版党政机关标准公文模板制作方法示例2Word下载.docx

1、1mm，版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。排版规格：正文使用3号仿宋字体，一般每页排22行，每行28个字。制作设置方法：1选择“文件”菜单，选择“页面设置”。2选择“纸张”附签，选择纸张类型为A4。3选择“页边距”附签，选择方向为“纵向”，将页边距分别设置如下：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。4选择“版式”附签，将页眉边界设置为2.5厘米，页脚边界设置为2.2厘米。将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“”。 5选择“文档网格”附签，单击“字体设置”，设置“中文字体”为“仿宋”，“字号”为“3号”。6选中“指定行和字符网格”，设置“每行”为“28”

2、个字符，“每页”为“22”行。二、设置页码1选择“插入”菜单，选择“页码”；2设置“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”为“外侧”。3单击“格式”按钮，设置“数字格式”为全角的显示格式，单击“确定”按钮完成页码设置。4双击选中页码，将字号设置成“号”，然后在页码两边各加上一条半角方式的短线“”，并与页码之间空一半角空格。三、设置公文份号、密级和保密期限、紧急程度格式要求：涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急

3、”、“平急”。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。如无需标份号而仅需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“”隔开。如仅需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心左上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。1公文份数序号：“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号，可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。2设置密级和保密期限：在第1行顶格输入“秘密5年”

4、，如无保密期限，帽秘密两字之间空1字，字体设置为3号黑体。（可根据修改密级和期限）五角星的制作。执行“插入”“特殊符号”再选“特殊符号”3设置紧急程度标识：按国家标准规定设置，根据有无密级标识选择紧急程度的排版位置。操作方法同上。四、设置发文机关标志发文机关标志推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号最大不能等于或大于22mm15mm（此为国务院文件字号）。具体设置以“不大于上级机关”为原则自行酌定。发文机关名称如文字少则尽量拉宽字间距，文字多则尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目美观庄重。发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。1在版心第3行输入发

5、文机关标志，如“委员会文件”。2设置该行文字字体为“小标宋”，字体颜色为“红色”，字号为“50磅”，（可根据字数多少进行调整，以美观大方为准则）。3设置该段落为“分散对齐”，设置段落行距为“固定值85磅”。五、设置发文字号发文字号由机关代字、年份和序号组成。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用二号楷体字标识签发人姓名。上行文应当注明签

6、发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。1发文机关标志下空两标准正文行，输入发文字号，如“民大发20143号”。注：必须是六角“”括号，而不能是“ ”括号。设置字体为仿宋，字号为3号。2六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“标点符号”附签，找到六角符号“”后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。3如果是下行文，设置该行文字居中；如是是上行文，则居左排布，并左空一字。广西民族大学文件民大20143号4如果是上行文，还需要标识签发人姓名。设置上行文发文字号和签发人标识：设置发文字号为左对齐空一字符；设置一个右空1字符的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐

7、处，输入3号仿宋字“签发人：李四”，并设置 “李四”三字为3号楷体字。（可按此方法另行制作一个上行公文模板）民大20143号签发人：李四六、设置红色分隔反线发文字号之下4mm处印制一条与版心等宽的红色反线。1首先选中“视图”“工具栏”“绘图”，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。2选中该直线，双击，选择“设置自选图形格式”，反线的属性要在这里进行设置。3选择“颜色和线条”附签，设置“颜色”为“红色”，“虚实”设置为“实线”，“粗细”设置为“2.8磅”即1mm。单击“确定”，完成线条格式设置七、设置公文标题公文标题应当准

8、确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关名称。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题中标点符号的使用应注意以下两点：1. 法律、法规、规章名称全称应加书名号2. 如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。标题一般位于发文字号下空两行，使用二号小标宋字体，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题多行时一般采用梯形或菱形排布。1在发文字号下空2行，输入标题内容。多行标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2设置标题文字为2号小标宋字体，居中排列。3对标题段落进行如下设置

