提高公务效率Word下载.docx
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俗话说,不比不知道,一比就开窍;
不比不知道,一比吓一跳。
都是说的比较的重要。
在了解事情阶段,用比较法可以确定哪些信息(材料)是真实的,需要的;
在决定如何处理事情阶段,用比较法可以选择最佳方案;
在检查落实事情处理结果阶段,用比较法可以找出最佳执行单位(个人)。
从某种意义上说,人的一生都是在“比较”中、选择中度过的。
比较的根本目的是权衡利弊得失,论证是否可行。
比较可多层次、多角度地进行,一般方法是:
①直观比较:
大小、高低、黑白、动静等。
②现象比较:
表面比较。
③抽象比较:
从本质上比异同。
④单项比较:
某一方面进行比较。
⑤综合比较:
多项比较、全面比较。
⑥纵向比较:
事物的生存、发展、灭亡不同阶段比较,历史联系比较从昨天看今天想明天。
⑦横向比较:
不同空间关系比较(同样单位情况;
好单位情况;
差单位情况)
通常说,前后左右看一年,决定事情如何办。
讲的就是比较的方法。
作为一名公务人员,如果你打算向领导提出一个方案,那就要考虑,原先有无类似方案,若没有,则可提;
若有,则要看一下自己提的方案是否优于原方案,优则可提,不优则不提。
还要考虑该方案是否符合涉及单位的实际情况,是否科学可行,方案中所提的措施是否符合党和国家有关的方针、政策,是否符合上级机关、平级机关的有关规定等等,以上这些考虑都是比较术的实际运用。
3.适度思考
公务人员无论办什么事,都要注意掌握一个“度”,努力做到“恰如其分”、“恰到好处”。
这就要求在思想上首先树立“适度观念”。
说白了,就是不要过份,不要忽左忽右。
“适度思考”,就是一切从实际出发,实事求是。
要做到这些,在实践中看,有几个方面需要注意:
①不掺杂人具感情。
考虑问题、处理事情要以政策、制度、规定为准,不把个人的愿望、感情、利益关系等掺和进去。
这样才能客观、科学、公正。
办事才能行得通。
②不赶时髦跟风跑。
处理事情、解决问题,一定要看本单位的情况,不要看人家干了,自己也跟着干。
这样做,很难把事办好。
③不盲目执行上级指示。
上级指示是“放之四海”的,是否适合本单位情况,还要进行研究、“消化”一番,不要盲目“紧跟”、“照办”。
即使很具体的指示意见,也只有结合实际上才能落实。
不动脑子盲目执行,不是真正地贯彻上级指示,也必然收不到理想效果。
④不死扣本本、条条。
公务人员要学习革命理论和上级指示精神,掌握一些基本原则和概念。
但不能拿原则和概念去办事。
死扣本本、条条必然会脱离实际,所出的主意很难做到“适度”,要么“超前”,要么“落后”,那效果是可想而知的。
⑤不搞绝对化简单化。
评价一个人、一个单位,不要“一俊遮百丑”,也不要“一丑遮百俊”。
评价一件事,不要分成简单的两极,要么发降临很,要么糟得很。
非此即彼的思想方法是不可能正确认识和处理问题的。
绝则死,适则生。
4.举一反三
某单位一座建筑物,因避雷针失修,招致了雷击。
事情发生后,这个单位的主管人员首先修好了本单位所有建筑物的避雷针,又普查了所有的电路、自来水、下水道、煤气管路,防止漏电、漏水、漏气,还抓了预防食物中毒和传梁病的发生,还抓了车辆的保养,防止出现机械故障发生车祸。
从一个避雷针问题想到所有避雷针以及其他方面可能会发生的问题,从而采取相应对策,这种思维方法就是举一反三。
这是一种“类推”的方法。
从一点推及其它多点的方法。
