xx通信有限公司合同管理办法.doc

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xx通信有限公司合同管理办法

为了规范公司合约文件的形成、实施工作，维护公司权益，特制定xx通信有限公司合约文件管理办法。

一、管理原则

1、实施权限管理和专业管理相结合的管理原则

主要指在拟签订合约文件阶段，各单位按照各自的权限范围和分工职能进行合约文件的拟定、谈判工作；

2、建立合约文件管理委员会

监督和管理合约文件的全过程，并在下设的管理工作组中形成一定的制约关系。

二、权限管理

1、合约文件分类

（1）按合约文件内容分类

l业务类合约文件，指为发展公司业务，与用户签订的合约文件；

l技术类合约文件，指为实施公司发展计划所需签订的设计、工程、线路、设备采购等合约文件；

l经济类合约文件，指为战略合作、融资、资产变动、项目合作等所需签订的合约文件。

（2）按合约文件年合约金额或次合约金额分类

l人民币x00万元以下（含）为三类合约文件；

l人民币x00万元－x00万元（含）以下为二类合约文件；

l人民币x00万元以上为一类合约文件。

2、签订权限

（1）三类业务类合约文件由业务部门或分公司总经理提出，并视为合约谈判的责任人，主持该合约的谈判。

合约拟定后报副总裁审定，再经合约管理办公室审核，报请总裁授权，按公司标准合约文件签约；

（2）三类技术、经济类合约文件由部门或分公司总经理提出，并视为合约谈判的责任人，主持该合约文件的谈判。

合约文件管理办公室及各组派员参与该合约的谈判，各尽其职，各负其责，并在合约文件草稿中签字。

合约拟定后报相关副总裁审定，经合约管理办公室审核，报请总裁授权，进行签约；

（3）二类合约文件由副总裁提出，并视为合约谈判责任人，主持该合约的谈判。

合约文件管理办公室及各组派员参与该合约的谈判，各尽其职，各负其责，并在合约中签字。

合约拟定后经合约管理办公室审核，报请总裁批准，并授权进行签约；

（4）一类合约文件由副总裁提出，报请总裁办公会议研究，由总裁批准。

在谈判工作中，由总裁或委派副总裁主持合约谈判。

谈判中的业务、技术、商务谈判阶段，分别由业务、技术、商务、法律各谈判组参加谈判并履行职责，合约拟定后经合约管理办公室审核，报请总裁批准并签约。

3、管理机构及职能

（1）管理机构：

合约文件管理委员会，是公司总裁领导下的决策机构，对总裁负责，完成总裁交办的各项任务。

合约文件管理委员会

合约文件管理办公室

商务组

技术组

业务组

成员

成员

成员

话音业务部：

具体人员

总体部：

具体人员

业务拓展部：

具体人员

数据业务部：

……

工程部：

……

设备部：

……

卫星业务部：

……

网络运维部：

……

财务/监审部：

……

销售中心：

……

调度中心：

……

律师/综合部/总裁办：

……

（2）管理职能

l合约文件管理委员会：

确定合约文件谈判原则，负责对公司各类合约文件的审定工作；对实施的合约文件，进行监督检查；

l合约文件管理办公室：

在合约文件管理委员会领导下工作；对合约文件进行日常管理和协调工作；处理合同纠纷，承担有关合同签约或执行过程中法律诉讼等事宜。

l各工作组职责

业务组：

在管理委员会领导下，负责公司各类业务合同及其它合同中相关业务款的谈判和审查，包括，是否符合公司的业务发展模式、业务需求、销售政策、资费标准、市场规范等；

技术组：

在管理委员会领导下，负责公司各类技术合同及其它合同中含有相关技术条款的谈判和审查，包括是否符合xx通信宽带综合业务通信网络总体方案及其它技术方案、符合xx通信业务的发展需求、符合国家颁布的技术标准及入网许可等；

商务组：

在管理委员会领导下，负责公司各类合约文件与合约方的商务谈判，包括，合约文件拟定、价格条款、尝付方式、售后服务、赔偿条款、法律条款及相关责任条款等内容的谈判、审查。