9、：选中标题段落，去除段落设置标签“如果定义了文档网格，则对齐网格”项前面方框中的对勾。（如果不设置此项，则多行标题段落之间的行距过大）八、设置主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。公文标题下空1标准正文行，左侧顶格，输入主送机关名称加全角冒号；设置字体为3号仿宋，回行时仍顶格。九、设置公文正文公文首页必须显示正文。正文一般使用3号仿宋字体，位于主送机关

10、名称下一行，每自然段首行左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。公文的结构层次序数：第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。正文设置的主要原则：主送机关名称下一行，每自然段首行左空两字，回行顶格

11、；公文正文主体使用3号仿宋字体，文内各级标题及需要重点突出的可设置其他字体标识。正文字体一般不使用加粗。十、设置附件说明公文如有附件，在正文下1行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。公文如有附件，则在正文下1行左空2字，输入“附件”加全角冒号，然后输入附件名称；附件如有序号则使用阿拉伯

12、数码；如：附件：1十一、设置发文机关署名、成文日期单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名。印象顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。单一机关制发公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。用阿拉伯数字将年、月、日标全公文印制完成后需加盖发文机关印章。单一机关制发公文的成文时间右空4字，与正文之间空3行，3号仿宋字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。1在正文（或附件名称）下空3行，输入发文机关名称。靠右，具体位置以成文日期为准居中排布。3号仿宋字。2.在

13、发文机关署名下一行，输入成文日期，（按照公文签发日期定成文日期，用阿拉伯数字）。设置成文日期为右对齐空4字2设置成文时间为右对齐空4字。（可在段落格式中设置右缩进）十二、设置附注附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明。“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话。在成文日期下一行，居左空二字，3号仿宋字，在输入所说明的文字后，外加圆括号，回行时顶格。十三、设置版记分隔线制作方法与版头的“红色反线”相似，只是将线条的颜色由“红”改为“黑”版记分隔线，如果有“抄送机关”则有三线，首条分融线和末条分隔线为粗线（设置1.5磅），中间的分隔线为细线（设置0.7

14、5磅）；若无“抄送机关”则为两条，均为粗线。与版心同宽。十四、设置抄送单位标识抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在版记分隔线下1行左空一字，用4号仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后加标句号。十五、设置印发机关和印发时间标识印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下）占1行位置，用4号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。十六、保存成模板文件单击“文件”“保存”，“保存类型”：选择“文

15、档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做调整，默认即可）。至此，公文模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。十七、调用模板以后需要编排这种类型的公文，只需要调出该模板，进行公文内容修改即可。1选择模板创建新公文。选择“文件”“新建”“常用”附签，选中所需模板（即制作完成的公文模板），单击确定，即可创建一个新公文。2编排公文各要素内容。按照新文档的需要，对公文要素进行修改，比如删改密级、修改发文字号、输入版记项目内容等；正文内容可直接输入，也可从其它文档中复制。3调整公文各要素位置。主要是调整文号、签发人、标题

16、、主送机关、正文、成文日期等要素的位置。至此，对照国家标准，来制作、保存和使用Word公文模板的方法、步骤已阐述完毕。依据此法，还可以制作一些工作中常用的其他公文模板，以方便日常使用，提高工作效率。版记部分的另一种设置方法：抄送制作设置方法：1选择“表格”菜单，“插入”一个行2、列1的表格；2选中表格，右键选择表格属性，设置表格宽度为15.6厘米，横向居中；选择“边框和底纹”按钮，在“预览”窗中将每行的横线选中，竖线取消。3在表格第1行左空1字输入“抄送”加全角冒号，后面输入抄送单位名称，设置字体为4号仿宋。4拖动标尺调整悬挂缩进，使回行后的文字与冒号后的抄送机关名称对齐。（可加按Alt键微调）设置印发机关和印发时间标识1表格第2行左空1字输入印发机关名称，设为4号仿宋字体。2设置一个右空为1字的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐位置，输入“20XX年X月X日印发”（使用阿拉伯数码），设置字体为4号仿宋。