财务管理制度七Word文件下载.docx

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销售款超过账期3个月未回的，由财务核定为呆死帐。

呆死帐承担比例：

公司承担5%，部门经理承担15%，业务员承担80%。

第二章各类费用申、支程序

为理顺和强化财务管理，现对各类费用的申报、支出等程序做如下规定：

1、促销员日常费用：

各部门促销主管申请→部门经理审批→报财务审核支付；

2、营销费用：

各部业务人员负责申请→部门经理审批→品牌部审核（存档）→报财务审核支付。

3、超过部门经理授权范围：

各部门经理申请→副总经理审批→品牌部审核（存档）→报财务审核支付。

4、超过副总经理授权范围:

副总经理审批→总经理批复→品牌部审核（存档）→报财务审核支付。

5、上述各项费用经办人须凭收款单位有效收款凭据向财务办理冲帐手续。

6、财务部在审核以上各项费用支出的真实性、合理性、时限性及必要性时，对有异议的费用要求品牌部提供相关适时费用标准，并及时反馈到总经理。

第三章、终端客户不明扣款处理办法

公司在与各终端客户结算的过程中，经常出现不明及不合理扣款，致使公司利益受损。

为避免和减少损失，现要求：

1、凡涉及结算时有不明及不合理扣款的，由部门经理、业务人员及时查明，并与终端客户和相关单位协商，在10日内处理完毕。

2、10日内未处理完毕的，将详细情况说明，并提交注明承诺期限（最长承诺期限不得超过三个月，且承诺期限不得循环）的解决方案报部门部长批复后，由财务部执行。

因到期未处理所造成损失按部长10%、部门经理20%、业务人员70%共同承担，其费用从工资中扣除，直至扣完为止。

3、所扣费用后期追回后，财务部将所扣款项进行全额返还。

第四章、费用审批、报销、督察管理制度

为使公司各项费用及经营业务的审批、核决、报销、稽查等处理有章可循，以利于管理运作，提高管理效率，特制定本办法。

本制度中对各级管理人员进行的授权，主要目的是提高公司对市场的快速响应能力，加强管理人员的责任意识和提升管理人员的管理水平。

一、费用审批、报销涉及的部门

所有费用核销一律经督察室签字审核。

所有市场费用审批、核销（业务部门客情费、陈列费、堆码费、促销费、进场费、条码费、广告费、包装制作费等）一律经品牌营销部签字审核。

需经总经理审核的，由总经理最后签字生效。

4、其他审批、核销需签字的部门

二、差旅费

行程表：

必须在出差前经过直属上级审批后交督察室备档，出差期间因故改变行程应电话通知督察室专员，行程填写如：

甲地→乙地，箭头上面标出交通费用金额，住宿地产生费用的应注明金额。

报岗：

部长以下员工在出差期间9：

00之前必须用当地座机向督察专员电话报岗。

长途交通费：

应取得正规电脑发票，定额发票大于实际发生的费用应在背书注明实报金额，否则视同虚报。

补助：

业务员补助80元/天，以实际住宿天数为准，实报实销，提供住宿清单报销，住宿地在家里的不再给予补助，外地员工回汉统一住公司宿舍，不再给予补助。