类推,首先是同类相推。
例如,由避雷针想起了其它避雷针。
其次是近类相推,例如,由避雷针想到了各种电话、管路。
再次是异类相推,例如,由避雷针想到了防上传染病的发生,防止车祸的发生。
还可以想到其它可能发生问题的地方,
机关公务人员常常接触各种事情,当了解或处理一件事时,要由此及彼的多想一想。
要改变“头疼医头,脚疼医脚”的直线思维,学会“扇形思维”、“幅射思维”。
牵一发而想到全身,这样,工作的效率肯定会更高些。
5.触类旁通
只要稍微留心一下科学工作者的传记或有关他们的事迹报道,就会发现,有相当多的人是从某种事物或某句话中受到“启示”,从而开始进行某项科研或使某项研究取得关键性的突破。
古今中外,这种例子很多。
爱德华.琴纳从挤牛奶农妇那里受到启示,从而发现了种牛痘可以预防天花;
伽利略从天主教学吊灯的摆动中受到启示,从而发现了摆长定律;
阿基米德从洗澡中受到启示,从而发现了阿基米德定律;
陈景润中学时代从老师的一席话中受到启示,从而开始向哥德巴赫猜想挺进;
吴吉昌从种瓜中得到启示,从而培育出了双层棉的新品种。
充分说,“启示”可以加速人们认识过程的飞跃,成为打开科学领域的一把钥匙。
对在科学道路上“山穷水尽疑无路”的人,启示可以帮助他进入“柳暗花明又一村”的新境界。
这种思维方法对公务人员来说,也是十分重要的。
掌握了这种方法,可以大大提高效率。
所谓启示,就是进行抽象思维,“触类旁通”,通俗地讲,就是想出了道道。
反过来说就是“道道”是想出来的。
阿基米德同代的不少人也洗过澡并没有想到浮力问题,主要就是没有去想,不想就得不到启示。
因为世界上事物之间存在着这样那样的联系,有其共性的一面,当接触到另一事物发现其中的一些特性或规律时,与原先头脑中对这一事物的一认识相比较,两种事物之间的某种联系或共同点就会在头脑中明确起来,于是这一事物的规律或特性便被抓住了。
这两种事物“撞击”所产生的“火花”,发生的“连锁反映”,就是启示。
这种“顿悟”现象苦思冥想的结果。
无所事事的人是不可能受到“启示”的。
要得到启示,留心是十分必要的。
只要留心,一句话,一个东西,一件事情的发展都可能对思想产生启示作用,新东西、新思想就可能应运而生。
从某种意义上说,启示是帮助人类通过知识之河的桥和船,是推动人类认识世界、改造世界的科学思维方法。
很好地利用它,可以帮助人们实现创新的愿望,在进入困难的死胡同时,可以打开一条光明的通道。
6.事不过三
甲、乙是一对同窗好友。
从某管理学院毕业后分配在两个机关任科员。
一天,两个人到了一起“侃大山”。
甲对单位领导比较满意,工作也感到顺心。
而乙却对单位领导一肚子意见,感到领导没把他放在眼里,很少接受他的建议,有一次为一件事,他向领导提了七八次意见,不仅不管用,还说他太幼稚,他感到在这样固执已见的领导手下工作太没劲了,想调动一下工作。
甲听了乙的话后说,我看你确实是太幼稚,缺乏自知之明。
乙听了十分吃惊和不解,说你这位老朋友怎么说这种话,一点也不同情我。
甲说,我这样说正是同情你。
你的毛病就出在这里,你总是希望别人理解你同情你,可你理解不理解领导,同情不同情领导。
你自以为自己什么都行,凡事都想说上几句,当然,说得对的,领导是应采纳,但有时说得对的,领导也不一定采纳,为什么,因为各人看问题的方法、角度不同,尤其是领导,作为一个方面负责人,他要从一个方面的全局考虑,你提的意见可能是对的,但在全局看并不一定能行得通,因此领导就不一定采纳,这都是正常的,有什么值得生气的呢?
