合同管理规定 修改版Word下载.docx

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（四）负责合同的变更、解除及纠纷处理；

（五）负责合同的直接归档管理。

第三章合同的分类

第九条根据合同的重要程度，将合同分为以下四类：

类别

标准/非标准合同

备注

A

1、金额＞50万元的合同

2、房屋买卖、土地转让、合营、涉外等法律关系复杂的合同

不论金额

B

1、30万＜金额≤50万元的合同

2、门店租赁合同

C

1、10万＜金额≤30万元的合同

D

1、金额≤10万元的合同

2、产品销售合同

第十条标准合同指经集团法务统一拟定、发行的正式合同文本。

非标准合同指除标准合同外，由双方自拟、对方自拟、在标准合同基础上签订补充协议或未严格依照标准合同填写的合同文本。

第五章合同的谈判与起草

第十一条合同经办部门负责审查签约方签约资质及经济状况，负责合同的谈判与起草。

第十二条签订合同前，经办部门应确定一名合同经办人，经办人应对合同签约方的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况等背景资料进行充分的了解和调查，文本资料应核对原件，对方暂时无法提供原件的，其复印件上应注明“与原件核对一致”并加盖公章，待可以核对原件时，经办人仍应及时核对。

审查资料如下：

序号

项目

资料

1

主体资格合法

1、法人：

最新年检的营业执照及法人身份证明复印

（加盖公章）；

2、非法人：

营业执照或其他证明其独立签约资

格的文件；

3、分支机构或事业单位和社会团体设立的经营单位，还应审查其所属的法人主体资格；

4、委托代理人还应当出具真实、有效的法定代表人身

份证明、授权委托书（明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字）、代理人身份证明。

2

经营范围包含合同标的

1、涉及专营许可的，应提交相应的许可合同、授权委

托书、等级、资质证书等；

2、所有权人应提交产权证明材料。

3

较强的履约能力

必要时应要求其出具资产负载表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

4

良好的资信状况

1、过去三年与本企业经济往来有无违约事实；

2、有无涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

第十三条合同签约方履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；

必须签订时，应要求其提供有效的担保，担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人进行必要的审查。

