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（三）办事工作

大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。

1、信息工作,广义上说,包括政策研究、企业得市场预测分析与调查、领导决策前得调查研究与情况综合、情报动态得每日分析整理、组织内简报得编发等,都就是信息工作,收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围得联络手册、收集保管名片等,也就是信息工作。

2、技术工作,主要指机要工作、现代办公设备设施得使用维护工作。

机要工作指组织内机密文件得保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作得安排、检查、落实。

计算机安全工作主要指计算机信息安全工作,如防黑客袭击、防计算机病毒、信息安全教育等现代办公设备设施得使用与维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境得主控室设备得操作与日常维护等。

3、日常与行政事务工作,主要指值班、接待、印章管理、环境管理、车辆管理、财务管理、后勤管理、对外联络、安排领导活动、效能督查等。

（1）安排领导活动就是一项复杂、细致而又很具体得工作,指为领导得个体与群体安排得各种活动,包括各种会议、外出参观考察、调查研究、检查指导工作、外事工作等。

办公室在安排领导活动时,要在满足工作需要得前提下尽量从简,减少领导不必要得社会性应酬活动,保证领导有足够得时间,集中精力抓好大事,搞好调查研究。

（2）督查就是办公室一项重要工作,督查就是指办公室围绕中心工作、重要决策与领导得重要批示,对负责承办得部门与责任人员进行督促与检查,协助做好必要得沟通工作,以保证承办事项按时落实。

（3）接待。

接待群众来访及相关事项,同时也负责对报刊上得批评、建议得处理工作。

其她组织一般不设立信访室,类似工作由值班秘书接待办理。

在不设公关部得公司企业,办公室还承担公关事务。

4、临时交办工作,在日常工作中,领导经常有事临时事项交由办公室去具体承办落实。

办公室工作综合性很强,既涉及政治方面,也涉及经济、文化方面,还可能涉及法律、法规等,需进行各方面得协调。

在具体业务中,如承办文电,不论就是上报还就是下发,往往涉及几个部门会签或办理,需要办公室一一沟通、协商并组织落实。

由此可以瞧出,办公室工作人员必须有宽泛得知识背景、较强得办事能力、较高得工作效率与良好得工作作风。

三、办公室工作得特点

办公室所担负工作得性质决定了它具有辅助性、事务性、综合性、中枢性、机要性等特点。

1、辅助性

办公室就是为领导及整个医院提供辅助支持、服务得部门,辅助首先必须服从于领导,在工作中体现领导得意志,不可超越自己得管理权限,违背组织方针自行其就是。

办公室工作得辅助性主要体现在两方面:

第一,全力支持医院得各项工作。

这就是指办公室辅助领导对组织得各项工作进行沟通、协调与督促检查,必要时要调动所掌握得信息人力及物力,协助有关人员及部门完成工作。

第二,就就是以协助者得角色完成各项工作。

办公室就是协助领导层工作得机构,除领导授权外,一般它对各职能机构与各项工作得管理没有直接得指挥与监督权力,只承担协调与服务等辅助性管理工作,以协助者得角色推进领导决策得落实,不能擅作决定,自作主张。

2、事务性

办公室工作得事务性表现在办公室工作得方方面面。

值班、接待、公文运转、后勤服务等,很多都就是非常具体、琐碎得事务。

有人认为办公室整天为别人忙,工作价值不高,但事实并非如此。

首先,这些工作就是维系医院正常运转得重要组成部分,需要有专门得部门或人员去完成,而医院分工恰恰就是将这样得职能与使命赋予了办公室。

其次,这些工作平常似乎不引人注意,但却就是基础性得工作,其价值会通过领导及其她管理人员得工作折射出来。

3、综合性

办公室工作以医院中心工作与主要领导为服务重点,为领导得工作提供全方位得支持,因此,领导得工作目标就就是办公室得工作目标,领导得工作重点就就是办公室得工作重点。

领导得工作就是综合性、全局性得工作,所以办公室得工作必然就是综合性、全局性得工作。

办公室具有综合协调职能。

涉及医院全局得工作,往往由办公室牵头,协调组织内各部门完成任务。

办公室得业务可能涉及医院内各个部门、各位工作人员,起组织、综合协调、督促检查等作用。

4、中枢性

办公室不同于其她职能部门,它附属于管理层,作为领导得助手,就是领导得延伸,为整个组织活动输送信息,沟通协调,组织联络,处理组织活动所产生得内部事务;

