上海英语学习商业信函写作Word格式文档下载.docx

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45.75]Theinsideaddressofalettertoanindividualconsistsoftheperson'

scourtesytitle.

49.34]如果信是写给个人的，封内地址包括礼貌尊称。

52.93]name,businessorexecutivetitle（itshouldbeusedimmediatelyafterthename）andaddress.

58.02]姓名、职务称呼（紧跟在姓名之后）、地址：

[03:

03.12]Whentheletteristoagroup,theinsideadressincludesthefullgroupnameandtheaddress.

06.67]如果信是写给公司的，封内地址包括公司全称和地址。

10.22]Careshouldbetakentoaddresstherecipientexactlyasontheenvelope.

14.04]特别要注意的是封内地址与信封上的地址必须完全一致。

17.85]Salutation

18.95]称呼

20.05]Salutationisplaceattheleftmargintwolinesbelowtheinsideaddressandtwolinesabovethebodyoftheletter.

25.68]称呼在封内地址下面和正文上面，上下各空两行，靠左。

31.30]Consideredapolitegreetingwithwhichafriendlybusiness 

letterbegins,thepersonalsalutationmustbeappropriateforthefirstlineoftheinsideaddress.

38.44]友好的商业书信往往以贴切的问候开始，写给个人的信，称呼应与封内地址的礼貌尊称一致。

45.57]Iftheletterisaddressedtoanindividual,itisuaualtouse.

48.44]常用的有：

51.31]DearMr.Smith

52.88]尊敬的史密斯先生，

54.45]DearMs.John

56.02]尊敬的约翰女士，

57.58]DearProf.Hobart

59.70]尊敬的哈波特教授，

[04:

01.82]DearDr.Walter

03.40]尊敬的瓦尔特博士，

04.98]ThetrendistowardsMsasthecourtesytitleforallwomenregardlessoftheirmaritalstatus.

09.59]如果信是写给女士的，无论她结婚与否，现在都趋向于用“Ms."

作为礼貌尊称。

14.20]Whenaddressingalettertoafirm.DearSirs.LadiesandGentlemenorGentlemen（AmericanEnglish）wouldbeused.

20.24]如果是写给公司的信，称呼用"

尊敬的先生们"

，"

女士先生们"

，美国人常用"

先生们"

。

而事实上，"

尊敬的先生/女士"

被认为更正式但不够热情。

26.29]AttentionLine

27.38]经办人提示行

28.46]Anattentionlineisconsideredapartoftheinsideaddress

30.80]"

经办人姓名"

栏一般也被认为是封内地址的一部分。

33.14]anditleadsthelettertoaparticularpersonordepartmentwhentheletterisaddressedtoacompany.

37.24]经办人姓名表示写信人希望信到公司时能直接交给某具体人或具体部门。

41.34]Itisusuallybetweentheinsideaddressandthesalutationorabovetheinsideaddress,asshowninexamples.

46.41]位置在称呼与封内地址之间或封内地址之上，例如：

51.47]Attention:

InportDepartment

53.04]请交进口部经办

54.61]FortheattentionofMr.Donnan,SalesManager

57.21]请销售经理J.G.都南先生经办

59.81]AttentionofMr.Standard,GeneralManager

[05:

02.15]请总经理斯坦德先生经办

04.48]SubjectLine

06.09]标题行

07.70]Thesubjectheadingisregardedasapartofthebodyofabusinessletter.

10.30]标题被认为是正广的一部分。

12.89]Usuallyitisintheuppercaseorinitialcapitals/underlineandplacedbetweenthesalutationandthebodyofalettertocallattentiontowhatcontenttheletterisabout.Forexample:

20.99]它通常用大写或第一个字母大写或加下划线的形式，被放在称呼之正文之上，使收信人一看就知道信的主要内容是什么。

例如：

29.09]DearMs.Smith

30.15]亲爱的史密斯女士，

31.21]OurCatalogueNo.2.

32.50]我们的2号产品目录

33.79]OpeningSentence

34.97]开篇语

36.14]Thefirstparagraphofthebodyisintroductory.

