文书档案归档文件整理方法Word下载.docx
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包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。
(1)拆钉。
文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆
下来,对文件重新进行装订,对于短期保管文件可以不拆订。
(2)。
为保证档案能长期保存和有效提供利
用,装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。
主要包括以下内容:
第一,修裱破损文件。
使用粘合剂和修裱用纸对破损文
件进行“修补”和“托裱”。
无需移交进馆的档案一般保持原
貌就可以了。
第二,复制字迹模糊或易退色的文件。
包括对以纯蓝墨
水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制
成的文件材料以及传真等。
目前常见的复制方法是复印,字
迹不宜太深,最好采用单面复印。
2
第三,超大纸张折叠。
超过公文用纸幅面为国际标准A4
型的纸张,需加以折叠。
对于文件用纸小于A4幅面时,如
不便装订,可以进行必要的托裱。
2、
归档文件按件装订。
正本在前,定稿在后;
正文在前,
附件在后;
原件在前,复制件在后;
转发文在前,被转发文
在后;
来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;
另外
有文件处理单的,可放在最前面,编号时作为首页加盖归档
章。
永久、长期保管的要用档案行政管理部门指定使用的装
订材料装订(包括棉线、不锈钢钉等)。
不锈钢钉的装订方
法是左侧上下各一钉;
棉张装订方法是三孔一线装订。
短期
保管的,装订材料不作统一要求。
※装订时,不得压字迹。
※原则上采用左侧装订,“件”内的各页应齐左、齐下。
3、
归档文件一般采用年度——机构(问题)——保管期限
或年度——保管期限的方法进行分类。
前一种方法适宜于机
构规模较大,内设机构相对固定,归档文件较多的单位。
后
一种方法适用于机构规模较小,归档文件数量较少的单位。
同一全宗应保持分类方法的一致。
(1)。
就是根据形成和处理文件的年度对
归档文件进行分类。
计划、总结、统计报表等按形成年度归
3
档。
※一份文件往往有多个时间特征,一般来说应以文件签
发日期(即落款日期)为准。
※召开会议、处理案件形成跨年度文件时,会议文件归
入开始年度;
处理案件材料归入结案年度。
※几件文件作为一件时,“件”的日期应以装订时排在
前面的文件日期为准。
※文件没有标注日期,需分析文件内容、制成材料等通
过对照手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据
以按年度合理归类。
(2)
根据文书处理阶段形成和处理文件的承办部门对归档
文件进行分类。
原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪
个机构的类别中,涉及多部门形成的归档文件,归入单位承
办部门或综合部门,不按机构分类的,按归照文件内容所反
映的问题对归档文件进行分类。
(3)按保管期限分类P89
保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档
主要根据国家档案局制定的《关于机关档案
保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》,制定本单位
的归档文件保管期限表,对归档文件进行分类,将不同价值
的文件从实体上区分开来,便于文件按不同的价值采取不同
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的整理方法和保护措施。
文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。
永久:
永久保存
长期:
16~50年左右
短期:
15年以下
以上三种分类方法,在实际工作中一般都不单独使用,
而是结合运用的,叫。
4、
归档文件以件为单位,在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
如分类方案采取“年度
——问题——保管期限”进行归档,最低一级类目指“保管
期限”。
“事由”不同于分类方法中的“问题”则指一件具体
的事,一个具体的问题,或一般联系紧密的工作过程等。
如
申请一项拨款可看作是一个事由、任命一名干部可看作是一
个事由,一项工程、一次活动或一次会议,也可看作是一个
事由;
而“问题”则是指一类相同性质的事情,如机关党务
工作、财务工作、人事工作等。
按照事由结合时间、重要程
度等排列,即将同一问题的文件材料进行相邻排列。
统计报
表、会议文件、会议记录、会议纪要、处理信访及监察案件
形成的材料等成套性文件分别集中排列。
具体排列方法:
(1)同一事由内归档文件的排列,最简单的方法是按
文件形成时间的先后顺序。
或者按文件的重要程度排列也可
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以,相对重要的排在前,其他的排在后。
(2)不同事由的归档文件排列,可采用以下几种方法:
第一,按不同事由形成时间的先后顺序排列。
这种方法
只要求将不同事由的文件,按其办结时间的先后顺序排列,
而不必考虑其它因素。
适用于实行“随办随归”的机关。
第二,按事由的重要程度排列。
第三,按事由具有的共同属性分别集中排列,主要指成
套性文件材料。
如会议纪要、简报、会议文件等,这种文件
在时间上可能会跨度很大,但表现出较强的系统性,利用时
需互相参照、查证、集中排列更方便检索。
:
※不宜直接按文件形成的时间或收发文字号的顺序排
列所有的归档文件。
※实行“随办随归”制度的机关,不要只强调“先来先
归”,而要注意“先全先归”。
若先前已整理编号,后又有相
关文件材料的,其补救办法是按自然顺序进行编号,并在归
档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联
系。
※对遗留的帐外文件的归档,可以采取将其排列在相应
年度相应类别归档文件的最后。
5、
归档文件编是指将每份归档文件在全宗中的位置标
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识为符号,并以档号章的形式在归档文件上注明。
归档文件
应依分类方法和排列顺序逐件编号,即在文件首页上端的空
白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年
度、保管期限、件号、机构(问题)等项目(见图A1归档章式样)。
(全宗号)(年度)(室编件号)
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8※(机构(保管期限)(馆编件号)单位:
mm
或(问题)
3×
15比例:
1:
图A1归档章式样
注:
标有“※”号为选择项,下同。
1):
档案馆给立档单位编制的代号。
有些新组
建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位,此项可空置,留
待档案馆给定全宗号后再行填写。
2):
文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元
纪年,如一九九八年应表示为“1998”,不能简化为“98”。
3):
归档文件保管期限的全称或简称。
如“永
久”或“永”。
4):
文件的排列顺序号。
它是反映归档文件在全
宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
用
阿拉伯数字直接标注。
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和
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档案移交进馆时编制。
室编件号由档案室采用与分类方法相
对应的编号方法进行逐件编号。
即如按年度——机构(问题)
——保管期限进行分类的,其编号在分类的最低一级类目中
进行编流水顺序号。
如:
2000年——办公室——永久1…2…
3…4…,2000年——办公室——长期1…2…3…4…。
如按年度——保管期限进行分类的,其编号即:
2000年——永久1…2…3…4…,2000年——长期1…2…3…4…。
馆编件号按进馆要求编制。
未进馆档案不用编制。
5)(问题),作为分类方案类目的机构(问题)名
称或规范化简称。
6、
归档文件应依据分类方法和室编件号顺序编制归档文
件目录。
归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录。
填写项
目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等(见
图A2归档文件目录式样)。
(1):
文件的排列先后顺序的序号,用阿拉伯数
字直接标注。
(2):
制发文件的组织或个人,即文件的发文
机关或署名者。
使用全称或通用简称。
责任者可以是一个机
关或机关内部的一个机构,也可以是几个机关,或者一个人
或若干人。
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※一般应使用全称或通用简称,注意不能使用含义不
清、难以判断的简称。
※联合发文时一般应将所有责任者照实抄录,责任者过
多时可适当省略,但立档单位是责任者的必须抄录,以体现
“以我为主”的精神。
※机关内部文件等“白头文件”,编目时应尽量根据文
件内容,形式等特征加以考证并填写。
(3):
即文件的发文字号。
是由发文机关按发文
次序编制的顺序号,一般由机关代字、年度、顺序号组成。
如花府[2003]4号。
文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”、“简报一”等
文件顺序号,也不得填写“情况快报”等刊物名称。
(4):
即文件标题。
没有标题或标题不能提示文
件内容的,要自拟标题,外加“[]”号。
※一般情况下,文件只有一个题名时,填写目录中题名
项时应照实抄录。
但有的文件有副题名或并列题名的,正题
名能反映文件内容时,副题名无须要抄录,反之与正题名一
并抄录。
※会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和主要会
议内容。
※有些归档文件的附件独立性强,如果目录中只著录正
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文题名,不能反映出附件的内容,可能造成漏检。
此时可在
正件题名后抄录附件题名,外加“[]”号。
(5):
文件的形成时间。
即发文时间(文件的落
款时间),以8位阿拉伯数字标注年月日,如2000年1月1
日,标注为20000101。
※有的文件上未注明日期,编目时应根据文件内容加以
考证并填写。
※填写目录时,为避免日期项占用的列宽过长,影响其
他项目的填写,可将表示月日的数字回行填写,即填写为两
行如2000
0101。
(6):
每一件归档文件的总页数。
文件中有图文
的页面为一页。
将构成该件的各文件页数相加作为该件的页
数,不需续编页码。
(7):
注释文件需要说明的情况。
内容较多,难
以填写时,可在备注栏中加注“※”号,将具体内容填入备
考表中。
归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修
改、补充、移交、销毁等。
归档文件目录
花都区花档字关于花都区规范统一档案业务2003
1档案局[1999]口径的意见04055
1号
花都区通知[关于举办档案培训班]200323档案局0217
图A2归档文件目录式样
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7、
(1)归档文件目录采用广州市统一印制的A4型规格竖
式目录用纸。
(2)归档文件目录应由目录夹封面、归档文件整理说
明及归档文件目录表格组成,并装订成册。
归档文件目录夹封面式样(见图A3归档文件目录封面式样)。
归档文件目录
※全宗名称(单位全称)
※年度1990~
※保管期限永久
※机构
(问题)
图A3归档文件目录封面式样
立档单位全称、成立时间、本年内设机构及机关党、政主要领导人变化情况、本年
度立档单位主要工作概况、本年度文书归档情况(含档案工
作组织情况、文件材料完整与否、档案数量、需要说明的问
题等)。
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(3)归档文件目录的装订方法,采用与分类排列相对
应的方式进行装订。
按年度——机构(问题)——保管期限进行分类排列的,
其归档文件目录也按此方法进行装订,即年度——机构1永…机构2永久…机构3永久…;
年度—机构1长期…机构2长期…机构3长期…。
按年度——保管期限进行分类排列的,其归档目录分永
久、长期、短期三个保管期限各一本进行装订。
同一保管期限的连续年度的目录可装订成一本,用色纸
将年度分隔。
归档文件目录采用竖式,按A4规格装订成册,不需放
入盒内,不需编制目录号。
一式三份,基层单位一式二份。
8、
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒
封面、盒脊及备考表项目。
(1)档案盒封面应标明立档单位名称。
(2)档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设
置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并
可设置机构(问题)等选择项(见图A4b档案盒盒脊式样、图A4c档案盒底边式样)。
其中起止件号填写盒内第一件文
件和最后一件文件的件号,中间用“—”连接;
盒号即档案
盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
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※归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。
※不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。
※不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
※分机构(问题)的情况下,不同机构(问题)形成的
归档文件不应放入同一档案盒。
※档案盒只是归档文件的装具,只须按照排列的先后顺
序依次装盒,一盒装满后,顺次装入下一盒即可。
(3)备考表
备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和
日期,印于盒底内侧(见图A5备考表式样)。
盒内文件情况说明:
填写盒内文件缺损、修改、补充、
移出、销毁等情况。
整理人:
负责整理归档文件的人员姓名。
检查人:
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期:
归档文件整理完毕的日期。
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