第十四条合同文本一般由经办部门起草，起草合同时应优先适用国家或公司示范合同文本；

A类合同应当由法务人员及财务人员参与起草。

第十五条起草合同应注意的主要问题是：

（一）部首部分：

写明供需双方的全称、住所、联系方式及传真。

（二）正文部分：

1.合同产品描述应明确具体，包括但不限于名称、规格、单位、数量、产地、单价等；

2.技术质量、验收标准应有明确约定；

3.交（提）货期限、地点及包装运输标准、费用应明确；

4.服务类合同的交付物、服务标准等应明确；

5.违约责任应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；

6.除合同履行地明确在我公司所在地的合同外，争议管辖法院或约定仲裁机构应明确为我公司所在地法院或仲裁机构。

（三）结尾部分：

双方都必须使用合格的合同专用章或公章,并注明签约日期。

第六章合同的审查

第十六条经办人提交合同审核时，应统一使用集团、各子公司及事业部OA办公电子平台中的合同审批流程，特殊情况除外。

第十七条审核权限及流程按核决权限规定执行，各审核/阅/批人合同审核内容如下：

审核/阅/批人

审核/阅/批内容

发表意见类型

申请部门负责人及分管副总裁

1、审核合同业务前景

1.同意，呈核下一步。

2.保留意见，说明具体原因，呈核下一步。

3.不同意，说明具体原因，退回申请人。

2、审核合同业务利润

3、审核合同风险控制措施

财务部门负责人及财务副总裁

1、履行合同所需资金及资金安排的可行性

2、合同中有关价款、酬金条款及结算条款的合法性、适当性及对我方的影响

3、认为需要审核的其他内容

子公司人事行政部、集团总裁办法务

1、合同缔约方主体、企业资质的时效与合法性

2、合同标的合法性

3、合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞

4、与合同业务有关的其他法律问题

集团审计部门人员

1.判断所提报事项的描述是否清晰，提交附件是否完整，预期结果是否可追踪、可计量、可审核，并提示预期风险。

1.同意，可以提交审核。

2.不同意，说明原因，退回申请人。

2.对呈报事项本身不作审核决策。

合同终审人

终审呈报事项是否可执行。

1.同意执行。

2.保留意见，说明具体原因。

合同审核/阅/批人应明确审核意见,如合同中存在问题,必须具体指明存在的问题。

第十八条合同审核/阅/批人的审核时限不得超过1个工作日，上述时间自合同流程到达审核/阅/批人处的时间开始起算，特殊情况除外。

第七章合同的签订及归档

第十九条合同签订须壹式肆份，由经办部门分别向相应单位人事行政部、财务部提交合同原件一份，经办部门留存合同复印件一份。

第二十条经办人须在提交盖章前，在合同尾页授权代表处签字确认。

合同用印管理人审核合同审批表及合同内容填写情况，确认无误后予以加盖合同专用章/公章，合同专用章/公章的使用和管理详见《印章证照管理规定》。

第二十一条合同档案是指与合同起草、签订、履行、变更、解除相关的具有法律效力的文件，应包含以下内容：

（一）合同正文文本（包括附件及补充协议）；

（二）签约方资质证明材料及经济情况证明材料；

（三）其它与合同相关的材料。

第二十二条合同必须呈报相关行政机关登记备案的，经办人应办理相应的登记备案手续。

第二十三条合同档案归档时间：

自合同签订之日起不得超过10日。

合同签订后3个工作日内，经办人应将合同档案移交经办部门合同管理人员存档，填写《合同档案管理表》（附件一）。

各部门合同管理人员需按月提交合同台账，每月5日提交上月《合同档案管理表》及合同档案至人事行政部门（总裁办）存档，同时双方填写《合同移交签收登记表》（附件二），办理交接手续。

人事行政部门（总裁办）在收到上述材料后2日内应根据《合同用印登记表》（附件三）核对合同归档情况，汇总填写《合同档案管理表》，如存在差异，向经办人员反馈相关情况，追踪合同归档。

若合同用印部门与人事行政部门分属不同单位，则由合同用印管理人员于每月1日向相应人事行政部门提交本单位上月《合同用印登记表》，人事行政部门在收到《合同用印登记表》后与各经办部门提交的《合同档案管理表》进行核对，追踪合同归档，

各子公司、事业部人事行政部统一于每月10日向集团总裁办提交上月汇总各部门表格后的《合同档案管理表》进行备案。

第二十四条合同用印管理人应当对合同档案及合同文本进行编号，具体编号规定如下所示：

×

-×

序列号

签定年份

合同类别

企业代号

第二十五条合同编号

1、企业代号

单位

简称

集团

JT

武汉工厂事业部

WG

武汉门店事业部

WM

郑州公司

ZZ

安徽公司

AH

长沙公司

CS

物流公司

WL

合同名称

销售合同

XS

采购合同

CG

广告合同

GG

租赁合同

ZL

委托合同

WT

工程合同

GC

技术合同

JS

服务合同

FW

其他合同

QT

2、璷行核对，并司、事业部表填写的印章_______________________________________________________________________________________________________________12、合同类型简称

3、年份：

按签订年份四位填写。

4、序列号：

按签订时间顺序，由三位数字组成，依次自001号开始计算。

第二十六条合同编号管理：

由集团、各子公司、各事业部用印管理人员在经办人填写《合同用印登记表》后，合同盖章时编号填写至合同指定位置。

第二十七条合同档案原件保管期限一般最短为合同实际履行终止后三年，但下列情形除外：

（一）房地产项目基本合同、土地使用权出让或者转让合同、项目主体工程的设计、施工合同应永久保存；

（二）房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同，保管期限最短为土地使用权期满后两年；

（三）其他合同标的金额在10万元以上的合同，保管期限最短为履行期满后五年；

第二十八条合同档案的借阅、复印等遵照《档案管理制度》执行。

第八章合同的履行及监督

第二十九条合同经办部门负责检查经办合同的日常履行，对应单位的人事行政部（总裁办）负责合同履行管理工作。

第三十条经办部门应根据《合同档案管理表》定期检查合同履行情况，每季度首月10日提交上季度《合同履行汇总表》（附件四）至人事行政部（总裁办），如发现问题及时纠正。

各子公司、事业部人事行政部需在每季度首月15日向总裁办提交《合同履行汇总表》备案。

第三十一条财务部门对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

（一）收款单位与合同对方当事人名称不一致的（有合同对方当事人出具合法有效的委托收款手续的除外）；

（二）对方履行合同有瑕疵尚未得到合同终审人书面确认的；

付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。

第三十二条其他合同履行部门在履行中发现对方未按照合同履行时，应立即通知经办人。

经办人应在接到通知后1个工作日内与对方沟通要求继续履行，不能履行的，按照第九章规定处理。

第三十三条集团总裁办、审计部于每年5月24日前对上年度集团、各子公司、事业部合同管理开展稽核工作一次，稽核内容包括合同签署、履行、归档等方面。

第九章合同的变更、解除及纠纷处理

第三十四条合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕之前，由于一定情况的出现而使合同内容发生改变。

