版党政机关标准公文模板制作方法示例2Word下载.docx

版党政机关标准公文模板制作方法示例2Word下载.docx

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1mm，版心尺寸为156mm×

225mm（不含页码）。

排版规格：

正文使用3号仿宋字体，一般每页排22行，每行28个字。

◇制作设置方法：

1．选择“文件”菜单，选择“页面设置”。

2．选择“纸张”附签，选择纸张类型为A4。

3．选择“页边距”附签，选择方向为“纵向”，将页边距分别设置如下：

上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。

4．选择“版式”附签，将页眉边界设置为2.5厘米，页脚边界设置为2.2厘米。

将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。

5．选择“文档网格”附签，单击“字体设置”，设置“中文字体”为“仿宋”，“字号”为“3号”。

6．选中“指定行和字符网格”，设置“每行”为“28”个字符，“每页”为“22”行。

二、设置页码

1．选择“插入”菜单，选择“页码”；

2．设置“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”为“外侧”。

3．单击“格式”按钮，设置“数字格式”为全角的显示格式，单击“确定”按钮完成页码设置。

4．双击选中页码，将字号设置成“４号”，然后在页码两边各加上一条半角方式的短线“－”，并与页码之间空一半角空格。

三、设置公文份号、密级和保密期限、紧急程度

△格式要求：

涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

如无需标份号而仅需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

如仅需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心左上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。

1．公文份数序号：

“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号，可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。

2．设置密级和保密期限：

在第1行顶格输入“秘密★5年”，如无保密期限，帽秘密两字之间空1字，字体设置为3号黑体。

（可根据修改密级和期限）

五角星的制作。

执行“插入”－“特殊符号”－再选“特殊符号”★

3．设置紧急程度标识：

按国家标准规定设置，根据有无密级标识选择紧急程度的排版位置。

操作方法同上。

四、设置发文机关标志

发文机关标志推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号最大不能等于或大于22mm×

15mm（此为国务院文件字号）。

具体设置以“不大于上级机关”为原则自行酌定。

发文机关名称如文字少则尽量拉宽字间距，文字多则尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目美观庄重。

发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称；

联合行文，主办机关排列在前。

1．在版心第3行输入发文机关标志，如“×

×

委员会文件”。

2．设置该行文字字体为“小标宋”，字体颜色为“红色”，字号为“50磅”，（可根据字数多少进行调整，以美观大方为准则）。

3．设置该段落为“分散对齐”，设置段落行距为“固定值85磅”。

五、设置发文字号

发文字号由机关代字、年份和序号组成。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

发文字号用三号仿宋字体，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；

签发人后标全角冒号，冒号后用二号楷体字标识签发人姓名。

上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

1．发文机关标志下空两标准正文行，输入发文字号，如“民大发﹝2014﹞3号”。

注：

必须是六角“﹝﹞”括号，而不能是“[]”括号。

设置字体为仿宋，字号为3号。

2．六角符号插入方法：

选择“插入”——“符号”——“标点符号”附签，找到六角符号“﹝　﹞”后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

3．如果是下行文，设置该行文字居中；

如是是上行文，则居左排布，并左空一字。

广西民族大学文件

民大﹝2014﹞3号

4．如果是上行文，还需要标识签发人姓名。

设置上行文发文字号和签发人标识：

设置发文字号为左对齐空一字符；

设置一个右空1字符的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐处，输入3号仿宋字“签发人：

李四”，并设置“李四”三字为3号楷体字。

（可按此方法另行制作一个上行公文模板）

民大﹝2014﹞3号　　　　　　　　　　　　　签发人：

李　四

六、设置红色分隔反线

发文字号之下4mm处印制一条与版心等宽的红色反线。

1．首先选中“视图”——“工具栏”——“绘图”，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。

2．选中该直线，双击，选择“设置自选图形格式”，反线的属性要在这里进行设置。

3．选择“颜色和线条”附签，设置“颜色”为“红色”，“虚实”设置为“实线”，“粗细”设置为“2.8磅”即1mm。

单击“确定”，完成线条格式设置

七、设置公文标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关名称。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题中标点符号的使用应注意以下两点：