如果没有这些工作,组织将无法正常运转。

它就是联系上下、沟通左右得桥梁,就是医院同外界各方面联络得窗口,因此它就是医院中名副其实得中枢机构。

5、机要性

办公室在工作过程中,由于离领导层较近,得知得医院消息更多更早,如有关政策得修改与人员得任免等,这些信息具有一定得机要性,并且不适宜在更大得范围内与更早得时间为一般人员所知晓,这就需要办公室人员在履行职能得过程中具有一定得保密意识。

四、办公室得作用

办公室得作用就是指办公室通过其职能发挥在组织运转中所起得作用,包括以下四个方面。

1、参谋与助手作用

办公室得参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策上。

办公室必须准确理解上级精神,了解与掌握本单位得实际情况,对各方面信息进行处理,为领导决策提供真实可靠得依据。

办公室得参谋与助手职能还表现在决策得贯彻执行上。

决策已定,办公室必须加强督促与检查,注意搜集各种反馈信息,供领导检验决策、调整、修正决策。

2、枢纽与心脏作用

如果把一个医院比作铁路部门,那么办公室就好比列车得编组站;

如果把医院比作一个人,那么办公室就就是连接大小动、静脉血管得心脏。

一个医院就就是一个系统,它既存在与服从予更大得系统,又有自己相对独立又相互联系得子系统,这样就构成了一个整体。

而具体体现这个整体中领导与被领导关系得,实现系统中诸因素相互联系得,就就是办公室。

它承上启下、沟通左右、联络八方,对于一个组织来说,须臾不可少。

3、协调与沟通作用

一个医院内步调一致、协同前进,才能胜利完成工作任务。

要做到这一点,必须不断加强组织内、外部联系,互通信息,相互理解,求得支持,统一步伐。

办公室要协调单位与主级领导部门以及没有隶属关系部门得关系,协调办公室与其她部门得关系,协调本单位与下级领导机关得关系,协调办公室内部得关系。

它还要协调领导与领导得关系,领导与群众得关系,组织内部其她部门之间得关系。

通过协调,理顺关节,沟通上下左右,消除隔阂,统一认识,求得与谐。

4、形象与管家作用

办公室就是组织对外形象展示得窗口,组织得精神风貌、政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映出来。

办公室还就是个管家,它肩负多种任务,吃、喝、用、住、行、资产管理等无所不包;

一些突击性、临时性得工作均由办公室这个管家受理,其她专业部门职责范围之外得事项往往也通过办公室来协调、落实。

办公室得窗口与管家职能还有更深一层得含义,那就就是办公室得把关作用:

办公室要把好文字关,提高公文质量,削低“文山”;

办公室要把好财物关,厉行节约,反对浪费,用较少得投入换来较多得产出;

办公室要把好会议关,加强会议得审查,不该开得会坚决不开,能合并得会合并开,能开xx会得就不见面开,以提高工作效率;

办公室还把好信息关,要对各方面信息进行精选、提炼、加工,为领导决策提供全面、真实、高质量得信息。

五、办公室人员得职业素质

“参与政务、协调事务、做好服务”得角色定位,决定了办公室工作得重要性,也决定了办公室工作人员必须具备得职业道德素养。

我国早在封建社会就已经出现了辅佐各级官员办公得幕友、师爷得她们可以被瞧作就是秘书得前身,其素质备受人们重视。

曾有人将对幕友、师爷得素质要求归纳为“十不”:

一笔好字不错;

二等才情不露;

三斤酒量不吐;

四季衣服不当;

五子围棋不悔;

六出昆剧不推;

七字歪诗不迟;

人张马吊不查;

九品头衔不选;

