第二章档案收集工作Word文档格式.docx

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詹金逊1947年在伦敦大学为新开档案管理课程所做的开课演讲中说:

档案不是搜集物，我甚至希望能够把“搜集”这个词从档案工作者的词汇中去掉。

在俄国、法国、美国等一些档案学著作和档案工作条例中，也常使用文件、档案材料的“补充"

、“集中”或“接收"

等词。

从对档案的本质的理解方面来说,档案是特定的机关或个人在其工作活动中形成的文件有机体，是自然形成的历史记录，不是人们随意搜集的拼凑体。

而作为对档案管理一项活动的描述来说，难以完全避免“收集”这个概括性和专指性的习惯通用术语。

应该指出的是，所谓档案的收集,就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来.所以，我国档案界还是通用“收集”之称。

档案收集的工作内容,从工作方式上来说，可以概括为两个方面：

一是档案的接收，二是档案的征集.档案的接收,是指档案馆（室）收存档案的活动过程。

它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道.档案的征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。

它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。

从具体的工作内容上来说，档案收集工作包括以下4个方面:

（1）政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的档案的接收;

（2）政府机关、企业、事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集;

（3）档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收;

（4）档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集。

二、档案收集工作的特点

1、预见性与计划性

档案文件作为人类各种社会活动的产物，其产生和形成具有明显的分散性特点。

所以，必须在调查研究的基础上,科学地分析和预测其形成、使用、管理的规律和特点，才能作好档案的收集工作.此外,档案实体管理部门还必须全面了解和掌握本档案馆（室）主要档案用户的利用动向、特点和规律，使收集来的档案文献符合档案用户当前的和长远的需要。

所以,档案收集工作要有计划性、主动地进行。

2、针对性与及时性

档案收集工作，必须根据各级各类档案馆（室）的收集档案的范围来进行，不能违反国家规定，擅自收集不属于本馆（室）收集工作范围的档案,以保证收集工作能够有目的、有重点地进行；

档案收集工作还具有及时性的特点。

它要求档案人员必须具有明确的时间意识，将应当接收和征集的档案及时收集进馆（室）。

应避免拖延迟误,在掌握有关线索的前提下，采取相应的方式，尽快将档案收集起来。

3、系统性与完整性

档案收集工作的系统性，从横的方面来讲，就是收集来的档案在种类、内容方面应齐全完整，同一项社会活动的档案应当是一个有机的整体；

从纵的方面说，要保证收集来的档案能够历史地反映出一个地区、一个部门、一个专业系统、一个单位的历史脉络。

此外，在收集档案时，应充分考虑到档案的科学文化价值及其在当前的工作、生产、科研活动中所能起到的积极作用.这样才能使档案室真正成为机关、单位的参谋与咨询部门，使档案馆成为社会各方面开发利用档案史料的中心.

三、档案收集工作的意义

（一）档案收集工作是档案工作的起点

档案工作的对象是档案。

有了档案,档案室和档案馆才有进行整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作的物质条件。

档案馆（室）所管理的档案,主要不是由档案馆（室）自己产生的，而是依靠长期收集，逐步积累和补充起来的。

收集是档案馆（室）取得和积累档案的一种手段，没有档案的收集工作，就不可能有完整的档案,档案工作就成了“无米之炊"

。

因此,要做好档案工作,首先必须从档案的收集工作做起。

（二）档案收集工作是实行档案集中管理原则的前提和保证

档案工作的基本原则要求实行档案集中统一管理.国家的档案是宝贵财富，不能长期分散，更不能归个人所有，只有通过收集工作，才能把党和国家的全部档案集中到各机关的档案室或各级各类档案馆，形成统一的档案材料基地，实行统一的科学管理。

因此，收集工作是档案工作基本原则得以贯彻的一个重要前提和保证。

（三）档案收集工作是档案工作各环节的基础

从全部档案业务工作的程序来说，收集工作是档案工作中的第一个环节.收集工作的质量决定和影响着其他环节的质量，收集的档案齐全完整，合乎质量要求，就为其他环节创造了良好的条件，可以减少其他工作量，从而可以使档案馆（室）集中力量广泛开展档案的利用工作.如果收集不及时,档案材料残缺不全，整理工作就不能顺利进行,就没有完整、系统的档案，并且会给今后的保管、鉴定、统计、利用等各项工作造成困难。

