公文写作基础知识概述文档格式.docx
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主题的职能性。
公文是实现机关管理职能的工具和手段。
在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。
材料的可靠性。
在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。
结构的逻辑性。
公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。
文风的平实性。
力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。
表述的简明性。
结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好。
体式的规范性。
要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。
公文的写作要求
符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。
情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确。
人名、地名、数字、引文要准确。
日期一般要写具体的年月日。
数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般用阿拉伯数字书写。
公文的作用
（一）领导指导作用
（二）联系公务作用
（三）宣传教育作用
（四）凭证依据作用
（五）规范言行作用
公文写作的基本格式和写作要求
【导读】行政公文的基本格式
（一）公文的用纸、印装格式行政公文纸一般用采取国际标准A4型。
张贴的公告、通告等的用纸大小，根据实际需要确定。
行政公文的文字从左至右横写、横
行政公文的基本格式
（一）公文的用纸、印装格式
行政公文纸一般用采取国际标准A4型。
张贴的“公告”、“通告”等的用纸大小，根据实际需要确定。
行政公文的文字从左至右横写、横排。
少数民族按其习惯书写排版。
在民族自治的地方，可并用汉字和少数民族文字。
行政公文一律左侧装订。
（二）行政公文的书面格式
行政公文的书面格式包括以下几个部分：
1.
文头部分
文头部分由发文机关（版头）、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人、间隔线等项目组成。
1）发文机关名称
指制发行政公文的机关，应写全称或规范化简称；
几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。
发文机关名称位于文头的正中央，一般用红色大号字体印成，庄重醒目。
2）发文字号
包括机关代字、年号、序号。
机关代字表明发文的机关和部门；
年号表明发文的年度，用阿拉伯数字加六角括号表明，年度应全写；
序号表明该年度发文的顺序，序号的编写不能编虚位，不加“第”字。
如“×
教就字〔2008〕17号”即表示×
×
省教育厅就业办公室2008年所发的第17号文件。
有些公文的发文字号中以“发”代替“字”，如国务院的文件发文字号写“国发[2008]×
号”。
几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。
发文字号位于文件头横线上。
行政公文标明发文字号，目的是便于发文和收文双方进行登记、分类和保管，有利于查找使用。
3）秘密等级和保密期限
指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
标识此项的目的是便于公文管理、确保公文安全。
公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密，其位置在文头右上角。
秘密等级和保密期限之间加“★”隔开，如“机密★一年”。
绝密、机密公文应当在左上角标明份数序号。
4）紧急程度
紧急程度是指公文传递贯彻的时间要求。
标注紧急程度的作用在于提醒处理时限，为催办公文提供依据，避免办文、办事延误。
紧急公文分“特急”、“急件”，其位置在文头右上角。
如需同时标识秘密等级和紧急程度，紧急程度标识在秘密等级下一行，与秘密等级对齐，字体字号与保密等级相同。
5）签发人
指代表发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。
其作用在于对公文的制发和内容负责。
签发人只用于上报公文，在发文字号右侧标注签发人。
发文字号和签发人左右各空1个汉字平行排列。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下，按照发文机关顺序依次顺列，其发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
2.
行文部分
行文部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注。
1）标题
行政公文的标题一般由发文机关、事由、文种组成。
标题应准确简要地概括公文的主要内容。
公文的三个组成部分一般要写完整。
公文的标题位于文头间隔横线下方中央，字体小于版头而大于正文。
2）主送机关
即行文的对象，也就是收文机关。
应当使用全称或者规范化简称、统称。
一是全称。
只要主送机关名称不是很长，都可以采用这种形式，但普发性文件除外。
如“中华人民共和国财政部”；
二是规范化简称。
这种形式可以浓缩那些常用但是较长的机关名称，使之简练上口。
如“国务院”；
三是统称。
统称就是同级或者同类型机关概括性的总称，一般用于下行文。
如“部属各高等院校”等。
这是公文发出后能否得到及时处理的一个关键问题。
一般写在正文之前，标题之下，顶行写，末尾加冒号。
3）正文
正文反映公文的具体内容，为公文的核心部分，因文件不同和内容繁简不一，形式各异，结构变化很大。
4）附件
指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。
公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。
若有附件，应在正文下空
1行左空2字标识“附件”名称，如“附件：
”。
附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。
5）成文时间
指公文的生成日期，它表示公文生效的时间。
确定公文成文日期的原则是：
一般公文，以负责人签发日期为准；
经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；
法规性公文以批准日期为准；
两个以上机关（部门）的联合发文，以最后签发机关（部门）负责人签发日期为准。
6）印章
即发文机关的印章，它是公文生效的标志。
加盖印章有两种情况：
其一，单一机关制发公文，在落款处不署机关名称，只标识成文时间，印章应端正居中，下压成文时间。
其二，两个或两个以上机关联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字居中排布，主办单位印章在前，两个单位的印章均压成文时间，两印章间互不相交或相切，
7）附注
指对公文内容或有关事项、要求的注释与说明，如“此文发至县、团级”。
附注的作用是方便公文的阅读、理解，以及文书处理部门对公文的分发处理，保证公文的安全。
大多数行政公文没有附注。
3.
