服装采购审计报告文档格式.docx

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采购部__________________

XX期间：

________

报告日期：

__

XX部门：

_______________________

XX人员：

复核人员：

报告目录

一、项目基本情况介绍

（一）采购部情况简介

目前XX采购部有从业人员XX人，主要负责XX、XX、XX及XX面辅料和包装物的采购；

XX项目辅料、包装物的采购；

活动推广礼品和一些固定资产的采购。

（二）采购管理情况

经XX发现，以下环节的控制制度有待加强：

1、供应商的甑选、评估；

2、供应商确定环节的询价、比价；

3、面料入库数量与合同签订数量不符时的差异控制；

4、财务与供应商的结算。

二、XX发现及建议

（一）公司未制定采购中长期战略规划。

XX建议：

1、根据公司长期发展的规划，确定中长期采购战略。

中长期采购战略是对整个采购活动的纲要，应最终形成书面文件，主要包括的内容有：

采购的目标要求、质量（质量与成本）、数量、采购方式（集中式或者分散式、长期的或者短期的、主动或者被动）、采购的人员与组织、采购时机的确定原则、采购价格的确定原则、采购的区域和供应商选择等等。

2、完善和改进与供应商的关系；

确定采购的操作技术。

（二）公司未制定采购计划与采购预算。

公司应制定中短期采购计划（一个大季或一年）来实现采购战略中的目标。

首先企划部根据公司的要求、事业部总监对该季货品的要求，设计部对面料、色系、花色等的要求，结合往季的销售等等因素，制定出“商品企划方案”；

设计部再根据“商品企划方案”制定“设计企划书”，“设计企划书”为“商品企划案”的细化版；

最后采购部根据“设计企划书”制作“面辅料采购开发计划书”和中短期采购计划，并通过采购预算提供给公司管理层。

采购计划应该确定在一定时期内（一个大季或一年）采购的数量、价格范围、供应商和侯选供应商、交货要求等等。

采购计划是一个中短期采购活动指导书，应该每年或者每大季进行一次，并且通过年度、大季和月度的评价进行及时更新和修订。

（三）供应商管理及选择不规范。

XX抽查了XX年的XX份《供应商资料表》，该表由供应商自行填写并加盖公章。

《供应商资料表》有些内容填写不完整，如财政能力、生产技能、其他技能、品质系统、面料工厂设备情况调查表、主要原/辅料情况调查表，有些未加盖公章，未提供营业执照复印件。

且采购部人员未对供应商填写的内容进行调查核实，未对供应商资质进行调查。

XX在XX网上查询了XX有限公司，地税有不良记录。

风险：

供应商信息不完整，可能导致供应商选择不当，进而导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

1、建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质进行审查（建立量化评价供应商的标准性文件，其中规定了供应商评价的指标体系、评分标准和计算方法）；

