项目监理部文控人员的应知应会Word下载.docx
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2适用范围
本规定适用于公司所有应归档文件和资料的分类、整理、组卷、编目管理。
3职责
3.1文件和资料的分类、整理、组卷、编目和归档保存职责见本规定附件“文件和资料管理一览表”。
3.2声像档案（含工程和事故照片、录音录像材料）、缩微品档案、电子档案（光盘、磁盘）等分类、整理、组卷、编目和归档保存，根据档案内容性质按本规定3.1条分工管理。
4作业活动
4.1文件和资料归档范围
见本规定附件1“文件和资料管理一览表”。
4.2职能部门归档文件和资料日常管理
各部门负责人应指定专人集中统一管理需归档保存的文件和资料，应根据本部门的业务范围应将日常的文件资料分类装在不同的档案夹（盒）、档案袋内，并在档案包装物的外部贴上醒目的文件类别名称。
每类文件和资料按签署、发布日期的先后或编号顺序的整理。
文字材料按事项顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
4.3项目监理部归档文件和资料日常管理
4.3.1项目监理部监理文件档案资料的管理由总监理工程师负责，落实专（兼）职文控人员具体实施。
4.3.2为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。
4.3.3监理文件档案资料的日常管理应做到：
注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。
4.3.4日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签前对以下内容进行审核：
a）表格的格式是否符合要求；
b）工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，不得使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；
c）工程监理文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；
d）工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×
210mm）。
图纸应采用国家标准图幅。
e）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
f）其他幅面的纸张应折叠成A4幅面。
工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面且图标栏露在外面。
g）专业监理工程师应审核工程监理文件的内容及深度是否符合国家有关工程勘察、设计、施工等方面的技术规范、标准和规程，内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
签认过的资料留出需交业主、当地档案管理部门和公司归档文件份数，尽可能保留原件，如为复印件在文件的适当位置注明原件存放的位置及复印人姓名、日期。
4.3.4由项目监理部编制的文件（不含记录表格）应在醒目位置注明文件编号、名称、版本号、修订号、受控状态、项目监理部名称及印章、发布日期、编制人、审核人、批准人签字及日期等标识。
（注：
报表类文件无版本号、修订号标识）。
4.3.5项目监理部编制的记录类资料，表格选用的优先顺序原则：
a）合同或业主要求；
b）当地建设主管部门或质检站要求；
c）GB50319《建设工程监理规范》；
d）公司质量体系文件规定。
记录的填写应符合ZQS4-5《项目监理记录规定》的要求。
4.3.6项目监理公用类文件和记录由总监/总监代表指定（兼）职文控人员按ZQS4-1《文件和资料分类编码统一规定》的要求编制文件编号或记录流水号。
4.3.7监理文件由总监/总监代表指定专（兼）职文控人员随时按本规定4.2条的归档要求整理，装入档案（盒）中。
4.4归档文件和资料阶段性归档
4.4.1公司本部各部门应根据归档文件和资料的使用状态，定期整理归档资料，并将其装入档案橱柜内。
归档资料组卷可参照本规定4.4.2.2条的要求。
4.4.2项目监理部归档整理要求
作为工程实施过程的重要记录，工程资料要具有真实性、完整性、准确性、可追溯性及记录人员的可查性。