因此,要做好档案业务工作，就必须首先做好档案收集工作。

四、档案收集工作的要求

档案收集工作的基本要求是：

树立优化馆（室）藏的指导思想，坚持全宗不可分散性原则,推行入馆（室）档案的标准化，加强馆（室）外的调查研究。

（一）树立优化馆（室）藏的指导思想

丰富的馆（室）藏是加强档案馆（室）业务建设的基础，也是开发利用档案不可缺少的条件。

档案工作的成就如何,从一定意义上讲，首先取决于档案材料的数量和质量.档案数量是否充分,质量是否优化，这是衡量档案工作水平的重要标志之一.所以档案收集工作首先要树立优化馆（室）藏的指导思想，认真执行国家有关规定，采取积极主动的态度和各种有效措施，把凡属于本馆本室管理的各种档案资料全部收集起来。

同时，还要注意收集的档案应该门类齐全，结构合理.档案馆（室）既要收集反映党政机关活动的普通档案，也要收集包括科技档案在内的各种专门档案；

既要收集有关领导机关的档案，也要收集各种类型的机关以及有代表性的基层单位的档案;

既要收集公务活动的档案,也要收集著名人物的档案；

既要收集纸质文件材料的档案，也要收集声像、电子、磁盘等新型载体材料的档案，力求优化馆藏，满足利用者的需要.

（二）坚持全宗不可分散性原则

一个立档单位形成的全部档案是一个全宗。

一个立档单位的各项活动之间有着必然的联系，各项活动中形成的文件材料,在来源、内容、形式、时间等方面也存在着固有的联系，因此，全宗是一个单位档案不可分割的整体.在收集过程中,必须把一个单位的档案全部集中到一个档案馆（室），不允许人为的分散。

只有在收集时坚持了全宗的不可分散性原则,在以后的整理、鉴定、保管和统计等各项业务工作中,才能坚持按全宗和全宗群进行系统管理，以保持其固有的联系.

（三）推行入馆（室）档案的标准化

档案收集是确保入馆（室）档案质量的首要的工作环节，因此,实现入馆（室）档案的标准化，关键在于档案收集的质量.档案馆（室）应严格依照国家或地方及专业主管机关制定的有关标准，对入馆（室）档案进行检查。

档案馆（室）还应加强档案收集工作前的业务检查和监督工作，以减少不符合标准要求的案卷（保管单位）的产生。

关于在收集工作中推行标准化问题，各有关方面应按照国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》的规定进行。

中央档案馆与地方档案馆都已提出了在全宗划分、分类、案卷质量和格式以及编目等方面具体而明确的要求。

实行入馆（室）档案的标准化,将会促进入馆档案质量的提高。

（四）加强馆（室）外调查研究

收集工作是解决档案的集中问题，就是因为它的对象本来是分散的,这就要求收集工作必须做好馆（室）外调查研究，掌握应收入档案馆（室）的档案在分散、流动、管理和使用等方面的信息，使收集渠道畅通。

对于档案室来说,要了解本单位工作活动将产生哪些档案,这些档案是否形成和归档；

对于档案馆来说，要了解被接收单位的历史、档案状况、保管条件等，以便统筹安排档案的进馆时间。

同时，对散失在社会上的历史文件，要广泛调查，一旦发现线索，应根据不同对象采取相应的收集方式和方法,以求收集到更多更好的档案。

应当指出，强调收集工作中的调查研究，还必须注意研究和掌握档案形成规律以及档案发挥作用的规律性,处理好从文件形成到归档、从档案室到档案馆的档案流程周期。

既要防止把档案形成机关尚在经常使用的档案过早地集中起来；

又要防止忽视整体的需要，把需要集中的档案当作“小家底"

据为已有，或者“拒之门外”不愿接收。

应该从全局出发，全面考虑局部和整体、当前和长远利用的需要，从而有利于维护国家历史文化财富的安全和便于提供利用.