报销审批：

经直属上级审批，督察专员审查后，财务部核销。

报销凭证：

行程表+住宿酒店提供的清单+住宿酒店电话+正规电脑长途车票。

日期

行程

工作内容

住宿地点

合计

家里

租房地

住宿地

累计费用：

会计：

督察核准：

业务员：

主管：

客情费

招待费：

事先报直属上级审批，《费用申请表》事前或2日内应注明宴请原因、对象、时间、地点、人数、陪同人员及其电话。

服务业发票+费用审批表

现金赠送：

事先填写费用申请表（按授权级别报公司授权人审批），应注明赠送对象及其电话、时间、地点、原由，提前知会督察专员随行赠送。

费用审批表+赠送明细表。

（“现金”字样以“A类市场费”代替），A类市场费审批表经授权人批准后直接交财务办理。

公司产品赠送：

事先填写费用申请表报公司审批，应注明赠送对象及其电话、时间、地点、原由，审批后直接开票，仓储出库。

送货单或出库单+费用审批表+赠送明细表。

购买礼品赠送：

事先填写费用申请表报公司审批，应注明赠送对象及其电话、时间、地点、原由。

发票或收银小票+费用审批表。

核销事项

核销金额

经理

部长

品牌部

督察室

财务部

总经理

备注

客情费核销

300元以下（含）

1

2

3

4

保证费用报销凭证的有效性、费用的预见性、合理性和真实性，报销凭证粘贴的规范性

2000元以下（含）

5

2000元以上

6

进场费

进场费：

事先填写费用申请表报公司审批，20000元（含）以下报部长审批，20000元以上的报总经理审批，写清进场时间、进场商品品项明细、商超或酒店进场明细、费用归属部门、费用支付方式和时间、投入产出比，预估月销量，费用对象及其电话。

费用审批表+进场合同（新单位）+盖章收据（留电话和姓名）或银行进账单。

四、陈列费

1、商超陈列费：

事先填写费用申请表报公司审批，20000元（含）以下报部长审批，20000元以上的报总经理审批，写清陈列时间、陈列形式（端架或堆头）、陈列大小、陈列品项，商超陈列明细（超过五家需填写），费用归属部门、费用类型、费用支付方式和时间、投入产出比、预估月销量、活动前后的月增长率，费用受于对象及其电话（超过五家的需填写明细表）。

2、报销凭证:

费用审批表+陈列协议+盖章收据（留电话和姓名）或银行进账单。

五、商品条码费

1、商超条码费：

事先填写费用申请表报公司审批，5000元（含）以下报部门经理审批，20000元（含）以下报部长审批，20000元以上的报总经理审批，进场商品品项明细，费用支付方式和时间、费用受于对象及其电话。

2、报销凭证：

费用审批表+进场协议+盖章收据（留电话和姓名）或银行进账单。

促销费核销

500元以下（含）

20000元以下（含）

20000元以上

六、广告制作费

1、专柜、包柱制作：

事先填写费用申请表报公司审批，1000元（含）以下报品牌营销部审批，1000元以上报总经理审批，写清费用归属部门、费用申请原由、费用支付方式和时间、费用受于对象及其电话。