文尾部分
文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间
1）主题词
主题词是揭示公文主要内容的规范化的词或词组。
“主题词”居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字。
2）抄送机关
指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
在主题词下一行，左空1字标识“抄送”，后用全角冒号；
抄送机关之间用顿号隔开。
3）印发机关和印发时间
用于标识公文承制部门名称、实发日期等。
标注印发机关和印发时间的目的在于让受文者了解公文制发过程，为受文者与制发者的联系提供便利。
其位置在抄送机关下一行，印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数字。
公文样式
机密★一年
特
急
文件
字〔×
〕×
号
关于×
的通知
：
。
附件：
1.×
2.×
年×
月×
日（印章）
主题词：
×
抄送：
，×
。
印制
日印发
行政公文写作的基本要求
行政公文是一种特殊的文书，写作时必须遵循下列一些基本要求：
（一）符合党和国家的路线方针政策和法律法规
（二）全面准确地反映客观实际
全面准确地反映客观实际情况，是实事求是精神的具体体现。
在起草行政公文时，要重实际、说实话、求实效。
具体要求是：
第一，保持全面性。
第二，保持准确性。
第三，保持客观性。
可以说，全面准确地反映客观实际情况，是公文的科学性和生命力的基础。
做到这一点，公文才会充实有力，令人信服。
（三）表述准确严密
主要有五个方面的要求：
第一，观点明确。
第二，条理清晰。
第三，内容充实。
第四，结构严谨。
第五，表述准确。
（四）文字精练平实
（五）结构和格式规范
公文的结构和格式是公文的外部特征，它的作用是以特有的、庄重的形式引起人们对它的重视。
公文结构和格式的规范化是公文的本质要求，也是公文的生命。
公文的语言
公文语言的主要特点是：
庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
（一）庄重――指语言端庄，格调郑重严肃。
（二）准确――指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。
（三）朴实――指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。
（四）精练――指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。
（五）严谨――指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。
（六）规范――指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。
公文处理业务知识备考
【导读】公文处理指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。
公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节，应力求当日事当日毕。
一般应在十
公文处理指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。
一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。
因问题复杂，十五天内难以办结的，应向报文单位说明情况。
紧急文件随到随办。
有时限要求的文件，必须在时限内办完。
一、收文处理的一般过程
指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。
第一阶段：
公文的收受与分流
（1）签收。
指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。
（2）外收文登记。
即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。
（3）启封。
即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或呈送有关领导者亲启。
（4）内收文登记。
即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
（5）分办。
即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
（6）摘编。
由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
第二阶段：
办理收文
（1）拟办。
由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
（2）批办。
即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
（3）承办。
即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
（4）注办。
即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
第三阶段：
组织传阅与催办查办
（1）组织传阅。
指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。
（2）催办。
由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
（3）查办。
由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
第四阶段：
处置办毕公文
包括：
立卷归档、清退、暂存、销毁等。
二、收文办理活动的方法要点
（一）拟办
拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。
作好拟办应注意：
（1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。
（2）意见要简明、具体、得体。
（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。
（4）意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。
（5）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。
（二）批办
批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。
法定责任者即机关或部门的领导人。
批办的要求是：
（1）不得越权批办公文。
（2）严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。
（3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。
（4）采取有效措施监督批办意见的执行结果。
（5）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。
在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。
（6）批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。
（三）承办
只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。
在承办时应注意：
（1）熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。
（2）为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。
（3）加强协商，努力协调各方面关系。
（4）有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。
（5）分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。
（6）各级领导积极参与承办。
（7）注重对承办结果的检查与监督。
（四）注办
注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。
注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。
签注的项目通常包括：
是否办复，复文号及复文日期；
召开会议的名称，与会范围，决议与结果；