现场监理工程师应按要求对现场发生的文字记载收集齐全。
4.4.2.1组卷
对于现场发生的监理资料按发生的单位、内容及顺序分为十卷，其中：
●卷一：
监理规划、监理实施细则、监理月报、监理总结；
●卷二：
监理日志（按项目监理日志、设备、工艺、电气、仪表、土建、钢结构、防腐保温的顺序排放）。
●卷三：
会议纪要（第一次工地例会、工地例会纪要、图纸会审、技术交底、各种专题会、协调会以及质量问题、质量事故形成的纪要等由各种会议形式形成的记录性资料）；
●卷四：
发文记录、监理文件清单；
监理文件交付清单按A1-A10、B1-B6、C1-C2的顺序整理；
●卷五：
《建设工程监理规范》GB50319-2000规定的A类表格；
按A1、A2、A3、A4、A9、A10的顺序整理（A1后附施工单位资质、项目经理证书及施工单位证件等）。
A2后附已批准的施工组织设计或方案）；
●卷六：
《建设工程监理规范》GB5319-2000规定的B类表格，按B1-B6的顺序整理（其中：
B1后附A6、B2后附A1、B3后附A5、B4后附A7、B5后附A7、B6后附A8）；
●卷七：
《建设工程监理规范》GB5319-2000规定的C类表格，及技术联系单、工程备忘录、工程签证等,按C1-C2、技术联系单、工程备忘录、工程签证的顺序整理；
●卷八：
合同（各类施工合同、采购合同及承揽合同等）；
●卷九：
三查四定、中间交接证书、工程交接证书、竣工验收报告；
●卷十：
HSE相关资料、旁站记录等及其余在现场发生，不包括在卷一至卷九中的各项记录。
4.4.2.2组卷分类要求
a）对于同一资料名称（或表格编号）的文字记载，应按发生的顺序先后，依次排放，且每份记载尽量单针临时装订，注明本份页数；
b）对本监理项目所有归档的资料编制总目录格式见本规定附件2“监理项目归档资料总目录”，总目录注明：
卷号、该卷号内资料名称、同一卷内资料的“起始页号～结束页号”。
如某卷号的档案资料需用1个以上的档案盒装存时，应按下列规定设分卷号：
卷X－XX/XX
本卷号设定的分卷总数量（2、3……）
分卷顺序号（1、2、3……）
按4.4.2.1条规定的卷号（一、二……）
如：
“卷五－2/8”表示：
属“卷五”类资料档案，卷五共设8个分卷，本卷为第2分卷。
c）总目录放在卷一最前面，卷一的卷内目录排在其后，卷内文件首页之前。
其它卷的卷内目录均排在卷内文件首页之前。
卷内目录格式见本规定附件3，编制要求如下：
●序号：
以资料名称为单位，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注；
●责任者：
指组卷人。
●文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号；
●文件题名：
填写文件标题的全称；
●日期：
填写文件组卷的日期；
●页次：
填写在卷内所排的起始页号和结束页号。
d）卷内备考表格式见本规定附件4，主要是对案卷情况的说明，排列在卷内文件的尾页之后，卷内备考表由项目监理部立卷人和技术质量部审核人签字确认；
e）要求资料规格为A4页面，对于图纸及不是A4页面的部分，采用小于部分左对齐，大于部分右折叠且距左侧20mm装订线的方法；
f）记录按纵向页面设置的按顺序整齐叠放，横向的按左对齐的方法叠放；
g）编制卷内文件页号应符合下列规定：
●卷内文件均按有书写内容的页面编号。
不设分卷时，每卷单独编号，页号从“1”开始。
如设分卷，第1分卷页号从1开始，其它分卷的页号应接续上一分卷的结束页号；
●页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；
双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角；
●成套印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
●案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
●案卷装订时必须剔除金属物，装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
4.4.2.3按照《建设电子文件与电子档案管理规范》建办标函[2007]738号文件要求，项目归档资料除上述文字资料之外还要同时归档电子版文档资料（卷二《监理日志》除外）。