费用审批表+商业发票+广告制作协议（广告商）+盖章收据（留电话和姓名）或银行进账单。

七、促销品（开瓶器、包装盒、手提袋等）、赠品采购费

1、申请报告：

指出采购用途、费用归属部门、费用支付方式和时间、费用受于对象及其电话。

费用审批表+商业发票（新供应商）+采购协议+盖章收据（留电话和姓名）或银行进账单+仓库入库单。

广告费核销

1000元以下（含）

1000元以上

八、返利、买赠

1、分销商返利：

按经总经理批准的返利协议（内容包括活动执行时间、对象、力度、投入产出比、预期效果）。

事先填写费用申请表报经理、部长审批后交财务部支付，

费用审批表+盖章收据（留电话和姓名）+销售明细或送货单

3、商超商品返利：

事先填写费用申请表报公司审批，内容包括活动执行门店明细、活动产品明细以及各个产品的活动力度明细表、投入产出比、预期效果。

4、报销凭证：

费用审批表+收银销售小票+顾客联系姓名和电话。

5、商超商品买赠活动：

事先填写月度方案经逐级审核后，报总经理审批，内容包括活动执行门店明细、活动产品明细以及各个产品的活动力度明细表、投入产出比、预期效果。

在月度方案规定的执行方案只须报部长审批即可实施。

6、报销凭证：

费用审批表+收银销售小票+顾客联系姓名和电话+赠品出库单。

九、房屋租赁费

1、定义：

业务员为了业务开展的需要，而在经济业务发生比较多的市场出租房屋作为联络站而产生的费用。

2、标准：

公司提供上限400元/月额度，实际发生的租赁费按实际金额报销，禁止多报。

3、报销凭证：

收据（留电话和签收）+房屋租赁协议（个人名义）

十、汽车费

1、种类：

油费、路桥费、停车费。

2、费用申请表：

内容包括用车时间、人员、事由。

行程表+发票+费用明细表+用车人签名和电话+司机出勤日报表。

4、车辆维修、保养费报销凭证：

修理修配业发票或收据（留电话和姓名）+车辆维修、保养申请单

十一、邮递费

邮资、邮票等邮政传送费用。

邮递发票+邮递清单。

十二、产品破损费

公司承担破损报销额度表：

部门

月报销额度

KA一部

流通一部

餐饮部

KA二部

流通二部

特渠部

KA三部

流通三部

仓储管理部

KA四部

流通四部

KA五部

外埠一部

KA六部

外埠二部

2、报损申请表：

武汉康美副食品有限公司报损申请表

门店

产品明细

数量

金额

破损原因：

合计：

经办人：

经办部门：

督察室：

财务部：

3、报销流程：

所有报损产品不予退回公司仓库，需与督察室督察专员随行销毁，经办人填写报损申请表（额度内）报部长审批，经行政人事部核查确认，再报财务部核销，额度外破损产品费用归责任人自行承担。

十三、文具印刷费（行政人事部统一购买）

类型：

购买文具和电脑耗材、印刷表单、外购单据、印章等费。

经办人填写的费用申请表（部长审批）+合格发票或收据+购买物品清单。

十四、样品费

销售用展示样品的费用申请：

内容包含样品展示用途、展示地点、展示产品品项、折合费用大小。

销售用展示样品的报销凭证：

费用审批报告+公司产品出库单+对方单位入库单或签收单（留电话）。

广告制作用样品的报销凭证：

费用审批报告+零售业发票或收银小票+样品清单。

十五、水电费

由行政人事部行政专员经办，行政人事部经理签字，凭水电发票或对方签字或盖章的收据报财务部核销。

水电费涨价的另需附相关单位下发的涨价函（复印件）。

十六、公司员工活动费

为了加强公司团队的凝聚力、促进部门之间有效沟通和工作的协调特向公司申请一年一度的运动会。

公司活动由行政人事部带队组织，拟定好活动细则，预算好合理的活动费用，报总经理审批执行。

审批报告+相关照片。

十七、电话费

员工电话费每月以包干的形式直接打到员工工资里。

公司办公电话费每月月底之前由行政人事部行政专员经办，凭电信业发票，经行政经理审核后到财务部核销。

十八、员工福利费

节假日发放公司产品或礼金、员工结婚或过生日公司赠送的产品或礼金、员工因工伤住院公司赠送的慰问品或礼金。

个人申请报告或经办部门申请报告（已审批）。

所有原始凭证不得涂改、挖补，经手人必须签字背书！

第五章、关于制定月度要货计划的规定

销售预测和备货计划是供应链管理的重要环节，准确把握市场需求，合理订货可以保证销售的实现，加快库存周转，减少积压和滞销商品的存量，节约商品资金，节省员工的劳动量，节省库房面积等等，因此要求各事业部从5月起按月制定要货计划，具体要求如下：

每月26日，以部门为单位制定下月要货计划，以电子文本形式发至行政部邮箱kmglsyb@

财务部数据专员王惠汇总后，报财务部部长处备案，财务部负责根据考核各事业部要货计划的准确性，开票员余敏茜每月10日向总经理将考核结果并予以公示，考核指标为实际出库不得低于要货计划，但可上浮，第一个月允许上浮50%，每月按5%递减，直到控制在20%的范围内（12月份前），数据专员负责考核要求计划填写的规范性和及时性，对不按要求时间上报或填写不规范的部门，可反馈至行政部酌情扣减部门经理绩效分。

