文控中心管理办法文档格式.docx
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2.4教育培训方面的文件材料；
信息、情报方面的文件材料；
2.5外来文件，包括法律法规、国家及行业各级标准、顾客提供的图纸和技术文件，上级下发的与行政、质量有关的文件等；
2.6其他具有利用和保存价值的文件材料,包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等
2.7具有参考价值的文件资料，以及主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。
2.8声像资料：
照片文件资料，影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；
录音文件资料；
录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。
2.9电子资料:
以上文控中心收录的电子版文件（扫描件、文件电子稿件、邮件附件、各类图纸电子文件）。
3.文件管理体制与职责
3.1文件管理体制
实行集中管理的体制。
由企业管理部负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。
企业管理部设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由企管部部长直接领导。
文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
3.2文控中心的主要职责
3.2.1负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
3.2.2制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3.2.3负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
3.2.4严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
3.2.5开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
3.2.6发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
3.2.7开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
3.2.8组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。
3.2.9做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
4.文控中心工作语言及文字资料排版要求
4.1工作语言
文控中心工作语言为中文，对外提交的正式文件、信函（含电子邮件）都使用中文，特别要求的需要中英双语。
年月日表示方式：
年、月、日，例如2002年9月18日。
正文使用年/月/日格式，表单、文件页眉首部使用阿拉伯数字表示如：
2014-01-15。
4.2文字资料排版要求
4.2.1英文字体为Arial，中文字体为宋体。
4.2.2排版格式：
正文使用小四号宋体字，1.5倍行距。
4.2.3页面设置：
上3厘米，下2.8厘米，左2.5厘米，右2厘米，页眉1.5厘米，页脚1厘米（特殊排版可考虑调整）。
4.2.4文件封面题目：
使用加粗二号宋体字。
4.2.5各级标题及正文内容：
字体大小为小四号字。
4.2.6使用汉字样列条目，使用黑体或宋体字；
使用阿拉伯数字分层排序的使用和正文相同的宋体字，最多排列四级，例：
1．5．3．2，如仍不足使用，可以使用小写英文作为最后一层排序。
4.2.7文字编写统一采用“office办公软件”，纸张规格为A4。
5.印章使用
5.1印章类型
外部用章：
公司行政公章财务专用章技术部专用章质量部专用章合同专用章法人方章
工会委员会公章
内部用章：
部门方章：
企管部质量部技术开发部生产部设备部采购部浇铸车间机加车间
检验类：
有效期作废保留检验01检验02检验03检验04检验05
控制类：
试制受控1受控2非受控存档
其他类：
秘密绝密
5.2印章使用要求
5.2.1公文在落款处不署发文机关、公司名称，只标识成文日期。
加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
5.2.2当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
5.2.3当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；
5.2.4联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；
