跨文化背景下涉外秘书礼仪研究文档格式.docx
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跨文化背景下涉外秘书礼仪的表现。
随着经济的高速发展和我国加入世贸组织，涉外活动日益增多，我们常说：
“中国经济要与国际接轨。
”但是，我们在“经济接轨”的同时也应重视“文化接轨”。
经济全球化发展，使得中国与世界其他国家和地区人们的交往日益频繁，跨文化交际活动也日益增多。
所谓的跨文化交际，是指来自不同文化背景的人从事交际活动、相互交流的过程。
而跨文化交际与普通交际的差别就在于一个“跨”字，即交际双方来自不同的文化背景。
英国人类学家泰勒曾给文化下过一个经典的定义：
“文化是一个复合体，其中包括知识、信仰、艺术、法律、道德、风格以及人作为社会成员而获得的任何其他能力和习惯。
”随着我国对外开放的逐渐深入，西方社会的人与事物越来越多地走进我们的视野，它为我们提供了与西方人接触和交往的机会。
但是，在跨文化交际中，面对来自陌生文化和国度的思维方式、生活方式和行为方式与我们迥然不同的人，在交往活动中不可避免地会出现文化冲突的现象，从而最终导致跨文化商务交际的失败。
因而了解不同的文化风俗习惯与信仰、交往礼仪、语言与非语言交际等就成了涉外秘书在跨文化交际活动中应该注意的问题。
1绪论
1.1个人礼仪
1.1.1政治素质
在新形势下，强调涉外秘书的思想政治素质是时代发展的需要。
具有良好的政治素养，是做好涉外秘书工作的根本保证，更是企业选拔优秀人才的首要考虑因素。
坚持正确的政治立场、具备一定的政治鉴别力，有利于秘书人员毫不动摇地在工作中看清自身的角色，做好各项工作；
有利于秘书人员在工作中分清是非，奉公守法；
有利于秘书人员正确对待各种新情况、新问题，并能正确地看待和解决问题。
1.1.2思想道德素质
良好的思想道德素质是秘书工作积极的动力，是秘书自我完善的必要条件。
大量实际的案例告诉我们，没有良好思想道德的人不会是一个称职的好秘书，而秘书的思想道德素质不仅仅是自身素养的反映，更是公司整体形象的映射。
因此，具良好的思想道德素质对现代秘书来说至关重要。
1.1.3业务素质
业务素质是涉外秘书人员能力的标志，也是各类素质能够发挥作用的基础条件。
作为一名成功的涉外秘书，能让领导信任和满意是天职，要想做到这些，就必须得具备过硬的业务技能。
对于涉外秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几个方面。
较高的认识能力
涉外秘书人员，经常会遇到各种情况和问题，如何去认识和解决需要较强的识别能力。
具体需要培养以下几种能力：
①观察的能力。
较好的观察力能够让秘书及时发现问题，适时找到解决方法，从而化解危机和矛盾。
市场经济瞬息万变，难以把握，而作为一个处在市场经济下的涉外秘书，就应当具备这样的能力，发现新事物发展变化的趋势，才能更好的辅助领导完成工作。
②信息处理的能力。
涉外秘书在繁杂的工作中经常要处理各种信息，要对数据进行迅速处理，高效地完成各种工作，这就要求秘书能熟练应用各种工具和方法来提高处理信息的能力。
同时，每一个办公室中的秘书得到的都是与领导等同的信息资源，这就要求秘书具有较强的信息处能力，才能迅速及时地为领导提供需要的帮助和支持。
③综合分析的能力。
涉外秘书要自觉地以科学的理论来指导自己的工作，提高思维的能力，善于用多种思路、多种方法来研究同一种事物，做到举一反三，触类旁通。
④随机应变与创新的能力。