从这点看,你确实还太幼稚。
乙听了甲的这番话,觉得有些道理,就说,那我今后不再提什么意见和建议了。
甲说,那倒也不是。
我的方法是:
事不过三。
只要不是大是大非、生命攸关的原则问题,一个意见最多提三次就可以了。
提出三次领导还不采纳,说明领导有自己的考虑。
即如某个问题处理不妥,领导也是会负责的。
自己提了三次意见,从职责上说已经尽职了,一心也算安了。
这个办法你不妨试一试。
乙照着甲的办法试了一段,果然有效。
和领导的关系也有所改善了。
过了些日子,两个人又见面了,甲问怎么样,乙说,还可以。
甲说,对吗,我们都是给领导当参谋的,既是“参与谋划”,所提意见就有采纳不采纳两种可能,不能光想着自己行,自己的意见一定会被采纳,不采纳就不高兴。
对领导是这样,同事之间也应该是这样。
乙惭愧地说,你说得对。
事不过三,议事的一条原则。
虽然没有明文规定,但已“约定俗成”。
公务人员,不妨一试。
7.一策备选
A和B同时分配在一个机关工作。
一年之后,领导遇到什么问题时,总爱找A商议。
B感到纳闷,心想,自己的水平能力不亚于A,为什么会受到冷落呢?
他找到了A,请A帮助分析原因。
A开城布公对B说,我看你主要是提意见多,提建议少。
做一件工作,你这也不满意那也不顺心,咚咚咚地说卫大堆问题,可如何解决这些问题,你却很少提出办法,我要是领导,也不高兴你这样做。
B回想了一下自己一年来的表现,点头说,你说的对,我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事,拿主意是领导的事。
A截住B的话说,领导也不是神,事事都有主意,领导是很希望下属提建设性意见的。
一年来,我就是这么做的。
凡接到上级的通知或下级单位的报告,我都认真想一想,提出处理意见,不管领导采用不采用,我都坚持这么做。
时间久了,领导就对我的建议重视了,就是这么一回事。
“每一次提几条建议呢?
”B问A。
A说,这也不一定。
古认讲,上中下三策,就是说每次提好中差三个建议。
我看这主要是指决定命运的大事。
一般情况下,每次提一条就可以了。
因为大多数事情,一种处理办法也就够了。
对于大事或者吃不准的事,有争议的事,不妨多提几条处理意见,供领导选用,即使提不出很好的方法,起码也要有一点建议,帮助领导打开一下思路,这样做,真正有作为的领导都是欢迎的。
我把这个办法叫做“一策备选”。
你不妨一度。
B照着A的办法做,一年之后,领导也经常找B商量工作了。
8.解释清楚
要想让领导采纳自己的意见,除了意见的正确性以外,还要注意把自己的意见解释清楚。
有经验的人有以下做法:
①抓住时机用最简洁的语言说出自己意见的必要性和重要性。
让领导明白是怎么一回事(这一点在述事中已讲过了)
②用文字表达。
有时难以见到领导当面直说自己的意见,有些事情口头表达很难广阔得准确,或容易引起争论,不妨用“呈阅件”、“呈批件”、“情况报告”等文字形式上达。
这样效果可能会更好些。
③用图片(录像)说明。
有的事情,单用口头或文字表达,领导很难明白,不妨附上图片(录像)让领导一目了然,知道了你的意图,就好决定是否采纳你的意见了。
这方面貌一新个很著名的例子:
1914年通航的巴拿马运河,最初设计不是通过巴拿马,而是通过尼加拉瓜。
美国国会正式表决在那里开挖运河的前几天,尼加拉瓜一认大火山爆发,全国一片混乱。
主张在巴拿马开运河的工程师抓住这个机会,找到了尼加拉瓜曾经发行的一张火山邮票,放在了参议员们的桌子上。
参议员们看到邮票后,投票赞成在巴拿马开凿运河。
④带上实物。
有的事光有图(录像)还不行,在条件允许情况下,不妨带上实物,让领导直观地知道怎么回事。
有这么一个小例子:
某部工作人员想建议领导在霜设备上安装一个防盗锁,他向领导讲了这种锁的性能好处,也带了图片,但领导还是弄不明白为什么装上这种锁就可以防盗,对可靠性存有疑虑,很难下决心采用。
后来,这位工作人员把实物拿给了领导,领导见到了实物,很快便弄清楚这种锁的功能,采纳了工作人员的建议。
⑤争取到现场办公。
有些事情在办公室是讲不清楚的,也很难就那件事情静下心来专题研究。