2、成立供应商评审委员会，对供应商进行评估，建立合格供应商名录。

合格供应商名录记录供应商的基本资料，包括供应商的地点、联系方式等等，如基本资料不全取消合格供应商评估资格；

3、特别重要的是名单是按照评价的标准进行排序的，名单中应该注明供应商是首选供应商还是备选供应商；

4、采购部应多了解面辅料市场行情，多开发新的供应商，定期更新合格供应商名录。

被XX单位反馈意见：

严格按照制度执行，XX有不良记录，直接取消。

（四）对出现问题的供应商未能及时进行处理。

XX检查《供应商整改通知书》，供应商XX公司对产品质量问题和货期延迟问题作出解释后，采购部没有作出结论是不再合作、暂停合作、减少合作还是继续合作。

采购部解释，纪录在《XX表》上，等大季结束后再对供应商进行评审。

供应商的评审可以定期进行（根据供应商的履约情况和交付货物的情况、供应商的历史记录以及生产、质检、财务和仓储部门收集的信息进行阶段性的分级评定。

）一般是大季到一年进行一次。

而在评价过程中出现的严重问题，可以采用紧急方式进行。

（五）《XX面料请购明细》未经适当审批。

合同编号XX，XX有限公司《XX面料请购明细》仅经过了采购经理审核，未经总监审批。

请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或不足，影响企业正常生产经营。

生产部根据实际需求按《XX面料请购明细》格式填报，经采购经理审核、总监审批后交采购部执行。

（六）存在《XX面料请购明细》采购数量涂改，无人签字确认的情况。

采购部采购员XX解释，有时生产部修改未在涂改处签字确认，有时生产部电话通知采购部，采购部直接在上面修改，未签字确认。

《XX面料请购明细》修改无人确认，存在以后如采购数量不符合要求，无法追查到相关责任人的风险。

《XX面料请购明细》不允许修改，生产部采购数量若有变动，应重新提交《XX面料请购明细》，并重新进行审批。

（七）采购存在未进行三家供应商询价、比价的情况。

1、采购存在未进行三家供应商询价、比价的情况。

如XX年XX月采购布料XX'

XX，未进行三家供应商询价、比价。

2、存在开发部指定供应商的情况。

由于开发部与采购部所站角度不同，经常会有开发部与采购部就供应商的问题无法达成一致的情况出现。

主要是开发部认为某供应商的面料较好，可实现其设计理念，而采购又认为其价格太高，需节约成本等。

有争议时处理方式为：

大家在一起协商解决或由总监拍板。

3、XX对部分面料进行了询价、比价，发现采购价格虚高。

如面料成分XX，克重XX，幅宽XX，XX部XX年X月XX日询价结果为XX元/米，采购部20XX年X月X日采购价格为X元/米，采购数量为X米，差异总金额达X元（不考虑面料涨价因素）；

面料成分为X棉，克重X，纱支X，幅宽X，XX部20X年X月X日询价结果为X元/米，采购部20X年X月X日采购价格为X美元/米，采购数量为X米，差异总金额达XX元（不考虑面料涨价因素）。

详细询价、比价结果见附件一。

4、XX对同一面料以其他公司的名义向采购部采购该面料的供应商XX询价，价格低于采购部采购价格。

XX，采购部20XX年X月X日采购价格为XX元/米，XX部20XX年X月X日询价结果为XX元/米。

未进行供应商询价、比价，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

1、采购部采购员应根据请购单进行多家询价比价，单笔金额大于XX元至少选择三家供应商进行比价，询价时采购部提供统一、规范的清单，让供应商按清单报价，这样具有较强的可比性。

2、通过询、比价择优选择供应商，建议询价比价资料制成电子文档，长期保留备查。

3、鉴于采购部提出的下单时间紧来不及进行三家供应商比价，建议将比价程序提前，调样时设计部会提供布样给采购部，采购部可以在此时就开始询、比价，这样时间较为充裕，不至于产生待量产时面料无法采购或供应的情况，且可及早启用替代方案。

4、不允许指定供应商，所有供应商都应在合格供应商名录中选择或重新开发合格供应商；

若特殊情况需指定新供应商，该供应商必须符合合格供应商的条件，并按照公司的供应商评审流程进行评审。

（八）存在最终采购价格与供应商报价不一致的情况。

XX有限公司，合同签订单价为XX元/米，后附邮件供应商报价为XX元/米（报价日期为20XX年X月X日），该询价原有采购员XX执行，后交于采购经理XX，XX解释当时面料价格波动大，供应商第二次报价为XX元/米（合同签订日为20XX年XX月XX日），当时没打印出来存档，由于邮箱容量有限，第二次报价的邮件也已删除。

