建科监理信息平台管理办法Word文档格式.docx
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6.2.2知识贡献激励方法12
7.管理要求12
1.目的
为提高公司信息化水平，提高公司信息管理的及时性、准确性和完整性，保障企业信息管理系统的高效运作，加强企业核心竞争力，特制定本办法。
2.适用范围
本办法适用于上海建科监理咨询有限公司及其子公司的所有员工。
3.职责
3.1企业领导层
领导层负责企业信息化建设规划、决策和资源保障，协调相关业务部门开展信息系统实施工作，对绩效考核结果进行审校。
3.2职能部门
公司各职能部门是系统管理、维护、更新和确保系统正常运行以保证业务的顺利开展的部门，同时负责监督事业部/子公司相应模块的工作情况。
表1：
职能部门信息管理职责
职能部门
信息平台前台
信息平台后台
公司网站后台
经营开发中心
督促事业部/子公司综合管理系统经营管理模块的信息录入与维护工作，负责该模块信息的准确、完整及更新及时。
运行管理中心
督促事业部/子公司综合管理系统工程管理模块、人事管理模块的信息录入与维护工作，负责该模块信息的准确、完整及更新及时。
负责知识库中法律法规性知识、培训类知识的录入与更新
负责人事招聘模块的后台维护
行政管理中心
负责综合管理系统综合管理模块的信息录入与维护工作，负责该模块信息的准确、完整及更新及时。
负责知识库中企业文化类知识的录入与更新
负责公司简介、新闻中心、监理杂志模块的后台维护
技术研发中心
负责综合管理系统技术管理模块的信息录入与维护工作，负责该模块信息的准确、完整及更新及时。
负责知识库中除上述部门负责之外的知识的录入和更新，并负责对员工推荐知识的审核入库工作
3.3事业部/子公司
事业部/子公司是系统管理、维护、更新、确保系统正常运行以保证事业部/子公司业务的顺利开展的公司二级管理层，同时负责监督分管所属项目部人员的工作情况。
具体工作有：
（1）项目开区
在项目开工时，根据要求申请开区，并为项目部申请密码狗。
（2）事业部/子公司人事
负责处理本事业部/子公司的人事管理，包括人员信息的新增，修改，删除，人员培训的报名和相应记录工作。
（3）事业部/子公司经营
负责处理本事业部/子公司的经营信息，包括投标管理，合同管理，合格供方管理和业绩管理。
（4）事业部/子公司工程管理
负责处理本事业部/子公司的质安检查计划、检查记录、质安事故处理记录，总监任命和变更的申请等。
同时督促所属项目部信息平台录入信息的及时性和完整性。
3.4项目部
项目部是企业信息平台的基础数据录入的最小管理单位，上传到公司信息平台上的数据必须定时更新，确保企业管理层能够及时和准确地获悉项目运作状态。
（1）信息存储
完成监理项目的各项基本信息填写，根据项目的单位工程划分建立单项目管理子系统的工作区构架。
并对单位工程划分分部、分项和检验批，以确保后序影像资料能够按照工程部位进行存储。
（2）文件操作
项目部根据公司信息平台建立的文档管理模块划分及编号设置，归档和存储监理与各参与单位的文件，方便项目人员对项目文件的查找和检查。
（3）流程报审
适时地在系统中完成项目部所需要提交的报审内容，包括：
项目交底、开工审核、总监代表变更/授权、文件审核、关键施工技术方案审核、单位工程竣工预验收、项目竣工审核、项目部仪器设备购置、更新、报废、合格供方评审。
同时，需及时查看审批的流转情况，以便根据要求进行修改。
（4）信息传递
公司职能部门及各事业部/子公司发出的各类通知、公告、指令等文件将实时在信息系统中传递，项目部需及时查看和接受，从而按时做好各项准备工作。
另一方面，项目部也需要将项目上的各类信息提交到相关的部门，以确保相关情况得到及时处理。
（5）数据导入
项目部在采用离线系统进行操作后，应在规定的时间内将离线系统中的数据导入信息平台中，以确保信息平台中数据的完整性。
3.5系统管理员