第二节档案室的收集工作

本节重点是归档制度的内容。

档案室的收集工作主要是指机关单位内文件材料的归档，即按照党和国家的有关规定，通过建立和健全归档制度，将文书处理部门和业务部门立卷归档的文件材料集中到档案室，实现统一管理.

一、归档制度

（一）建立归档制度的必要性

在正常情况下，机关档案的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。

各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，经文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存,称为“归档”。

简言之，归档就是指按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。

在我国，“归档”已成为党和国家对档案工作明文规定的一项制度，这就是通常所说的“归档制度”.

机关文件的归档，是机关文书或文件工作的最后一个环节，也是人们将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个重要关口（起点）。

因此,为了保证归档文件的齐全、完整，必须建立本机关或单位的归档制度。

归档制度是各机关、单位的文件处理部门或业务部门作好文件归档工作，及时、科学地移交档案的重要依据,同时也是机关档案部门取得档案、监督、指导、检查本机关、单位文件归档工作的必要手段。

我国许多法规性文件，均对归档制度作了明确规定.1956年4月16日，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》中就要求：

“各级机关的档案材料（包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音等）,应该由机关档案业务机构-—档案室集中管理,不得由承办单位和个人分散保存。

”“全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度.”1983年，4月28日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》规定，“机关应建立、健全文件材料的归档制度.凡机关工作活动中形成的有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档.机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷”。

1987年9月5日颁布的《中华人民共和国档案法》，以法律条文的形式,将归档制度固定下来,即：

“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”.

实践经验证明，没有文件归档制度,或是归档制度不健全、执行不好，就不会为机关工作的开展积累完整、系统、质量优化的档案,就会影响机关工作的继续进行，以及档案馆工作的开展.所以,建立健全机关文件的归档制度是非常必要的。

（二）归档制度的内容

归档制度主要包括：

归档范围、归档时间、归档案卷（保管单位）的质量要求、归档手续等内容。

1．归档范围

归档范围,是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。

哪些文件应当归档，哪些文件不应该归档，主要取决于这些文件本身的保存价值。

一般而言，凡是反映本机关工作、生产活动,具有查考利用价值的文件材料，均属于归档范围。

国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定，一个机关应该归档的文件材料，应包括以下4个部分：

一是上级机关的文件材料.包括上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件,以及普发的、非本机关主管业务但需贯彻执行的法规性文件；

上级召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

上级机关转发本机关的文件，本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上级机关、党和国家领导人、人民代表检查机关工作形成的各种重要文件材料等.

二是本机关的文件材料。

包括本机关负责召开的代表大会、代表会议、工作会议、专业会议、机关党组及行政领导会议的文件材料；

本机关颁发的各种正式文件；

本机关及其内部各组织结构形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务与会计文件、人事工作文件，以及反映业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；

本机关领导人公务活动形成的重要文件；

本机关的各种规章制度，以及反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、财产物资、档案等方面的文件、凭证、帐册等材料；

重要的人民来信来访材料以及其他认为需要归档的材料.

三是同级机关和非隶属机关的文件材料。

包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需执行的法规性文件,或与本机关联系、协商工作的重要往来文件；

有关业务机关对本机关工作的检查形成的重要文件.

四是下级机关的文件材料。

包括下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算、科技文件材料以及备案性文件材料等。

不属于归档范围的文件材料，主要包括:

重份文件，如机关印发和收到的文件，本单位凡有重份的,均由主管单位负责归档，其余都不必归档;

一般事务性的无查考、保存价值的文件材料;

未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；

未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件；

同本机关主管业务无关的文件和隶属机关送来参考的文件；

本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；

一般的人民来信等。

此外,国家规定的不得归档的有关文件材料,禁止归档。

总之，确定归档范围的一般原则是：

归档文件必须具有一定的保存价值，必须符合各机关文件材料的实际情况,根据国家的统一规定和要求，确定本机关归档和不归档文件材料的范围。

2．归档时间

归档时间,是指文书处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。

《机关档案工作条例》规定：

“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对”。

对于那些专业性文件、特殊载体的文件、机密性很强的文件、驻地分散的机关文件及形成规律比较特殊的文件，为了便于实际工作的查考利用，也可以适当地延长归档时间。

某些小机关的内部机构简单或不设内部机构，工作人员数量少,文书（文件）处理集中，文书处理工作和档案工作由一人兼管，可不专门规定归档时间.有关人员只要将办理完毕的文件归入卷夹、组成案卷，编制出案卷目录，就算完成了归档任务。