卷一的监理文件为word文档，其他卷的监理文件使用pdf扫描件。
电子版归档资料按照4.4.2.2的组卷顺序排列，不做备考表。
归档前进行排版、刻录成光盘并在不干胶标签上标识卷号。
4.4.2.4监理项目交工完成后一个月内，由项目总监理工程师组织对审核合格的项目监理文字版与电子版档案同时向技术质量部办理移交手续，移交时总监填报ZQR4-4-1“项目归档资料与体系文件符合性自评表”。
对于道路遥远、文字资料繁多、运输条件差的监理项目以及其他监理项目的部分参考与追溯价值不高的监理资料，总监填报“项目归档资料特殊处理申请表”，经总监理工程师书面申请报总工程师批准后，可以只归档相应电子版监理资料和书面申报手续。
技术质量部有关人员对移交的档案进行符合性审查，对不符合归档条件要求的档案由项目总监理工程师负责组织整改。
整改合格后技术质量部填报ZQR4-4-2“项目归档资料与体系文件符合性评价表”。
并对项目监理部移交的档案按ZQS4-4《公司档案管理规定》进行档案编码、装柜保存。
附件1文件和资料管理一览表
序号
文件和资料类别
收集、整理
部门
存档地点
1
行政
文书
公司内部红头文件
综合管理部
公司的请示与上级机关的批复
公司重要会议文件
公司反映主要工作活动的报告、总结
公司对外的正式发文与上级主管部门来往的有关文书
2
技术法规、标准、通用图等
技术质量部
3
与人力资源管理有关资料、劳动合同、人员证件
4
人员培训资料、外部有关培训资料
5
质量体系管理文件和资料
质量手册
程序文件
作业文件
表格
外审、内审、管理评审资料
顾客满意度调查
经营部
其它质量体系日常运行记录
各部门
6
与经营有关的资料、投标文件、合同文件、监理业务手册
7
计量器具检定、技术说明书等资料
8
形成固定资产的基础设施技术资料档案及相关合同
9
公司营业资质、荣誉相关资料
10
项目监理过程资料
项目监理部
11
公司监理服务质量检查资料
12
重要的公司监理项目管理及协调资料
项目管理部
附件2监理项目归档资料总目录
项目/部门名称：
共页第页
卷号
卷内资料名称
起止页号
备注
附件3
卷内目录
序
号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页次
附件4
卷内备考表
本案卷共有文件、材料共页。
其中：
文字材料页，
图样材料页，照片张。
说明：
立卷人：
年月日
审核人：
附件5
ZQRS4-4-1项目归档资料与体系文件符合性自评表
项目名称：
档案号：
归档时间：
归档人：
资料名称
归档情况
缺项原因
备注
卷一
监理规划
文字资料
电子版
监
理
细
则
土建专业
工艺专业
设备专业
电气专业
仪表专业
13
HSE以及其他专业
14
15
监理月报
16
17
监理总结
18
19
卷二
监理日志
项目监理日志
20
专业监理日志
21
卷三
会议
纪要
第1次工地会议纪要
22
23
例会、专题会议纪要、
24
25
质量事故处理纪要
26
27
卷四
文件清单
监理文件交付清单
28
29
发文纪录
30
31
卷五
监理文件
GB50319
中A类表
格及附件
32
33
卷六
中B类表
34
35
卷七
中C类表
36
37
卷八
工程相关合同
施工合同
38
采购合同
39
承揽合同
40
卷九
建设成果验证资料
三查四定检查纪录
41
中间交接证书
42
工程交接证书
43
竣工验收报告
44
卷十
应当归档的其它类相关监理项目资料
HSE相
关资料
45
46
安全事故
处理资料
47
48
有价值的
案例资料
49
50
旁站记录
51
52
其他相关监理记录
53
54
总监自我评价
□本监理项目归档资料齐全，符合公司质量体系文件要求。
□本监理项目归档资料基本齐全，个别缺项经完善后，便可以符合公司质量体系文件要求，将在日内整改至齐全。
□本监理项目归档资料不齐全，缺项属于不可弥补的过程资料，与公司质量体系文件要求有所差距。
□本监理项目资料管理混乱，不符合公司质量体系文件要求。
项目总监（签字）：
年月日
55
填表说明
●“归档情况”栏目应填写“齐全”、“缺项数量”、“无”三类。
●“归档情况”栏目未达到齐全的，“缺项原因”栏目不得空白。
●项目总监在相应□内打“√”
ZQRS4-4-2项目归档资料与体系文件符合性评价表
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