电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期；
现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果；
主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。
三、收文管理活动的方法要点
（一）签收。
签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。
其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；
二是为了保证文件运行安全。
（二）登记。
登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。
登记时应注意：
收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；
分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；
登记序号应不留空号，不出重号；
字迹工整、不滥用简称；
所有登录项目都应完整准确；
对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。
（三）启封。
启封应由专人负责；
标明亲收的亲启件，由领导人亲启；
启封后应检查公文的完整情况。
（四）分办。
即为公文确定运转方向。
这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。
依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。
分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。
送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。
（五）公文摘编。
在重要公文投入办理之前对其所作的加工。
目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。
文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。
综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。
（六）组织传阅。
在组织传阅时应注意：
①选择合理的传阅路线形式。
②正确排序，随情况变化做适当调整。
③适当分流，如复制若干副本。
④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。
⑤建立传阅登记手续。
⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。
（七）催办。
根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。
催办工作的一般过程为：
明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；
将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；
定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；
及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；
验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。
（八）查办。
公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。
公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：
①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；
②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。
查办工作的一般过程是：
立案，即确定查办对象；
交办，向有关部门布置查办任务；
向承办部门催询办理情况；
反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；
销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。
四、发文处理程序与方法
（一）发文处理的一般过程
发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。
发文处理的一般程序为：
拟稿、会签、核稿、签发、注发、缮印、用印或签署、分装、发出、处置办毕公文。
这一程序具有很强的确定性与不可逆性。
（二）发文办理活动的方法要点
文稿撰拟
会商
会商的作用主要是维护公文的合法性、有效性，维护政令的统一一致。
会商由发文机关主动组织，就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的有关责任者签注会商意见。
核稿
从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续，而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。
这项工作对控制公文数量与质量有着重要意义，同时，还可以节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力。
审核具有全面性，无论公文内容还是形式或程序都在核查之列。
4.
签发
签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文质量与正式效用的最终确认。
签发人在批注之前，必须对文稿做全面审核，及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注，正式发出意见并签注姓名和日期。
文稿经签发成为定稿后，其他人不经签发人同意，均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任。
5.
签署
签署是指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。
五、发文管理活动的方法要点
（一）注发
注发需要根据领导意图（主要是签发意见）以及有关规定和有效表达公文内容的需要进行。
（二）缮印的方式与程序
缮印即缮写、印刷的简称。
缮写就是誊录抄写；
印刷就是应用专门的印刷技术批量“复制”文字、图形或图像。
它们均为制作书面公文的主要方式。
（三）校对的内容与方法
校对就是以定稿和格式设计要求为基准，对校样（反映印版全貌的纸样）或缮写誊录完毕的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏，确保文件质量。
校对方法：
对校法、折校法、读校法。
（四）公文用印
用印就是在文件上加盖印章，以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任，表明其对公文法律效力的认可。
（五）公文分装的步骤与方法
分装是指按照规定具体拣配和封装公文的活动，其具体步骤一般包括：
清点、拣配、登记、装封、捆包（袋）、转交外收发签收。
（六）公文的对外发出
发出公文就是将已封装完毕的公文以多种方式传递给受文者。
这项活动主要是机关外收发（通信部门）的职责。
公文除需直接专门投送给规定的收文机关之外，大多数情况下是通过间接传递通道转投。
这些通道主要包括：
普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信等。
六、处理办毕公文
无论是收文办理，还是发文处理过程，都有一个处置办理完毕公文的活动。
办毕公文活动主要包括：
清退、销毁、暂存、立卷归档等几项内容。
（一）清退
清退即经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。
需要清退的公文包括：
绝密公文、有重大错漏的公文，被明令撤消的公文，仅供征求意见或审阅的公文，一些未经领导本人审阅的讲话稿，其他发文机关指定需要清退的公文。
清退公文的办法，或按规定成批定期进行，或随时清退。
但不论以何种方式清退，都应该办理一定的手续。
对要清退的公文，任何人不允许私自摘录或复制。
（二）销毁
销毁即对没有保存价值和可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。
需要销毁
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