行政部调度管理流程.docx
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行政部调度管理流程
行政部业务操作流程示意图
行政负责通知外部资源:
(舞台、演出类等)
行政负责通知制作任务:
(印刷品、彩喷、条幅等)
行政负责准备物品进场表:
行政负责准备现场所用零星物品、活动流程资料
现场管理
活动结束后,收集现场物品并
反馈信息,并作出处理意见
库存物品入库
资料整理归档,活动现场事故汇总
备注:
以上涉及财务部门单据,需活动结束后一并返回财务,作为结帐依据。
行政调度操作制度
1、辅助行政经理处理公司的行政事务,严格执行公司制定的《行政部调度管理流程》。
2、所有工作和业务,均以表格化为准。
严格把控每一个细节。
3、“前管理,后总结”,每次作业前需要进行规划,业务不分大小,采取完全汇报制,向部门经理汇报;作业后每单在三天内附所有通知任务单。
4、每月月底把本月事故及处理结果,以书面形式呈报部门经理。
5、对二级单位的管理及公司运营中成本的控制负责,凡因本岗位管理不善而造成的损失自行责任。
6、按时给二级单位结帐。
除演职人员现场结帐外,其他长期合作的二级单位每月26日对单,28日结帐。
7、定期对合作单位所提供样品进行更新,保证样品的完整性。
8、调度的工作应做到范本化、模式化。
因该岗位涉及到的内容较锁碎,故在处理各项单据、归类、存档时,都应做到模式化,各有其位,不要因个人喜好随意放置,如有变化需进行相关的通知;对于二级单位的管理、手续申请、采买等,都应做到范本化,制定相关内容的文本并存档,保证该工作的延续性。
9、活动结束后,调度、现场管理人员应积极配合,立刻入库。
入库时依据“任务单”核查,如发现物品有损耗或丢失,应及时报损或办理出库手续。
10、要求本部职员通讯工具24小时畅通,并严格执行《通讯工具管理条例》
11、积极主动配合财务部及上级主管进行不定期的抽查。
12、有效扩大合作资源(对本岗位工作量有影响的部分)
12、严格控制成本,有效降低费用(对本岗位工作量有影响的部分)
13、提高公司库存物品利用率。
14、行政调度在分解任务时,必须统一调配合作单位,经营同种项目的合作轮流使用,不得连续合作,确保动作顺畅。
15、行政人员在分解任务单时,根据合同项目内容填写任务单,须经责任人签字确认,合同项目之外的服务,需事先打开支申请。
16、分解任务时,首先调配长期合同的、有质量保证金的,其次调虎离山用新的合作伙伴。
17、调配新项目时须至少寻找3家执行方,价格优惠者先考虑;但在特殊执行时,必须考虑执行方的资质及执行力。
行政部与业务部对接工作示意图
凡需要制作、印刷的,业务部提供打印稿;
需要行政安排的所有附件都需业务部签字确认
行政部通知企划部电子传图,行政必须亲自审核
业务部对项目进行检查
活动前期筹备会议,由行政部、业务部进行会议安排
行政部准备现场反馈表,待活动结束后,业务部反馈信息,行政部做处理意见
行政部与业务部对接工作注意事项
签定合同后,活动执行流程分为四个阶段(需业务、行政配合)
第一阶段:
分配任务
第二阶段:
检查验收
第三阶段;会前准备
第四阶段;善后总结
第一阶段:
分配任务
1、业务人员提交合同及项目要求单,计算成本控制预算。
2、业务部、行政部召开第一次会议。
参会人员有:
行政调度、业务负责人
由业务负责人讲解活动方案,并提交合同项目要求及各种附件
合同项目要求见表格一,需详细填写项目要求、尺寸、完成时间等
附件包括:
条幅内容、彩喷画面内容、及其他需要制作内容的尺寸、小样。
注意:
合同项目要求、各种附件必须有业务负责人签字确认字样
3、行政口岸对方案进行理解及消化,然后下任务单,在当天集中时间,统一由业务人员进行审核并签字确认。
4、行政调度内部进行任务分解,分解前需内部召开碰头会议,合理调配资源,严格按成本预算进行控制。
5、行政调度根据具体执行时的尺寸,可以要求设计人员直接进行更改,但需告知业务人员更改的原因。