38.09]正文的第一段往往具有介绍的特点。

40.04]Itwillalwaysbeginwithreferencetothepreviousletterreceivedandprovideanintroductiontowhatwilldiscussed.

44.16]通常以感谢对方先前的来信开始，再介绍所要讨论的事情。

48.29]Hereareexamplesasfollows:

50.15]现举例如下：

52.00]

（1）Yourletterof9"

SeptemberaddressedtoourBeijingBranchOfficehasbeenpassedontousforattention.

57.49]贵方9月9日写给我北京分公司的信已送往我处并阅。

[06:

02.97]

（2）Werefertoquotationsof8"

Octoberandourmailoftenof1"

DecemberregardingthesupplyofSpeedoswimmingcaps.

09.65]兹谈及关于"

Speedo"

游泳帽的供货事宜，我方于10月8日的报价和12月1日的去函报盘。

16.32]（3）Weacknowledge,withthanks,receiptofyourbindingapplicationformforthe76"

InternationalExhibitioninMarch,1998.

22.30]我们非常感谢收到贵方参加1998年3月第76届国际展览会的具有约束力的申请表。

28.28]（4）WearepleasedtoinformyouthatthearrangementshavenowbeenmadetoshipthecottonunderwearunderyouOrderNo.456.

34.41]非常高兴通知贵方456号订单下的纯棉内衣的装船事已经安排妥。

40.54]（5）weregretuptothetimeofwritingwehavenotheardanythingfromyouabouttheshipmentunderthecaptionedcontract.

46.05]我们感到遗憾，直到写此信时仍没有收到任何有关标题提到的合同下的货物的消息。

51.56]BodyoftheLetter

52.66]正文部分

53.75]Abody,wherealltheinformationistobegiven,usuallyfallsintofourParts:

opening,middle,futureplanandclosing.

59.29]正文部分是所有信息资料的所在，正文一般有四部分：

开头、中间未来计划和结束。

[07:

04.83]Messagesshouldbestatedandarrangedlogically.Ifnecessaryparagraphedappropriately.

08.43]内容的陈述要安排合乎逻辑，根据需要可适当划分段落。

12.04]ClosingSentence

13.33]结束语

14.63]Theclosingparagraph,usuallywithaone-linesentence,referstofurureactionsorexpressesthegoodwishes.

19.48]结束段落一般只有一句话，内容有关未来行动或美好祝愿。

24.34]Cautionshouldbetakenheretoavoidtheclosingbeginningwithaparticiple,aprepositionorinfinitive.Thefollowingareexamples:

29.88]结束段应注意避免以下分词、介词或动词不定式开始。

35.42]

（1）Youclosecooperationinthisrespectwillbeappreciated.Inthemeantimewewaityourshippingadvicebyfax.

40.21]我们对你们在这方面的密切合作表示感谢，同时等待你们的装运通知的传真。

45.01]

（2）Yourimmediateattentiontothismatterwillbeappreciated.

47.88]如蒙贵方立即注意这一事件，我们将非常感谢。

50.75]（3）Yourfurtherinquiryisawaitedwithinterest.

53.36]我们怀着极大的兴趣等待贵方的进一步询问。

55.98]（4）Weassureyouthatallyourinquirieswillreceiveourpromptattention.

58.94]我们向贵方保证所有你们的询问都会得到我方即时的关注。

[08:

01.91]（5）Ifyoudecidetotakeadvantageofouroffer,kindlycableyouracceptance.

04.73]如果贵方决定接受我方的报盘，请以电传告之接受。

07.55]ComplimentaryClose

08.53]信尾客套话

09.51]Thecomplimentarycloseissimplyapolitewaytoendaletter.

11.65]结尾谦称即一种结束写信的简单的礼貌方式。

13.79]Theexpressionforthecomplimentarycloseshouldmatchthesalutation.

16.40]结尾谦称应与称呼一致。

19.02]itappearsinthemiddleofthepageandtwolinesbelowtheclosingsentencedforindentedlayoutwhileitstartsattheleft-handmarginforfullyblockedletters.

24.66]如果是缩头格式的信，它写在信纸的中间，结束段落之下，空两行；

如果是完全齐头格式，则靠左边。

30.30]Onlytheinitialletterinthefirstwordofanycomplimentarycloseiscapitalized.