系统管理员负责企业网络基础设施的建设和维护，负责企业信息平台的建设、管理和服务，具体工作有：
（1）用户管理
统一规划、分配、管理公司信息系统的用户，设定合理的账户、权限，确保公司信息的顺畅流通和必要的安全保密。
（2）角色管理
添加、修改、删除信息平台的中的角色，并根据其所处的职位和部门设定相应的权限。
（3）日志管理
记录和统计个人登陆的次数与时间，以作为绩效考核及安全保障的依据。
（4）流程模板
负责制作各类流程模板。
（5）工作日管理
根据法定节假日，公司的放假规定，进行工作日维护。
（6）硬件网络维护
负责公司电脑与院网络的正常连接，配置电脑地址，保证各端口的畅通。
（7）数据备份
定时监测服务器运行状态，进行服务器数据库数据备份、还原工作。
（8）技术服务支持
为信息平台使用部门和个人提供信息技术应用的服务支持。
4.工作流程
4.1项目经营承接阶段
4.1.1项目跟踪信息登记
序号
活动名称
处理角色
处理时间
备注
1
填写项目跟踪信息评审表，启动流程
事业部/子公司经营副经理
2
审核
事业部/子公司经理
1天
3
经营开发中心主任
3天
审核是否与其它跟踪项目冲突
4.1.2投标审核
提交项目投标审核表，启动流程
2天
重点工程
4
审批
公司经营副总经理
4.1.3标书/合同评审
组织编写文件，并填写报审表，启动流程
事业部/子公司总工
4.1.4合同登记开工作区
事业部/子公司经营助理收到合同文本后，在平台内进行合同登记，并为项目开通工作区。
合同文本送交经营开发中心，经其确认后，才进入平台内关于合同的各项统计。
如果没有合同，但项目已经开始，可开通临时工作区，但需经经营开发中心同意。
4.1.5申请制作密码狗
事业部/子公司人事助理为新开区项目部需要制作密码狗的人员，在平台内密码狗管理模块申请制作密码狗。
系统管理员负责密码狗的制作。
4.2项目实施阶段
4.2.1录入项目基本信息
项目总监（总监代表、资料员）拿到密码狗，进入项目工作区后，需首先录入以下信息：
模块
模块内容说明
工程概况
项目信息
补充完整项目基本信息
单位工程
录入项目的单位工程划分信息及单位工程具体信息，关键是选择单位工程类型
节点控制
为每个单位工程选择关键控制节点，节点是进度控制的基础，如已有项目施工进度计划，应录入各节点的计划开始和计划结束时间
参建单位
录入项目的参建单位信息
5
关键技术
录入项目的关键技术一览表
6
内部管理之组织机构
录入项目部人员
7
质量管理之检验批划分计划
建立项目的分部（子分部）、分项、检验批，
8
安全管理之危险源认定
录入重大危险源报审表
4.2.2监理规划报审
填写报审表，启动流程
项目部总监、项目经理
规划，评估报告，总结
4.2.3项目交底
提出交底申请，启动流程
确定交底时间和参与交底人员
填写交底记录
签收《项目交底记录》
项目部总监/总监代表
4.2.4开工报审
启动流程
技术研发中心主任
实施阶段风险评估
运行管理中心主任
批准
运行副总经理
7.1
总监及总监代表任命；
相关技术文件准备
7.1和7.2为并发节点，
7.2
项目章篆刻；
项目帐户建立
行政管理中心内勤
4.2.5质量安全信息维护
项目部应收集施工组织设计和施工方案的电子版，对于符合《项目关键施工技术（安全）方案报送审核的管理规定》（JKPM（2005）管031）中报送范围的，应提交技术研发中心审核。
对于（安全）监理工程师通知单、工程暂停令，项目部应优先选用平台自带生成功能进行编辑生成，如因特殊格式需要，也可作为附件上传电子文档，收到回复，应及时对回复单进行登记。
发生质量（安全）事故，应在24小时内填写《工程质量（安全）事故速报表》并上报，事故处理完毕，应填写《工程质量（安全）事故报告》并上报。
4.2.6进度信息维护
项目部应随着工程进展的实际情况，及时维护节点控制各关键节点的实际开始和实际结束时间。
4.2.7收发文登记
项目部应对各项收文在平台文档管理模块进行收文登记，对于政府手续批准文件，应上传电子文件（扫描或用数码相机拍照）；
