文字和表格的加工与处理Word文档下载推荐.docx

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（1）选中要复制的文件或文件夹；

（2）单击“编辑”菜单中的“复制”命令或“工具栏”里的“

”按钮，也可以右击鼠标，单击“复制”按钮。

（3）打开目标位置。

（4）单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令或“工具栏”里的“

”按钮，也可以在空白处右击鼠标，单击“粘贴”按钮。

复制文字或文本框等对象的方法类似。

移动文件和文件夹操作方法：

（1）选中要移动的文件或文件夹；

（2）单击“编辑”菜单中的“剪切”命令或“工具栏”里的“

”按钮，也可以右击鼠标，单击“剪切”按钮。

（4）单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令或“工具栏”里的“

移动文字或文本框等对象的方法类似。

删除文件和文件夹操作方法：

（2）右击选中的文件，在快捷菜单中单击“删除”，或者单击“编辑”里的“清除”按钮，也可以直接按“Delete”键。

删除文件，系统会弹出一个要求确认删除操作的对话框，单击“是（Y）”按钮后，执行删除操作。

删除文件或文件夹后，如果想恢复，可以使用“编辑”菜单中的“撤销”命令或工具栏上的

按钮，立即恢复被删除的文件或文件夹。

如果删除的不是本地硬盘上的文件或文件夹，如可移动盘中的文件或文件夹，将被永久删除，不易恢复。

二．信息加工与表达

（一）．文字信息的加工与表达

1.常用的文字处理软件及其存储格式

软件

存储格式

主要用途

写字板

.txt

纯文本文件，不携带字体、字型、颜色等文字修饰控制格式，一般文字处理软件都能打开它。

记事本

Microsoft　Ｗord

.doc

用于一般的图文排版。

如论文、简历、报告、电子报刊等。

WPS

.wps

MS家frontpage

Adobe家Dreamweaver

.html/.htm

超文标识语言编成的文件格式，用于网页制作

美国Adobe公司推出的特殊文本格式。

如果需要制作的话，建议安装AdobeAcrobat

.pdf

便携文档模式，一般用在电子文档、出版等方面

2.Word或WPS常用工具栏和格式工具栏

常用工具栏

格式工具栏

3.掌握文字处理软件的基本操作方法：

（1）设置版面规格

方法：

通过点击“文件→页面设置”，确定规格大小、上下左右的页边距离、每页行数和每行字数。

版面大小（纸张大小）通常为A4纸，也可为16K、A3纸或自定义纸张。

页边距的设置注意与日常文本加工的区别，太大或太小会给人拥挤或空洞的感觉，常设置1.5cm左右。

（2）确定文本正文主体样式。

选中文本，通过“格式→字体”，可以设置文字的字体、字形、字号、颜色、样式、字符间距及文字效果等。

选中文本，通过“格式→段落”，可以设置文字的行距、段距等。

（3）配合主题表达的需要，添加辅助图片、艺术字、背景等修饰，增强文本的表现力。

通过“插入→图片”，可以插入剪切画、来自文件的图片、自选、艺术字、组织结构图、图表等；

通过“格式→背景”，可以插入填充颜色、填充效果（包括过渡、纹理、图案、图片等）、水印效果（图片水印和文字水印）等。

（4）对多页文本添加页面提示信息

通过“插入→页码”设置页码形式；

通过“视图→页眉和页脚”设置页眉与页脚内容。

（5）输出文本。

加工好的文本通常打印成纸质文稿，供人阅读，或输出为演示文稿模式，以便在屏幕上展示。

还可存为网页格式在IE浏览器中浏览。

通过“文件→打印”，设置打印范围、打印方式、打印份数和打印质量等；

通过“文件→发送→‘Microsoft　PowerPoint”，可输出为PPT格式（演示文稿）；

通过“文件→另存为”，然后在保存类型中选择网页格式,可输出为网页格式。

（6）图文混排、分栏等排版方法

　通过“文件→页面设置”，在弹出的对话框中选择“文档网格”，可以设置文字排版的方向（横排或竖排），页面的栏数，每行的字符数和每页的行数等。

如果只是设置页面的栏数，则可以单击常用工具栏上的

按钮。

（7）掌握艺术字、文本框、图形图像等对象在文字信息表达中的作用。

①　艺术字的使用：

作用：

标题是版面的眼睛，通过艺术字与图形的组合加工，使标题形状、大小和位置有所变化，增加版面的美感。

操作方法：

通过“插入→图片→艺术字”，或单击绘图工具栏的

②文本框的使用：

在编排报刊类文档时，经常用到能在版面中灵活放置文本的工具——文本框，它可实现横排或竖排，通过与空格键的结合使用，可排出不同形状效果。

单击“插入→文本框→横排（或竖排）”，或单击绘图工具栏的

，然后按住鼠标拉动适当的大小，就可以增加文本框了。

③图形对象的组合：

排版时通常需要把若干的图形对象、艺术字、文本框等组合成一个大的对象，以方便整体的移动等排版操作。

按住上档键（Shift）不放，单击要组合的各个对象，单击鼠标右键，最后单击“组合”按钮。

（8）在文稿中插入表格的方法。

通过菜单栏中的“表格→插入→表格”，然后在弹出的对话框输入行数和列数。

也可以通过常用工具栏上的

按钮进行操作。

4、电子报刊加工的基本过程：

确定主题→收集与选择素材→设计版面→制作作品→评价修改

图表信息的加工与表达

（1）了解常用电子表格软件的存储格式

（2）了解常用电子表格软件的窗口结构

（3）掌握电子表格软件的基本操作

（4）会使用电子表格软件进行简单的数据统计

（5）了解电子表格软件中图表表示方法。

1．Excel软件的窗口结构与Word相似。

只是多了下面几项

