活动执行流程详细表Word格式文档下载.docx

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准备工作

工作要求及内容说明

负责人

联系方式

完成时间

备注

应急方案

初步接触

协会宣传册及相关资料

向主办方介绍项目规模、场地，及可操作性；

了解主办方的意向、条件和建议

细节洽谈

自有资源、案例介绍（PPT）、项目初步策划案框架（包活：

活动主题、形式、主要内容、建议、执行流程安排、大体预算）

与主办方讨论策划案，了解其具体要求及意见；

获知项目的着重点及难点；

主办方的倾向性

项目汇报

根据主办方意见修改后的策划案（包括策划执行方案、宣传策划案、详细预算）、策划文案打印装订成册

无

参与人员

讨论重点

会后工作

初次策划会议

项目背景、需求；

活动概念和形式

撰写初步策划案

初步接触后的协调会议

主办方意见；

策划案大体框架；

形式和内容设计；

项目基本成型；

旋床重点

撰写策划执行方案初稿（含策划方案、宣传方案、预算方案）；

方案精细化处理

细节洽谈后的协调会议

内容、执行细节确定；

现场效果图；

宣传方案确定；

物料方案；

预算方案（成本/报价）

撰写策划执行方案定稿（包活活动内容、执行流程、人员分工、宣传计划及预算）；

确定需要外包的工作并开始联络（制作、场地等）；

确定执行工作组

项目汇报后的协调工作

执行工作组

项目分解及完成时间图表（甘特图表）；

安排各项工作

项目正式立项；

落实各种资源、外包；

执行管控

管控环节

时间管控

时间安排表和节点控制，活动进行的时间是不可更改的，时间管理必须根据活动进行的时间来倒推

供应管控

对活动的服务、设备及物质资料供应的管理，对外包服务的管理

人力管控

活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志愿者的管理

任务

把活动管理各个区域的工作分解成一个个易于管理的任务或活动

时间段

对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）

优先级

设定任务的优先顺序

节点

把特别重要的任务设定为节点

分工

每一个任务对应参与的人员，节点处标出第一负责人

一、前期准备

（一）前期准备的宣传类

活动策划书

只有建立初步的计划，才能方便接下来活动的展开，更重要的是让上级认可这份策划书

正式发文

活动的成功还需要得到各个方面的支持，例如其他社团，发文要规范

悬挂条幅、张贴海报、电子屏播放

要完成这些宣传形式首先要由上级确认，并通过农相关负责人审核，然后在校园内宣传

借用展板

活动宣传、张贴海报

演示文稿（PPT）

切记一是要有组织标志；

二是要考虑到现场播放出来的效果；

三是内容的规范

联系校内外媒体

工作原则就是“三化”：

联系常规化，经过多次与一个记者联系，建立稳固的合作关系；

接待程序化，专人接待，准备材料；

通稿格式化，第一段写时间地点主题人员，第二段写过程形式，第三段写意义反响

准备拍摄相机、摄影机

三个最好：

最好邀请专业人士；

最好准备广角照相机；

最好准备多台

热气球、彩旗

视活动经费而定

（二）前期准备的物品类

水和食物

专为工作人员准备

签到本、笔

除了签到笔，可能还会用到毛笔、记号笔等

胶、刀具

固体胶、宽胶带等

桌椅

椅子足够坐班人员就行

帐篷

宣传之用及工作人员物品存放

电线/电插板

用于电脑、音响、投影设备及其他用电

电脑、音响、投影设备

用于向参众宣传

维修工具

协会工具必须由专人看管，维修人员把自带工具由自己负责

维修所需其他工具

例如水桶之类，也由专人看管

急救工具

由急救人员负责

（三）前期准备的其他

活动前的现场卫生清扫

卫生工具的借入与归还

安排到场参众

由向导员负责介绍

后勤人员安排、区域划分、现场秩序维护

现场分组大致为五类：

维修员、助理员、向导员、看护员、坐班员。

维修员负责修车，在专门的维修区工作；

助理员负责到工具区借工具并及时归还；

向导员负责向参众介绍，把参众带到展板区、影音播放区；

看护员负责看护各种工具并随时清点；

坐班员负责影音设备的操作及看护

二、活动现场

现场全程拍摄

签到

现场维持

参众调整

记者招待

活动开始

场内秩序

三、后期工作总结

整理现场和物料

财务结算

整理文件材料、存档

和媒体沟通

整理照片、录像、报道

汇报工作

工作总结，召开总结大会