Word技巧1文档格式.docx
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快捷菜单总是随鼠标指针位置的不同而智能地随之变化着，其中包含着可能使用到的最常用功能。
在编辑一些特殊内容，如表格、文本框时，应用快捷菜单几乎可以完全免去您在主菜单中寻找的麻烦。
在工具栏上任意一空白处单击鼠标右键，均可调出有关工具栏的快捷菜单，以便您随时调用或从屏幕上消除某一工具栏。
2．编辑操作技巧
编辑操作技巧对于加快操作速度、提高工作效率很有帮助。
2-1选定技巧
按住Ctrl键，再单击工作窗口左面的选定区，可以快速选定整个文档。
按住Ctrl键，再单击文区，可以迅速选定一个句子（以句号为标志）。
按住Shift键，再单击文本某一位置，可迅速选定从光标到此位置的文本。
当您用上面的办法选定一块文本之后，仍按住Shift键再单击文本区其他位置，会发现选定区会扩大到当前位置。
按住Alt键，再拖动鼠标，可以选定一个任意的矩形文本区。
在有些时候，这个功能十分有用。
图-2复制矩形块
若您用上面方法选定了一块文本再按住鼠标，单击这块文本，再单击“复制”按钮，可以直接将其复制到其他地方。
在文本区双击鼠标，可选定一个段落；
此时，再拖动鼠标上下移动，可以段落为单位选定文本。
在文本选定区快速三击鼠标，可选定整个文档。
当拖动鼠标拖过一个单词时，Word可以自动选定整个单词。
如果要求按字母选择，可从“工具”菜单中选择“选项”命令，在“编辑”选项卡上清除“选定时自动选定整个单词”复选框。
2-2编辑技巧
Word支持拖放式编辑，选定一块内容，按鼠标键再拖动，可将其移动到文档其他位置；
若同时按住Ctrl键，则复制选定区域。
应该注意的是：
当目标位置不在当前窗口中时，您可以将鼠标指针移至水平标尺之下或水平滚动条之上，此时文本区将发生滚动，您就可以找到欲放置文本的地方了。
您可以按住垂直滚动条的上下箭头来滚动文本但那通常较慢；
而按住滑块来移动又不能使文本区与滑块位置同步。
您可以采用在文本区上下拖动鼠标的方法来快速滚动文本。
操作滚动条来滚动文本的方式有以下几种：
l使用箭头按钮：
这种方式可实现滚动条和文本区的同步滚动，但速度较慢。
l拖动滑块或单击、双击滚动条区域：
这两种方式较快，但不能同步滚动。
l单击向上双箭头按钮可向上移动一页。
l单击向下双箭头按钮可向下移动一页。
l
图-3快速移动浏览按?
图-4浏览对象选择
单击“选择浏览对象”按钮可按某种方式移动并浏览，而且向上和向下箭头按钮也随之变化为相应的移动浏览按钮。
拖动垂直滚动条上面的分割窗口标志，文档窗口将被分为两个部分。
您可以查看文档
的不同部分，甚至在两部分之间进行拖放式编辑。
图-5分割窗口
通常，我们不愿意在屏幕上显示空格，制表符等乱七八糟的东西，但是，在以下的情况您就应该点一下“显示隐藏”按钮：
要很好的对齐文字，看看空格，制表符的时候，要复制，查看段落结束的时候，应该显示非打印信息。
当然，在平常，如果您愿意的话，可在“工具/选项/视图”中，随便选定您要显示的非打印字符。
上帝也有出错误的时候，何况您、我这些凡夫俗子。
不过这不要紧，您可以一步步地改正错误，但有时您会希望改得更深刻一点，想“痛改前非”。
Word自然也就宽宏大量，您只需要按下“恢复”工具按钮旁边的向下箭头，再拖动鼠标，就可一次撤消以前的多步操作。
按住Shift再单击“样式框”右边的向下箭头，会显示出可用样式列表。
在某一工具栏的空白区域中（注意，别单击着工具按钮）双击或拖动，可使该工具栏浮动，再双击其标题，则复原。
按住Alt键，再拖动某一按钮到其他工具栏，可复制这个按钮。
按住Alt键，再拖动某一按钮到文本区，可取消这个按钮，注意，这可是不能用“恢复”按钮恢复的。
2-3文档的打开和关闭
在一般情况下，进入Word之后，打开文档的最快方法是：
下拉“文件”菜单，然后在其下方选择最近编辑过的文件。
您可以在“工具/选项/常规”中指定Word显示的最近编辑过的文件个数（0~9）。
在Word中，您可以同进打开多个文档窗口。
其个数受WINDOWS内存资源的限制，这些文档您可以一个一个的打开，也可以在文件“打开”或“文件查找”对话框中一次打开多个文件。