对于发文，除进行发文登记外，还应上传发文电子文件。
4.2.8影像资料维护
项目部应及时上传有关项目进展、质量验收、质量安全问题处理等影像资料，并设置首页显示图片。
4.2.9单位工程预验收
申请预验收
审核，安排时间和人员
整改消项
4.2.10竣工报审
3.1
业绩信息是否填写完成
3.2
关键技术信息是否提交完成
3.3
资料归档和项目业务手册是否办理
公司运行副总经理
总监任命书及总监代表授权书注销；
履约保证金退还
4.3工作区销项
项目竣工报审后，系统管理员将该项目工作区内的所有信息导出到外置存储工具，平台内仅保留该项目业绩信息。
5.信息安全
5.1VPN
为保障建科院网络系统的安全，对于项目部用户使用VPN方式登录平台，对于建立VPN链接时的用户名和密码，所有用户都应注意保密。
5.2密码狗
为保障建科院网络系统的安全，所有用户登录平台都必须使用密码狗（I-KEY）。
每个用户只能制作一个密码狗，建议尽快修改密码狗的使用密码，员工离开公司，办理离职手续时，事业部/子公司人事助理（对以职能部门员工，应是运行管理中心人事主管）应回收其密码狗，统一交至系统管理员处。
5.3角色权限管理
信息平台对所有用户通过其岗位职责划分角色，对用户的管理是通过对角色权限的管理来进行。
平台对每个功能模块都设置了四种权限：
没有权限、只读权限、修改权限和删除权限（最高权限）。
角色的新增、修改、删除以及每种角色的权限设置需经部门负责人同意，系统管理员操作并将操作结果备案（角色、权限申请审批备案记录见附件1）。
5.4文档密级
为保证企业核心知识安全，需要对知识文档进行分级管理，文档密级分为三级。
同时对不同角色的文档浏览权限也分为三级，浏览权限为三级的，只能浏览、下载秘级为三级的文档，浏览权限为二级的，可以浏览、下载密级为二、三级的文档，浏览权限为一级的，可以浏览、下载所有文档。
下表规定了不同级别文档的比例和操作方法。
表2：
企业文档操作权限表
级别
比例
操作权限
一级
≤10%
浏览权限为一级的用户，可浏览下载，其它用户可查到文档名称，但要浏览全文或下载需要经同技术研发中心或文件编写者联系。
二级
≤20%
浏览权限为一、二级的用户，可浏览、下载文档，拥有三级权限的员工只能查到文件名称，但要浏览全文或下载需要同技术研发中心或文件编写者联系。
三级
≥70%
企业全体员工登陆平台，均可浏览、下载。
6.绩效考核
6.1项目上线率
6.1.1考核内容和标准
表4：
考核内容与标准
考核模块
考核标准
其中除报建编号、中标通知书编号、总监代表外其它字段均需在开工作区一周内填写完整，且不得有明显错误
其中除跃层和工程特点及控制难点可选填外，其它字段均需在项目交底前内填写完整，且不得有明显错误
在项目交底前，关键节点的计划开始时间和计划结束时间均需填写完整，在工程实施过程中，及时填入实际开始时间和实际结束时间
组织结构
项目交底前，录入项目部人员信息，并在项目实施过程中动态调整
监理规划报审
应提交规划电子版附件
项目交底
开工报审前，需完成项目交底流程，应录入交底记录
开工报审
开工审核表各字段信息应填写完整
检验批划分计划
开工审核一个月内应填写检验批验收计划，
9
监理指令
应动态记录项目监理工程师通知单、工程暂停令的发放情况，应有电子文件
10
危险源认定
开工审核一个月内完成危险源认定，每个危险源的计划开工日期、计划结束日期应填写完整
11
安全监理指令
应动态记录项目安全监理工程师通知单、工程暂停令的发放情况，应有电子文件
12
影像资料
应动态录入项目的影像资料，影像资料应于工程质量验收同步，每个影像资料文件的基本信息应填写完整
13
质量评估报告报审
关键节点验收前，应完成该节点的质量评估报告报审，质量评估报告电子版应作为附件上传
14
单位工程预验收
单位工程质量评估报告报审前，应完成预验收流程，预验收记录应填写完整
15
监理工作总结报审
项目竣工验收后一个月，应提交监理工作总结，工作总结应作为附件上传