主办机关印章在前；
5.2.5两个印章均压成文日期，印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切，相距不超过1CM。
5.2.6部门方章使用应顺时针方向倾斜45°
，在文件右上角加印，多部门加印需控制间距不超过0.5CM，平行加盖。
控制类方章同；
5.2.7印章加印严禁倒置，应印字居中，油墨分布平均加力均匀，不允许单手加印。
第三章代码编码系统
各部门管理人员应根据公司企业管理部编制的《文控中心文件编码系统》（见附件1）中的参考编码分配给每一份文件。
6.代码编码系统的组成
6.1代码定义：
在文件系统中，用字母或数字标识一个被管理对象，这个字母或数字就叫做代码。
代码具有唯一性。
由代码组成的码值叫做编码。
6.2编码定义：
编码系统是由文件起源单位代码、项目代码、文件或图纸类别码、文件序号代码、年份、密级等6个子系统组成。
6.3质量体系管理文件的编码原则：
6.3.1质量手册编码原则：
*****
QM
XXXX
文件起源代码
质量手册代码
年号
6.3.2程序文件编码原则：
QP
TS
XXX
X/X
程序代码
TS标准条款
文件流水号
版次/修改状态
6.3.3第三层文件的编码原则：
QB
XX
三阶文件标准代码
部门代码
6.3.4记录表单编码原则：
QR
表单代码
TS条款号
6.3.5质量管理TS代码：
监控和测量设备的控制7.6过程的监视和测量8.2.3产品的监视和测量8.2.4
6.3.6文件顺序号、版次/修改状态的编码原则：
初始版次状态代码为A/0，修改1次为A/1；
当文件修改至A/9后，下次修改则版次修改为B/0。
6.4技术文件管理编码原则：
6.5合同文件管理编码原则：
6.6文书类文件管理编码原则：
6.7部门机构代码标准号：
部门编码
文控中心
人力资源部
采购部
企管部
DC
PD
HR
ET
SD
AM
QA
财务部
管理者代表
ED
FD
FC
MT
6.8流水号
流水号以4位阿拉伯数字组成，流水号的编制已项目代码为基础，每一个项目文件以部门/专业代码和年号从0001按序单独流水
6.9年号
年号以4位阿拉伯数字组成用来表示文件产生的年份，例如2014年产生的文件，年号位“2014”。
6.10编码分隔符
编码规定中的各部分之间用“/”、“-”分隔。
7.代码和编码
7.1编码规则
编码系统的组成
9.1公司往来公文类文件编码由：
文件起源代码、项目代码、流水号、年号4部分按顺序组成。
Y/N
文件类代码
流水号
密级
例如：
*****/AMAD-022-2014-N
9.2除往来公文类文件外的其它类别管理文件编码由：
文件起源代码、文件类代码、文件/图纸类别编码、文件序号编码、年号四部分按顺序组成。
文件类
文件类别编码
9.4部门内部使用文件编码由：
PD/ZDS-0002-2014表示为生产部2014年第2号日报表。
7.2文件类别代码
往来公文类文件外的其它类别文件代码，详见下表。
主编码
文件类别
副编码
企业管理部文件
人力资源类
AD
行政事务文件
TC
合同协议类
制度标准
表单类
CD
图纸类
质量部文件
质量手册
程序文件
三层文件标准
质量管理记录
设备部文件
EP
能源动力类
EA
设备档案资料
部门制度标准
体系相关表单
生产部文件
技术部文件
SM
供销部文件
WD
仓储部文件
第四章文件的管理机制
8.体系文件管理
9.技术文件管理
10.合同文件管理
11.文书文件管理
12.信函文件的处理
12.1通信（信函）管理及编码分配
（1）全部通信（信函）文件相应的参考号码由文控管理人员统一分配并保留在相应的通信登记文件中，全部信函文件管理登记的记录文件必须单独建立相应的数据库进行管理，要求达到文件的快速查阅功能。
信函文件要由文控管理人员在数据库存档时按照文件的最终版的时间进行排序并分类管理。
文件系统应建立纸介质（硬拷贝）和电子版（软拷贝）两套存档系统。
（2）各部门、单位文件来往应按照《项目文件编码系统》将文件进行编码分配，不得将信函文件的编码重复。
12.2信函文件的控制
各方之间的信函文件传递应除按照《文件编码系统》将信函文件进行编码分配外还应在文件上由具有签字权的负责人签发，同时加盖公章才能进行传递，并视为有效性。
12.3信函文件的接收与发出
12.3.1各部门单位在信函文件传递过程中，当接受收到信函文件后，首先由本单位的文控管理人员签字确认信函文件已收到并回复发文单位，以保证信息的及时性，此后有文控管理人员按照《文件编码系统》相关要求进行分类编码登记（分硬拷贝和软拷贝登记），以便文件查找快捷。
在分类登记时应标明接受到的信函文件编号、日期、起草人姓名和题目，并标注是否需回复。
信函文件内部传送应按照本单位制定呈批程序进行，由文控管理人员将本单位项目负责人批示进行传送，最终使信函文件闭合。
12.3.2信函文件发出前由文控管理人员按照《文件编码系统》相关要求编码，信函文件应套用本项目制定的统一信函文件格式，并对信函文件页面和文字、字号等按照本管理办法进行设定。