3．归档案卷（保管单位）的质量要求（归档要求）

根据有关文件的规定,机关档案室一般情况下不接收未经系统整理的零散文件材料。

归档案卷的质量要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。

（1）归档文件种类齐全、份数完整。

应归档的文件要作到种类齐全、份数完整,每份文件不缺张少页,并组成保管单位。

立卷时，应按要求将文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,多种文字形成的同一内容的文件,分别组合在一个案卷内，不得分散。

在档案文件组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不可放在一起组卷。

但是，跨年度的请示与批复，应放在年度立卷;

没有批复的，放在请示年立卷；

跨年度的计划或规划，应放在文件内容所针对的第一个年度立卷;

跨年度的总结,应放在文件内容针对的最后一年立卷；

跨年度的会议文件，应放在会议开幕年立卷；

非诉讼案件的文件，应放在结案年度立卷；

绝密文件应该单独立卷；

录音带、录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件进行统一整理、编目，但要分别存放，在案卷目录上注明互见号，以保持文件之间的历史联系,便于查找利用.此外，对于不同保存价值的文件，应当分开组卷，以便日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。

（2）立卷档案应科学系统

第一，卷内文件的排列应条理系统，使之成为一个互有联系的有机整体。

卷内文件一般按照重要程度或时间顺序依次排列.具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前，请示在后；

印件在前，定稿在后;

正件在前，附件在后；

重要法规性文件的历次稿本可依次排列在定稿之后；

非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件在后.依次排定顺序后应编定页号或件号，逐件登录在卷内文件目录上。

第二,案卷封面项目要清晰。

案卷的封面，应按照规定逐项填写清楚。

案卷的题名要简洁明了，并能准确地揭示和反映出卷内文件的基本内容和成分。

案卷题名一般应将卷内文件的责任者、内容、主要文件名称反映出来.还应根据机关档案保管期限表，注明每个案卷的保管期限。

第三,案卷排列要科学。

向机关档案室归档的案卷，都应按照一定的次序进行排列。

排列案卷可根据案卷产生和形成的实际情况,选择按责任者、按问题、按时间、按地区、或重要程度等排列方法。

并要注意保持卷与卷之间的历史联系、逻辑联系、编定案卷号。

最后,还应编制案卷目录一式数份。

4.归档手续

文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点.经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存.必要时，移交单位必须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。

在档案工作和文书工作由一个人兼管的小机关,不需要旅行上述归档手续。

在档案人员调动时，应参照该办法办理交接手续.

二、归档组织工作

为了坚持归档制度，搞好文书立卷归档工作，档案室应协助文书部门和业务部门做好归档的组织工作.

（一）坚持实行文书部门或业务部门立卷归档制度

由文书部门或业务部门立卷归档，可以发挥其熟悉文书处理过程和本职业务的优势，有利于提高案卷质量和立卷工作效率；

便于坚持对文件的随时集中和平时的积累及立卷，防止散失，有利于保证文件的齐全完整；

由文书部门或业务部门暂时保存当年的文件，可以方便领导和各部门的查阅，有利于档案室工作的开展，可以使档案室腾出精力来进行科学管理,主动提供利用.

由于归档是形成档案的关键一步，归档工作关系到档案的质量和今后的工作，所以，档案室有必要对归档工作加以指导，协助立卷部门共同做好这项工作，绝不能对立卷工作听之任之，放手不管。

（二）正确选择立卷环节，编制立卷类目，做好平时归卷工作

文书部门或业务部门立卷是一项基本制度。

但在一个具体单位，立卷环节放在哪里,由谁立卷，应根据本单位工作规模大小、文件数量多少等实际情况来确定。

一般说,文件较少或集中处理文书的机关单位，可由办公秘书部门立卷；

文件较多，分散处理文书的机关单位，可分别由机关内各部门立卷。

为避免重复立卷或遗漏,一定要确定各部门立卷范围,做到分工明确.