提出合约文件单位/责任人人

三、合约文件签订程序

确定合约文件类别

三类文件

一类文件

二类文件

业务类

技术经济类

副总裁主持谈判，各谈判组人员参加。

总裁办公会研究确定，总裁或委派副总裁主持谈判，各谈判组人员参加。

部门或分公司主持，相关谈判组人员参加。

部门或分公司主持谈判。

1．委派相关部门拟定合约文件

2．合约管理办公室审核

3．报总裁批准，并授权签约。

1．委派相关部门拟定合约文件

2．合约管理办公室审核

3．报总裁批准签约。

1．分管副总裁审定

2．合约管理办公室审核

1．合约拟定后，报相关副总裁审定

2．合约管理办公室审核

3．报请总裁授权签约。

按标准合约文件签约。

说明：

（1）各类合约文件提出单位，必须先根据合约文件分类原则确定合约类别，不能确定的报合约文件管理委员会确定，再根据不同类别的签订权限，分走不同的签订程序。

（2）合约文件谈判责任人在会同相关部门进行相应内容谈判时，应执行合约文件管理委员会下设的工作组职责。

递交合约文件审批时，应填写合约文件审批单（附表一），参加谈判的各组成员应在审批单上签署意见，并在合同相关页上签字；

（3）合约文件管理办公室依据管理权限负责办理合约文件审批手续和授权签约手续后，交合约文件谈判责任人履行合约文件的签约工作。

（4）分公司非标准经营业务合约文件必须报送公司主管业务部门，由主管业务部门按本办法协助办理合约文件谈判、审批手续；

（5）公司标准合约文件由总裁一次性授权签署。

四、合约文件管理

1、合约文件实行总部和省二级管理体制，总部由合约文件管理办公室对公司各部门及省级分公司的合约文件进行管理，省级分公司对所辖分公司进行合约文件管理。

2、公司各部门及分公司对实施的合约文件，实行定期报表制度，按月填报合约文件履行情况表（附表二），并按上述管理体制逐级上报，最终由合约文件管理办公室将汇总情况及建议报合约文件管理委员会。

3、公司各部门及分公司的合约文件管理者，要求有固定人员兼职，按期报送合约文件履行情况表。

4、合约文件签定后，合约文件谈判责任人应在一周内将文件正本和电子文档交合约文件管理办公室，办公室负责将文件正本或复印件交给实施单位，并负责在3天内将文件正本交公司档案室保存；分公司合约文件由自己实施、保存。

5、送交公司档案室存档的合约文件查阅，按公司档案室规定办理。

五、附则

1、公司标准合约文件，由业务部门提供标准合约文件文本及合约文件中涉及的商务、技术和资费标准，按合约文件签订程序办理审批后，由合约文件管理办公室备案、公布；

2、按已公布的标准合约文件签约的，可以省略合约文件审批手续；变更标准合约文件内容的，仍需办理合约文件审批手续；

3、合约文件审批手续完成后，承办部门应在一个月内完成合约文件的签署工作。

超过一个月未签署的，应向合约文件管理办公室说明原因；

4、分公司提出审批的合约文件，对报送部门实行首问负责制，即负责跟踪审批情况，并负责回复分公司；

5、公司各部门及分公司应严格按本管理办法要求，履行合约审批、执行手续，不得省略及越权；

6、本办法执行情况，计入对各单位的考核评价内容。

对未按本办法执行，合约文件出现问题或纠纷的承办单位，公司将视情节严重程度，予以经济及行政处罚；

7、本办法自颁发之日起执行，公司原合约文件管理办法同时废止；

8、本办法由合约文件管理办公室负责解释。

附件：

1、合约文件管理委员会成员：

合约文件管理办公室：

综合计划部

2、附表一：

合约文件签订审批表

3、附表二：

合约文件履行情况表

附表一：

合约文件签订审批表

合约文件编号：

日期：

合约文件名称：

合约文件拟定部门：

合约谈判责任人：

合约方：

合约主要内容：

（附合约文件稿）

合约金额：

收付款方式（月/年）

合约谈判组成员意见

业务谈判组：

技术谈判组：

商务谈判组：

（以上表格内容由合约文件提交部门或主谈部门组织填写）

合约文件管理办公室审核意见：

合约文件管理委员会及总裁审批意见：

附表二

（1）：

xx通信公司合约文件履行情况统计表

文件履行单位：

统计日期：

年月

编号

合约名称

合约方

起止时间

总额

（元）

收付款情况

其它情况

已收

未收

已付

未付

注：

1、此表每月15日前填好报送综合计划部2、此表非标准业务合约文件汇总使用。

附表二

（2）：

xx通信公司合约文件履行情况统计表（分公司及总部业务部门适用）

文件履行单位：

统计日期：

年月

业务合同名称

合约履行个数

合约终止个数

本月合同应收款总额

实际收款总额

欠款总额

欠款单位个数

其它情况说明

Internet专线合同

…

注：

1、此表每月15日前填好报送综合计划部　　　　2、此表为标准业务合约文件汇总使用。

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