经本部门相关负责人批准签发后连同电子版一起发出，并将发出的信函文件分类登记（分硬拷贝和软拷贝登记），以便文件查找快捷。
12.3.3为到达无纸化办公，信函文件接受与发出可通过信息平台建立的OA系统（公文处理）进行审阅、批办、转批。
12.4信函文件的状态控制
文控管理人员应在每周规定的时间对信函收发状态数据库记录进行检查，及时对信函文件的闭合情况作好记录，使信息能够处在最佳状态，保证往来信函的完整性和可追溯性。
12.4.1信函的传送方式
（1）各方间的信函可以通过传真方式传送，如重大、重要函件需要邮政寄送正式原件的则需通过邮政快件方式传送。
（2）一般信函文件可通过信息平台或电子邮件的形式进行传递。
12.4.2信函文件的传送确认要求
各方在信函文件传递过程中，为保证信函文件的及时性和收文数量和质量，在收到文件时应马上给予签字确认并将确认单回复发文方，信函文件签字确认回复不得超出收文后的2小时。
9.电话会谈
各方在通过使用电话会谈时应有“电话记录”，是指重要性、决策性的谈话，但其中所有决定和信息传送应以书面信函确认为准。
8.5会议纪要
8.5.1会议纪要用于证明信息和确定议项。
会议纪要应记录会议中的讨论议项及做出的决定、参加人员和时间。
每一份会议纪要将分送到出席会议的参建各方，供执行会议纪要中所确定的工作和了解会议工作安排。
8.5.2涉及的周例会、专题会议的会议纪要由会议召集组织部门负责起草，经参会各方审查签字确认后，在次日通过文控管理人员发出。
8.5.3会议纪要原件及会议签到表由企业管理部部存档备查。
9.电子邮件管理
9.1邮件定义:
9.1.1公共类电子邮件
9.1.2工作联系类电子邮件
9.1.2.1工作请示类：
如有工作事项需要主管确认或回复意见，发给直接主管，不要CC给其他人。
待该项工作确认后，再发给有关人员。
9.1.2.2讨论类：
需要几个部门之间讨论或研究的，不要先发给主管，先指定专人收集整理，待结果确认后再发出。
9.2邮件发送要求
公司的文件和通知：
由发文部门根据该文件或通知需要知道的员工或部门来发出（TO），一般只须抄送（CC）一份给企业管理部，不发给与该文件和通知无关的其他员工或部门。
发文要求：
员工的对外往来的公务邮件，原则上必须使用公司统一后缀的邮箱，（@*****.com）以提升企业形象。
9.3邮件安全与存档
9.3.1各部门接收重要电子邮件，应及时抄送文控管理人员呈报部门负责人批示、处理后存档备查。
9.3.2文控管理人员接收到的电子邮件应从电子邮箱中及时下载，转换为MicrosoftWord文档或记事本中，并保存在相应目录下，以方便查找。
10.程序文件的处理
10.1程序文件类型：
程序文件包括但不限于以下文件：
各单位内部的技术文件、管理办法。
2.项目程序文件编码适用范围
本项目程序文件管理程序所涉及的项目程序文件均以代码和编码系统进行统一标识。
10.2程序文件的收文与呈批
（1）文件来源：
项目参建各方；
（2）文件管理人员检查合格后在送递方文件传送单上签字（一式两份）、确认收到后返回一份，其复印件作为文件状态管理依据录入文件状态数据库，原件存档；
（3）根据编码类别填写收文登记表,录入文件状态控制数据库；
（4）将登记过的文件呈交项目负责人审阅、批办或转批，最终到达文件闭合。
10.3程序文件的分发与传送
根据项目负责人的批示，按批示范围进行复印、分发有关部门处理。
5.项目程序文件的发出
（1）使用信息管理部制定的统一文件格式和唯一的《项目编码系统》编码。
（2）经项目负责人批发，由文控管理人员统一发出，并统一存档。
6.程序文件传送和确认
（1）各参建单位将项目程序文件的首页封皮进行传递，并在传递时附带电子版传递；
（2）程序文件传送需附本项目统一的报批格式单；
（3）报批程序应项目负责人批准发出后由文控管理人员登记该文件状态，并将已发出的程序文件收到确认回复一同与报批文件原件留存备用。
10.4程序文件的报批审查和批准
（1）报批文件的版本编号，批准前按英文字母表顺序（A、B、C、D……）排列；
批准版本为0版；
批准后的修订版本按数字顺序（1、2、3、4……）排列升版。
（2）报批文件提交应在版本描述处，注明（供批准）；
文件被批准后，应提交0版文件并注明（已批准）。
（3）收到程序文件的单位应在规定的时间内给予正式批复。
（4）报批文件当前版本上的签字应为中文手签。
以前版本的签字应以打印方式保留。
（5）报批文件各版本应提交的数量和周期应符合程序要求。
（6）文件被审批后从批复单位返还时，文控管理人员首先核查对方批复意见，并进行文件登记，呈交项目负责人阅批,根据项目负责人的批示将返还文件连同对方审批意见副本一并送交程序文件编制部门或人员，根据批复意见进行修改再次提交。
（7）文件被批准后应提交0版文件供批准单位签章。
0版文件不再保留文件报批过程（此前，每次升版都要在版本页保留以前版本信息），但再次修订的版本应保留0版及以后的信息。
（8）文控管理人员根据由提交文件部门负责人签字的书面通知，将0版文件原件或复印件分发给有关部门或单位执行。
11.文件的更改和废弃
1.对项目文件的任何修改均应由原审批部门审批。