涉外秘书承担的工作量很大，经常会出现一些意外的情况，这就要求秘书人员要有处事冷静的应变能力，以适应环境的多变性。
还要时刻保持求新的精神状态，才能在固有模式中出新招，将繁琐的办文程序简单化，才能使其工作效率不断提高、方法不断推陈出新。
掌握基本技能
随着我国加入WTO，国内外经济交流日渐频繁，涉外秘书的工作存在着不同程度的国际化倾向，这对涉外秘书的技能要求也随之提高。
根据现代企业涉外秘书的工作现状和发展趋势，涉外秘书应具备以下几项技能：
0精通外语。
在日常工作中，涉外秘书需要经常与外方各种不同的管理人员接触，交流和沟通；
这就需要涉外秘书精通外语，做到准确地听懂、流利地沟通、快速地阅读、悉地书写和翻译。
②娴熟地使用办公室自动化设备。
涉外秘书的工作环境是一个技术设备日益现代化的工作环境。
作为一名现代企业的涉外秘书要熟悉办公室各种办公系统软件，学会制作幻灯片用于作报告、汇报工作等；
要会应用数据库及数码，学会排版编辑扫描；
能上网查阅文件、邮件并互相交换；
还要会使用计算机、传真机、对讲机、打印机、摄像机等现代办公设备。
③写作能力。
秘书需从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、格式规范、文笔精练的各类应用文。
而作为一名涉外秘书，还应掌握各类格式规范的英语文书写作，其中商务合同的写作已经成为检验其英语文书能力的最直接的方法之。
④掌握必要的涉外法律。
在国际形势纷繁复杂的今天，涉外秘书人员必须清楚地了解我国和其他国家的相关政策法规，不触犯法律。
因此，涉外秘书人员要根据工作的实际需要，有针对性地学习有关法律政策知识。
⑤掌握涉外礼仪和常识。
涉外礼仪代表着个人、民族和国家的形象，因此，涉外秘书人员应学习和掌握相关的涉外礼仪和常识，具有以下几点：
一是西方人遵守约会的时间；
二是在外事交往中应尊重各国的民族风俗习惯；
三是西方人崇尚独立和个人自由，交往时不应干涉他们的个人自由；
四是西方人重视对方的隐私权，凡是涉及到宗教信仰、婚姻状况、财政状况等隐私的都不能直接询问。
在人们交往中，仪容仪表最先引人注目。
它不仅仅是个人之所好，而且体现了对他人、对社会、对职业的尊重，表现出一个人的精神状态和文明程度，甚至可以反映出民族文化和精神风貌仪容仪表的总要求是高雅整洁，与工作抽称。
男士服装讲究合身，领带的颜色和图素应与衬衣和外衣相配。
如素色无较衬衣最好配有图素花纹的领带；
若衬衣本身有围巾花钱，配一条单色无范纹地循带就显得和谐。
在正式场合，男士一身深色丙装路人以庄重而深沉的感觉。
夏日只穿衬衣时，村衣要披在详内，任何时候邮要把鞋擦亮
女士的服装要体现出职业妇女的风度，通常以朴实、大方、实用为原则，似戴饰物要简单，工作场合应避免穿色彩艳丽，样式卡特的眼装。
即使在舞会上，也不要穿袒胸需扇的复礼服以及下摆开叉过高的衣裙，否则与职业不相称，在夏车，即使天气炎热，也要穿长袜。
另外，化妆要自然，不要过分浓艳。
1.2交际礼仪
世界上有着众多的国家和民族，由于历史文化背景不同，各个国家和民族又有着各自不同的文化礼仪。
中西方有着截然不同的礼仪文化，当今世界随着经济全球化，国际贸易活动日益频繁，跨文化交际成为商务活动中不可缺少的一部分。
要取得跨文化交际活动的成功，必须首先成功把握各国各地截然不同的礼仪文化，这样才不至于让传承上千年文明的中国在跨文化交往中“非礼”于人。
作为秘书工作者，在涉外交际活动中要熟悉对外交往礼仪，这样才能促进跨文化交际活动的成功。
（一）欧洲地区。