2．Excel软件的基本操作

（1）设置单元格字体

选定要设置的单元格，单击“格式→单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可。

（2）编辑单元格内容

双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，按Enter键即可;

若取消所做的改动，按Esc键。

另外，你还可以单击单元格，再单击工作表上边的编辑栏，你就可以在编辑栏中编辑单元格中的数据了。

（3）设置单元格边框

选择要添加边框的所有单元格，单击“格式→单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后在“样式”中选中所需的线型样式，同时可以在“颜色”中指定不同的颜色，再单击“外边框”按钮，最后单击“确定”按钮即可。

（4）设置单元格文本对齐方式

选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式→单元格”命令，单击“对齐”标签，然后根据需要设置文本对齐方式即可。

（5）输入人名时使用“分散对齐”

在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。

按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的方法。

我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式→单元格→对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。

（6）设置单元格背景色

选择要设置背景色的单元格，单击“格式→单元格”命令，然后单击“图案”选项卡，要设置带有图案的背景色，请在“颜色”框中单击选中一种颜色，然后单击“图案”下拉菜单，选择所需的图案样式和颜色即可。

（7）同时在多个单元格中输入相同内容

选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按“Ctrl+Enter”键即可。

（8）输入公式

单击将要在其中输入公式的单元格，然后键入＝（等号），若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Excel将插入一个等号，接着输入公式内容，按Enter键。

相邻单元格求和：

=SUM（A1:

A8）求A1到A8单元格的和

不相邻单元格求和：

=SUM（A1,B4,C5）求A1,B4和C5单元格的和

具体操作方法详见（9）和（10）

相邻单元格求平均值：

=average（A1:

A8）求A1到A8单元格的平均值

不相邻单元格求平均值和：

=average（A1,B4,C5）求A1,B4和C5单元格的平均值

统计数字单元格的个数：

=count（A1:

A8）统计A1到A8单元格数字的个数。

Count经常和IF函数一起使用。

MAX求单元格中最大值，用法：

=MAX（A1:

A8）

MIN求单元格中最小值，用法：

=MIN（A1:

（9）对相邻单元格的数据求和

如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中，操作如下:

先选定单元格B6，输入“=”，再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;

接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5，选中整个B2～B5区域，这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum（B2:

B5）”，单击编辑栏中的“√”（或按Enter键）确认，公式即建立完毕。

（10）对不相邻单元格的数据求和

假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中，操作如下:

先选定单元格E6，输入“=”，双击常用工具栏中的求和符号“∑”;

接着单击单元格B2，键入“，”，单击C5，键入“，”，单击D4，这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum（B2，C5，D4）”，确认后公式即建立完毕。

（11）使用自动填充快速复制公式和格式

选择希望复制的单元格，将光标移到选中单元格的右下角，光标将变成一个黑色的+号，点击并按住鼠标右键不放，将光标拖过将要填充的单元格，松开鼠标右键，鼠标右击，在出现的快捷菜单中单击“以序列方式填充”，这一技巧可以在创建电子表格时节省大量时间。

（12）图表制作

表格数据转换成图表操作方法：

①选定数据源区域；

②单击常用工具栏上的“图表向导

”按钮，或单击菜单栏中的“插入→图表”，出现一个对话框，在“图表类型”进行选择，再对“子图表类型”进行选择。

③按“下一步”进行操作，完成后单击“完成”按钮。

（13）几种图表的用途及特点分析

名称

图表类型

具体用途

使用特点

柱

形

图

擅长比较数据间的多少与大小关系

使用柱形图和条形图时，柱体之间的距离应小于柱体本身

条

同上

在说明文字较多时，用长形图表示更清晰，便于人们辨认。

线

也称折线图，按时间轴表现数据的

变化趋势

在某个时间段内，通过把若干个坐标点连接成一条折线，从中可以找到数据状态的改变

饼

也称扇形图，适用于描述数据之间的比例分配关系

在饼形图中，同时使用数值与数据标识，可以使数据之间的比例关系更为清晰