6、业务部随时增加的物品也必须提供项目要求单及附件。
第二阶段:
检查验收
1、行政调度下单完毕后,按制作要求监督合作单位的进度。
2、行政人员组织业务人员对项目进行验收,例如:
条幅、彩喷、旗子等。
3、行政调度、业务人员需每天核对一次合同明细及进度,以便及时、准确的落实每个项目,检查是否有漏项。
有需提前交给客户的物品,行政调度需将物品交接单及物品一起交于业务人员。
4、提前进入场地进行安装与施工的,行政调度需与业务负责任人进行沟通并安排现场监管人员。
5、需与酒店协调内容,先由2个部门进行沟通,然后再与酒店方协调,协调工作可由2部门共同完成,协调内容请以文件的形式交于酒店负责人。
第三阶段:
会前准备
1、业务部在活动前三天提交客户确认的活动流程、主持稿及各种文字资料。
2、在每场活动的前一天由行政和业务负责人进行会议布置(人员安排、物品安排、车辆安排)。
2、行政调度、业务部组织人员开会,进行工作安排。
3、活动前一天打印相关的文字资料,例如:
主持稿、活动流程等。
第四阶段:
善后工作
1、现场结束后,业务人员与客户进行现场交接,请提前准备物品交接单。
2、不能现场交接的,但是客户还要留存的,请提前告知行政人员。
行政人员安排统一存放,然后交于客户。
3、活动结束后,行政人员通知二级单位撤场及给相关人员结帐;如有事故发生的或现场服务不好的,行政做出处理决定,并将事故记录。
4、行政人员组织人员对公司的物品进行整理。
例如:
桌布、自宣物品、工具箱、X展架等。
5、活动完毕后,业务人员整理活动照片,将需要洗的照片交于行政部;如需制作影像资料的需将制作内容交于行政部。
行政部在活动结束后的三天内将照片、碟等资料交于业务部。
6、业务人员在活动结束后的一天内将合同的补充明细做出,交于行政;行政在活动结束的三天后将所有单据返回财务。
项目要求单
活动名称:
活动地点:
活动时间:
项目名称
数量
完成时间
配套物品
备注
业务负责人:
业务部负责人:
格式—2:
费用预算单
活动名称:
活动地点:
活动时间:
项目
数量
金额
备注
合计金额(大写):
¥:
人员通知单(执行方:
)
活动名称:
活动地点:
完成时间:
项目
数量
单价
金额
服务内容及要求
到位时间
合计金额(大写):
¥:
说明
1、每次活动,执行方须提前接单,并按该通知单要求执行,凭单支付费用。
2、如执行方时间延误30分钟以内,向甲方支付该项目30%的违约金;若执行方时间延误超过30分钟,扣除相应的人工费,并赔偿因此造成的损失。
3、在执行期内乙方出现的任何违法行为或事故,甲方不承担任何责任,均由乙方负责。
4、执行方在服务期内代表甲方形象,不得自行与客户交流,更不得发生不利于甲方形象的言行。
否则扣除全部人工费,并赔偿因此造成的损失。
下单人:
业务负责人:
接单人:
制作通知单(执行方:
)
活动名称:
活动地点:
完成时间:
项目
材质
数量及规格
单价
金额
备注
合计金额:
(大写):
¥:
说明
1、每次活动,执行方须提前接单,并按该通知单要求执行,凭单支付费用。
2、如执行方时间延误30分钟以内,向甲方支付该项目30%的违约金;若执行方时间延误超过30分钟,扣除相应的人工费,并赔偿因此造成的损失。
3、在执行期内乙方出现的任何违法行为或事故,甲方不承担任何责任,均由乙方负责。
4、执行方在服务期内代表甲方形象,不得自行与客户交流,更不得发生不利于甲方形象的言行。
否则扣除全部人工费,并赔偿因此造成的损失。
下单人:
审核人:
执行方:
下单时间:
活动物品进场表
年月日
物品名称
数量规格
到位时间
执行方
备注
活动现场反馈表
活动名称:
活动时间:
项目
执行方
负责人
现场完成情况
确认签字
下单人:
反馈人:
活动增(减)物品明细
物品名称
增(减)数量
材质
存放地点
备注
时间:
精心整理,仅供参考编辑文案使用,请按实际需求再行修改编辑
2020年2月17日
精心整理,仅供参考编辑文案使用,请按实际需求再行修改编辑
2020年2月17日