在文件列表中拖动鼠标，可选择连续若干文件，选定一个文件名后，按住Shift键，再单击其他文件名，也可以选定较长的文件名块，选定一个文件名，按住Ctrl键，再单击其他文件名，可选择不连续的若干个文件。
在文件“打开”或“文件查找”对话框中，双击一个文件名，即可以速打开该文件，省去了按“确定”键的麻烦。
在有文档被打开的情况下，按住Shift键，再下拉“文件”菜单，您会发现“关闭”已经变成了“全部关闭”；
“保存”已经变成了“全部保存。
此时选择它们，可分别迅速关闭全部文件或保存全部文件。
在页面视图下，双击页面边角，可迅速显示“页面设置”对话框。
在页面视图下，双击页眉或页脚，可显示“页眉/页脚”工具栏，并进入页眉/页脚编辑状态；
再双击文本区，可返回普通编辑状态。
在您进行查找或替换工作时，屏幕上的对话框并不碍事。
您一样可以单击文本区，正常编辑文本；
若要回到对话框，单击它的任意部分即可。
2-4使用标尺与对齐方式
单击水平标尺左边的小方块，可以方便地设置制表位的对齐方式它以左对齐式、居中式、右对齐式、小数点对齐式、竖线对齐式的方式和首行缩进、悬挂缩进循环设置。
拖动水平标尺上的三个游标，您可以快速地设置段落（选定的、或是光标所在段落）的左缩进、右缩进和首行缩进。
比起“段落”对话框来，这种方式不仅方便，而且十分直观。
拖动水平和垂直标尺的边界，您就可以方便地设置页边距；
如果同时按下Alt键，可以显示出具体的页面长度（其单位可以由“工具/选项/度量单位”设置）。
双击分节符将显示“页面设置”对话框的“版面”选项卡。
双击水平标尺上的任意一个游标，都将快速显示“段落”对话框。
双击标尺的数字区域，您可迅速进入“页面设置”对话框。
有些时候（滚动页面、选定整个表格等情况），您可能会发现标尺“消失了”。
不要紧，单击文本区域，标尺就会从天而降。
单击水平标尺的下部，可以设置制表位；
若要取消，将其拖动到文本区即可。
双击水平标尺的下方，不仅可快速设置制表位，您还可以在出现的“制表位”对话框（如图-6所示）中进行有关的设置。
图-6“制表位”对话框
Word中的对齐方式比较多，对齐方式为格式化页面提供了多种对齐操作，这些对齐操作分别适用不同的环境，产生不同的对齐效果，区分各种齐方法的适用范围，理解各操作的对齐效果，是熟练使用对齐操作的关键，也是页面格式化的重要内容。
为此，我们根据对齐操作参照的对像，在这里，把Word的对齐方式归纳为：
页边对齐，缩进对齐，换行符对齐，制表位对齐四种。
一、页边距对齐
这种对齐方法是指段落的文字，以系统预设的左、右页边为距为边界，按不同的方式如两端、居中、居右、分散对齐。
其操作很简单：
首先选中对齐的段落或把插入点到对齐的段落中，单击格式工具栏的对齐按钮，所选中的段落就按要求对齐了。
这种对齐方法的边界，是系统默认的左，右页边距，若调整页边距，可通过“文件”菜单的“页面设置”命令，也可直接在标尺上拖动页边距线调整，默认的对齐方式为左对齐，也就是说，在没有设置页边距，选中段落、对齐方式时，录入的文本，按默认的页边距全部左对齐。
二、缩进对齐
缩进对齐是以左、右缩进标记为对齐的左右边界，按不同方式对齐。
左右缩进标记，可通过“格式”菜单中的“段落”命令，在“缩进和间距”标签中设置，也可以在标尺上直接设置。
缩进对齐的操作步骤为：
选中段落或把插入点移到对齐的段落中，然后，设置右左缩进，段落即按新的边界左对齐了，若想按其它对齐方式排，可再单击相应的对齐按钮。
使用缩进对齐，特别是通过在标尺上移动缩进标记来对齐文本段落，非常方便、快捷，也很直观，这种对齐方法有其明显优势，能够实现正文内容的多层次对齐，满足复杂的对齐要求，比如，悬挂式缩进方式、负缩进（文本伸入页边距空白）的版面等，这种复杂版面的对齐要求，是其他对齐方法很难实现的。
三、换行符对齐
以左页边距或左缩进标记为左边界，以插入的换行符为右边界，实现左对齐，这种对齐方法与前两种对齐方法不同之处于：
右边界（换行符）是录入文本时确定的，对齐方式只有一种左对齐。
具体操作为：
录入每一行时，在作为右边界的地方，插入换行符，即按Shift+Enter组合键，自动结束此行，开始新行的录入，当一个段落结时，应按Enter键结束该段落。
应注意一点，对齐方法的左边界，是左页边距或缩进标记，若两者不在同一位置，缩进标记优先作为左边界。
换行符对齐结果，是在右页边距之前的某个位置对齐，从而在换行符和右页边距之间有空白区。