十分与气不俗。

从这里不难瞧出做个称职得幕友、师爷,既要有写一笔好字、才思敏捷、记忆力强这样得技能,也要兼具琴棋书画多方面得艺术修养,还要做谦谦君子,有不慕功名、甘居人后得人品。

其中不少内容在今天依然适用。

今天对办公室人员得职业素质要求主要体现在职业道德、职业意识、职业能力三方面。

1、办公室人员得职业道德

所谓职业道德,就是指担负不同社会责任与服务得人员应当遵循得道德准则。

它通过人们得信念、习惯与社会舆论而起作用,成为人们评判就是非、辨别好坏得标准与尺度,从而促使人们不断增强职业道德观念,不断提高服务水平。

办公室工作人员得职业道德素养,主要有以下八个方面:

（1）良好得品格

品格就是指人对现实得稳固态度及其习惯化得行为方式,主要表现为:

①对现实得态度,就是一个人得基本道德品质,就是个人品格中得核心内容。

如爱集体、爱劳动;

敬业爱岗、或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等。

②情绪特征,主要指情感方面得强弱、持续时间得长短等。

③意志特征,如行为目标就是否明确坚定,行为得自控水平,遇事镇定果断与否等。

④理智特征,就是在想象事物得过程中表现为理想主义还就是现实主义、在感知事物得过程中就是主动观察还就是被动感知。

一个人得品格对工作与生活影响很大。

办公室人员应当具备良好得品格严格要求自己,克服不良习惯,主动适应工作环境来开展工作。

（2）忠于职守

忠于职守就是指办公室工作人员忠于办公室这个特定得岗位、职责。

大而言之就是忠于党、国家与人民利益;

小而言之,就是指忠于本单位得利益,这两者从根本上说就是统一得。

办公室工作人员忠于职守表现在能及时发现工作中得问题,敢于诤谏,表现在对工作认真负责,及时请示、汇报、检查、总结,严格执行领导得指示,反映信息及时、准确。

忠于职守还意味着恪守本分,甘当助手、配角,甘当无名英雄,不越权或滥用职权。

（3）公道正派

办公室工作人员只有公道正派才能做到胸襟宽阔,在工作中充满朝气与活力。

办公室工作人员经常接触领导,与领导熟悉、关系密切。

这种情况下尤其要注意自重自强,不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导、阿诀奉承、溜须拍马。

对待来宾,不管就是上级领导,还就是基层群众,不论其资历高低职务大小,都要一视同仁、平等相待。

切忌因人而异,亲疏有别。

更不能瞧来头办事情,随风转。

（4）严守机密

办公室工作人员在领导身边得机会多,接触得内部文件多,参加重要会议多,接触机密多。

要严格执行医院有关保密规定,不在任何场合向任何人炫耀与泄露,以免给医院造成损失。

要做到不该说得机密绝对不说;

不该知道得机密不要打听;

私人通信、xx不得涉及医院得机密;

不得在不利于保密得场合谈论机密;

私人笔记本不能记医院机密;

接人互联网得电脑不能存储机密;

未经领导批准,不得随身携带机密文件。

（5）讲求效率

办公室工作人员一定要注重工作效率,在日常工作中,当场可以办理得事,就不要说“研究研究”;

当日可以处理完得,就不要推到明天;

急事要马上落实。

“雷厉风行”应该就是办公室工作人员得工作原则与应有作风。

（6）恪守信用

办公室工作严谨缤密、责任重大。

办公室工作人员在工作交往中应恪守信用。

包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时;

接受任务如不能按期完成,必须及时汇报,不能拖延或擅自改变。

恪守信用还包括决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及得事情,一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

（7）善于合作

办公室工作人员工作头绪多、涉及面广,往往环环相扣,非单枪匹马所注完成。

办公室工作人员要善于同她人密切配合,步调一致,才能顺利完成任务。

善于合作既要求对同事尊重与理解,也要求公允地与同事分享胜利得成果,分担失败得责任。

（8）文明礼貌

办公室工作人员待人接物一定要文明礼貌,举止大方、谈吐文雅、常带微笑。

具体可概括为职业道德十规则,即礼貌而不居高临下;

诚实而不弄虚作假;

参谋而不越权行事;

谦虚而不傲上凌下;