合同解除是指合同有效成立后，因当事人一方或双方的意愿表示，使合同关系归于结束的行为。

合同纠纷是指因合同的生效、履行、变更、终止等行为而引起的合同当事人的所有争议。

第三十五条合同的变更、解除及纠纷由合同经办部门负责处理，但诉讼纠纷由集团公司总裁办或各子公司人事行政部处理。

第三十六条合同履行中出现问题时，经办部门应先采取补救措施，防止损失扩大，并与对方协商变更或解除合同。

第三十七条协商一致变更合同的，经办部门应在3个工作日内起草补充协议，填写OA办公电子平台中的合同审批表提交审批。

第三十八条协商一致解除合同的或根据合同约定可单方解除合同的，由经办部门核决权限规定提交《合同解除审批表》（附件五）通过审批后并在3个工作日内以直接送达、EMS、传真等有效方式向对方送达《解除合同通知书》（附件六），并将对方签字盖章确认的通知书或送达凭证、邮寄凭证存至合同档案内。

第三十九条在变更、解除合同的协议未达成之前，原合同仍有效，仍应履行。

但特殊情况经双方一致同意中止或终止履行的例外。

第四十条经协商不能达成一致意见时，经办部门应在3个工作日内填写《合同履行情况说明》（附件七），按照核决权限规定提交审批，并根据审批意见处理。

审批后需要进入诉讼程序的，由集团公司总裁办或各子公司人事行政部处理。

第四十一条合同纠纷处理完毕后，应由处理部门填写《合同纠纷结案报告》（附件八），根据核决权限规定（除集团总裁办法务主管、财务部负责人及财务副总裁外）提交审批。

第十章罚则

第四十二条违反本制度上述规定及要求的，对责任人处以50元/次（项）的经济处罚。

第四十三条有下述违规情况之一的，对责任人处以200～1000元/次（项）的经济处罚：

（一）在签订合同前未尽合理审查义务，致使合同被认定无效的；

（二）未经审批擅自签订合同，并给公司造成损失超过2000元的；

（三）因故意或重大过失导致合同不能履行的。

第四十四条出现利用职务之便擅自签订合同谋取私利，并给公司造成重大经济损失的，移交司法机关处理。

第十一章附则

第四十五条最终解释权归颁布部门即集团总裁办所有。

第四十六条本规定附件有：

附件一：

合同管理流程图

附件二：

合同档案管理表（月度）

合同移交签收登记表

附件三：

合同用印登记表（月度）

附件四：

合同履行汇总表（季度）

附件五：

合同解除审批表

附件六：

解除合同通知书

附件七：

合同履行情况说明

附件八：

合同纠纷结案报告

第四十七条本规定自颁布之日起日

登记部门（单位）：

登记日期：

年月日起至年月日止

编号

对方单位

合同金额

是否归档（包括合同、附件及相关材料）

签订日期

经办部门

经办人

附件三、

合同编号

对方名称

主要内容

份数

原件/复印件

移交人

签收人

日期

附件四、

合同用印管理表（月度）

用印日期：

年月日起至年月日止

用印单位

用印日期

合同类型

合同履行情况汇总表（季度）

登记单位：

年月日起至年月日止

履行情况

正常履行

非正常履行

履行完毕

正在履行

变更

解除

对方违约

附件六、

申请人

申报部门

申报时间

甲方

乙方

丙方

解除原因说明

申请部门负责人签字：

法务或法律顾问意见

日期：

财务部意见

财务副总裁意见

分管领导意见

日期：

总裁意见

董事长意见

附件七、

xxxx：

（个人需加上身份证号）

您/贵司与公司于年月日签订的《合同》（编号），因原因，根据的规定/约定，经双方协商一致/决定从年月日起解除合同。

特此通知

XXXX公司

年月日

签收回执

已收到公司于年月日发出的《解除合同通知书》。

被通知方（签名或盖章）：

附件八、

（集团用，各公司可根据组织架构及审批权限调整审核审批栏）

申报部门：

申报时间：

合同形式

□国家示范合同；

□公司标准合同；

□自拟合同；

□对方拟稿；

□补充协议

具体情况说明

经办人：

部门负责人：

可能产生的后果

经办部门意见

附件九、

合同名称及类型

处理类型

□诉讼；

□协商；

□其他

签约对方

立案时间

结案时间

所属公司

相关责任人及所属部门

处理人及所属部门

纠纷情况

风险分析

解决方案

处理结果

部门负责人意见