印章管理2014年修.doc

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山西聚义实业集团

印章管理办法

二〇一四年

山西聚义实业集团

印章管理办法

第一章总则

第一条为了规范山西聚义实业集团的印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据集团公司规范运营、防范风险的有关规定，有效防范印章管理风险，维护公司合法权益，特制定本规定。

第二条管理办法所指的印章包括集团公司印章、合同专用章、财务专用章以及子公司的印章等具有法律效力的印章。

印章管理是指对前述印章的申请刻制、使用保管、丢失、作废和销毁等。

第三条聚义集团的印章管理工作归属于综合办公室。

综合办公室负责对上述印章的刻制、领用、登记、备案。

集团公司印章和子公司印章归属综合办公室管理,并按本办法的规定使用；经营部合同专用章归属经营部管理，并按经营部印章使用制度规定使用；财务专用章归属财务部管理，并按财务管理的相关规定使用。

第四条本制度适用于聚义集团各部门及子公司。

第二章印章刻制、使用和保管

第五条印章的刻制。

印章的刻制先由需求部门提出刻章申请，经行政副总审核批准后，综合办公室对属于行政印章的，经公安机关核准，到指定的单位刻制；属于业务印章的，印章的规格、样式按有关规定办理。

第六条印章的使用和保管。

（一）集团公司的各类公章统一由综合办公室负责登记、留样并确定保管及使用负责人。

启用印章时，由综合办公室下发启用印章通知，并注明启用日期、发放单位、使用范围和启用印模。

（二）所有用印一律填写《印章使用登记备案表》，作为用印档案留存，由印章管理人员定期整理后交档案室归档。

（三）涉及法律等事项需使用印章的，须经法律顾问审核。

（四）综合办公室应对用印内容和印章使用审批单上载明的情况进行核对，经核对无误后依照审批程序方可用印。

第七条公司类印章使用流程

公司类印章（不包括财务专用章和个人名章）日常使用审批权归属行政副总，综合办公室负责日常用印承办，用印部门或个人需填写《印章使用审批表》；特殊用印审批权归属董事长，用印部门或个人需填写《印章使用审批表》。

（一）公文用印：

主办人拟稿→部门负责人签字→分管副总审核、编号→董事长签发→综合办公室核对登记后用印→主办部门发文。

（二）各种证件、报表用印：

填写《印章使用审批表》→相关负责人审核→分管副总复核→综合办公室核对登记后用印。

（三）刊登广告、声明用印：

填写《印章使用审批表》→业务负责人签字→分管副总审核→行政副总批准→综合办公室核对登记后用印。

（四）一般事务用印：

填写《印章使用审批表》→业务负责人签字→分管副总审核→综合办公室核对登记后用印。

（五）借贷、抵押、担保和对外承诺书用印：

填写《印章使用审批表》→相关负责人签字→分管副总审核→董事长批准→综合办公室核对登记后用印。

第八条印章携带外出使用

（一）各类基本印章，严禁外带使用。

确因工作需要将印章带出使用的，使用流程是以用印部门负责人提出申请，并填写《印章携带外出使用审批表》，载明用印事项，分管副总审核、行政副总审批后，将印章落实专人保管。

外出用章的仅限于申请事由，严禁擅自它用。

印章管理人员必须跟踪掌握外带印章的情况并及时催收印章，并在《印章使用登记备案表》详细登记使用情况。

（二）如印章携带外出，其他部门急需使用印章的，用印部门需在综合办公室办理《印章使用委托书》，将《印章使用委托书》交予印章携带方，印章携带方在核对《印章使用委托书》与实际盖章内容无误后代办用印，印章携带方用印后将《印章使用委托书》一并交回综合办公室登记存档。

（三）为防止印章携带外出出现私盖乱盖现象，凡是未办理印章使用手续，未在《印章使用登记备案表》登记备案的合同、文件、证明等一律无效。

第九条空白文书和白纸上用印：

原则上严禁在各类空白文书和白纸上使用基本印章。

如确需用印的，使用流程是需经用印部门申请，分管副总批准，董事长同意后，填写《印章使用审批表》。

印章管理人员必须对用印份数、用途、使用情况及未用收回份数进行详细登记，未用收回的需在部门负责人的监督下立即销毁，对已使用的要将复印件交回综合办公室存档。

第十条财务印章

财务类印章的使用权归相应负责人，经财务主管领导审核后用印。

第三章法律责任

第十一条各相关部门必须妥善保管印章，发现印章出现异常，应保护现场、报告领导、查明原因、及时处理。

第十二条任何人员必须严格按照本办法规定程序使用印章，不得擅自使用。

第十三条对违反规定使用印章，给公司造成损失的，给予行政处分，并视情节赔偿损失；造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

第十四条对伪造、变造、未经批准刻制印章或使用伪造、变造印章构成犯罪的，移交司法机关查处。

第十五条对私盖乱盖印章的，被使用印章单位或个人不承担任何法律责任，将追究私盖公章相关人员的责任，严重者移交司法机关处理。

第四章印章的丢失、作废和销毁

第十六条上述各类印章如有丢失，要及时报告综合办公室，综合办公室即刻在有关媒体上声明作废，并重新刻制和启用新的印章。

第十七条各类印章的作废包括不适用作废、磨损作废、损失作废等。

第十八条经确认予以作废的印章由综合办公室统一集中，提出销毁申请，填写《印章销毁申请单》并留存印模，经综合办公室负责人审核、行政副总批准后，在审计部门不少于二人监督下予以销毁。

第五章附则

第十九条本办法自发布之日起实施。

第二十条本办法由综合办公室负责解释。

附件：

1、承诺书

2、印章使用审批表

3、印章使用委托书

4、印章使用登记备案表

5、印章携带外出使用审批表

6、印章销毁申请表

附件一

承诺书

公司：

本人于年月日起负责保管、承办使用章，承诺严格按印章管理办法使用印章，若因自身保管或者使用不当引起的不良后果，或被查实属违规用印的，愿意承担一切经济责任和法律责任。

承诺人：

年月日

附件二

印章使用审批表

用印单位

用印时间

用印内容

经办人

部门责任人

批准人

备注

附件三

印章使用委托书

用印单位

用印时间

经办人

用印内容

部门责任人

分管副总

委托人（综合办）

受托人（携章外出人）

附件四

印章使用登记备案表

日期

用印材料名称

份数

印章

类别

承办人

部门

审核

领导

审批

备注

附件五

印章携带外出使用审批表

用印单位

用印名称

用印内容

经办人

姓名

日期

取走时间

电话

归还时间

申请部门领导

分管副总

综合办审核

备注

附件六

印章销毁申请表

事由

印章种类

审批

印章

文字

制发日期

销毁

日期

印章管

理部门

印章销

毁部门

申请人

批准人

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