16
竣工报审
项目经竣工验收、竣工资料归档后启动竣工报审流程，竣工报审流程结束的项目不再考核
6.1.2考核办法
考核采用月度考核的方式进行，每月10日前在信息平台发布上月考核结果，考核由系统管理员进行。
项目信息上线率=
，其中应录入信息数，根据项目实际进展情况在表4中选择确定，已录入合格信息数，根据表4中考核标准确定。
事业部/子公司每月上线率=开区率
，其中：
开区率=
事业部//子公司每月上线率的平均值作为技术研发中心年底对其KPI（项目上线率）考核的依据。
对于本办法实施之日前已经产生文件，在办法实施的前三个月暂不作为考核内容。
对于某些特殊项目如何适用考核，或者某些模块的考核标准在具体项目上操作有异议的，可反馈至事业部/子公司信息管理员处协商解决，信息管理员不能解决的可反馈至系统管理员处协商解决，系统管理员须将协商结果在月度考核公告中发布。
6.2员工知识贡献
6.2.1知识贡献评分方法
知识贡献条目
分值
推荐知识
2/条
推荐人
推荐知识经审核后入库
3/条
热门知识前十名
5/条
编写人或推荐人
论坛发帖
1/条
发帖人
论坛跟帖
跟帖人
帖子内容入知识库
发贴人或跟贴人
圆满解决问题
3/个
解决问题专家
基本解决问题
2/个
6.2.2知识贡献激励方法
年度统计员工知识贡献得分，得分前十者被授予“企业十大知识员工”，颁发荣誉证书，并奖励500元人民币。
技术研发中心员工不参与评选。
7.管理要求
各职能中心对综合管理系统中所负责职能模块的信息负有检查、考核、督促、整改职责，负责该模块信息的准确、完整及更新及时。
运行管理中心及事业部/子公司运行管理部组织的对项目部的检查，信息平台使用情况应做为一项检查内容。
行政管理中心内勤岗位，对所有请印，只有在平台内看到请印批准记录，方可允许盖章，对于标书、合同、规划、评估报告、工作总结只有在管理请印模块中看到记录，方可允许盖章，不可走一般请印流程。
事业部子公司应设置专职（兼职）信息管理员，其职责是：
负责制定事业部/子公司信息平台实施方案；
负责监督、督促本事业部/子公司所有项目的信息平台的使用；
负责对本事业部/子公司项目信息平台使用情况的统计、考评；
负责收集本事业部/子公司对信息平台的功能需求和修改建议。
对于不具备上网条件的项目部，可使用离线系统，但更新周期不得超过两周。
职能中心产生的新需求、事业部子公司信息管理员收集的新需求，可通过填写附件2反馈至系统管理员处，系统管理员会同软件开发单位研究需求，制定解决方案，并根据年度开发计划安排开发时间，开发内容完成后，需由需求提出部门试用确认。
系统管理员应在每月10日前，向公司领导层提交上月信息平台月度运行报告，月度运行报告格式见附件3.
本办法2010年8月10日开始实施。
本办法由技术研发中心负责解释、监督实施。
本办法将根据公司信息化管理发展的客观需要及时地进行补充和修改。
附件1：
员工角色权限改变备案表
申请人（办理人）
所属部门：
申请事由：
○员工首次赋予角色○员工角色改变○新增角色○角色权限改变○流程流转角色变化
员工首次赋予角色
员工姓名：
赋予角色
员工角色改变
原角色
原角色是否删除
○是○否
新增角色
新增角色名称
新增角色权限描述：
角色权限改变
角色名称
需新增权限
需删除权限
需改变权限
流程流转角色变化
流程名称
原流转角色
现流转角色
改变原因
申请部门负责人（签字）
申请日期
系统管理员处理结果
系统管理员（签字）
处理日期
附件2：
开发维护交流单
建科监理项目管理信息系统开发维护交流单
编号：
JKPM-10-001
维护需求内容：
问题描述：
原因分析：
解决建议：
需求提出部门：
提出人：
需求确认人：
年月日
开发部门处理意见：
处理人：
维护结果确认：
确认人：
年月日
附件3：
信息平台月度运行情况报告
信息平台运行情况月度汇报
月度访问
人次及趋势
月度上传
数据及趋势
月度项目
上线率考
核情况及趋势
月度新功能开发情况
月度模块维护情况
升级会员 