当某一商品部门的要货计划（额度）使用完毕且低库存时，财务原则上不予开票，但各部门可自行协商，将额度在部门内调配，以书面形式通知财务开票。

需要前期数据参考的部门，可到数据专员处拷贝，拷贝的数据仅提供一次，由部门自行保存。

序号

商品编码

K3码

品牌

商品名称

每件包装

要货数量

第六章关于产品订货、配送、断货情况检查流程的规定

为了更合理、快捷的将公司的各类产品送达至销售卖场，保证销售网点货源齐全，不至于断货而影响销售，特对公司订货---收货---卖场业务订单----物流配送----退货等流程，做如下规定：

1、订单员：

财务订单员按公司整体销售计划、部门销售需求、阶段性销售进度，并综合库存情况及时向各厂家下达采购单，采购订单需经过品牌部、财务部、总经理审核。

公司核心产品根据库存状况配置销售计划，非核心产品根据需求做补充计划。

核心产品下订单需提前一个月下达订货计划。

非核心产品根据需求，提前一周下达计划。

订单员责任：

（1）、合理库存设置不合理导致断货；

（2）、订单计划提前量不足导致到货不及时；

（3）、催办不力导致厂家送货不及时；

以上任何一项对订单员处罚50元每次。

以下情况不追究订单员责任：

订单下达后公司付款不及时；

临时紧急大额订单；

订单员催办后因厂家生产、运输或其他原因到货部及时导致断货的。

2、业务订单的处理

所有业务人员应当关注公司所有产品以及所负责网点的基本库存状况。

在订单的的处理上：

下达时间、订货量、配送时间等应明确要求。

以下情况追究业务人员的责任：

（1）、订单下达无计划性（卖场及老客户），未考虑卖场及网点合理库存及促销计划的增量；

（2）、订货量不合理，明显超出正常需求或不足以满足卖场及客户库存需求；

（3）、特殊配送要求未注明（合理配送时间以外的要求及其他特别要求）。

（4）、品项不全、填写不规范；

（5）、促销产品未提前报告计划或对促销销售量严重预估偏差；

（6）、业务人员、促销人员对所管辖网点库存状况未予以关注，导致断货；

（7）、有库存但未上架的。

以下对业务人员、导购主管、促销人员免责：

公司断货、产品停售、配送部未在规定的时间达到指定网点，和其他不属于本岗位责任的。

3、配送

仓储部在财务下达订单后收到的信息应予关注（由财务将信息传递至仓储部），并给予充分准备。

到货信息应及时传递至财务、业务部（由财务部公示）。

仓储收货应明确专人管理，并及时传递信息。

对业务部的订单，应在合理的、规定的时间内配送到位。

正常订单2日内送达，特殊原因的，不超过3天。

紧急订单的处理，按原规定的办法处理。

以下情形追究仓储部相关责任人的责任：

（1）、到货信息传递不及时（要求：

所有收货必须先清理再办理入库）；

（2）、收货人员无清晰账目，未及时办理入库；

（3）、未按规定时间配送（紧急订单未合理安排送达的）；

（4）、退货未按规定程序办理的；

（5）、外埠退货需要督查室参与的，未按照规定程序办理的，追究推过人员的责任，造成损失的，由相关人员承担责任；

（6）、其他应予追究责任的情形；

4、督察检查处理办法

流程：

督察专人检查---网上检查断货状况---门店重点检查----查明断货品名---核实断货天数---促销员反馈情况----卖场了解断货状况----财务反馈开单情况----确定断货性质---追究相关责任。