档案室要协助立卷部门编制立卷类目，督促指导做好文件平时的归卷工作。

立卷类目（又称案卷类目）,是一种文件分类归卷的条目和案卷分类名册。

它是在一年的实际文件尚未形成之前，由机关文书处理部门根据机关工作活动和文件形成的规律,对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法预先编制成的一个立卷方案。

它由类和条款组成，是进行立卷的指南。

文书人员或立卷人员依照立卷类目,将办理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归人卷内，这就是平时归卷。

它的好处在于既实行平时文件材料的科学管理，又为年终整理案卷奠定了良好的基础。

（三）加强临时性文件的收集归档工作

机关档案室在收集档案过程中，坚持归档制度这一条是基本途径，但在实际工作中，如因为执行归档制度不严或归档制度不健全，有的文件也不能按规定归档，特别是未经收发室登记的文件和内部文件，往往分散在个人手中。

因此，在正常的归档工作以外,档案室还需采取一些临时性收集措施,以补充归档制度之不足。

如结合保密检查、节日前清理文件、机构调整和人员调动等机会，随时把应归档的文件集中起来。

（四）加强归档的宣传和档案的科学管理

为了推动归档制度的实施,应针对各机关的情况,宣传国家及其有关部门的规定，说明文件归档制度便于机关工作和工作人员利用,解除各种思想顾虑.同时，也要不断改进和完善归档制度，并做好归档后的文件整理、保管，特别是提供利用等各项工作，加强档案的科学管理。

经验证明，档案室的工作要做到：

文件能够“收得来、查得到”，“进得来、借得出"

；

“收进的是原始文件，借出的是经过整理的材料”，从而使有关人员重视归档。

第三节档案馆的收集工作

本节重点掌握档案馆接收和征集档案的途径与方法。

为了便于管理和提供利用，维护历史文化财富的完整与安全，国家规定各机关单位具有长久保存价值的档案必须移交给各级各类档案馆集中保存。

集体所有和个人所有的档案，国家认为必要时,也可以由档案馆代管、征购与收购。

档案馆通过接收、征购等手段,将档案收集在一起，以实现对档案的集中统一管理。

一、档案馆档案的来源和接收范围

（一）档案馆档案的来源

1．接收现行机关的档案

就是现在正在进行工作活动的机关、团体、企事业单位形成的档案.

2．接收撤销机关的档案

一般是指中华人民共和国成立以后，由于各种原因被撤销机关形成的档案。

3．征集历史档案

就是征集建国之前所形成的、至今仍散失在社会组织和个人手里的历史档案.包括革命历史档案和旧政权档案。

4．档案馆之间互相交换档案

就是馆与馆之间因行政区划的变动和档案馆结构的变化等，对档案馆馆藏和接收范围进行调整，相互移交档案.

以上这些，也就是档案馆收集工作的一般内容。

（二）档案馆档案的接收范围

按《档案馆工作通则》规定,档案馆接收档案的范围：

（1）本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案.

（2）属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案.

（3）属于本馆应接受的中华人民共和国成立以前的各种档案.

二、现行机关档案的接收

接收现行机关档案室移交的档案，是各级档案馆收集工作的经常任务。

（一）档案馆接收现行机关档案的期限根据档案发挥作用的规律性，现行机关档案应该首先保存在本机关，然后再由档案馆接收保管。

根据规定，省以上机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向有关档案馆移交，还可根据实际情况商定接收期限.

档案馆接收现行机关的档案,有逐年接收和定期接收两种方法。

逐年接收，就是现行机关每年将保管期满的档案向档案馆移交一次；

定期接收，就是现行机关定期将保管期满的档案向档案馆移交一次。

两种办法，可根据情况灵活采用。

（二）接收现行机关档案的要求

（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个全宗的档案,应归人一个档案馆，不能分散。

（2）规定移交的档案，应该由有关机关收集齐全，按照规定整理好。

（3）与档案有关的全宗介绍、历史沿革及资料和检索工具应随同档案一并接