常用于插入图形、图画、艺术字体等，适合编排图文并茂的文档。
四、制表位对齐
这种对齐方法是通过在“制表位”对话框或在标尺上直接设置不同类型的制表位（左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐）确定选中文本的位置而实现的。
与前三种方法明显区别于：
不是按左、右边界对齐，而是指定文本应在位置，选中文本按这个位置对齐。
具体说，居中制表位的位置，确定了选中文本的每一行的中间位置，左对齐制表位，确定了选取中文本中每一行的起始位置，右对齐制表位，确定了选中文本每一行的终结位置，小数点对齐位置，确定了选中文本的每一行数字小数点位置（这种情况下的选中文本应是数字内容，且每一行只有一个数字，否则不起作用）。
制表位对齐方法，主要适用于分栏文本的对齐，表格列的内容对齐。
具体操作为：
选中对齐的栏或表格的列，设置相应制表位，对齐就可完成。
这种对齐方法是一种垂直列对齐，与前三种不同，前三者都是设定左右边界的左右对齐。
页边距对齐；
缩进对齐；
制表位对齐能在录入文本前设置边界或制表位，实现文本对齐，也可以在文本录入后。
选中对齐的段落，再设置边界或制表位，重新对齐；
而换行符对齐通常在录入文本过程中对齐的；
页边距对齐，换行符对齐强调正文边界与页边界对齐的效果，缩进对齐，制表位对齐则可实现版心内文本的若干行、列的对齐。
在使用过程中，我们应区分不同的使用环境以及各对齐方法的适用范围，以便灵活运用。
2-5图文框及对象操作技巧
选定图文框或对象，单击鼠标右键，可以迅速设置其边框及底纹、格式等。
双击对象，可直接进入其创建程序，进行编辑修改。
图文框和对象同样支持拖动复制，即：
按住Ctrl键，再拖动对象到目的位置。
单击对象，在拖动其边框周围的尺寸控制点的同时，按住Shift键，可对其进行剪裁编辑。
单击对象，直接拖动四角的控制点，可在改变其大小的同时，保持原来的长宽比例。
按住Ctrl键的同时，双击图文或对象，可使之恢复原来的大小。
2-6打印预览技巧
在打印预览方式下同样可以进行文档编辑，方法是：
在“放大镜”按钮被按下的情况下，再单击一次，就可用鼠标指针定位在文档上，从而进行正常的某些编辑，这和在普通或页面视图下几乎没有区别。
不过，在进行某些编辑的时候，您可能会发现Word自动地回到了普通或页面视图。
在观赏了预览效果之后，您可能觉得上页边距太大，又不想拉菜单，没有关系，同页面视图等方式一样，在“标尺”按钮被按下的情况下（即显示标尺的状态下）您可以用拖动标尺，双击标尺区域等方法来方便的设置页面。
您还可按下“全屏显示”按钮，使显示区域更大，看得更清楚。
在进行文档浏览、校对时，全屏幕是最好的方式。
在Word的全屏幕方式下，您会发现连滚动条都消失了，好象您只能用键盘控制插入点来滚动文档。
其实，您一样可以用前面已经介绍的方法来快速滚动。
全屏幕方式下，连滚动条都没有了，就更别提菜单了。
其实，菜单没有消失，而是“隐藏”起来而已，您若在屏幕最上方拉动鼠标，就会发现菜单现出了原形，其使用和其他视图方式下完全一样，您可用这个方法来使水平和垂直滚动条显示出来，在“工具/选项/视图”中，选定“水平滚动条”及“垂直滚动条”复选框。
2-7状态栏操作技巧
在进行文件打印的时候，状态栏中的右下角位置会被一个小打印机的动画所代替。
如果您临时后悔，不想打印了，马上双击那个小打印机就可以立即终止打印。
您双击状态栏“录制”，可立即调出“录制宏”对话框；
双击“修订”，“修订”对话框也会立即出现；
双击“扩展”栏，可进行扩展方式的切换。
所谓“扩展”是Word提供的增强的键盘文本选定的功能。
在此方式下，可使用Word所定义的一些键，来快速选定文本，用以弥补键盘文本选定的不方便性；
双击“改写”栏，可进行文档输入时“插入”或“改写”方式的切换，
双击“…页；
…节”或”位置…”栏，将会出现”定位”对话框，帮助将插入点定位于您想要的地方，注意这个“定位”对话框也是交互式的，您可以在文本编辑区和它之间随意切换，而不必关闭它。
图-7定位对话框
2-8表格操作技巧
“插入表格”这个按钮利于见风使舵。
在普通文本区，未选定文本的情况下，单击它，可以用拖动的方式创建一个N×
N的表格，若选定了文本；