欧洲人比较保守，因而更注重礼仪，握手是他们基本的问候形式，注重互换名片，喜欢准时守约，特别厌恶他人在饭桌上抽烟。
英国人特别重视礼节，约见时切不可提前到，尽量准点；
交谈中也切忌谈有关宗教及君主制的问题。
法国人比较浪漫，会见时不妨赠送一些高雅且带有浓郁民族特色的小礼品；
另外法国人也喜欢准时赴约，－般不愿谈几个人、政治或钱等话题。
德国人同样注重守时，值得注意的是他们在交往时习惯于互称头衔，千万不要直呼其名。
（二）亚洲与太平洋地区。
亚洲人注重礼貌，不要一落座就开始谈生意。
在此地区，英语是商业用语，因而你的名片须－面印英文，另一面印母语。
日本人时间观念很强，注意穿着仪表，见面一般不握手，只是互相鞠躬。
日本人很重视名片，名片上最好印有日文。
澳大利亚人喜欢热情握手，并直呼其名，时间观念极强。
新加坡人很注重清洁卫生，谈话应避免涉及宗教与政治，安排洽谈要准点到达。
直奔主题。
值得注意的是，美国企业均是五天工作制，周六周日休息，一般不进行商务交际活动，在圣诞节前后两周也不进行业务洽谈。
且会晤时间应事先约定，业务洽谈多在午餐时进行，参加人员应穿正规西装。
（三）美洲地区。
美国人热情好客且不拘礼节，自由平等观念较强，没有论资排辈的习惯，喜欢直呼对方名字。
洽谈时，美国人喜欢直截了当，
1.3礼仪特点
秘书的主要工作就足协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发雨电，参与商务考察，商务语谈、商业谈判、商业决策，等等。
而涉外文秘主要区政府涉外机构、外向型企业从事秘书、将案管理、人力资源管理等工作，涉外工作对语言任较高要求，涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性，事务性的特点。
在物质文明和精神文明都到达了一定程度的现代社会，商务会议已经成为各国和各企业事业单位的基本活动形式之一。
常见的商务会议类型有股东大会、董事会、商务谈判会议、企业新闻发布会、展览会、团队会议等。
本文以商务谈判会议为个案来说明跨文化知识在涉外秘tT作中的重要性，以会议座位安排为例。
认为办会工作涉及“权利距离”这个文化概念。
权力距离指的是一个社会中的人群对权力分配不平等这一事实的接受程度。
接受程度高的国家，社会层级分明，权力距离大；
接受程度低的国家和民族，人和人之间比较平等，权力距离则小。
中国与美国相比，很显然中国的权力距离比美国的要大。
权力距离大小在组织结构中会有较明显的表现：
权力距离大的文化中的组织结构一般层级鲜明，金字塔般比较陡峭，如日本、韩国或者中国的企业；
而权力距离小的文化中的组织结构一般就比较扁平，如关国、北欧的公司。
另外，决策方式也不同：
权力距离大的国家倾向于用自上而下的决策方式，有时即使高喊民主决策，也是形式为多；
权力距离小的国家则倾向于白下而上的决策方式，善于吸纳底层的意见，而作为底层的人也敢于说出自己的所思所想。
当然，权力距离的大小都是相对的。
虽然我们知道美国的权力距离小于中国、韩国或日本，但与许多北欧国家比这一点从公司的董事会的开法和座位安排上就能看出来。
一般来说，去旁听美国公司的董事会会议，比如波音公司，走进会议室看一看各人所坐的位置，听一听讲话人的口气，你就能大致猜出谁是掌握权力的人或者主要的决策人。
但是，如果你去北欧国家的公司旁听董事会，比如瑞典的宜家家居，董事会成员似乎随意乱坐，发言时也是七嘴八舌，有话就说，很难看出谁是权威人物，因为低调、平等是北欧文化的底蕴。