工作人员在可能的情况下,争取领导到现场去,置身于“问题”的环境中,解决问题的办法就有可能被采纳。
报载:
某单位一辆消防车需要修理,办公室内折腾了四年,领导光听汇报,感到开支几万元也拿不下来。
后来在工作人员的建议下,领导深入现场实地考察、“会诊”,最后只用了80元,一周时间就解决了这个拖了四年的问题。
做为下属,要想到领导做为决策者,不可能在所有的事情上都是专家、内行。
特别是一些专业性、技术性较强的事情,在为领导提建议时,一定要想方解释清楚。
8.顺心转意
领导在非原则问韪决策不当,做为下属,提三次意见就可以了。
但如果是在原则问题上决策不当,指出三次无效后,就要考虑改变方法,顺其心而转其意。
百决不能硬来,引起领导反感,批评意见就更听不进去了。
①在重述中“去弊存利”。
以没有完全领会领导意图为由,请求领导允许自己把理解的意思重述一遍,在重述中沿着正确的方向说,说完后,领导认可了,说明领导已改变了主意,那么就可以按理解的意思执行。
这样就达到了改变领导主意的目的。
实际工作中,领导人因事务繁忙,对某个具体事情不可能考虑的很细致、很周到,所做决定中有对的成份,也有错的成份。
当下属要求重述或正在重述时,领导时会专心考虑这件事情,权衡利弊得失,当下属讲述对的方面时,领导经过考虑,一般会接受正确的表述。
这样,不仅顾及了领导的面子,也可以纠正领导决策中的不当部分。
②在“但是”后面陈述。
如果一开始就对领导讲,我不同意你的意见,这样,话可能就说不下去了。
可以采取“先褒后贬”之法,先说:
“我同意这样办”,或“意见的指示我坚决执行”,先肯定正确的方面,使自己有陈述意见的机会,然后再说:
但是,我还有点补充意见。
或者说:
但是,我还有些不理解的地方。
接着讲述决生贩失误之处,剖析这些失误可能造成的后果,并提出如何纠正这些失误的办法。
这样讲,有可能使领导接受意见。
因为下属的意见只是领导意见的补充,领导一般是可以接受的。
③劝说时有意“借题发挥”。
使领导看到错误的严重性,自己收回成命。
有的领导你单说他做出的决定错了,是很难接受的。
不妨变个法子,说;
我完全同意你的决定,我感到还不够。
接下去就错误的方面尽量发挥一番,把错误的方面推到顶峰,使领导自己领悟到这样做下去可能造成的恶果。
这样,一般的领导就会感到问题的严重性,从而改变主意。
这方面古代有个很典型的例子:
楚庄王非常爱马,马死了之后他要按宫廷官员的葬礼办,谁说也不听,甚至还下令,谁再说这事,一律处死。
有个优孟的人,听到这事,到王宫大套,说按宫廷官员的葬礼太轻薄了,有失楚国体面,应该按国王的葬礼办,接着又出了许多主意,什么用玉石作棺,让各国使节送葬,什么修一座富丽堂皇的祠堂,立上牌位,长年用整牛整马供奉,追封谥号等等,这些话都说到庄王心里去了,在把葬马的事发挥到顶峰后,优孟话锋一转,点出了恶果:
让天下人都知道我们楚国把马看得很重,把人看得很轻。
“重马不重人”的事,楚庄王是不会干的,于是他猛醒过来,征求优孟的意见说:
“我该怎么办呢/”优孟说;
“很简单,象对待其它牲畜一样,把肉煮得熟熟的,让大家饱吃一顿。
”楚庄王接受了优孟的意见,不再提葬马的事了。
优孟如果一开始就对楚庄王说,你重马不重人,话说不下去,头就可能落地了。
当然,象楚庄王这样的人现在是没有了,但固执错见的领导还是有的,当遇到这种情况时,想一想“优孟之术”还是有好处的。
9.以事喻理
当领导决策不当许多人已劝说无效时,做为下属,不妨用以事喻理的方法再试劝一次。
古代有这么一个例子:
春秋时,晋灵公造九层之台,花费无数钱财,浪费大量人力。
有人劝他不要再修了,他不但不听,还说:
“谁要再劝我停工,一律处死。
”有个叫荀息的大夫求见晋灵公。
灵公弯弓搭箭召见,只要荀息有半句规劝的话,就会被一箭射死。
荀息说:
“臣能将12个棋子堆起来,上面再加9个鸡蛋。
”灵公一听,不是劝他停工,就让荀息堆堆看。
荀息谨慎地把棋子一个个叠起来,然后又把一个个鸡蛋加了上去,周围的人连气也不敢出,灵公也惊呆了,叫道:
“这太危险了。
”荀息说:
“这不算啥,还有比这更危险的!