再单击它，它就会把选定的文本转换为表格。
当插入点在表格中或选定了若干个单元的情况下，单击它，它就会殷勤地为您在表格中插入行或列。
对于表格的操作，您还应该记住以下几个内容：
拖动鼠标，可选择表格的矩形区域。
可在表格外侧移动鼠标，当出现箭头的时候，可快速地选定行或列。
拖动标尺上的行、列分隔符，可以方便地改变行高或栏宽
选定标尺上的行或列，可单独改变其行高或栏宽
按住Shift键，再拖动栏线调整栏宽时，将使相临两栏的总栏宽不变，其中一栏增加，另外一栏就减少。
按住Ctrl键调整栏宽，表格的总宽度将不改变，当前栏宽度变化的量，将平均分配到其他栏，从而使表格的总宽不变。
在表格中同样可进行拖放式的移动和复制，但请注意移动和复制时正确的选定区域，否则，容易把表格内容搞乱。
2-9使用Word的自动功能
在日常的编辑操作工作中，应尽可能地多使用一些Word的自动功能内容，这样就可以减轻您的录入负担。
例如写封书信，常用的客套用语，可直接插入，如图所示：
图-8自动图文集的部分内容
自动图文集的内容还很多，另外还有如“自动更正”、“自动套用格式”以及“键入时自动套用格式”自动功能。
在当今的商品经济和网上大交流的时代，充分使用Word所提供的自动功能将使我们享受到更多的实惠。
例如，在网上的交流使用了大量的符号来表示相应的信息，当您键入一个冒号和一个右括号“:
）”时，它自动转化为“J”符号，表示高兴。
2-10快速复制节格式
Word中的段落结束符包含了该段落的全部格式信息。
所以，复制段落格式可以采用直接复制段落结束符的方法。
因为段落结束符又是一个符号，所以，您甚至可以采用“复制”+“粘贴”（可使用快捷菜单）的办法来复制段落格式。
要复制节格式（如边距设置和分栏），首先需切换至普通视图，选定节尾包含所需格式的分节符。
然后将分节符复制到一个新位置，在新分节符上的文本即具有被复制的格式。
“格式刷”也是一个很有用的按钮，它可以帮助我们快速地复制格式，应指出两点，它即可以复制段落格式也可复制字符格式，但只有当您在样本区域中包含了段落结束符的情况下，它才能复制段落格式。
双击“格式刷”，您可以用这把刷子刷很多地方，等刷够了，再点一下图标，放回去就成了。
2-11快速返回到前次的编辑位置
在我们编辑一些较长的文档时，修改过程中有时候需要返回到上一次修改的地方，来回翻屏寻找是很不方便的。
其实，Word可以跟踪键入或编辑文字的最后三个位置。
若要回到前次的编辑位置，可按Shift+F5组合键，它使光标在最后编辑过的三个位置间循环。
利用此功能，我们就可以很快地找到需要查找的前三次修改或编辑的位置。
2-12长文档中移动和复制对象
要在长文档相距较远的两部分之间移动或复制对象（文字和图形），可将窗口拆分为两个窗口（将指针指向垂直滚动条顶部的分栏框处。
当指针变为时上下光标时，把拆分栏拖动到所需位置。
双击拆分栏，可返回原窗口）。
选定对象后，拖动对象穿过拆分栏到达指定位置即可。
提示：
拖动中，不按下Ctrl键是移动对象，按下Ctrl键是复制对象。
2-13在文档中快速漫游
在Word的“文档结构图”的左窗口中单击某个标题，可立即跳转到文档中的相应位置，实现快速漫游。
图-9文档结构图
显示“文档结构图”的方法是单击工具栏中的“文档结构图”按钮。
如果要关闭“文档结构图”，可单击“文档结构图”按钮或双击右边框。
2-14使用“其他格式”工具栏
使用“其他格式”工具栏可以将文档的重要部分设置为突出显示；
可以快速编排一些中文版式的版面；
可以给某些文字加上着重号；
可以实现文档的混合分栏；
可以快速设置行间距等等。
要为某部分文字设置突出显示，选中拟突出显示的文字，单击“突出显示”工具按钮，所选中的文字部分将以默认的黄色底纹显示，您也可以设置为以其他颜色来突出显示。
如果需要将某一部分文字添加着重号，可先选中拟加着重号的文字，然后单击“添加着重号”按钮即可。
如：
其他格式工具栏
设置中文版式的操作方法与前边所讲述的内容基本相同，只不过使用该工具栏更加方便、更加快捷了一些。
如要设置某一部分文字的行间距，同样是先选中，而后可根据实际需要分别单击“一倍”、“一点五倍”、“二倍”行间距的设置按钮，便可得到相应的行间距效果。
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