生态项目基础工作规范化指引文档格式.docx

1、3.1工程监理文件资料管理3.1.1按照相关法律、法规、规章、标准和相应规范、设计文件、有关工程合同的规定及公司的相关文件要求形成监理资料。3.1.2及时准确、真实有效、完整齐全、分类有序，收集整理监理资料、文件。3.1.3建立文件资料的收文、传阅及发放制度。3.1.4利用计算机建立监理资料管理的系统文件，长期保存的文件应及时形成电子文档形式，归档时刻录成光盘上交。3.2工程监理文件资料的归档范围3.2.1监理文件资料的具体归档范围应符合本规范附录1的要求。3.3工程监理文件资料质量要求3.3.1生态工程监理用表采用新修改的规范表，格式及填写要求见附录2。执行当地规范和标准的，监理部需将规范在

2、生态办备案。备案规范作为公司检查项目区监理工作的依据。3.3.2归档的监理文件应为原件。3.3.3监理文件的内容及其深度必须符合国家有关工程施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3.3.4监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。3.3.5监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易腿色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。3.3.6监理文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完毕。3.3.7监理文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅（297mmx210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。3.4工程监理文件资料的归档要求3.4.1监理文件资

3、料应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷归档，每页要有编号，每卷要有目录。3.4.2每个单位工程的监理档案盒封面应注明工程名称、建设单位、施工单位。3.4.3监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。3.5公司及项目区管理文件材料的管理范围3.5.1反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对公司和本单位建设和历史研究具有利用价值的文件材料，本单位需要贯彻执行的上级部门的文件材料，下级单位报送的重要文件材料，其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。3.5.2文件材料的归档范围和要求应符合本规范附录1。3.6公文的格式要求3.6.1公文的格式应执行以下规

4、定a.由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。b.发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。c.上行公文（请示、报告）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。d.公文标题

5、。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。e.文件正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。f.成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。g.“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。3.6.2通知的写作格式通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。a.印发、批转、转发性通知的写法：

6、标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如”同意”、”原则同意”、”要认真贯彻执行”、”望遵照执行”、”参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。b.批示性通知的写法：标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。c.知照性通知的写法：这种通知使用广泛，体式多样，主要

7、是根据通知的内容，交代清楚知照事项。d.事务性通知的写法：通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。e.任免、聘用通知的写法：一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。3.6.3请示的写作格式请示适用于向上级机关请求指导、批准。请示属上行文。请示的作用在于请示工作要求上级批复。请示产生于事前，不可”先斩后奏”，这是请示区别于报告的主要特征之一。请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。a.标题:一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。b.正文:正文一般由三个部分组成：请示缘由:提出请示的原因和理由。请示事项:提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求

8、提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。一份文件只能请示一件事，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能越级请示，不能抄送下级机关.请示要求:应明确提出要求解决问题的方法或途径，常用“是否妥当，请批示”、“妥否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等等。3.6.4报告的写作格式报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。4. 综合性报告的写法 1 题:事由加文种，如关于2011工作情况的报告；报告单位、事由加文种，如XXX人民政府关于2011情况的报告。

9、正文:把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“此报告”等语作结。b.专题报告的写法标题:由事由、文种组成，如关于招商工作有关政策的报告。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。可采用”三段式”结构法。以反映情况为主的专题工

10、作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾:通常以“请审核”、“请审示”等语作结。c.回复报告的写法与前两种报告大体相同根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性做出报告，要突出专一性、时效性。3.6.5函的写作格式a.函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。b.公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为

11、关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，“敬请大力支持为盼”等。3.6.6通报的写作格式a.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。b.通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。c.标题:由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。标题有两种写法:一是公文式标题；二是新闻式双标题,多为正题加副题，也可是眉题加正题。如果内容有所专指,要写明主送机关；普发性的通报则可不写主送机关，或在正文中、发至范围中注明。d.正文:包括原因、事项、处理意见、经验教

12、训、要求及希望、号召等内容。表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：主要事实:表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。分析指出事例的教育意义：表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。提出要求:情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。e.尾部:由落款、发文范围、抄送、附件等组成。f.通报的文件头格式与通知相同。3.6.7文件头格式参照附录3。3.7公文的传递收发要求3.7.