1.法律、法规、规章名称全称应加书名号

2.如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

标题一般位于发文字号下空两行，使用二号小标宋字体，分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

标题多行时一般采用梯形或菱形排布。

1．在发文字号下空2行，输入标题内容。

多行标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2．设置标题文字为2号小标宋字体，居中排列。

3．对标题段落进行如下设置：

选中标题段落，去除段落设置标签“如果定义了文档网格，则对齐网格”项前面方框中的对勾。

（如果不设置此项，则多行标题段落之间的行距过大）

八、设置主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格；

最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。

公文标题下空1标准正文行，左侧顶格，输入主送机关名称加全角冒号；

设置字体为3号仿宋，回行时仍顶格。

九、设置公文正文

公文首页必须显示正文。

正文一般使用3号仿宋字体，位于主送机关名称下一行，每自然段首行左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应写明具体的年、月、日。

应当使用国家法定计量单位。

公文的结构层次序数：

第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。

公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

正文设置的主要原则：

主送机关名称下一行，每自然段首行左空两字，回行顶格；

公文正文主体使用3号仿宋字体，文内各级标题及需要重点突出的可设置其他字体标识。

正文字体一般不使用加粗。

十、设置附件说明

公文如有附件，在正文下1行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.×

”）；

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；

附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。

公文如有附件，则在正文下1行左空2字，输入“附件”加全角冒号，然后输入附件名称；

附件如有序号则使用阿拉伯数码；

如：

附件：

1．×

十一、设置发文机关署名、成文日期

单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名。

印象顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

单一机关制发公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。

用阿拉伯数字将年、月、日标全

公文印制完成后需加盖发文机关印章。

单一机关制发公文的成文时间右空4字，与正文之间空3行，3号仿宋字。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

1．在正文（或附件名称）下空3行，输入发文机关名称。

靠右，具体位置以成文日期为准居中排布。

3号仿宋字。

2.在发文机关署名下一行，输入成文日期，（按照公文签发日期定成文日期，用阿拉伯数字）。

设置成文日期为右对齐空4字

2．设置成文时间为右对齐空4字。

（可在段落格式中设置右缩进）

　　十二、设置附注

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明。

“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话。

在成文日期下一行，居左空二字，3号仿宋字，在输入所说明的文字后，外加圆括号，回行时顶格。

十三、设置版记分隔线

制作方法与版头的“红色反线”相似，只是将线条的颜色由“红”改为“黑”

版记分隔线，如果有“抄送机关”则有三线，首条分融线和末条分隔线为粗线（设置1.5磅），中间的分隔线为细线（设置0.75磅）；

若无“抄送机关”则为两条，均为粗线。

与版心同宽。

十四、设置抄送单位标识

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

公文如有抄送，在版记分隔线下1行左空一字，用4号仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号；

抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；

在最后一个抄送机关后加标句号。

十五、设置印发机关和印发时间标识

印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下）占1行位置，用4号仿宋字体。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

十六、保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，“保存类型”：

选择“文档模板（*.dot）”；

“文件名”：

给模板命名；

“保存位置”：

模板所在路径（一般不做调整，默认即可）。

至此，公文模板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

十七、调用模板

以后需要编排这种类型的公文，只需要调出该模板，进行公文内容修改即可。

1．选择模板创建新公文。

选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板（即制作完成的公文模板），单击确定，即可创建一个新公文。

2．编排公文各要素内容。

按照新文档的需要，对公文要素进行修改，比如删改密级、修改发文字号、输入版记项目内容等；

正文内容可直接输入，也可从其它文档中复制。

3．调整公文各要素位置。

主要是调整文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期等要素的位置。

至此，对照国家标准，来制作、保存和使用Word公文模板的方法、步骤已阐述完毕。

依据此法，还可以制作一些工作中常用的其他公文模板，以方便日常使用，提高工作效率。

版记部分的另一种设置方法：

◇抄送制作设置方法：

1．选择“表格”菜单，“插入”一个行2、列1的表格；

2．选中表格，右键选择表格属性，设置表格宽度为15.6厘米，横向居中；

选择“边框和底纹”按钮，在“预览”窗中将每行的横线选中，竖线取消。

3．在表格第1行左空1字输入“抄送”加全角冒号，后面输入抄送单位名称，设置字体为4号仿宋。

4．拖动标尺调整悬挂缩进，使回行后的文字与冒号后的抄送机关名称对齐。

（可加按Alt键微调）

设置印发机关和印发时间标识

1．表格第2行左空1字输入印发机关名称，设为4号仿宋字体。

2．设置一个右空为1字的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐位置，输入“20XX年X月X日印发”（使用阿拉伯数码），设置字体为4号仿宋。