33.68]任何结尾谦称用语都只大写第一个字的第一个字母。

37.07]Postscript

38.64]符言

40.20]Thesignaturemainlyconsistsoftheaddresser'

ssignature,thetypednameofhisandhisbusinesstitle.

44.80]签名主要包括写信人的手签名字、打印的名字和公司职务头衔。

49.40]Thecomplimentaryclosemaynotbefollowedbythenameofthecompanyifitispreviouslyprintedontheletter-head.

53.85]如果公司名称在信头中已经打印好，一般在谦称之后就可不用紧跟着公司名称。

58.31]Theaddressershouldsigntheletterbyhandandin 

inkabovethetypednamewhichthetypedposttitlefollowsimmediately.

[09:

03.62]写信人用墨水手签的名字在打印的名字之上，打印的职务头衔紧随其后。

08.94]Signingonbehalfofsomebodyelse,itisusualtowrotefor.pporperprobeforetheletter.

14.04]如果替别人签名，通常在签名之前写上“代签。

19.15]Enclosure

20.21]内附

21.27]Enc.OrEncs,istypedtwolinesspacesafterthesignatureoftheaddresswhensomethingissentalongwiththeletter.

27.08]"

内附"

字样用于其他东西随此信一同寄出时，打印在签名之后空两行。

32.89]Anenclosurecan 

beanythingintheenvelopieinadditiontothemessageitself.

35.43]信封内除了信本身外，可以附寄任何东西。

37.96]Examplesareasfollows:

Enc:

1PriceList.

41.11]例如：

价目表一份

44.25]iftheenclosedaremorethanone,thenumbershouldbemarked.

46.57]如果附件不止一个，应标明号码。

48.88]Postscript

49.96]符言

51.05]whenyoufindsomethingforgottentobeincludedintheletterbodybeforetheenvelopeistobesealedup,youmaystateitafterthesignatureinapostscriptwithasimplesignarureagain.

57.63]加封信之前发现信中内容有遗漏，可以在签名之后"

再启"

，补上遗漏的事情，之后再简单签名。

[10:

04.21]TheaddingofaP.Sshould,however,beavoidedasfaraspossible

07.57]"

应尽可能地避免。

10.93]Forexamples:

PS:

thecataloguewassenttoyouonJuly7.

14.02]例如：

再启：

目录于7月7日寄给贵方。

17.12]FullBlockForm

18.21]商业书信的格式

19.31]Fullblockformandmodifiedblockformwithindentedparagraphsarethetwomainpatternsoflayoutincurrentuse.

24.42]完全齐头式和带有缩头式分段的改良齐头是现在主要的两种常用的书信格式。

29.52]Theformerisnowthemostpopularpracticeofdisplayingbusinessletters.

32.08]前者在商业书信中是目前最流行的。

34.64]Itsremarkablefeatureisthatalltypinglinesincludingthoseforthedate.

37.27]其明显的特点是所有的打印行，包括日期、

39.90]insidenameofaddress,salutation,subjectheading,eachmessageparagraphandcomplimentaryclose,beginattheleft-handmargin.

45.68]封内姓名和地址、称呼、事由、正文每段落和结尾谦称，均从最左边开始并左对齐。

51.47]Bussinessletterwiththefullblockform,alongwithopenpunctuationormixedpunctuation,areparagraphedbyequallinespaces.

56.60]完全齐头式的商业书信格式采用开放式或混合式的标点符号，段落之间空行相同。

[11:

01.73]Forthisletter-styletheopenpunctuationisused,theendofthedateline,theinsideaddresslines,thesalutation,thecomplimentarycloseandthesignatureblocklinesareunpunctuated,

10.26]采用开放式标点符号的商业书信，日期、封内地址、称呼、结尾谦称和签名没有标点符号，

18.79]butacommaisnecessarybetweenthedayandyearinthedatelineandthefullstopisretainedaftertheabbreviationsuchasCo.Inc.andLtd.

25.43]但是日子和年份之间仍有逗号，像Co.,Inc和Ltd.这样的缩写式之后仍保留句号。

32.06]whi