13、1发文处理包括：拟稿、会签、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。a.拟稿。草拟文件的初稿。b.会签。部门领导在公文稿纸“核稿”栏签字。c.核稿。即对文件草稿进行审核。d.签发。领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导人签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。e.编号。文稿经领导同志签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。f.缮印。即对经领导同志签发后的文稿进行印制。g.校对。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由部门负责人进行。h.用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖

14、月”。i.分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。j.归挡。将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。3.7.2 通过邮箱发送的电子文件的名称要包括以下内容：本单位规范化简称、文件内容、文件性质、编号，如：“生态办关于印发生态项目区内业工作指引的通知（办14号文）”。3.7.3收文处理包括：收文登记、拟办、批办、承办、注办、立卷归档。a.收文登记：收发人员对收文情况做出较详细记载。b.拟办：由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。c

15、.批办：领导者或部门负责人对公文提出处置意见。d.承办：关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。e.注办：由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。3.7.4收发文登记表参照附录，发文单、阅办单参照附录3-1。4.归档4.1归档原则和方法4.1.1立卷应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和使用。4.1.2监理文件可按单位工程、分部工程、专业等组卷。4.1.3归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设监理活动和公司管理工作的全过程。4.1.4归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。4.2归档程序4.2.1各单位必须在文件正式签发时，打印出正式的

16、纸质文件，附上经领导审阅签发的行文呈批表，按照本单位制定的文书材料的归档范围进行归档标识。4.2.2归档文件整理步骤与要求：a.步骤：装钉（件）分类排列编号编目装盒c.归档时间：采用“随办随归”方法。对同一事由的材料可即时行文即时进行归档预处理，待收集齐全后正式归档。d.归档方法：按文件形成的时间顺序，以件为归档单位整理归档。但有必要保持文件之间的关联性（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档）。归档文件应一式二份，一份作档案保存，一份作文件汇编。一份文件为一件。各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件，报表册应将空白页去掉。正本与定稿一般为一件，正本在前定稿在后，原文在前译文在后；如果

17、定稿过厚不容易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法规性文件）需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿各为一件。正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件。正文与文件处理单（包括文件处理单（表）、拟办单、发文稿头纸、签批条等）作为一件，即文件处理单一律要归档，作为文件的一部分。请示与批复合为一件。除请示与批复之外的来文与复文，一般都作为两件来处理。对于请示与批复，当年有批复的，请示与批复作为一件处理；当年没有批复的，请示单独作为一件归档，如果次年有批复，要在请示的归档文件目录的备注栏中注明。7 转发文与被转发文为一件。4.3

18、卷内公文的排列4.3.1文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。4.3.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。4.3.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。4.4案卷的编目4.4.1编制卷内文件页号应符合下列规定：a.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。b.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。c.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目

19、录可代替卷内目录，不必重新编写页码。d.案卷封面、卷内目录。4.4.2卷内目录的编制符合下列规定：a.卷内目录式样宜符合本规范附录4的要求。b.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。c.责任者：填写文件的直接成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。d.文件编号：填写监理文件原有的文号或图号。e.文件题名：填写文件标题的全称。f.日期：填写文件形成的日期。g.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。h.卷内目录排列在卷内文件首页之前。4.4.4案卷封面的编制应符合下列规定：a.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面。4.5卷盒、卷夹、案卷脊

20、背4.5.1案卷装具采用卷盒。卷盒的外表尺寸为30mm220mm，厚度分别为20、30、40、50mm。4.5.2案卷脊背案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录4。5.建立台账5.0.1技术文件资料台账：法律、法规、条例、规章、规范等技术参考资料需建立台账，人员台账，监理费台账、费用台账、设备台账样式宜符合附录5。5.0.2项目进行时，监理机构用印须登记，项目监理组在工程结束后需将项目信息进行登记，登记表格式参照附录6。6.监理文件资料验收评比6.0.1监理组人员撤场或年度工程结束后，监理处按照以上条款规定组织内业资料验，资料验收合格方可撤场。6.0.2监理处负责组织监理组内业资料的评比，每年定期举行。评比结果在项目部内部通报。6.0.3监理文件资料的完成情况作为项目区评优依据，文件资料不合格的不具备评优资格。