了解到这样的文化差异，秘书在安排会议座位和组织会议进程时就不会出现失误和尴尬，避免会议的失败。
2跨文化背景下涉外秘书礼仪的重要性
2.1维护个人形象
涉外秘书在工作中，常见的一些问题就是缺乏对中外文化的了解、缺乏亲和力、进言艺术和心理障碍问题等。
针对不同的问题，运用不同的解决策略。
对文化的缺失，就是要弥补自身在文化知识上的不足，通过看书、查阅资料和网络信息等方式，来对中国的文化和国际上的文化，做充分的了解，增强自身的文化底蕴。
缺乏亲和力，就是要注重自己说话的方式，每一句话是否热情，是否亲切，都会影响到客户和企业的合作。
这需要在日常生活中就做好，保持积极乐观的心态，对每一个人都非常亲和。
这样，在面对客户的时候，就不用刻意保持，拿出自己真实的态度。
缺乏进言艺术，就是要注重自己说话的方式和场合。
作为领导的助手，避免一些低级错误，使领导尴尬。
克服心理障碍，就是要在工作上自信，大胆地与他人沟通交流。
并且，注重自身的职业素养，保持常人的心态，不嫉妒、不自卑、不猜疑。
知人直言原则，这是根据个人的情况来说的。
在职场上，每个人的性格和气质，都是不同的，每个人都有每个人的风格。
在人际交往中，交往的目的和动机，都不同，都是为了自身或自家企业。
所以，涉外秘书在进行人际交往的过程中，要与对方进行深刻地了解，主动地掌握对方的需求，进一步探讨相关的话题。
向对方有限度地敞开自己。
在进行人际交往的过程中，要在一定的范围内，真实的敞开胸怀，吸引对方。
这样才能取得对方的信任，才能进一步进行沟通交流。
务必要真诚，这是人际交往中最基本的。
然后再发挥自身的实力，变现自己。
善解人意，站在对方的角度考虑问题。
这是在职场上非常重要的一点，己所不欲，勿施于人。
涉外秘书，在进行人际交往中，只有考虑对方，对方才会考虑你。
要考虑的对方的需求和利益，在合作的过程中，减少对方的麻烦，加强双方之间的利益合作。
学会倾听。
涉外秘书必须学会倾听对方讲话，不得轻易打断。
这是对人最起码的尊重和态度。
即使对方在讲述的过程中，出现错误，也不要着急地去纠正，听对方把话讲完。
这样既能体现出你的职业素养，又能体现出对他人的关心。
沉着应对。
涉外秘书在人际交往的过程中，有可能会出现很多意料之外的事情。
涉外秘书一定要保持自己的专业素养，不能慌乱，而是保持镇定，具备应变的能力，沉着冷静地应对突然发生的事情。
2.2维护企业形象
跨文化交际与礼仪在商务交谈中的重要性。
随着经济全球一体化的发展，科技与网络技术的普及，世界各地之间的往来越频繁。
中国人将有更多的机会与世界各地人们的交流互动，彼此往来越密切。
这就需要人们必须具备扎实的跨文化交际能力和礼仪知识。
在国际商务交际中，跨文化交际与礼仪是交接双方外在信息形象的体现，从见面、问候到沟通，整个过程中涵盖了很多礼仪。
衣若打扮、说话方式都透露出相关信息，这些都将给对方留下深刻的印象。
因而，只有掌握必要的商务文化与外交礼仪，才能在交际中了解对方的文化背景，从而灵活地掌握谈判节奏，在跨文化交际中占据主导地位，获得谈判的成功。
2.3促进双方交流
跨文化交际与礼仪在联络情感中的重要性。
人与人在交际中感情的联络与维系中，跨文化交际与礼仪具有重要作用，其从侧面融入了感情。
在交际活动中，人们往往凭借他人对自己的友好态度，确认别人对自己的情感。
跨文化交际与礼仪在联络情感方面主要表现为，促使交际双发产生相同的情感，彼此认可与尊重，建立和谐共处的人际关系，促使合作交往的继续。
如果跨文化交际与礼仪无法联络和维系情感，那么在交际中很容易导致双方关系破裂。