”灵公说:
“愿意听一听。
“九层之台,造了三年,尚未完工,致使男的耽误耕地,女的耽误织布,国库也快空了,邻国正计划乘机侵略,这样下去,国家总有一天要灭亡,那时大王还有什么办法呢?
”灵公听了,立即下令停建九层之台。
从这个例子中,我们可以看到,在运用以事喻理方法时,要注意以下几个环节:
一是先谈似是无关却有关的事,取得说话的机会。
“先敲边锣‘,再槌重鼓”,如果开口就讲,你这件事做的不对,话就说不下去了。
二是所说的具体事物和要规劝的道理环环相扣,恰到贴切,自然“喻”出,千万不能牵强附会,弄巧成拙。
三是将理“喻”出之后,要“乘胜追击”,用简洁的语言点出要害,促其猛醒。
如果吞吞吐吐隔靴骚痒就可能失去机会,达不到规劝的目的。
以事喻理基本上是采用比喻的办法,或以物比人,或以小比大,或以古比今,或远比近,或以已比人,关键在于所选之事,真正能“喻”出理来。
这方面,古今中外,成功的例子是很多的,只要仔细琢磨,是可以因人因地因时制宜,选用恰当的事例,喻出说服人的道理,达到进言的目的。
10.茅焦开塞
《东周列国志》上有这么一个故事:
秦王政平了假父之乱后,当年四月,天大寒,降霜雪,百姓多冻死,民间纷纷扬扬说是秦王子不认母所致,大夫陈忠进谏秦王,请求把太后从雍城迎归咸阳,以尽孝道,秦王大怒,将陈忠杀之,陈尸于皇宫门前楼下,贴了一张榜文说,“有以太后事来谏者,视此!
”相继谏者有二十七人被杀,尸积成堆。
齐国沧州人茅焦,在咸阳旅游,听到此事后决定去劝说秦王,第二天来到皇宫门前楼下伏尸大哭,声言上谏大王,秦王政得知茅焦仍是为太后事而来,并准备做28宿,怒不可遏,让手下人烧上一大锅开水,准备煮茅焦,当此之下,茅焦若有半句话不慎,就会被扔到开水锅里。
茅焦慢慢腾腾走到台阶前跑下,说要给秦王讲讲生死存亡之计,看大王愿不愿意听,秦王表示可以讲,茅焦说了一番忠言逆耳利于行的道理后讲,我看危险哩!
秦王听此,气消了不少,说:
“你指的是什么事,我愿听听。
”茅焦接着说:
“今天下所以尊秦,并非独看你秦国强盛,也看大王为天下之雄主,手下人才济济。
今天你车裂假父,有不仁之心;
囊扑两弟,有不友之名;
迁母于外宫,有不孝之行;
诛戳谏士,有纣之治。
你想统一天下,却做这等事情,怎能让天一睥人服你。
历史上这种教训已经很多了。
我知道自己必死,但死后,不会有第二十九个人来劝你,到那时,大家看你这样霸道,必然离心离德,秦国的江山必然败到你手中。
我要讲的完了,请让我下锅吧。
”茅焦站起角衣往大锅处走,秦王急忙下殿,扶起茅焦,挥着右手让左右人员赶快把开水锅撤了。
茅焦说:
“大王已张榜拒谏,不烹臣,无以立信。
”秦王又让左右收起榜文,命内侍与茅焦穿衣、让坐,感谢茅焦说:
“以前劝我的人,总是数落我的罪过,没有人讲国家存亡大计,上天让先生开我茅塞,我怎么能不听呢。
”茅焦再拜之后说:
“大王既然听我的话,请赶快备车往迎太后,楼下死尸,都是忠臣,好生安葬。
”秦王一一都照办了。
并且拜茅焦为老师,封为上卿。
茅焦在27个进言的人被杀后,之所以能说服秦王,一是心理摸得住,知道秦王心里想的是称霸天下;
二是善于把太后打入冷宫这样的具体事同统一天下、取得民心的大局联系起来;
三是言词简炼恳切,说理透彻。