任何修改或偏差均应以文字形式提交。
2.当文件下发又作变更时，各部门修改人员应持有项目负责人签字的文件更改通知书（其中应注明更改根据、更改内容、更改时间和更改人姓名）连同原文件一起提交文控管理人员。
文控管理人员负责向原文件领取部门下发附有更改通知书的更改后文件，其分发程序与原文件分发程序相同。
3.项目文件按程序进行更版的，应注明版次。
新版文件发行的同时应对旧版文件回收和销毁，对保留的已作废的文件应进行适当的标识和管理。
文件换版或作废时，文控管理人员应按发文范围收回旧（废）版文件，换发新版文件。
分发新版文件程序与分发原版文件程序相同。
4.对无效文件，文控管理人员负责发布销毁通知。
销毁时要填写销毁记录，并需两名监销者在场。
如果这些无效文件需要保存下来，以备将来修改或历史资料收集，则需在这些无效文件上注明“作废”字样，并单独保存，以防误用,已作废文件的编码不再另行起用。
12.文件的复制与借阅
1.部门需要复制文件时，应填写《文件复制经办单》，由部门负责人签字批准方可复制。
2.纸介质（硬拷贝）文件为保存的唯一不外借文件，特殊情况借阅时，应填写《文件借阅登记表》，根据密级按规定签字批准方可借阅。
3.需在OA网上查阅的文件，根据负责人的权限范围，分级只读共享。
4.需要下载或复制电子版文件，根据密级由对应负责人批准签字。
13.文件的保管与存档
13.1原件均保存在文控管理人员处，至少一份硬拷贝原件，其电子版软拷贝分别存入CD-ROM和移动硬盘上，按照文件编码分类保管，并严格做好保密工作。
13.2文控管理人员负责各类文件的立卷归档，任何部门和个人不得私自保存应归档的文件资料。
13.3所有存档文件全部硬拷贝文件和电子版文件，按照归档要求整理存档。
14.文件保密管理
14.1保密文件范围：
公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许向外发布和扩散的文件，包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、目录、清单、合同、协议、记录等。
14.2密级划分
保密文件根据其内容不同，划分为机密文件、保密文件、内部公开文件：
14.2.1“机密”文件：
是指包含公司的重要秘密，其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件；
14.2.2“保密”文件：
是指包含公司的机密，关系公司未来发展的前途命运，对公司根本利益有影响的保密文件，其泄露会使公司的安全和利益受到损害的文件；
14.2.3内部公开文件：
是指仅在公司内部或在公司某一部门内部公开，向外扩散有可能对公司的利益造成损害的文件。
14.3密级确认
保密文件由拟制人根据文件密级不同，提交部门领导进行密级确认，在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。
密级确认的具体权限为：
1、机密文件由公司高层领导确认。
2、保密文件由各部门或项目经理级领导确认。
3、内部公开文件由发文部门根据需要进行确认。
14.4密级标识
密级确认后，文件应当按其密级在其醒目位置加盖或加印相应标识。
1、机密文件应当在其文件每一页的左上角加印“机密”字样。
2、保密文件应当在其文件每一页的左上角加盖“保密”专用印章
3、内部公开文件应打印“受控”等字样。
14.5保密文件打印和发放
1、机密文件、保密文件、内部文件均需专人打印，并应将磁盘文件加密。
2、文件的分发应做好记录。
机密文件、保密文件必须发至收文人本人，并由收文人签收；
内部公开文件可以按部门分发放。
3、在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，首先应按其密级由相应领导书面批准，并在提供前与之签订保密协议。
14.6查阅、申请复制
1、查阅权限：
查阅公司文件必须填写档案借阅审批单。
机密文件：
公司高层领导及其签字批准的人员。
保密文件：
部门或项目经理以上领导及其签字批准的人员。
2、严禁复制机密文件。
申请复制文件必须填写复印申请单，机密文件必须交由公司高层领导批准，秘密文件由部门或项目经理签字批准。
第五章附则与附件
1.文控中心管理程序主体文件由企业管理部负责解释修订，质量管理文件由质量部负责修订。
2.。
附件1：
文控中心文件编码系统
附件3：
传真格式
*****有限公司
收件单位：
收件人：
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抄送：
拟稿人：
传真：
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紧急请审阅请批注请答复请传阅请落实
文件标题（三号黑体字）
主送单位：
（四号黑体字，1.25倍行距）
正文：
（四号宋体字，单倍行距）
单位落款：
（四号黑体字）
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