生态项目基础工作规范化指引文档格式.docx

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3.1工程监理文件资料管理

3.1.1按照相关法律、法规、规章、标准和相应规范、设计文件、有关工程合同的规定及公司的相关文件要求形成监理资料。

3.1.2及时准确、真实有效、完整齐全、分类有序，收集整理监理资料、文件。

3.1.3建立文件资料的收文、传阅及发放制度。

3.1.4利用计算机建立监理资料管理的系统文件，长期保存的文件应及时形成电子文档形式，归档时刻录成光盘上交。

3.2工程监理文件资料的归档范围

3.2.1监理文件资料的具体归档范围应符合本规范附录1的要求。

3.3工程监理文件资料质量要求

3.3.1生态工程监理用表采用新修改的规范表，格式及填写要求见附录2。

执行当地规范和标准的，监理部需将规范在生态办备案。

备案规范作为公司检查项目区监理工作的依据。

3.3.2归档的监理文件应为原件。

3.3.3监理文件的内容及其深度必须符合国家有关工程施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3.3.4监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3.3.5监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易腿色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

3.3.6监理文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完毕。

3.3.7监理文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅（297mmx210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

3.4工程监理文件资料的归档要求

3.4.1监理文件资料应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷归档，每页要有编号，每卷要有目录。

3.4.2每个单位工程的监理档案盒封面应注明工程名称、建设单位、施工单位。

3.4.3监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。

3.5公司及项目区管理文件材料的管理范围

3.5.1反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对公司和本单位建设和历史研究具有利用价值的文件材料，本单位需要贯彻执行的上级部门的文件材料，下级单位报送的重要文件材料，其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

3.5.2文件材料的归档范围和要求应符合本规范附录1。

3.6公文的格式要求

3.6.1公文的格式应执行以下规定

a.由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

b.发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；

序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

c.上行公文（请示、报告）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；

签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

d.公文标题。

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

e.文件正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

f.成文时间用汉字将年、月、日标全；

“零”写为“○”；

成文时间右空4字；

加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

g.“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；

词目之间空1字。

3.6.2通知的写作格式

通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；

发布规章；

传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；

任免或聘用干部。

a.印发、批转、转发性通知的写法：

标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。

正文须把握三点：

对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如”同意”、”原则同意”、”要认真贯彻执行”、”望遵照执行”、”参照执行”等；

写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；

提出希望和要求。

最后写明发文日期。

b.批示性通知的写法：

标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。

正文由缘由、内容包括要求等部分组成。

缘由要简洁明了，说理充分。

内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。

要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

c.知照性通知的写法：

这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

d.事务性通知的写法：

通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。

e.任免、聘用通知的写法：

一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

3.6.3请示的写作格式

请示适用于向上级机关请求指导、批准。

请示属上行文。

请示的作用在于请示工作要求上级批复。

请示产生于事前，不可”先斩后奏”，这是请示区别于报告的主要特征之一。

请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。

a.标题:

一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。

b.正文:

正文一般由三个部分组成：

①请示缘由:

提出请示的原因和理由。

②请示事项:

提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。

提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。

一份文件只能请示一件事，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能越级请示，不能抄送下级机关.

③请示要求:

应明确提出要求解决问题的方法或途径，常用“是否妥当，请批示”、“妥否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等等。

3.6.4报告的写作格式

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。

4.综合性报告的写法

1题:

事由加文种，如《关于2011工作情况的报告》；

报告单位、事由加文种，如《XXX人民政府关于2011情况的报告》。

②正文:

把握三点：

（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。

将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。

（2）主体，内容要丰富充实。

作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。

（3）结尾，要具体切实。

写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。

最后可写“请审阅”或“此报告”等语作结。

b.专题报告的写法

①标题:

由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。

有的报告标题也可标明发文机关。

标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

可采用”三段式”结构法。

以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；

以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；

因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。

③结尾:

通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

c.回复报告的写法

与前两种报告大体相同

根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性做出报告，要突出专一性、时效性。

3.6.5函的写作格式

a.函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

b.公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。

一般发函为《关于**（事由）的函》；

复函为《关于**（答复事项）的复函》。

一般包括三层：

简要介绍背景情况；

商洽、询问、答复的事项和问题；

希望和要求，如：

“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。

3.6.6通报的写作格式

a.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

通报属下行公文。

b.通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

c.标题:

由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。

标题有两种写法:

一是公文式标题；

二是新闻式双标题,多为正题加副题，也可是眉题加正题。

如果内容有所专指,要写明主送机关；

普发性的通报则可不写主送机关，或在正文中、发至范围中注明。

d.正文:

包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。

表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

①主要事实:

表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。

②分析指出事例的教育意义：

表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。

批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。

③提出要求:

情况通报有两种形式：

一种只对有关事实作客观叙述；

另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

e.尾部:

由落款、发文范围、抄送、附件等组成。

f.通报的文件头格式与通知相同。

3.6.7文件头格式参照附录3。

3.7公文的传递收发要求

3.7.1发文处理包括：

拟稿、会签、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。

a.拟稿。

草拟文件的初稿。

b.会签。

部门领导在公文稿纸“核稿”栏签字。

c.核稿。

即对文件草稿进行审核。

d.签发。

领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导人签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。

e.编号。

文稿经领导同志签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。

f.缮印。

即对经领导同志签发后的文稿进行印制。

g.校对。

要坚持三校制度。

一校由起草者进行。

二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。

h.用印。

即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。

用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。

i.分发。

发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。

j.归挡。

将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。

3.7.2通过邮箱发送的电子文件的名称要包括以下内容：

本单位规范化简称、文件内容、文件性质、编号，如：

“生态办关于印发生态项目区内业工作指引的通知（办14号文）”。

3.7.3收文处理包括：

收文登记、拟办、批办、承办、注办、立卷归档。

a.收文登记：

收发人员对收文情况做出较详细记载。

b.拟办：

由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

c.批办：

领导者或部门负责人对公文提出处置意见。

d.承办：

关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。

e.注办：

由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

3.7.4收发文登记表参照附录，发文单、阅办单参照附录3-1。

4.归档

4.1归档原则和方法

4.1.1立卷应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和使用。

4.1.2监理文件可按单位工程、分部工程、专业等组卷。

4.1.3归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设监理活动和公司管理工作的全过程。

4.1.4归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

4.2归档程序

4.2.1各单位必须在文件正式签发时，打印出正式的纸质文件，附上经领导审阅签发的行文呈批表，按照本单位制定的文书材料的归档范围进行归档标识。

4.2.2归档文件整理步骤与要求：

a.步骤：

装钉（件）—分类—排列—编号—编目—装盒

c.归档时间：

采用“随办随归”方法。

对同一事由的材料可即时行文即时进行归档预处理，待收集齐全后正式归档。

d.归档方法：

按文件形成的时间顺序，以件为归档单位整理归档。

但有必要保持文件之间的关联性（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档）。

归档文件应一式二份，一份作档案保存，一份作文件汇编。

⑴一份文件为一件。

⑵各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，报表册应将空白页去掉。

⑶正本与定稿一般为一件，正本在前定稿在后，原文在前译文在后；

如果定稿过厚不容易装订的，也可单独作为一件；

重要文件（如法规性文件）需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿各为一件。

⑷正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。

⑸正文与文件处理单（包括文件处理单（表）、拟办单、发文稿头纸、签批条等）作为一件，即文件处理单一律要归档，作为文件的一部分。

⑹请示与批复合为一件。

除请示与批复之外的来文与复文，一般都作为两件来处理。

对于请示与批复，当年有批复的，请示与批复作为一件处理；

当年没有批复的，请示单独作为一件归档，如果次年有批复，要在请示的归档文件目录的备注栏中注明。

7转发文与被转发文为一件。

4.3卷内公文的排列

4.3.1文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

4.3.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

4.3.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

4.4案卷的编目

4.4.1编制卷内文件页号应符合下列规定：

a.卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

b.页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；

双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

c.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

d.案卷封面、卷内目录。

4.4.2卷内目录的编制符合下列规定：

a.卷内目录式样宜符合本规范附录4的要求。

b.序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

c.责任者：

填写文件的直接成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

d.文件编号：

填写监理文件原有的文号或图号。

e.文件题名：

填写文件标题的全称。

f.日期：

填写文件形成的日期。

g.页次：

填写文件在卷内所排的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

h.卷内目录排列在卷内文件首页之前。

4.4.4案卷封面的编制应符合下列规定：

a.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面。

4.5卷盒、卷夹、案卷脊背

4.5.1案卷装具采用卷盒。

卷盒的外表尺寸为30mm×

220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。

4.5.2案卷脊背

案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。

式样宜符合附录4。

5.建立台账

5.0.1技术文件资料台账：

法律、法规、条例、规章、规范等技术参考资料需建立台账，人员台账，监理费台账、费用台账、设备台账样式宜符合附录5。

5.0.2项目进行时，监理机构用印须登记，项目监理组在工程结束后需将项目信息进行登记，登记表格式参照附录6。

6.监理文件资料验收评比

6.0.1监理组人员撤场或年度工程结束后，监理处按照以上条款规定组织内业资料验，资料验收合格方可撤场。

6.0.2监理处负责组织监理组内业资料的评比，每年定期举行。

评比结果在项目部内部通报。

6.0.3监理文件资料的完成情况作为项目区评优依据，文件资料不合格的不具备评优资格。