而前二十七人根本不知道秦王想的是统一六国的大事,只讲你如何如何不孝,如何有罪,秦王自然越听越生气,不仅说服不了秦王还掉了自己的脑袋。
事情已经过去二千多年了,象秦始皇这样的暴君再也看不到了,然而“摸准心理、以大为要”的“茅焦开塞”之术,却仍然值得我们借鉴。
11.平心静气
就某个问题说服领导改变主意时,即便言之有理,也要注意平心静气。
①态度要诚恳。
内心想的是本单位的大局,事业的兴旺,而不是去指责领导决策失误,显得比领导高明。
言谈举正,不能说必须必恭必敬,起码要做到敬重,不可自以为是,趾高气扬。
要想到:
自已是下属,只有建议权,没有决定权。
②语气要平和。
所谈问题的性质及后果有时可以是严重的,遣字用词可能是严厉的,但声调不能太高。
要善于在“平铺直叙”中说出自己的看法,而不是在“激烈辩论”中亮出自己的观点。
记住:
争吵无济于事,尤其不应和领导争吵。
③要照顾情面。
“人有脸,树有皮”,即如是开明的领导,也有一个维护权威和威信的问题。
因此,在向领导提不同意见时,要注意场合。
以下场合不要责难领导:
广众大厅;
自己的同事面前;
领导的亲属面前;
几位领导在一起时。
一般应在人少的情况下,最好是单独向领导进言。
④不要顶撞埋怨。
当自己的意见被领导否决后,这是正常现象,保持冷静的头脑。
切不可生气动怒,当面顶撞或甩袖就走。
也不可背后议论埋怨。
这不仅是维护上下级正常关系所需要的,也是公务人员加强个人修养所必须的。
要做到以上这些,很重要的一点要把握住:
情绪激动时不要去见领导。
因为这时去见领导,什么态度、语气、场合可能都顾不到了。
12.设身处地
不管是向领导提建议或提反对意见,要想达到预期目的,设身处地为领导着想是十分必要的。
①体谅领导工作上的难处。
俗话说,不当家不知柴米贵。
不在其位,不知其苦。
领导不仅要管事,还要管人、管物,不仅要做决定,还要抓执行、抓反馈,处理上下左右各种关系,工作压力大,责任重。
因此,做为下属,打算就某个问题向领导进言时,一是“换位思考”一下,想一想领导的难处,以分忧之心说出自己的意见;
二是想法侦察一下领导的工作善,若工作比较繁忙紧张,可把自己的意见放一放再产,这样效果可能会好些。
②考虑领导生活习惯上的一些特点。
领导也是人,也有七情六欲,也需要吃饭、睡觉、休息。
心情、身体也可能会时好时坏。
做为下属,在向领导进言时,发注意:
当领导情绪不佳时,不要去“火上浇油”;
当领导身体不适时,不要去“雪上加霜”;
当领导正与他人商讨工作时,不要去“横插一杠”;
当领导正在就餐或午休时,不要做“不速之客”;
当领导正与亲朋好友欢聚时,不要去“大煞风景”;
当领导正要外出之时,不要去做“拦门杠”。
总之,要学会将心比心,“已所不欲,勿施于人”。
自己不愿听别人唠叨的情况也适用于别人对自己,当然也适用于领导。
③考虑领导性格脾气上的特点。
有的领导性格较急,喜欢快人快语;
有的领导性子较慢,讲究深思熟虎,喜欢“徐徐道来”;
有的领导脾气较好,一般不发火训人;
有的领导脾气怪些,几句话不对就可能张口训人。
这些都是正常的。
做为下属,不能以自己的性格、脾气去要求领导。
在提意见时,要考虑到领导的性格脾气特点,不要撞到“枪口”上,话不没讲,就说不下去了。
④考虑领导心理上的承受力。
任何人接受批语性意见,都有个承受力问题,领导也一样。
有的