无法控制采购价格，虚增采购成本，存在舞弊风险。

供应商报价单需提供给合同审批人员用以与合同价格进行对比，供应商报价单建议保留两年以上。

（九）采购价格未经适当审批。

XX发现，采购面辅料由采购员进行询价，供应商提供报价单，报价单上未见原总监审批，且报价单有涂改的痕迹。

导致采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

报价单严禁涂改，采购价格应根据公司现行授权管理规定，由采购部经理审核，总监进行审批。

（十）采购合同签订未经适当授权。

采购部根据询价结果和生产部提供的订购数量，与供应商签订采购合同，采购合同全部由原总监签订。

XX订立合同，可能导致企业合法权益受到侵害。

采购合同由总监签订，应有法人代表的书面授权。

（十一）采购格式合同条款修改未经适当审核。

国内采购一般签订公司的格式合同，合同条款修改，未经适当审核；

国外采购一般未签订合同，只有供应商开具的形式发票。

合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

国内采购的格式合同条款如有修改，应经过公司法律顾问审核；

国外采购供应商也应签订合同，且合同应经公司法律顾问审核。

（十二）存在生产部加单未补签合同的情况。

如XX公司向XX订购了XX，签定了合同XX，后生产部又加单XX，未签订合同。

据采购部采购员XX解释，生产部后加单的，如数量不大，均未签订合同。

当货物品质、数量、货期等出现问题，引起纠纷，没有解决依据。

生产部加单，应与供应商补签合同。

（十三）船样未经适当确认。

XX查看了《船样批复表》，船样仅经过了采购部QA进行出厂前验收即由采购员通知供应商发货，未经生产部与设计部确认。

《船样批复表》未对个指标进行量化的描述，仅用OK表示。

采购经理XX解释，采购部QA凭经验判断船样是否有问题，如有问题，才会找生产部和设计部确认。

大货品质不符合要求，各部门相互推卸责任。

《船样批复表》必须设立量化标准如克重、纱支密度等，且船样应经过生产部和设计部确认。

（十四）采购布料实际入库数量与合同数量不一致，未见适当审批。

20XX,订购数量和实际入库数量差异在X%以上的有XX笔（20XX采购共XX笔），占XX%；

20XX订购数量和实际入库数量差异在X%以上的有XX笔（20XX采购共XX笔），占XX%。

详见附件二、附件三。

XX抽查了20XX年的X笔采购合同，其中X笔采购实际入库数量在合同规定误差范围之外，均未见需求部门确认。

合同号为XX、XX、XX、XX。

如：

略

多支付货款增加公司成本，造成仓库库存积压。

仓库收货时应核对采购部提供的采购单上的数量，如偏差率在规定范围之外的应拒收。

（十五）财务付款时未核对合同，仅根据总监审批的《原材料订购往来对账单》及系统中仓库的入库数量付款。

如:

多支付货款，造成企业损失。

财务付款前应核检查该供应商是否在合格供应商名录中，并核对合同、发票、入库单是否一致，如一致方可付款。

（十六）当货物出现质量、数量、货期、付款等方面的问题时，存在无人跟进的情况。

1、供应商XX公司货期延迟，采购员向供应商出具了索赔申请，未见后续跟进。

2、合同号XX，公司发票单价XX元，工厂发票单价XX元，财务按XX元付款，采购员向供应商出具了退款申请，未见客户回复，未见后续跟进。

采购员解释是工厂发票金额开错了，但未能提供供应商的回复及确认。

货物不符合生产要求，给企业造成损失。

1、对于供应商出现的质量、数量、货期、付款问题应由采购部专人及时跟进，并将信息及时反馈给设计、生产、财务部，并同步更新评审信息。

2、针对采购过程中发生的所有问题和解决办法建立参考信息列表，其中还应该规定问题确定的程序，参与的主要部门的人员等等。

（十八）面辅料XX有差异，引起差异的主要原因为工厂代垫费用、除加工费外另外发生的修改费及各类扣款事项，价格、汇率差异。

财务每月做调整，未见明细，未见适当审批。

出现舞弊行为，损害企业利益。

每月调整金额应提供明细，经财务总监审批后方可调整。

（十九）存在货物已收到，财务未做入库处理的情况。

略。

低估存货，财务报表信息反映不真实。

1、货到票未到，应月末在XX系统中暂估入库，等发票收到后冲暂估。

2、发票未收到财务不予付款。

（二十）XX发现其他问题。

三、XX意见

XX有限公司XX内控部XX项目小组

20XX年X月X日

附件：