档案员怎样整理好档案Word文件下载.docx
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转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。
大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。
其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA,T2-92执行。
基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
按“件”整理的档案整理步骤是:
文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是:
文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则:
以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
（一）大类的设置原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
（二）各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
（1）保管期限---年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起;
将本单位各部门及与有关个人
有联系的组合在一起;
将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;
将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;
对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。
此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。
这种分类法档案盒背脊排列如图:
（2）保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
再在年度下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分
以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。
以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。
。
以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。
此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
（3）问题---年度----保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
（4）年度---保管期限分类法。
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---年度分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
（1）采用种类--保管期限—年度分类法。
即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。
这种方法适合会计档案数量少的单位。
（2）年度---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。
这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;
6、电子档案按照载体形式--年度--保管期限分类法。
电子类可分为磁带、光盘;
7、实物档案一般采用载体形式--年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别---年度分类法。
图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制
（一）全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。
未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。
企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
（二）目录号编制。
填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。
案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。
可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。
即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一
般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;
案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。
不同级位的类别之间可用间隔符“?
”分开。
不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。
即W代表文书档案;
Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）;
J代表科技档案;
K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3）;
X代表音像档案;
D代表电子档案;
SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案目录号y1代表永久类的业务档案;
Y2代表长期（或30年）类的业务档案;
y3代表短期（或10年）类的业务档案。
（三）案卷（件）号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。
目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。
以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编
写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。
会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
分为“室编件号、馆编件号”。
室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。
馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。
音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。
页号用阿拉伯数字标识。
卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
四、档案整理的质量要求:
（一）组合（卷）要求;
以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。
归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;
收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;
重大活动事件材料的收集;
文电合一;
底稿随印件一起收集。
若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。
若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;
有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;
附件随正件收集归档;
关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。
全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
A（时间联系。
要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的（分年度时（以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。
计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。
遇到某些特殊情况，按以下原则处理:
（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;
没有复文的，放在请示年度;
多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间;
跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;
跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;
跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;
跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;
法规性文件放在公布或批准的年度。
（2）按专门年度（如教学年度）形成的文件，放在专门年度组卷。
（3）没有标明落款日期的文件材料（应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少（形成的文件可以不分年度（放在工作结束年度归档;
如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
B（来源联系。
要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。
对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
C（内容联系。
要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。
党政工团和业务管理活
动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。
同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。
文电应合一组卷。
单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。
不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。
在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。
根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开。
（1）永久保存的文件有以下八个重要方面:
一是本机关制定的法规政策性文件材料。
这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。
二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。
本机关召开的重要会议主要指本级党代会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组（党委）会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。
要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。
比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。
三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。
主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。
四是本机关关于重要问题的请示与
上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。
五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。
六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。
七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。
八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。
（2）定期保管的文书档案主要包括:
一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。
二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。
四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;
包括工作计划、总结、专题调研材料等。
五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。
一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。
至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。
六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料（包括一般性的会议文件材料），这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。
七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。
在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。
八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
九是下级机关报送的年度或年度以上计划（含长远规划）、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。
把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
（3）根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:
一是原则上不要将多个
保管期限的文件混在一起。
二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。
如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。
我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。
三是上级业务主管部门文件永久从严（政策法规、方针性文件）,部分重要的可定为30年,其他都是10年。
四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年
B、会计档案。
（1）会计凭证:
保管15年。
（2）会计帐薄:
现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
（3）会计报表:
决算报表永久保管（包括文字分析），会计月报表保管15年。
（4）其他类:
会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年。
C、科技档案。
基建、科研:
永久，设备档案:
长期。
E、音像、电子、实物档案:
永久。
F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。
（二）外形要求
1、装具要求。
（1）采用由县档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料。
（2）购置合适的装订工具。
比如用于装订“案卷”的手枪式电钻、装卷时用于固定档案不动的夹子（4个以上），以及剪刀、棉线、浆糊或胶水。
用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等
用于起订书针的起订机
2、填写案卷或档案盒封面要求。
立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，其他项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。
3、案卷或文件装订要求。
案卷或文件的装订主要是为了固定"
件"
使其便于保管和利用。
在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整,复制要在保持原貌的前提下进行。
须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对于装订成册不便拆封的书籍,刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。
装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。
对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。
对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料，应将它们粘贴在A4纸上。
空白纸张抽除。
（1）单份文件装订。
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。
采用左上角装订的，应将左、上侧对齐;
采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
永久保管的卷内文件应逐件用三孔一线的装订方式，如果文件页数多，可以装在文件左侧的正中间，如果文件很薄，可以装在左上角，也可采用缝纫机轧边等方式，装订时以文件的左侧为装订边。
30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订，五页以下可用胶水粘贴左上角。
10年期限的文件，可不拆钉，保持原貌。
装订时文件正本与定稿为一件（正本在前,定稿在后）;
正文与补
充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件（正文在前,附件在后）;
原件与复制件或手抄件为一件（原件在前,复制件在后）;
附件页数多，也可各为一件;
具有保存价值的文件处理单（指有领导签具意见）应与正文作为一件，文件处理单在前，文件在后;
转发文与被转发文为一件（转发文在前，被转发文在后）;
外单位的来文与本单位的复文为一件（复文在前,来文在后）;
本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件,但须排列在一起;
会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订;
报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件。
未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件，如先进审批表、工资审批表、统计年报等;
介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。
（2）整卷装订的案卷，装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐。
文件纸张相差不大的（如学籍档案）应将右、下侧对齐;
文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页，可只对齐左侧、下侧。
采用三
孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。
（3）不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入档案袋或档案盒内。
（三）排列编目要求归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内（根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。
一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。
事由是
指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。
如申请一项拨款、召开一次会议。
会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。
上级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级。
上级文件按同一文号集中排列;
本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他（或党群、行政、业务、其他）的事由顺序排列。
1.同一事由的归档文件排列内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
一般可按上级、本级、同级、下级排列。
不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列;
综合类文件排列,按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序。
2、不同事由的归档文件排列（
（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列。
这种方法只需将不同事由的文件，按其形成时间或办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素，这种方法比较简单，较使用
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