正确表述,例如:
10~15N,不应写成10N~15N;10%~20%,不应写成10~20%;1.2×105~1.3×105不应写成1.2~1.3×105。
诸如表示体积等涉及带长度单位的数值相乘,正确写法是l×b×h(mm):
240×240×60,或写成240mm×240mm×60mm,不应写成240×240×60mm。
2.7标点符号和简化字
图名、表名、公式和表栏标题,不宜用标点符号。
文字叙述中如需使用括号时,采用圆括号“()”。
表达某个范围的数值,采用“~”号,不用“—”号。
书写时标点符号均占一格。
各行开始的第一格除引号、括号、省略号和书名号外,不得书写其它标点符号。
标点符号可书写在上行行末,但不占一格。
“注”中或公式的“式中”,其中间注释结束后加分号,最后注释结束后加句号。
文档中应采用国家正式公布实施的简化汉字。
2.8引用
在文档中引用的参考资料,除本工程项目所编写的文档之外,都应列在某个附录的参考资料清单内。
引用本工程项目的文档时,只需写“参见NFCS-XXX-XX-XXX.X节”或类似的表述。
引用非本工程项目的文档时,则写“参见附录X资料〔XX〕”或类似的表述。
正文中参见某图、某表格或某公式时,都用图号、表号或公式号表述。
例如:
“如图3.2.1所示”、“参见表4.3”、“根据公式(5.1-3)计算”等。
2.9注
文档中有时需要加注。
注的内容列在涉注正文所在页的下方,选用比正文小一号的字体排版,注的内容中不得出现图、表或公式,只作文字描述。
注和正文之间用横线隔开。
若在一页内有多个注,则应编号注1、注2…。
正文中需加注的文字后面加上带括号的注字,例如(见注)、(见注1)等。
2.10参考文献
对于需要列出参考文献的报告,参考文献应列于附录之后。
其书写格式如下:
序号(采用阿拉伯数字)、接写作者姓名(可只写第一作者,其后加“等”字)、文献名称、出版社名称(或期刊名称)、出版日期。
左起顶格书写,各项之间空一字,一行写不下时可换行,但换行后应与文献名称对齐。
字型用仿宋体小四号字。
第三章文档的排版
3.1文档的幅面
本工程项目所有文档的印刷采用A4幅面,尺寸为297mm×210mm。
3.2封面
除工程图文档按部颁规定排刷外,其它类文档都须按下述规定排印。
文档一般应采用硬质封面或平装压塑封面。
为了易于辨认,八类文档用三种颜色的封面区分,见表5.2.1。
表5.2.1封面颜色分类表
序号
封面颜色
文字颜色
文档类
1
白色
黑
ST
2
浅绿
黑
PP,FD,RE,PD
3
浅兰
黑
DD,CD,CA
对于中央防汛抗旱指挥系统,封面的左上方加文档编号XXXX-XXX-XX-XX,首字距左边缘25mm,整体距上缘30mm,采用黑体三号字排版。
文档名称第一行都要有“国家防汛抗旱指挥系统工程”字样,文档名称的第二行才写明具体的报告属性,例如“可行性研究报告”、“初步设计报告”、“详细设计报告”等。
对于非中央的防汛抗旱指挥系统,在封面左上方文档编号底下并排加注“国家防汛抗旱指挥系统工程”字样,采用黑体三号字排版。
文档名称的第一行写系统全名称,第二行写明报告属性。
名字较长的报告,或是包含若干分册的报告,可分几行书写,但必须居中,选用字号要适中,达到醒目美观的目的。
封面的下方,居中写上文档编制单位的全称。
在编写单位全称的下方,居中写上完成本文档编写的年月。
3.3首页
首页与封面基本相同,但对于中央的防汛抗旱指挥系统,要将文档编号平移到右上角;对于非中央的防汛抗旱指挥系统,除将文档编号平移到右上角外,项目名称“国家防汛抗旱指挥系统工程”也平移到右边,并上移一行。
文档编号距首页上缘30mm,文档编号末字符距首页右边缘25mm。
3.4扉页
扉页记载本文档的批准、审定、审查、校核、设计、编写和参加工作人员的名单。
3.5目录页
目录页排在扉页之后,正文之前。
目录页内容包括章、节、条的编号和标题,以及它们所在正文的页码。
目录页的页码与正文的页码分别编排。
目录页的标题“目录”用黑体二号字居中排在目录页首页第一行上。
目录页的章、节、条号应采用嵌套式排列,即章号顶格排列,节号左起空一字排列,条号左起空二字排列。
所在正文页码从右边顶格对齐。
除目录页标题外,章标题采用黑体四号字,节标题采用仿宋小四号字,条标题采用仿宋五号字,节、条号和页码采用相同大小的阿拉伯数字。
3.6正文
正文的字体采用仿宋体四号字。
章标题采用黑体二号字;节标题采用黑体三号字;条标题采用黑体小三号字。
页码编号采用阿拉伯数字。
3.7文档附图
有些文档包含附图。
图幅尺寸应符合部颁标准。
图标部分应署该项目设计单位全称,并在其下方用较小字体加注设计或勘察证书。
所有图纸均应按各单位设计产品审批制度程序逐级审查签字。
对于涉及其它专业的设计图纸应有会签栏,并请有关专业项目负责人签字。
附录1用WORD排版的格式说明
一、封面的页边距设置
二、目录页
(1)一般设置三级目录
(2)目录1设置
(3)目录2设置
(3)目录3设置
三、正文
1、正文纸张和页边距设置
2、正文字体设置
3、正文段落设置
4、标题1(章)设置
5、标题2(节)设置
6、标题3(条)设置
7、标题四(款)设置