因此，跨文化交际与礼仪在交际活动中对人与人的关系起到调节作用，对行为进行约束，对形象进行修饰，有助于建立良好的外交人际关系。
3跨文化背景下涉外秘书礼仪的提升
3.1交际礼仪与道德修养的培养
2000年，教育部高等教育司关于印发《高职高专教育英语课程教学基本要求》的通知中明确指出：
高职高专教育的英语课程是以培养学生实际运用语言的能力为目标，突出教学内容的实用性和针对性。
西方语言学家指出，外语教学的总目标应该是：
"
所有学生都应该发展在目标语社会中得体地活动和与该文化承载者所需要的文化的理解、态度和具体技能。
（胡文仲，2004）著名的教育学家Byram（1989）也曾说过：
“外语教育应当包括四项内容：
（1）语言学习；
（2）语言意识；
（3）文化意识；
（4）文化体验。
”这些都与高职高专的英语教学基本要求中的培养学生的语言实际运用能力和交际能力相符合。
因此，涉外文秘专业的英语教育应该把培养学生的语言运用能力和涉外交际能力作为最终目标，而文化因素应该被充分地纳入课堂内外教学过程中，教学策略也应该是综合的、多管齐下的、灵活多样的。
3.2交谈技巧与交谈禁忌的培养
了解各国风俗禁忌，可避免给涉外秘书工作带来意外的麻烦。
西方人忌讳十三和星期五。
如果一个月中的13号碰巧是星期五，则被看成最不吉利之习，因此最好不要在这一天办重要的事情。
韩国人对四“非常反感，甚至席间伙酒忌仗四壶、四杯，主人总以单数敬酒、献茶、布菜，力避以双数停杯罢盏。
西方人，尤其是英国人忌问私事，他们把询问他人的私事看成是一种极为虹鲁的失礼。
在日常文往中忌问别人的年龄，特别是不要询问女子的年龄，也不要问对方的工资、家室以及其他私事。
在老人面前忌说老”字。
许多欧美人忌讳黄色花，认为莉花、杜鹏花包含著不吉利。
他们还忌讳黑色，认为黑色是丧礼之色。
与东南亚的商人交地时，不要跷起二郎腿，那会引起对方的反感，使交易不成功。
首先要取得与别人交谈的机会，正式谈话时需要注意语气，语速，声音大小。
让对方听得清晰的同时，又有表示诚意的意味在里面，是最好的表达个人想法的方式。
然后就是需要倾听对方的话，当对方说话时，不要轻易打断，认真地倾听，对方说得好的时候需要恩一声，表示肯定和理解。
说话时可适当做些手势，但注意手势动作不要过大，不要手舞足蹈，不可用手指指人。
与人谈话时，要注意距离，注意不要唾沫四溅。
当对方说完之后，要从对方的谈话中抓住重点和要点，分别进行描述，表达自己的观点时要有条理，有层次地说出来。
给对方一个非常有素质的感觉。
进而取得对方的尊敬和好感。
让谈话融洽而有效果。
归纳为大致以下几点：
1.言之有礼
交谈时要讲究礼节礼貌。
知礼会为你的交谈创造一个和谐、愉快的环境。
讲话者，态度要谦逊，语气要友好，内容要适宜，语言要文明；
听话者，要认真倾听，不要做其他事情。
这样就会形成一个信任、亲切、友善的交谈气氛，为交谈获得成功奠定基础。
2.言之有物
交谈的双方都想通过交谈，获得知识、拓宽视野、增长见识、提高水平。
因此，交谈要有观点、有内容、有内涵、有思想，而空洞无物、废话连篇的交谈是不会受人欢迎的。
没有材料做根据，没有事实做依凭，再动听的语言也是苍白的、乏味的。
我们在交谈时，要明确地把话说出来，将所要传递的信息准确地输送到对方的大脑里，正确反映客观事物，恰当地揭示客观事理，贴切地表达思想感情。
3.言之有序
言之有序，就是根据讲话的主题和中心设计讲话的次序，安排讲话的层次，即交谈要有逻辑性、科学性。