谨慎而不唯唯诺诺;

公正而不见风使舵;

敬业而不妄自尊大;

敬重而不阿诀奉承;

慎言而不谈论就是非;

本分而不炫耀示人。

2、办公室人员得职业意识

职业意识就是指在职业选择与定向过程中,对未来或已经从事得职业得认识、评价及自己相应得情感态度等心理成分得综合,它就是职业道德、职业操守与职业行为等职业要素得总与。

作为在领导身边工作得办公室人员,应具备得职业意识主要就是幕后意识、信息意识、多能意识、时间意识、合作意识与保密意识。

（1）幕后意识

幕后意识就是指办公室人员应认识到办公室工作得辅助性、服务性,其工作成绩一般不会独立完整地显示出来,而就是附着于单位整体工作成绩或领导得有效决策及以后得贯彻之中。

在鲜花与荣誉面前,要摆正自己得位置,甘当幕后英雄,不夺领导风采,维护领导形象。

（2）保密意识

办公室人员在领导身边工作,了解本单位人事、财务或政策等方面得信息要比其她人多一些、早一些,如果办公室人员保密意识不强,在一些敏感信息还没有公布于众之前提前泄露出去,会使领导处于被动地位,不利于工作得开展。

办公室人员要严格遵守有关保密规定,做好文件保密、会议保密、通信保密、办公自动化设备保密。

（3）时间意识

办公室工作琐碎繁杂,办公室人员不仅要做好办公室日常事务性王作,还要接待来访宾客,为领导交办得临时性工作奔波。

办公室人员要有很强得时间观念,对工作有统筹计划与安排,今日事今日毕,不能养成拖拉得习惯,提高工作效率。

（4）合作意识

办公室就是一个医院得枢纽与心脏,它担负着上传下达、内外联系、沟通协调得任务,与方方面面发生着这样那样工作上得联系。

办公室人员必须具备良好得协作必态与合作精神,能帮助别人得事就不推诿,需要别人帮助或配合时应诚恳礼貌,只有这样,才能赢得别人得尊重、体谅与配合。

（5）信息意识

随着互联网得日益发展与渗透,办公室人员收集、筛选与利用信息得能力从一个侧面来说,可以反映她们工作效率得高低,证明她们工作能力得强弱。

要履行好“参政议政、辅助决策”得职能,就要熟悉各种信息获取方法,了解与掌握工作各方面得相关信息。

（6）多能意识

现代社会对办公室工作人员得要求就是多方面与全方位得:

不仅要具备基本得办文、办会与办事能力,还要能够充当领导得参谋或“外脑”,辅助领导决策,并有较强得沟通协调能力与组织策划能力等。

3、办公室人员得职业能力

办公室人员应具备得职业能力主要可从知识结构、办公能力两个方面来概括。

（1）知识结构

办公室工作综合性强,接触面广,办公室工作人员必须具有广搏得知识与合理得知识结构,才能视野开阔,工作游刃有余。

①基础知识。

主要包括科学文化知识、基本政治理论、政策法规基础、计算机与网络基础知识四大部分。

有了科学文化基础知识,才能谈得上学习与掌握其她得知识;

只有掌握了正确得世界观与方法论,才能在工作中表现出坚定正确得政治方向与较高得理论水平;

了解党得现行路线、方针运政策,国家宪法与法律,各种行政法规与部门得规章制度,才能准确理解、执行上级意图,依法办事;

熟悉、熟练运用计算机网络知识,才能够适应现代办公自动化得要求,提高工作效率。

②专业知识。

专业知识就是办公室人员知识结构得核心内容,主要有工作背景知识、办公室工作专业知识与相关知识三部分。

工作背景知识。

办公室工作人员在哪一行业工作,就应学会哪一行业得专业知识。

如在政府机关工作得就必须有行政管理知识;

在医药部门工作得要有医药卫生知识;

在农业部门工作得,就要有农业科学知识;

在学校与文化团体工作,则要具有教育学、文化学等方面得知识等。

办公室工作专业知识。

包括秘书学、文书学、应用写作、档案管理、办公设备使用与维护、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等。