督查室整理检查程序和表格，品牌部、商超部本周完成汇总门店配置交督查室备案。

督查室出具处理意见予以公示。

第七章、厂家费用审批、借支、核销流程

一、总则

因长城等厂家相关市场费用的申报、核销要求发生了极大的变化，流程涉及到的环节较多，为了保证相关费用能及时准确申报核销，特制定以下流程：

二、公司内部流程

1、整体流程

预算（立项）审批方案审批费用支付（实物、现金、支票、帐扣等）核销审批

预算内

预算审批

方案审批

提报方案

制定预算

预算外

现金

费用借支

支票

冲账

费用核销

方案执行

账扣

实物

每月上报次月市场费用预算（立项）。

经公司审批同意，在项目执行前进行方案审批，经审批后办理支付手续，费用支付后收集整理核销凭证，办理核销手续进行冲账。

2、预算（立项）审批流程：

①每月25日各事业部门以部门为单位上报次月市场费用预算（立项）。

②部门经办→部门经理审批→部长审批→文员传递→品牌部审批→财务审批→总经理审批

3、方案审批流程：

部门经办→部门经理审批→部长审批→文员传递→品牌部审批→财务审批→总经理审批

（预算外费用不能超出20%）

4、借支流程：

部门经办→部门经理审批→部长审批→财务审批→总经理审批

5、执行流程：

经办人在执行过程中收集相关核销凭证如审批报告、协议、相片、发票或收据、姓名、电话

6、核销流程：

①经办人填写核销单据→部门经理审核→部长审核→文员传递→品牌部审核→督查室审核→财务审核（其中经办人将填写好的核销单据交部门文员汇总并装订再交部门经理、部长签字）

②每周五集中核销，费用发放后当月核销从执行之日起15天内办理核销，无特殊原因超过15天，视具体情况罚款50—100元。

三、厂家审批、核销流程

1、公司内部审批流程与厂家审批流程对接：

①部门经办→部门经理、部长→品牌部→总经理→厂家确认

②部门经办厂家品牌部厂家

部门与厂家沟通

总经理与厂家沟通

品牌部与厂家沟通

③

厂家确认

品牌部签字确认

厂家签字确认

2、公司内部核销流程与厂家流程分开

①经办部门→部门经理、部长→品牌部→督查室→总经理→财务→厂家

②经办部门凭厂家确认单、相关相片、协议、发票或收据、姓名、电话，经公司相关部门签字确认后报厂家核销。

第七章关于规范社保申请单递交时间及流程的规定

为规范管理制度，确保关于社保报销和补贴的申报工作顺利进行，经管理事业部批准，特对社保申请单的递交时间及流程作如下规定：

递交时间：

每月1日-4日

2、审批流程：

（1）按各部门分类，先由申请人递交申请（注明申请时间及事由），该申请时间将作为核准是否享受公司全额福利的标准条件。

（2）各部门经理、部长依次签字确认（促销员要先由业务员签字确认，再交由部门经理、部长依次确认）；

汇总后，交由人事专员作核查统计；

经管理事业部部长审核后交周总审批；

最后转财务管理部核算。

3、在试行办法中第一条中的“试用期为六个月，试用期内不购买社保”。

可理解为：

3月1日至8月31日为六个月，从9月份就可享受公司全额福利。

3月（1日至15日期间上岗）至8月31日为五个半月，到9月份可享受公司福利的一半，从10月份就可享受公司全额福利。

3月（16日至3月31日期间上岗）至9月30日为六个月，从10月份就可享受公司全额福利。

4、社保申请单的核准时间以该部门负责人审批时间为准。

5、如未能按时递交申请者，则视为自动放弃该社保福利。

6、该方案从即日起开始执行，管理事业部对此有最终解释权。

第八章关于规范促销员上、下、转岗登记表递交时间及流程的规定

为方便财务事业部核算促销员工资及相关福利待遇，规范制度，特对促销员上、下、转岗单递交时间及流程做如下规定：

审批流程：

（1）该单据应由各分管业务员填写详细信息；

（该表格将作为促销员工资计算依据）

部门经理、部长依次签字确认；

管理事业部督察核实汇总

人事专员复核后交由财务事业部

促销员的异常情况应及时在登记表上体现。

促销员上、下、转岗时间以督察审核时间为准。

5、该方案从即日起开始施行，行政人事部对此有最终解释权。