“使众理虽繁，而无倒置之乖：
群言虽多，而无梦丝之乱。
（刘想《文心雕龙》）有些人讲话，一段话没有中心，语言支离破碎，想到哪儿就说到哪儿，东一榔头西一棒槌，给人的感觉是杂乱无章，言不及义，不知所云。
所以，交谈时，先讲什么，后讲什么，思路要清晰，内容有条理，布局要合理。
俗话说：
“到什么山上唱什么歌；
见什么人说什么话。
”孙武有句名言：
“知己知彼，百战不殆。
”都可以作为我们人际交往谈话的指导原则。
说话不看对象，不仅达不到谈话的目的，往往还会伤害对方。
反之，了解对方的情况，即使发表一些大胆的言论，也不会对对方造成伤害，从而达到自己的目的。
那么，i住下面这些禁忌，无疑会让你的人际交往更加顺畅。
出现争辩时，不要把对方逼上绝路当要陷入顶撞式的争辩旋涡时，最好的办法就是饶开它，不去争论。
针锋相对，咄咄逼人的争辩只能屈人口，不能服人心。
被你的雄辩逼迫得无话可说的人，肚子里常常会生出满腹牢骚，一腔怨言。
不要指望仅仅以口头之争，便可以改变对方已有的思想和成见。
你争强好斗，坚持争论到最后一句话，虽可获得表演胜利的自我满足感，但并不可能令对方产生好感，所以在交谈中，必须坚持”求同存异的原则，不要把自己的观点强加于人。
不要过于卖弄自己
夸口，说大话，“吹牛皮”的人，常常是外强中干的，而且他们的目的只不过是为了引起大家对他的关注，以满足自己的虚荣心。
朋友，同事相处，贵在讲信用。
自己不能办到的事情，胡乱吹嘘，会有华而不实的印象。
卖弄自己，显示自己才华横溢，知识渊博，对方会有相形见绌的难堪，这也不利于交往。
不要喋喋不休发牢骚，向别人诉说自己的不幸内心有烦恼，积怨，痛苦，委屈，虽需要找人诉说，但不能随便地在不太熟悉的人面前倾诉。
一是对方可能没有多大兴趣；
二是不了解你的实际情况，很难产生同情心；
三是可能误解你本身有毛病，有缺点，所以才有这么多的麻烦。
这样你的发泄很容易招致对方的厌倦。
因此，要保持心理上的镇定，控制自己，力争同任何人的谈话都有实际意义。
在朋友痛苦无助的时候，不要谈自己得意的事情
“处在得意日，莫忘失意时。
”如果朋友向你表露失落和痛苦，倾吐心腹事，本意是想得到同情和安慰，你若无意中把自己的自满自得同朋友的倒霉，失意相对比，无形中会刺激对方的自尊，他也许会认为你是在嘲笑他的无能，误会很难消除，所以讲话的时候千万要慎重。
不要用训斥的口吻去说别人
朋友和同事间的关系是平等的，不能自已为是，居高临下，唯我独尊。
盛气凌人的训斥会刺伤对方的自尊心，这种习惯将使你成为孤家寡人。
人类有一种共性：
没有谁喜欢接受别人的命令和训斥。
千万不要自以为是，要让别人也有自己的面子。
不要随意触及隐私
任何一个人在心灵深处都有隐私，都有一块不希望被人侵犯的领地。
现代人极为强调隐私权。
朋友或同事出于信任，把内心的秘密告诉你，这是你的荣幸。
但是你若不能保守秘密。
则会使他们伤心，甚至怨恨。
隐私是人心灵深处最敏感，最易激怒，最易刺痛的角落，无论是在当面还是在背后都应回避这样的话题。
4结语
跨文化交际与礼仪作为时代发展的需求和国家交流的桥梁纽带，不仅反映了一个人的思想道德水平、文化修养以及交际能力，同时，也折射出一个国家社会文明的程度、社会道德风尚以及生活风俗习惯等。
本篇论文主要从文化方面、涉外秘书、送礼习俗、商务交谈以及联络情感等方面论述了跨文化交际与礼仪的重要性，指出在全球经济一体化背景下，开展跨文化交际与礼仪的必要性。
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